Grundlagen des Kostenmanagements

Was ist Kostenmanagement?

Kostenmanagement ist der Prozess der Planung und Verwaltung des Budgets eines Unternehmens oder Projekts. Im Falle eines Projekts hilft es dem Projektmanager, die Kosten des Projekts abzuschätzen und Kontrollen festzulegen, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass das Projekt das Budget überschreitet.

Kostenmanagement ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers; Projekte benötigen immer Ressourcen wie Materialien, Arbeitskräfte und Geräte, die Kosten verursachen. Diese Kosten müssen während des gesamten Projektlebenszyklus geschätzt und kontrolliert werden, um das Projekt abzuschließen.

Effektives Kostenmanagement erfordert die richtige Software. ProjectManager ist das perfekte Tool, um Projektkosten, Ressourcen und Arbeitsaufwand zu verfolgen. Mit unseren Gantt-Diagrammen, Projektkalendern und Arbeitszeittabellen können Sie Kosten, Zeit und Aufgaben an einem Ort verwalten. Starten Sie kostenlos.

So managen Sie Projektkosten in 4 Schritten

Die folgenden vier Schritte skizzieren, wie der Kostenmanagementprozess im Projektmanagement funktioniert.

1. Ressourcenplanung

Ressourcenplanung ist der Prozess der Prognose des zukünftigen Ressourcenbedarfs für ein Unternehmen, ein Projekt oder einen Arbeitsumfang. Um einen Ressourcenplan zu erstellen, müssen Sie zunächst den Projektumfang definieren, ein Dokument, das die durchzuführenden Projektaktivitäten detailliert beschreibt.

Sobald die Projektaktivitäten definiert sind, verlassen sich Projektmanager in der Regel auf historische Daten, Expertenmeinungen und Ressourcenplanungstools wie einen Ressourcenstrukturplan (RBS), um die benötigten Ressourcen abzuschätzen.

2. Kostenschätzung

Die Kostenschätzung besteht aus der Zuweisung von Kosten zu den Ressourcen, die Sie für die Ausführung Ihrer Projekte benötigen, wie z. B. Arbeit, Materialien und Ausrüstung. Die Kostenschätzung ist einer der wichtigsten Schritte im Kostenmanagementprozess, da sie die Grundlage für Ihr Projektbudget bildet. Je nach den Merkmalen Ihres Projekts können Sie verschiedene Kostenschätzungstechniken verwenden.

3. Kostenbudgetierung

Basierend auf Ihren Kostenvoranschlägen können Sie nun ein Projektbudget erstellen, das einfach die Summe all Ihrer Projektkosten ist. Achten Sie darauf, alle Arten von Projektkosten einzubeziehen, einschließlich direkter, indirekter, fixer und variabler Kosten. Ein Projektbudget sollte auch Reserven für unvorhergesehene Fälle enthalten, falls Arbeiten wiederholt werden müssen oder ein Risiko das Projekt getroffen hat und Strategien zur Risikominderung ergriffen werden müssen.

Sobald das Projekt beginnt, ist das Projektbudget eine Basislinie, die verwendet wird, um die tatsächlichen Kosten mit den geschätzten Kosten zu vergleichen. Daher ermöglichen Projektbudgets Projektmanagern, schnell zu erkennen, ob ihre Kosten zu hoch sind und ob die Gefahr einer Kostenüberschreitung besteht.

4. Kostenkontrolle

Kostenkontrolle bezieht sich auf alle Aktivitäten, Richtlinien und Verfahren zur Minimierung und Verfolgung der Projektkosten. Eine schlechte Kostenkontrolle kann die Rentabilität eines Projekts beeinträchtigen, aber glücklicherweise kann Ihnen eine Projektmanagement-Software dabei helfen, die Kosten mit Tools wie Arbeitszeittabellen, Arbeitsbelastungsplanern und Projekt-Dashboards leicht im Auge zu behalten.

Die Ergebnisse dieser 4 Schritte können in einem Kostenmanagementplan, einem kritischen Bestandteil des Projektplans, dokumentiert werden.

Was ist ein Kostenmanagementplan?

Ein Kostenmanagementplan klingt einfach. Es ist ein Überblick über die Kostenschätzung für das Projekt – aber das beinhaltet alle Zuweisungen und wie der Projektmanager diese Kosten kontrollieren wird, um das Projekt wie budgetiert einzubringen.

Ein Kostenmanagementplan muss die Ressourcen berücksichtigen, die sich auf das Projektbudget auswirken, ob Materialien oder Personen. Dazu kommen fixe, variable und Gemeinkosten. All dies muss berechnet werden, um zu wissen, wie hoch Ihr finanzieller Einsatz für das Projekt sein wird.

Last but not least der Stakeholder, der ein berechtigtes Interesse daran hat, die Kosten niedrig zu halten. Kostenüberschreitungen sind ein Problem, mit dem viele Projekte konfrontiert sind, aber keines, das die Beteiligten gut tolerieren werden. Denken Sie bei der Formulierung Ihres Kostenmanagementplans an die Interessengruppen. Sie müssen während des gesamten Projekts auf dem Laufenden bleiben und Berichte erhalten.

Überblick über den Kostenmanagementplan

Hier sind einige Schlüsselelemente, die in einem Kostenmanagementplan enthalten sein müssen:

• Schätzmethoden: Erklären Sie, welche Kostenschätzungsmethode verwendet wurde, z. B. parametrisch, Bottom-up, Dreipunkt usw.
• Maßeinheiten: Um die Kosten genau zu messen, ist es wichtig, Maßeinheiten für Ihre Arbeit, Materialien und Ausrüstung festzulegen. Einige Beispiele für Maßeinheiten können Personalstunden, Quadratfuß, Tonnen, Kilogramm usw. sein.
• Kostenbasis: Basierend auf Ihren Kostenschätzungen müssen Sie eine Kostenbasis definieren, die die Ausgabengrenze für Ihr Projekt markiert.
• Schwellenwerte für die Kostenkontrolle : Es ist wichtig, Schwellenwerte zur Überwachung der Kostenleistung festzulegen. Dies bedeutet einfach, dass das Projektteam Kostenmanagementmaßnahmen ergreifen wird, wenn die Kostenabweichung einen bestimmten Prozentsatz erreicht.
• Methoden zur Leistungsmessung: Legen Sie fest, wie die Kostenleistung gemessen wird, um festzustellen, ob Sie die Ziele und Erwartungen des Projekts erfüllen. Dazu benötigen Sie ein Kostenverfolgungssystem und EVM-Techniken (Earned Value Management).
• Berichterstattungsrichtlinien: Sie benötigen ein Format und Kommunikationskanäle, um Ihre Ergebnisse zu berichten, während Sie den Fortschritt des Projekts überwachen und diese Daten Ihren Stakeholdern präsentieren.

Warum ist Kostenmanagement wichtig?

Der Hauptgrund, warum das Kostenmanagement im Projektmanagement so wichtig ist, besteht darin, dass Ihr Kostenmanagementplan die Richtlinien und Verfahren enthält, die erforderlich sind, um das Budget einzuhalten. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Organisation sonst Geld verlieren könnte, da die Kosten die Gewinne übersteigen.

Der Kostenmanagementprozess beginnt in der Planungsphase des Projekts, in der die Kosten geschätzt und dann ein Projektbudget festgelegt werden. Wenn das Projekt dann ausgeführt wird, werden die Ausgaben sorgfältig überwacht und aufgezeichnet, um sicherzustellen, dass sie mit dem Budget übereinstimmen.

Wenn Sie ein Projektbudget haben, legt es eine Basislinie für die Projektkosten fest. Das bedeutet, dass es die Entscheidungen und Richtungen regelt, die Sie beim Kostenmanagement für Ihr Projekt treffen. Dies hilft Ihnen, das Projekt auf Kurs zu halten, ohne zu viel auszugeben.

Tipps zum Kostenmanagement

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Projektkosten beachten sollten.

• Inflationsplan: Die Preisgestaltung ist nicht in Stein gemeißelt, und jedes gute Budget wird dies berücksichtigen, indem es eine Reihe von Kosten berücksichtigt.
• Berücksichtigen Sie Naturkatastrophen oder potenzielle Ereignisse: Erwarten Sie das Unerwartete. Es mag albern klingen, aber Sie müssen in Ihrem Budget Platz für ein Wetterereignis, ein persönliches Problem oder eine andere Unbekannte haben, die das Projekt verzögern.
• Andere unerwartete Kosten: Nicht alle unerwarteten Kosten sind zufällig. Es kann rechtliche Probleme, mit dem Projekt verbundene Strafen oder unerwartete Arbeitskosten geben, die Sie alle nicht budgetieren können, aber Ihr Budget informieren können.
• Verfolgung in Echtzeit: Eine Software zur Überwachung des Budgets während der Ausführung des Projekts ist der Schlüssel zum Kostenmanagement. Wenn Sie sich jedoch Daten ansehen, die nicht aktuell sind, können Sie nicht schnell genug handeln, um Probleme zu lösen. Daher möchten Sie eine Software mit Echtzeit-Datenverfolgung haben.
• Reagieren Sie umgehend: Unabhängig davon, wie Sie eine Diskrepanz bei Ihren Projektkosten entdecken, müssen Sie sofort handeln. Je länger Sie warten, desto mehr Geld wird verschwendet.
• Größe entsprechend: Einige Leute denken, dass kleinere Projekte kein Projektkostenmanagement benötigen. Aber ob klein oder groß, Sie möchten die Kosten im Griff haben.

Um die Projektkosten optimal zu managen, müssen Sie Ihr Projekt in- und auswendig kennen. Der beste Weg, dies zu tun, ist zu Beginn des Projekts, indem Sie einen gründlichen Projektauftrag erstellen.

ProjectManager ist Ihre Kostenmanagement-Software

ProjectManager ist eine Online-Software mit den Tools, die Sie für die Kostenmanagementplanung in allen Phasen Ihres Projekts benötigen. Da unsere Software cloudbasiert ist, werden Projektdaten in Echtzeit geliefert, sodass Sie die Genauigkeit Ihrer Kostenschätzungen sofort mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen können.

Unsere Ressourcenverwaltungsfunktion hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast im Gleichgewicht zu halten, was die Kosten regiert. Wir haben auch benutzerfreundliche Stundenzettel, bei denen Teammitglieder mit einem Klick einreichen und Projektmanager mit einem Klick genehmigen können. Unsere leistungsstärkste Funktion für das Kostenmanagement ist jedoch unser Projekt-Dashboard, das die Projektkosten in Echtzeit verfolgt, sodass Sie Ihr Budget genau im Auge behalten können.

Kostenlose Kostenmanagement-Vorlagen

Wir bieten Dutzende von Projektmanagement-Vorlagen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projekte helfen. Hier sind einige Vorlagen, die Sie beim Durchlaufen des Kostenmanagementprozesses unterstützen.

Projektbudget-Vorlage

Unsere Projektbudgetvorlage ist ideal, um alle Ihre Kosten zu dokumentieren und eine Basislinie für Ihre Projekte festzulegen. Es kann leicht an die Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden.

Ressourcenplan-Vorlage

Ohne eine solide Ressourcenplanung können Sie die Kosten nicht managen. Unsere Ressourcenplanvorlage ist das perfekte Tool, um den Überblick über all die verschiedenen Ressourcen zu behalten, die Sie für die Durchführung Ihrer Projekte benötigen.

Kosten-Nutzen-Analyse-Vorlage

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