So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail durchgeht – und gelesen wird

Anmerkung der Redaktion: Dies ist ein Gastbeitrag von GlockApps, einem Tool, das wir persönlich verwenden und das wir allen Mailshake-Kunden empfehlen, um die Zustellbarkeit ihrer kalten E-Mails zu überprüfen und zu verbessern.

Bevor Sie sich überhaupt Gedanken darüber machen können, ob Ihre E-Mails gelesen werden, müssen Sie sicherstellen, dass sie tatsächlich in den Posteingang Ihrer Leser gelangen. Viele Faktoren können beeinflussen, ob eine E-Mail ihr beabsichtigtes Ziel erreicht oder nicht, einschließlich der Absenderdomäne, der IP-Adresse, der E-Mail-Adresse und der E-Mail-Vorlage.

Da Postfachanbieter häufig nicht bereit sind, Absendern bei Problemen mit der E-Mail-Zustellbarkeit zu helfen, gibt es keine einfache Möglichkeit, mit Sicherheit festzustellen, warum bestimmte E-Mails als Spam gefiltert werden. Sie können einen Zustellbarkeitstest für die Nachricht durchführen und hohe Punktzahlen für IP, Domäne und Inhalt erhalten, haben aber immer noch eine niedrige Posteingangsrate.

Um dieses Rätsel zu lösen und E-Mail-Vermarktern dabei zu helfen, die Dinge zu ermitteln, die sich auf ihre Zustellbarkeit auswirken, habe ich mich entschieden, eine Fallstudie mit echten E-Mail-Tests durchzuführen. Ich stöberte im Spam-Ordner meines Gmail-Kontos und fand eine Nachricht, die ich von MarketingProfs erhalten hatte und die gut zu meiner Fallstudie passte. Hier ist die E-Mail:

Ich habe mehrere Tests für diese Nachricht mit GlockApps durchgeführt und es geschafft, die Posteingangsrate von 54 % auf 90 % zu steigern.

Schauen wir uns genauer an, was passiert ist.

Mein erster Test bestand darin, die ursprüngliche Nachricht über den SMTP-Server unseres Unternehmens und von der E-Mail-Adresse unseres Unternehmens zu senden. Die Testliste bestand aus 78 E-Mail-Adressen, die bei verschiedenen ISPs eingerichtet wurden, darunter die Big 5: AOL, Gmail, Hotmail, Outlook und Yahoo.

Das Ergebnis war nicht schrecklich, aber es war nicht ganz das, was wir für unsere E-Mail-Kampagnen sehen wollten:

• Posteingang – 54,8 % (Posteingangsrate ist der Prozentsatz der Nachrichten, die in den Posteingang gelangen)
• Tabs – 23,3 % (Tabs-Rate ist der Prozentsatz der Nachrichten, die an verschiedene Posteingangs-Tabs gesendet werden, z. B. Promotions bei Gmail oder Newsletter bei Netcourrier.com)
• Spam – 17,8 % (Spam-Rate ist der Prozentsatz der Nachrichten, die an den Spam-Ordner gesendet werden)
• Missing – 4,1 % (Missing Rate ist der Prozentsatz der Nachrichten, die nicht an Testpostfächer zugestellt wurden)

Hier eine Übersicht der wichtigsten Anbieter:

• AOL – 100 % Posteingang
• Gmail und G Suite – 100 % Werbeaktionen
• Hotmail – 100 % Posteingang
• Outlook: 8,33 % Posteingang – 91,67 % Spam
• Yahoo! Mail – 100 % Posteingang

Outlook und Gmail stachen eindeutig als Hauptverbesserungsbereiche heraus.

Ich dachte darüber nach, wie ich die E-Mail optimieren könnte, um den Posteingang von Outlook und den „primären“ Posteingang von Google Mail zu erreichen, und begann, bestimmte Elemente des Inhalts zu entfernen, um die Zustellbarkeit nach jeder Änderung zu testen.

Ich habe das Bild gelöscht und getestet. Kein Unterschied. Der allgemeine Posteingang, die Registerkarten und die Spam-Raten waren fast die gleichen wie beim ersten Test, und die Nachricht landete auf der Registerkarte „Werbeaktionen“ von Gmail und auf „Spam“ bei Outlook.

Als nächstes habe ich den kleinen Text mit den Links oben gelöscht – das hat auch nicht geholfen. Ich habe zwei Links im Inhalt gelöscht und die Fußzeile gekürzt. Kein Glück. Gmail zeigte immer noch „Promotions“ und Outlook zeigte „Spam“.

Dann habe ich die Schaltfläche „Registrieren“ entfernt und stattdessen einen Link hinzugefügt.

Die Zustellbarkeit hat sich verbessert!

Mehr E-Mails gingen in den Posteingang statt in Tabs: Posteingang – 72,6 %, Tabs – 5,5 % und Spam – 17,8 %.

Google Mail hat diese Version der Nachricht für fast alle Test-E-Mail-Adressen an die Registerkarte „Primär“ gesendet. Outlook hat es jedoch immer noch an Spam gesendet. Der Test war noch nicht vorbei.

Ich dachte, es wäre sinnvoll, als nächstes einen anderen SMTP-Server zu versuchen, da die Reputation der sendenden IP-Adresse einen Unterschied macht. Ich habe die ursprüngliche Nachricht über das E-Mail-Konto unseres Unternehmens bei Amazon SES an die Testliste gesendet, ohne Änderungen am Inhalt vorzunehmen. Die sendende E-Mail-Adresse war dieselbe wie in den vorherigen Tests.

Die Spam-Rate für diesen Test ging deutlich zurück: Sie betrug nur 1,4 % gegenüber 17,8 %, wenn dieselbe Nachricht über den SMTP-Server unseres Unternehmens gesendet wurde.

Nachfolgend finden Sie die Ergebnisse der beiden Tests, damit Sie sich selbst davon überzeugen können.

Ursprüngliche Nachricht, die über das SMTP des Unternehmens gesendet wurde:

Ursprüngliche Nachricht, die über Amazon SES gesendet wurde:

Dieser Test verbesserte auch die Outlook-Ergebnisse erheblich: Die Nachricht wurde für alle Test-E-Mail-Adressen an den Posteingang gesendet. Gmail schickte die Nachricht aber trotzdem an „Promotions“.

Ich beschloss, einen weiteren Test durchzuführen, um zu sehen, ob ich noch bessere Ergebnisse erzielen könnte: Ich testete die optimierte Nachricht, indem ich sie mit Amazon SES an die Seed-Liste sendete. Die Ergebnisse waren beeindruckend! Die Inbox-Rate stieg auf 90,4 %, und die Tabs-Rate sank auf 4,1 %. Ich habe die Posteingangsrate von 100 % mit Outlook-E-Mail-Adressen erhalten, und mit Google Mail haben nur 2 von 14 Test-E-Mail-Adressen die Nachricht auf der Registerkarte "Aktionen" erhalten.

Optimierte Nachricht, die über das SMTP des Unternehmens gesendet wird:

Optimierte Nachricht, die über Amazon SES gesendet wird:

Also, was ist der Imbiss? Sie werden nie erfahren, warum Ihre Nachrichten als Spam landen, wenn Sie sie nicht testen – das Testen der E-Mail-Zustellung sollte ein obligatorischer Schritt für jedes E-Mail-Programm sein. Wir empfehlen, E-Mails zu testen, indem Sie zuerst einfache Änderungen vornehmen, z. B. Bilder, Links und Schaltflächen entfernen, und nach jeder Änderung testen. Es ist auch eine gute Idee, eine Nur-Text-Version der Nachricht zu testen und zu sehen, wie sie funktioniert. Manchmal müssen Sie möglicherweise die E-Mail-Vorlage ändern.

Wenn nichts zu helfen scheint, müssen Sie möglicherweise den E-Mail-Dienstanbieter, den SMTP-Server, das sendende Konto oder die sendende Domäne ändern. Alles ist wichtig und kann einen Unterschied machen, ob Ihre Nachricht im Posteingang Ihres Empfängers ankommt oder nicht.

Allerdings ist Ihre Absenderreputation der wichtigste Schlüssel zum Erfolg. Die Absenderreputation wird von jedem ISP auf der Grundlage von Metriken wie den folgenden berechnet:

• Das Volumen der von der Domain/IP gesendeten E-Mails
• Sendehäufigkeit (konsistenter Datenverkehr oder große Sendungen mit langen Stilleintervallen)
• Prozentsatz der unzustellbaren E-Mails (ein hoher Prozentsatz signalisiert schlechte Listenverwaltungspraktiken)
• Prozentsatz der E-Mails, die von Benutzern als Spam gemeldet wurden (ein hoher Prozentsatz signalisiert unerwünschte E-Mails
• Prozentsatz der Spam-Trap-Treffer (ein hoher Prozentsatz signalisiert schlechte E-Mail-Erfassungsmethoden)

Wenn Sie einen erheblichen, unerklärlichen Rückgang Ihrer E-Mail-Öffnungsrate bemerken, der sich im Laufe der Zeit nicht verbessert oder verschlechtert, handelt es sich wahrscheinlich um ein Problem mit der Reputation des Absenders.

Testen Sie zunächst Ihre Zustellbarkeit mit einem E-Mail-Testtool wie GlockApps. Wenn die Spam-Rate hoch ist, können Sie die folgenden Schritte unternehmen, um Ihre Absenderreputation wiederherzustellen:

1. Überprüfen Sie Ihre Domänenkonfiguration

Wenn Ihre Domain Probleme mit der Authentifizierung (SPF, DKIM oder DMARC) hat, filtern viele Postfachanbieter Ihre E-Mails in den Spam-Ordner.

2. Analysieren Sie DMARC-Daten

DMARC-Berichte ermöglichen Ihnen eine bessere Sichtbarkeit aller E-Mail-Quellen, die E-Mails im Namen Ihrer Domain senden. Sie können feststellen, ob Ihre Domain von E-Mail-Spoofern oder Spammern verwendet wurde, und Sie können E-Mail-Spoofing stoppen, indem Sie die DMARC-Richtlinie p=reject anwenden.

Zusätzlich zum Blockieren von Spoofing-Versuchen ermöglicht Ihnen die DMARC-Durchsetzung, den BIMI-Standard (Brand Indicators for Message Identification) zur Markenerkennung zu verwenden. BIMI ist ein neuer Standard, den Absender verwenden können, um E-Mail-Clients dazu zu bringen, ihr Logo neben der Absender-E-Mail-Adresse im Posteingang des Empfängers anzuzeigen. BIMI trägt dazu bei, die Sichtbarkeit, Markenbekanntheit und Zustellung von E-Mails sicherzustellen, da Postfachanbieter mehr Vertrauen in Absender mit starker E-Mail-Authentifizierung haben.

3. Überprüfen Sie Ihre IP

Überprüfen Sie Ihre sendende IP-Adresse anhand beliebter Blacklists, insbesondere wenn Sie von einer dedizierten IP senden. Wenn es auf der schwarzen Liste steht, führen Sie den Delisting-Prozess durch.

4. Verwalten Sie Ihre E-Mail-Liste

Überprüfen Sie Ihre Liste und entfernen Sie Hard-Bounce-E-Mails. Behandeln Sie unzustellbare E-Mails, FBL-E-Mails und abgemeldete Benutzer zeitnah.

5. Wärmen Sie Ihre Domain/IP wieder auf

Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Liste basierend auf geöffneten E-Mails und verschieben Sie die aktivsten Empfänger, die Ihre Nachrichten in den letzten 3-6 Monaten geöffnet haben, in eine neue Liste. Wenn Sie häufig versenden, verwenden Sie einen Zeitraum von 3 Monaten, wenn Sie selten versenden, verwenden Sie einen Zeitraum von 6 Monaten. Senden Sie E-Mails nur an die aktivste Liste. Wenn die Liste groß ist, beginnen Sie mit 1.000 E-Mails pro Versand und verdoppeln Sie das Volumen jedes Mal.

6. Überprüfen Sie Ihren Inhalt

Lassen Sie Ihre Nachricht durch Spamfilter laufen, um zu sehen, ob sie riskante Links, HTML, Anhänge enthält und wie sie abschneidet. Stellen Sie sicher, relevante Inhalte zu senden. Wenn Sie verschiedene Arten von Abonnements haben, respektieren Sie die Wahl des Empfängers.

Wie GlockApps hilft

Die GlockApps-Tools können Ihnen helfen, SPF, DKIM und DMARC zu verstehen und anzuwenden, um Ihr Unternehmen bei der E-Mail-Zustellbarkeit zu unterstützen.

GlockApps stellt einen DMARC-Monitor bereit, um Ihren DMARC-Eintrag zu erstellen und Daten über Ihre E-Mail-Quellen zu erhalten, die SPF-, DKIM- und DMARC-konforme und nicht konforme Nachrichten senden.

GlockApps hat ein kostenloses SPF-Tool, mit dem Sie Ihre Domain eingeben und ihren SPF-Eintrag überprüfen können. Sie können auch den kostenlosen BIMI Inspector bei GlockApps verwenden, um die bereitgestellte Domain auf einen BIMI-Eintrag zu prüfen.

Das Tool führt eine Reihe von diagnostischen Überprüfungen des Datensatzes durch, um sicherzustellen, dass er den Standards entspricht und das Logo für Posteingangsanbieter verfügbar ist. Mit dem BIMI-Inspektor können Sie auch einen BIMI-Datensatz mit dem VMC-Zertifikat erstellen (derzeit optional, aber erforderlich, wenn das VMC-Zertifikat obligatorisch wird).

Schließlich bieten die E-Mail-Testtools von GlockApps eine eingehende Analyse Ihrer Sendeinfrastruktur, HTML und E-Mail-Header und geben Einblick in die E-Mail-Platzierung bei beliebten Posteingangsanbietern. Sie erhalten umsetzbare Schritte, die Sie befolgen können, um Ihre E-Mail-Zustellbarkeit zu optimieren und zu verbessern.

Abschließende Gedanken

Das Befolgen bewährter E-Mail-Praktiken, das Überwachen des Zustands Ihres Sendesystems, das Testen und Optimieren Ihrer E-Mail-Nachrichten sind der Schlüssel, wenn Sie erfolgreich sein wollen. Es kann Monate dauern, bis Sie eine Verbesserung Ihrer Posteingangszustellung feststellen, aber es wird sich lohnen, denn wenn Sie den Posteingang nicht erreichen, ist alles andere egal!

Julia Gulevich

Julia Gulevich ist Expertin für E-Mail-Marketing und Zustellbarkeit und Kundendienstberaterin bei G-Lock Software mit mehr als 15 Jahren Erfahrung. Sie ist Autorin zahlreicher Artikel, Zeitungen und E-Books über E-Mail-Marketing, Listenerstellung und E-Mail-Zustellbarkeit.