Produkt-Backlog-Pflege

Ob Sie es Backlog Refinement oder Backlog Grooming nennen, es ist eine entscheidende Aufgabe für Produktmanager und ihre Teams. Es wird immer ein Produkt-Backlog geben, aber nicht alle Elemente in diesem Backlog sind gleich.

Was ist Backlog-Grooming?

Backlog-Grooming ermöglicht es dem Produktmanager oder Product Owner, sicherzustellen, dass sich eine angemessene Anzahl von Elementen auf seiner Produkt-Backlog-Liste befindet und dass sie in der Reihenfolge ihrer Priorität aufgeführt sind.

Backlog Grooming ist keine einmalige Aktivität, sondern eine, die regelmäßig überprüft und als fortlaufend in einem Projekt geplant werden kann, normalerweise vom Product Owner, Produktmanager und relevanten Stakeholdern.

Was ist ein Backlog-Grooming-Meeting?

Ein Backlog-Grooming-Meeting ist eines der 5 agilen Meetings oder Scrum-Zeremonien. Es ist unter vielen Namen wie Backlog Grooming, Backlog Refinement oder Backlog Management bekannt.

Welchen Namen Sie auch immer verwenden möchten, der Zweck der Sitzung ist derselbe: den Rückstand zu bereinigen, um einen nahtlosen Übergang von einem agilen Sprint zum nächsten zu ermöglichen. Dies ist eine Aktivität, die in Scrum und agilem Projektmanagement weit verbreitet ist.

Bei der Vorplanung entfernen Teams veraltete User Storys und Aufgaben. Sie fügen auch neue User Stories hinzu, die aufgrund neu entdeckter Erkenntnisse von Benutzern erforderlich sind. Wenn es große User Stories, Epics genannt, gibt, werden diese in kleinere heruntergebrochen. Teams werden auch Prioritäten neu bewerten und User Storys nach Bedarf neu anordnen.

Das ist eine Menge Backlog-Grooming und Projektmanagement-Software kann helfen, die Änderungen zu organisieren und zu kommunizieren. ProjectManager ist eine cloudbasierte Arbeits- und Projektmanagementsoftware, die die Flexibilität bietet, die Scrum-Teams für die Verfeinerung des Backlogs benötigen. Mit unseren Kanban-Boards können Teams ihren Rückstand verwalten und dann in Echtzeit zusammenarbeiten, um Sprints zu planen. Manager erhalten Transparenz über die Prozesse ihres Teams und können Ressourcen neu zuweisen, um Engpässe zu vermeiden.

Wer sollte an Backlog-Grooming-Meetings teilnehmen?

Der Prozess des Backlog Grooming wird normalerweise vom Product Owner oder Produktmanager geleitet. Sie neigen dazu, die Meetings zu leiten und sicherzustellen, dass alles gut läuft. Wer auch immer die Person ist, die die Rückstandspflege erleichtert, ist offensichtlich anwesend. Was die anderen betrifft, kann es von Ihrer Organisation abhängen und wie sehr sie mit Scrum und agilem Projektmanagement verbunden ist.

Oft haben die Kundenerfolgs-, Support- und QA-Teams dort Vertreter. Sie können einen Einblick in den Prozess geben. Es wird jedoch nicht empfohlen, zu viele Personen an diesem kollaborativen Prozess zu beteiligen. Es kann leicht überwältigend und unproduktiv werden. Aus diesem Grund verwenden Scrum-Teams Projektmanagement-Software, um die Teamzusammenarbeit zu erleichtern.

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Aktivitäten zur Pflege des Rückstands

Der Prozess des Backlog Grooming umfasst viele Aufgaben. Produktmanager müssen die Bedürfnisse ihrer Stakeholder, ihres Teams und ihrer Projektziele in Einklang bringen. Natürlich müssen sie ihre Ressourcen und die Leistungsfähigkeit ihrer Projektmanagement-Tools berücksichtigen. Einige der Aktivitäten, die für einen gesunden Rückstand erforderlich sind, sind unten aufgeführt.

User Storys eliminieren und hinzufügen

Eines der einfacheren Manöver zur Pflege des Backlogs besteht darin, alle User Stories loszuwerden, die nicht mehr relevant erscheinen. Diese werden Ihrem Fortschritt nur im Wege stehen. Da jedoch einige User Stories aus dem Backlog herausfallen, wird es wichtig, andere einzubeziehen. Während des Projekts werden neue Anforderungen auftauchen, und als Reaktion darauf müssen diese neuen User Stories zum Backlog hinzugefügt werden.

Prioritäten und Schätzungen aktualisieren

Gleichzeitig ändern sich die Prioritäten. Diese müssen sich im Product Backlog und der Auflistung der User Stories widerspiegeln. Daher ist Backlog Grooming eine regelmäßige Neubewertung der Priorität dieser User Stories. Auch die Schätzungen werden sich ändern. Diese Änderungen müssen sich im Backlog widerspiegeln. Die Zeiten können sich verkürzen oder verlängern, wenn neue Informationen aufgedeckt werden, und diese Änderungen müssen regelmäßig aktualisiert werden.

User Stories aufteilen

Außerdem möchten Sie User Stories aufschlüsseln, die größer geworden sind, als sie sein sollten, was als Aufteilen bezeichnet wird. Dies wird für die User Stories durchgeführt, die eine hohe Priorität haben, aber zu groß sind, um bequem in eine bevorstehende Iteration zu passen.

Vorteile der Rückstandspflege

Vielleicht denkst du, all diese Pflege ist mehr Mühe als es wert ist. Vielleicht sind Sie ein Zauderer, der gerne bis zur letzten Minute wartet, um alle Aufgaben für den nächsten Sprint vorzubereiten. Nun, regelmäßiges Backlog-Grooming hat sicherlich Vorteile, und einige dieser Vorteile werden im Folgenden angesprochen.

1. Steigert die Teameffizienz

Die größte Motivation, sich mit Backlog Grooming zu beschäftigen, besteht darin, Teams dabei zu helfen, kontinuierlich voranzukommen und die Gesamtproduktivität zu steigern. Da die User Story bereits gut definiert ist, müssen diese nicht weiter diskutiert werden.

Sprint-Planung ist jedoch wichtig, und ein besseres Backlog hilft dabei, diese effizienter zu planen. Das bedeutet nicht, dass der Rückstand durch Details belastet wird, er muss nur für die Arbeit bereit sein.

2. Verwaltet das Rückstandschaos

Das Backlog wird ständig ergänzt, entweder vom Produktmanager oder, abhängig von Ihrer Organisation, von QA-Testern, Entwicklern oder anderen Teammitgliedern. Dies kann zu einem lockeren und chaotischen Rückstand führen.

Daher ist Backlog Grooming eine Möglichkeit, diese scheinbar chaotische Liste zu bereinigen, sodass es eine überschaubare Aufgabenliste ist, die für das Team einfacher zu verwenden ist.

3. Hält alle auf dem Laufenden

Ein weiterer Vorteil der Backlog-Bereinigung ist, dass jeder sehen kann, wo das Produktteam in Bezug auf die verschiedenen Funktionen, Projekte, Fehlerbehebungen und Verbesserungen steht. Dies ist eine Möglichkeit, die Transparenz zwischen allen Teammitgliedern zu wahren und sicherzustellen, dass keiner von ihnen den aktuellen Stand der Ereignisse nicht kennt.

Mit einem gepflegten Backlog muss niemand eine andere Person fragen, was los ist. Je weniger Unterbrechungen, desto produktiver die Arbeit.

4. Liefert neue Informationen

Backlog Grooming ist auch ein Kommunikationsinstrument. Viele Leute verwenden das Backlog, und wenn es aktualisiert wird, werden diese Informationen im gesamten Team verbreitet. Das bedeutet, dass alle auf derselben Seite sind, aber es ist auch keine Einbahnstraße. Die Informationsteams erhalten Feedback und das Backlog erfasst auch Feedback von Kunden während Live-Demos.

Best Practices für die Rückstandspflege

Wie bereits erwähnt, ist die Rückstandspflege im Gange. Normalerweise werden diese Aktualisierungen während Treffen mit relevanten Interessenvertretern vorgenommen. Der Product Owner leitet das Meeting und lässt jeden die bestehenden User Stories durchsehen, um zu entscheiden, welche von ihnen aus der Backlog-Liste genommen werden können. User Storys können zu diesem Zeitpunkt ebenfalls hinzugefügt werden, oder User Storys werden aufgeteilt, um sie besser handhabbar zu machen. Hier sind einige Tipps, um den Fortschritt effektiver zu gestalten.

Machen Sie es TIEF

Der Agile-Befürworter Roman Pichler hat sich das Akronym DEEP ausgedacht, das für detailgetreu angemessen, geschätzt, emergent und priorisiert steht. Diese beschreiben einen gut verwalteten Rückstand.

„Angemessen detailliert“ bedeutet, dass Elemente mit höherer Priorität detaillierter sein sollten als Elemente mit niedrigerer Priorität. Backlog Items sollten „geschätzt“ werden, um die Implementierungskosten zu verstehen. „Emergent“ besagt, dass der Rückstand dynamisch ist und sich immer von der Idee zur abgeschlossenen Arbeit bewegt. „Priorisieren“ spricht darüber, welches Element am wichtigsten ist und vor den anderen behandelt werden muss. Diese befinden sich ganz oben in der Liste, die zuletzt nach unten zur niedrigsten Priorität verschoben wird.

Haben Sie bessere Meetings

Die Arbeit des Backlog-Grooming wird normalerweise in einem Meeting erledigt, sodass eine effizientere Durchführung dieser Meetings zu einem effizienteren Backlog führt. Daher müssen Sie nicht immer alle einladen. Die einzig wesentliche Person ist der Product Owner. Laden Sie danach nur diejenigen ein, die zu diesem Zeitpunkt relevant sind. Wenn Eingaben von anderen erforderlich sind, die bei der Besprechung nicht benötigt werden, holen Sie diese Informationen vor der Besprechung ein.

Bereiten Sie sich wie bei jedem Meeting vor. Haben Sie eine Agenda mit klar formulierten Zielen und stellen Sie sicher, dass alle Versammelten wissen, was diese Ziele sind und wie sie zu deren Erreichung beitragen sollen. Schließlich halten Sie das Meeting kurz. Während Meetings in der Regel lang dauern, ist es am besten, sie kurz zu halten. Wissen, was getan werden muss, und sich nur vielleicht alle zwei Wochen für ein oder zwei Stunden treffen.

Kunden im Auge behalten

Backlog Grooming muss einen Leitstern haben und der Führer ist immer der Kunde. Betrachten Sie sie als Priorisierung des Rückstands. Kunden können wie eine Regel sein, an der alles andere gemessen wird. Das Produkt wird für Kunden produziert und somit sind die Kunden das Ziel immer im Auge zu behalten.

Abhängigkeiten erkennen

Manchmal gibt es User Storys oder Tasks, die nicht gestartet werden können, bis eine andere abgeschlossen ist. Diese Abhängigkeiten können, wenn sie nicht identifiziert werden, Teammitglieder blockieren und den Fortschritt verzögern. Stellen Sie daher sicher, dass Sie beim Backlog Grooming alle Abhängigkeiten identifizieren.

Haben Sie zwei Sprints voller Geschichten, an denen Sie arbeiten können

Nach Abschluss einer Backlog-Grooming-Sitzung sollte es zwei Sprints mit User Stories geben, an denen das Team arbeiten kann. Auf diese Weise haben sie genug Arbeit, um bis zum nächsten Backlog-Grooming beschäftigt zu bleiben und auch zu tun, wenn sich die Prioritäten verschieben.

Hören Sie während des Verfeinerungsprozesses zu

Dieser Rat ist für eine Vielzahl von Situationen gut, sowohl privat als auch beruflich, und so oft er auch wiederholt wird, verdient er immer weitere Aufmerksamkeit. Auch wenn eine Agenda mit erklärten Zielen entscheidend für die intelligente Pflege des Backlogs ist, bedeutet das nicht, dass sie in Stein gemeißelt ist. Der Product Owner muss offen bleiben und sich anhören, was das Team zu sagen hat, und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Sei professionell

Bei einem Backlog-Grooming-Meeting wird es unterschiedliche Meinungen geben, aber jeder im Team arbeitet daran, das beste Produkt zu schaffen. Sie mögen sich darüber streiten, wie das geht, aber ihre Motivation sind Leidenschaft und Erfahrung. Ein Product Owner oder Manager muss dies im Hinterkopf behalten und sich allen gegenüber freundlich verhalten. Sorgen Sie dafür, dass alle gehört und respektiert werden, aber konzentrieren Sie sich auf das Team.

Wie ProjectManager bei Rückständen hilft

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeits- und Projektmanagementsoftware, die Scrum-Teams verbindet und den Produktpflegeprozess erleichtert. Aber es tut viel mehr, um Teams zu verbinden, egal wo sie sich befinden, wie sie arbeiten oder in welcher Abteilung sie tätig sind. Unsere Hybridsoftware bedeutet, dass agile und traditionelle Teams produktiver zusammenarbeiten können.

Automatisieren Sie Prozesse für Qualitätskontrolle und Produktivität

Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Team mit Workflow-Automatisierung und Aufgabengenehmigungen auf seinen Sprint konzentriert. Manager können so viele Auslöser festlegen, wie sie möchten, die bestimmte Aktionen auslösen, wodurch ihr Team von geschäftiger Arbeit entlastet wird. Um sicherzustellen, dass keine User Story falsch abgeschlossen wird, gibt es eine Aufgabengenehmigung, sodass nur diejenigen, die zum Ändern des Status einer Aufgabe berechtigt sind, sie in die Spalte „Erledigt“ in Ihrem Kanban verschieben können.

Mehrere Ansichten für eine bessere Zusammenarbeit

Kanban ist ein Favorit von Scrum-Teams, aber manchmal arbeiten Sie mit Abteilungen zusammen, die traditionellere Methoden haben. Unser Hybrid-Tool verfügt über mehrere Projektansichten, die es jedem ermöglichen, so zu arbeiten, wie er möchte. Gantt-Diagramme für die Planung, Aufgabenlisten für die eigene Arbeit, Blatt- und Kalenderansichten – arbeiten Sie, wie Sie wollen. Alle Daten werden in Echtzeit über alle Ansichten hinweg aktualisiert, sodass es eine einzige Quelle der Wahrheit gibt, die alle auf dem gleichen Stand hält.

Mit unserer Software können Sie jeden im Team auf dem Laufenden halten, wenn Sie Elemente in Ihrem Backlog ändern. Andere Teammitglieder werden sofort per E-Mail-Benachrichtigung über die Änderungen informiert. Alle bleiben auf dem Laufenden. Teammitglieder werden auch benachrichtigt, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird. Wenn sich das Fälligkeitsdatum ändert, werden Sie darüber informiert und können Ihren Sprint entsprechend anpassen. Die Kommunikation mit ProjectManager ist immer klar.

Backlog Grooming ist eine Möglichkeit, Ineffizienzen zu beseitigen und produktiver zu arbeiten. ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware mit Funktionen, die Produktmanagern bei der Pflege des Backlogs und mehr helfen. Kanban-Boards sammeln Benutzergeschichten und teilen sie mit dem Team, das dann seinen Fortschritt überall und jederzeit aktualisieren kann, damit alle zusammenarbeiten können. Probieren Sie es selbst mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.