Bereiten Sie Ihr Back Office auf die Feiertagsverkaufssaison vor

Da Kunden mehr denn je online einkaufen, entwickelt sich die Weihnachtszeit 2021 zu einem großen Jahr für den E-Commerce. Die Online-Verkäufe in den USA werden voraussichtlich um 11,3 % von den Zahlen im Jahr 2020 auf 207 Milliarden US-Dollar steigen, was einen Rekordanteil von 18,9 % des gesamten Einzelhandelsumsatzes in der Weihnachtszeit ausmacht.

Es ist aufregend, eine Auftragsspitze zu bekommen, aber mit der Nachfrage Schritt zu halten, kann eine Herausforderung sein. Was ist, wenn Ihnen der Lagerbestand ausgeht oder Sie Ihre Produkte nicht schnell genug versenden können? Ein negatives Erlebnis während der Feiertage kann den Ruf Ihrer Marke schädigen und möglicherweise Ihre Kunden verlieren. Es ist wichtig, dass Ihre Backoffice- und Fulfillment-Strategie auf den Zustrom von Bestellungen vorbereitet ist, damit Sie das Wachstum maximieren und gleichzeitig ein großartiges Kundenerlebnis bieten können.

Es bleibt noch Zeit, um sicherzustellen, dass Ihre Betriebs- und Abwicklungsprozesse in bester Verfassung sind. Um Ihnen bei der Vorbereitung zu helfen, finden Sie hier einige Tipps für eine erfolgreiche Weihnachtszeit.

1. Stellen Sie Saisonpersonal ein

Erwägen Sie die Einstellung von Saisonpersonal, das Ihnen helfen kann, mit der Nachfrage Schritt zu halten und die Effizienz Ihres Backoffice zu steigern. Passen Sie die Größe Ihrer Belegschaft Ihren Urlaubsbedürfnissen an und sparen Sie bares Geld, anstatt nach den Feiertagen Vollzeitkräfte weiter zu bezahlen. Für Devin Montgomery, einen der Eigentümer von Skiis & Biikes, ist die Erweiterung der Belegschaft während der Feiertage für ihr Geschäft von entscheidender Bedeutung.

Wir stellen in jeder Ferienzeit etwa 35 % mehr Personal ein. Besonders in diesem Jahr war es sehr schwierig, neue Teammitglieder zu finden. Ich habe das Gefühl, dass jedes Unternehmen dies erlebt. Die Hauptrollen, die wir einstellen, sind Fulfillment (Versand, Kommissionierung, Fahrer für Transfers zwischen den Filialen und Empfang), Kundenservice und Online-Merchandising.

Vergessen Sie nicht, Ihr neues Team an Bord zu holen, damit es auf dem gleichen Niveau wie Ihre Vollzeitmitarbeiter arbeitet. Halten Sie einen Trainingsplan bereit, um sie so schnell wie möglich auf den neuesten Stand zu bringen. Erstellen Sie eine Checkliste, der sie während der Orientierung folgen können, mit Details zu Ihren Produkten und Marken, Inventar- und Fulfillment-Prozessen, Rückgaberichtlinien und was von ihnen erwartet wird.

2. Fulfillment-Prozesse optimieren

Es ist wichtig zu planen, wie, wann und was Sie benötigen, um Bestellungen auszuführen.

Priorisieren Sie Bestellungen

Bestimmen Sie zunächst, wie Sie Bestellungen am besten priorisieren, damit Sie keine Zeit damit verschwenden, herauszufinden, wo Sie anfangen sollen, wenn Sie einen Umsatzanstieg verzeichnen. Beispielsweise können Sie Bestellungen nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ priorisieren und Bestellungen nach Datum sortieren, damit Sie Ihre neuesten Bestellungen schnell finden können. Eine weitere beliebte Alternative ist die Priorisierung nach Kundenstatus. Möglicherweise möchten Sie Bestell- oder Kunden-Tags einrichten, um Bestellungen von Ihren VIP-Kunden zu identifizieren und diese zuerst auszuführen. Oder Sie können es auf der Liefermethode (Versand, Lieferung vor Ort oder Abholung vor Ort) oder dem Bestimmungsort (international vs. Inland) basieren, sodass Sie genau wissen, was mit diesen Bestellungen zu tun ist, sobald sie verpackt sind. Sobald Sie wissen, wie Sie Ihre Bestellungen organisieren und priorisieren möchten, speichern Sie diese Ansicht für die Feiertagsverkaufssaison.

Füllen Sie Ihre Fulfillment-Station auf

Bereiten Sie Ihre Pick-and-Pack-Stationen mit allen notwendigen Materialien vor, um Ihre Produkte zu verpacken.

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Drucker über genügend Tinte und Papier verfügt, um Lieferscheine und Versandetiketten zu drucken. Halten Sie Nachfüllpackungen bereit, falls Ihnen diese ausgehen.
• Decken Sie sich mit Geschenkverpackungsmaterialien, Aufklebern und anderen Werbematerialien zum Thema Urlaub ein, um ein unvergessliches Auspackerlebnis zu bieten.
• Für eine persönliche Note schreiben Sie im Voraus Dankesschreiben, die Sie in Ihre Pakete aufnehmen können.
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Verpackungsanweisungen zur Verfügung, die befolgt werden müssen, insbesondere wenn Sie eine Vielzahl von Produkten haben, die unterschiedliche Verpackungen und Pflege erfordern.

Stellen Sie sicher, dass die Bestelldetails korrekt sind

Stellen Sie sicher, dass Sie über die Informationen verfügen, die Sie benötigen, um Bestellungen auszuführen, sobald sie eingehen. Eine bewährte Methode besteht darin, das Gewicht und die Abmessungen Ihrer Produkte im Voraus hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie bei der Erfüllung einer Bestellung ganz einfach die richtige Verpackung für die Produkte in dieser Bestellung auswählen.

Möglicherweise möchten Sie auch Produkt-, Kunden- und Zahlungsdetails überprüfen. Dies ist eine gute Gelegenheit, den Kunden zu kontaktieren und notwendige Änderungen an der Bestellung vorzunehmen, wenn etwas nicht richtig aussieht. Sobald alle Details bestätigt sind, fügen Sie Versand- und Sendungsverfolgungsinformationen für jede Bestellung hinzu.

Kommissionieren und verpacken Sie Bestellungen effizienter

Optimieren Sie Ihren Platz für Effizienz beim Kommissionieren und Verpacken.

• Halten Sie Ihre Station sauber und organisiert, mit meistverkauften Produkten in unmittelbarer Nähe Ihrer Packstation und positionieren Sie sie für einen einfachen Zugriff auf Augenhöhe.
• Wenn Sie wissen, dass bestimmte Produkte oft zusammen verkauft werden, bewahren Sie sie nahe beieinander auf.
• Sie sollten Ihr Inventar mit dem Produktnamen, der SKU und Variantendetails wie Größe und Farbe kennzeichnen.
• Lagern Sie Ihre Produkte in separaten Regalen oder Behältern, damit Sie die Produkte, die Sie zum Kommissionieren und Verpacken benötigen, leicht finden können.

Erwägen Sie, viele Bestellungen auf einmal zu kommissionieren und zu verpacken, anstatt eine nach der anderen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Gruppe von Bestellungen, die Sie ausführen möchten, basierend auf Ihrem Priorisierungsprozess in großen Mengen auszuwählen und Lieferscheine auszudrucken. Sie können diese Lieferscheine dann verwenden, um durch Ihr Lager zu gehen und den Bestand auszuwählen, den Sie zum Verpacken benötigen. Alternativ können Sie die mobile Shopify-App verwenden, um Produktdetails aus der Bestellung anzuzeigen. Kaufe und drucke Versandetiketten, während dieselbe Gruppe von Bestellungen ausgewählt ist .

Sobald Sie Ihr Inventar kommissioniert und Etiketten gedruckt haben, erstellen Sie eine Montagelinie für Ihre Lieferscheine, Produkte, Extras (Markenmaterialien, Dankesschreiben, Werbeaktionen) und Versandetiketten und beginnen Sie mit dem Verpacken Ihrer Bestellungen.

Von dort aus können Sie mit Ihrem Kurier eine Abholung oder Abgabe vereinbaren, um die Pakete für die Zustellung bereitzustellen. Wenn Ihr Spediteur USPS ist, verwenden Sie die Versandverzeichnis- App , damit USPS ein Dokument scannen und die Versanddetails für eine große Gruppe von Bestellungen erhalten kann.

Wenn Sie eine lokale Lieferung anbieten, legen Sie diese Bestellungen beiseite und nutzen Sie unsere lokale Liefer-App, um Produkte in Ihrer Gemeinde abzugeben.

Für Bestellungen zur Abholung vor Ort und am Straßenrand optimieren Skiis und Biikes laut Montgomery ihren Platz für diese Art von Bestellungen während der Feiertage.

Durch die Bereitstellung von mehr Ausstellungsraum für die Abholung im Geschäft können Mitarbeiter Produkte schneller finden.

3. Bereiten Sie Ihr Inventar vor

Ihr Inventar muss ausreichend und genau sein. Aber nicht Ihr gesamtes Inventar verhält sich gleich. Um fundierte Entscheidungen bei der Bestellung von Inventar für die Weihnachtszeit zu treffen, verwenden Sie einen ABC-Analysebericht, um besser zu verstehen, welche Produkte mehr Umsatz generieren. Dieser Bericht bewertet den Wert Ihrer Aktie basierend auf einem Prozentsatz Ihres Umsatzes:

A = % des Bestands, der 80 % Ihres Umsatzes ausmacht
B = % des Bestands, der 15 % Ihres Umsatzes ausmacht
C = % des Bestands, der 5 % Ihres Umsatzes ausmacht

Ihre A-Aktie repräsentiert Ihre profitabelsten und wertvollsten Produkte. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Produkte während Ihrer Hauptsaison zur Hand haben, damit Sie keine Verkäufe verpassen. Ihr C-Bestand ist Ihr langsam drehender oder toter Bestand. BFCM ist eine großartige Gelegenheit, diese Produkte mit einem Rabatt zu verkaufen, um Überbestände zu reduzieren. Sie sollten Ihren Lagerbestand auch rechtzeitig bestellen, um Verzögerungen oder Unterbrechungen in der Lieferkette zuvorzukommen.

Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie vor der Weihnachtsverkaufssaison eine genaue Bestandszählung haben. Erwägen Sie, eine Bestandsaufnahme oder Bestandszählung Ihres vorhandenen Inventars durchzuführen, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Inventarmengen aktualisieren, wenn neues Inventar eintrifft. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Scanfunktion in der mobilen Shopify-App.

4. Erweitern Sie Ihre Fulfillment-Kapazität mit einem 3PL

Ein Backoffice zu haben, das mit Ihrem Inventar und Ihrer Auftragsverfolgung verbunden ist, ist entscheidend für eine erfolgreiche Fulfillment-Strategie. Wenn Sie befürchten, dass Sie nicht genügend Speicherplatz haben oder Ihr Team den Anstieg der Nachfrage nicht bewältigen kann, ist es möglicherweise an der Zeit, einem Drittanbieter für Logistik (3PL) wie dem Shopify Fulfillment Network zu vertrauen. Indem Sie Ihr Fulfillment auslagern, können Sie Experten einstellen, die Bestellungen einfach und schnell kommissionieren, verpacken und an Ihre Kunden versenden. Wenn Sie überlegen, einen 3PL einzuführen, suchen Sie nach einem Partner, der über ein riesiges Netzwerk von strategisch günstig gelegenen Fulfillment-Zentren verfügt, damit Sie Zeit und Kosten sparen und Ihre Bestellungen schneller versenden können.

Erfahren Sie mehr über 3PLs und wie Sie feststellen können, ob Ihr Unternehmen bereit ist, die Erfüllung auszulagern.

5. Verwenden Sie Rücksendungen, um ein unvergessliches Kundenerlebnis zu schaffen

Rücksendungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Online-Einkaufserlebnisses. 68 % der Käufer überprüfen vor dem Kauf die Rückgabeseite und 52 % haben aus Angst vor einem schwierigen Rückgabeprozess einen Einkaufswagen verlassen. Wenn die Verkäufe während der Weihnachtszeit steigen, steigt auch das Volumen der Retouren. Laut der National Retail Federation (NRF) können Händler im Dezember, Januar und Februar mit dem höchsten Retourenvolumen rechnen.

Stellen Sie zunächst eine feiertagsspezifische Rückgaberichtlinie zusammen, die dazu beitragen kann, Kunden zu gewinnen und zu konvertieren. Wahrscheinlich haben Sie bereits einen, der beschreibt, welche Produkte für Rücksendungen in Frage kommen, wie schnell Rücksendungen erfolgen müssen und unter welchen Bedingungen die Produkte sein müssen. Ihre Rückgaberichtlinie zu optimieren und das Rückgabefenster bis nach Neujahr zu verlängern, ist eine gute Möglichkeit Verkäufe anzuregen. Wenn ein Kunde beispielsweise im Oktober ein Geschenk kauft, möchte er sicher sein, dass die Person, die das Geschenk erhält, das Produkt nach der Weihnachtszeit zurückgeben kann. Diese vorübergehende Verlängerung ist eine einfache Möglichkeit, Ihr Kundenerlebnis zu verbessern und sie auf den Weg zu bringen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Rückgaberichtlinie klar und leicht zu finden ist. Dies könnte bedeuten, dass Sie ein Banner in Ihrem Online-Shop erstellen, das zu Ihrer Seite mit den Versand- und Rückgabebedingungen oder der Seite mit häufig gestellten Fragen führt. Sie können auch einen Link zu Ihren Rückgaberichtlinien in Bestellbenachrichtigungs-E-Mails und sogar auf Ihren Produktseiten mit dem Dawn-Design einfügen.

Machen Sie sich als Nächstes mit der Verwaltung von Rücksendungen in Shopify vertraut und erstellen Sie einen Plan, um Rücksendungen effizient entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Mit Rücksendungen in Shopify kannst du Rücksendeetiketten erstellen, Rücksendegründe nachverfolgen, Bestände auffüllen und Rückerstattungen veranlassen – alles an einem Ort.

Schließlich sollten Sie einen Bereich in Ihrem Lager reservieren, um zurückgegebene Bestellungen zu lagern, und eine Tages- oder Wochenzeit festlegen, um sie alle gleichzeitig zu bearbeiten. Es ist eine gute Idee, bestimmte Mitarbeiter für die Bearbeitung Ihrer Rücksendungen zu schulen, um potenzielle Fehler zu vermeiden. Sie können hilfreiche Richtlinien in Ihrem Rückgabebereich anzeigen, die beschreiben, wie Sie auf Schäden prüfen und jede Bestellung mit einem Rückgabegrund klassifizieren, damit Sie Ihre Fulfillment-Prozesse im Laufe der Zeit weiter verbessern können.

Bewältigen Sie den Urlaubsansturm effektiv

Sie haben noch Zeit, Ihre Fulfillment-Strategie auf Geschwindigkeit und Genauigkeit zu optimieren. Planen Sie vorausschauend und überwachen Sie kontinuierlich Prozesse, die Sie selbst kontrollieren können, damit Sie trotz der Herausforderungen, die sich aus einer möglicherweise stressigen Zeit des Jahres ergeben, weiterhin ein großartiges Kundenerlebnis bieten können. Überarbeiten Sie Ihre Fulfillment-Workflows, Bestandsverfügbarkeit, Rückgabestrategien und bereiten Sie Ihre Mitarbeiter darauf vor, sicherzustellen, dass Ihre Fulfillment- und Versandsaison zu Spitzenzeiten reibungslos verläuft.