Seien Sie auf die bevorstehenden US-Steuermeldefristen vorbereitet

Ein neues Jahr bedeutet neue Vorsätze, Neuanfänge und das Ende des vorangegangenen Geschäftsjahres. Dies bedeutet auch, dass es einige steuerliche Überlegungen für in den USA ansässige Tochtergesellschaften gibt, auf die Sie möglicherweise reagieren müssen.

Mit 2017 im Rückspiegel können Sie hoffentlich zurückblicken und feststellen, dass es sowohl für Sie als auch für Ihre Partner ein erfolgreiches Jahr war. Ihre Beziehung zu Ihren Affiliates ist eine wunderbare Sache. Je härter sie arbeiten, desto mehr Geld verdienen Sie beide. Es ist, als hätte man ein Verkaufsteam ohne den Aufwand, es tatsächlich einzustellen.

Wenn Sie ein Affiliate-Programm in den Vereinigten Staaten betreiben oder Affiliates haben, die in den USA ansässig sind, kann diese Beziehung einige Anforderungen an die Steuererklärung für Sie nach sich ziehen.

Im Allgemeinen werden Zahlungen an verbundene Unternehmen als Vergütungen für Nichtmitarbeiter eingestuft . Affiliates sind keine Angestellten, also zahlen sie keine Lohnsteuer auf die an sie gezahlten Provisionen. Sie sind jedoch dafür verantwortlich, die an sie gezahlten Beträge dem IRS zu melden, wenn sie sich im Laufe des Jahres auf über 600 USD belaufen.

Was bedeutet das für Partnerprogramm-Manager?

Als Affiliate-Programm-Manager sind Sie möglicherweise zusätzlich zur pünktlichen Bezahlung Ihrer Affiliates für einige Dinge verantwortlich. Wenn Sie im Laufe des Jahres Zahlungen in Höhe von mindestens 600 USD an ein in den USA ansässiges verbundenes Unternehmen geleistet haben, müssen Sie diese Zahlungen Ihren verbundenen Unternehmen auf dem IRS-Formular 1099-MISC melden.

Um ein 1099-MISC auszufüllen, benötigen Sie einige grundlegende Informationen.

• IRS-Formular W-9. Ein W-9 sollte von Ihren Partnern eingeholt werden, bevor Sie ihnen 600 $ gezahlt haben. Im Allgemeinen ist dies eine gute Vorgehensweise, um zu vermeiden, dass Sie die Informationen zur Steuerzeit in Eile erhalten. Das W-9 ermöglicht es Affiliates, Ihnen Informationen wie ihren Namen, ihren Rechtspersönlichkeitstyp (Einzelperson, LLC, Körperschaft usw.), ihre Anschrift und ihre Steueridentifikationsnummer zur Verfügung zu stellen.
• Überprüfen Sie die W-9-Informationen. Der IRS ist sehr darauf bedacht, dass die Informationen, die Sie auf dem 1099-MISC angeben, mit seinen Aufzeichnungen übereinstimmen. Sie prüfen, ob der Name des Steuerpflichtigen und die Steueridentifikationsnummer übereinstimmen. Werden diese nicht eingehalten, können Strafen verhängt werden. Ihr Buchhalter kann Ihnen helfen, diese Informationen zu überprüfen. Oder Sie können dies direkt über den IRS oder über eine Reihe von Drittanbieterdiensten überprüfen.
• Die Informationen Ihres Unternehmens. Diese Informationen sollten Sie bereits zur Hand haben. Sie benötigen Ihren Firmennamen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Bundessteueridentifikationsnummer.
• Gesamtzahlungen an jeden Partner. Sie müssen die Zahlungen jedes Partners im Laufe des Jahres zusammenzählen, und dies kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein, wenn Sie dies manuell tun. Jeder Partner, der 600 USD oder mehr verdient hat, muss ein 1099-MISC erhalten. WP1099 ist ein WordPress-Plugin, das sich mit Ihrem Shop verbindet und Ihnen einen Export aller für das Jahr benötigten Zahlungsinformationen liefert.

Einreichungsfristen

Sie müssen bis zum 31. Januar 2018 jedes 1099-MISC-Formular mit Nicht-Mitarbeitervergütung, einschließlich Affiliate-Provisionen, einreichen. Ihre Affiliates sollten ihre Kopien des Formulars ebenfalls bis zu diesem Datum erhalten. Affiliates benötigen diese Formulare, um im April ihre eigenen Einkommenssteuern einzureichen. Wenn Sie ihnen das Formular im Januar zukommen lassen, haben sie ausreichend Zeit, ihre eigenen Steuern vorzubereiten.

Wenn Sie die Einreichung nicht bis zum 31. Januar einreichen, können erhebliche Geldstrafen vom IRS verhängt werden.

Papierakte versus E-Akte

Papierakte
Ja, Menschen können ihre Steuerformulare immer noch in Papierform einreichen!

Wenn Sie Papier einreichen, müssen Sie weniger als 250 Formulare für das Jahr einreichen. Alles andere, und Sie müssen eine E-Datei einreichen.

Um die Papierakte einreichen zu können, müssen Sie beim IRS spezielle Kopien des Formulars 1099-MISC anfordern. Diese spezielle Papierversion ermöglicht es dem IRS, das Formular in sein System einzuscannen. Diese Kopie verwendet auch ein dünnes Durchschlagpapier, sodass ein typischer Tintenstrahl- oder Laserdrucker das Papier beim Drucken zerreißen kann. Für die Einreichung einer Papierversion ist normalerweise eine altmodische Schreibmaschine oder ein spezieller Drucker erforderlich.

Ein zusammenfassendes IRS-Formular 1096 ist ebenfalls erforderlich, wenn Sie sich für die Einreichung in Papierform entscheiden.

E-Datei
Die elektronische Einreichung ist normalerweise die bevorzugte Methode zum Einreichen des 1099-MISC-Formulars. Es reduziert Verarbeitungszeiten und Fehler, daher ist es wahrscheinlich die bessere Alternative.

Der IRS verlangt bei der elektronischen Einreichung kein zusammenfassendes Formular 1096. Das bedeutet weniger Papierkram für Sie!

Außerdem können Sie eine Sammeldatei mit allen 1099-MISC-Informationen Ihres Partners hochladen, anstatt jedes Formular einzeln manuell vorzubereiten. Dies kann viel Bearbeitungszeit auf Ihrer Seite sparen. Wenn Sie eine E-Datei einreichen, sendet der IRS eine Bestätigung, wenn das Formular empfangen und bearbeitet wurde. Bei einer Einreichung in Papierform werden keine Bestätigungen gesendet, sodass Sie möglicherweise nicht sicher sein können, ob sie beim IRS eingegangen sind.

Schließlich nimmt die Mehrheit der Staaten am kombinierten Bundes-/Staats-Anmeldeprogramm teil. Dieses Programm reduziert die Bearbeitungszeit für Sie, indem es dem IRS ermöglicht, automatisch bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates einzureichen. Allerdings nehmen nicht alle Staaten an dem Programm teil, daher müssen Sie möglicherweise noch separat bei ihnen einen Antrag stellen.

Erhalt von 1099-MISC-Formularen an verbundene Unternehmen

Unabhängig davon, wie Sie einreichen, müssen Sie dennoch die 1099-MISC-Formulare an Ihre Partner senden. Viele Unternehmen ziehen es vor, eine Papierkopie an ihre Tochtergesellschaften zu senden. Dies ist völlig in Ordnung, auch wenn Sie das Formular beim IRS elektronisch eingereicht haben. Das Versenden von Papierkopien eliminiert die Möglichkeit, dass es in Ihrem Partner-Posteingang als Spam gekennzeichnet wird.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren Partnern eine elektronische Version zu senden, müssen diese in der Lage sein, dem Empfang zuzustimmen. Wenn sie diese Einwilligung nicht erteilen, müssen sie dennoch eine Papierkopie erhalten können.

Andere Dinge zu beachten

Ihr Unternehmen kann besondere steuerliche Erwägungen haben, die hier möglicherweise nicht ausführlich behandelt wurden. Es ist immer ratsam, einen auf Steuern spezialisierten Buchhalter vor Ort zu konsultieren, um zu sehen, ob Sie noch etwas beachten müssen.

Zum Beispiel könnten die Einreichungsfristen Ihres Staates anders sein als die, die der IRS verlangt. Sie können sogar ganz unterschiedliche Einreichungsmethoden haben. Ihr Steuerberater kann klären, was auf Ihre Steuersituation zutrifft.

Nächste Schritte?

Das Gerangel in letzter Minute, um Informationen zusammenzutragen, ist ein Rezept für Fehler. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Sie vorbereitet sind.

• Holen Sie sich ein ausgefülltes W-9-Formular von allen in den USA ansässigen Tochtergesellschaften. Wenn Sie ein in den USA ansässiges Unternehmen mit ausländischen Tochtergesellschaften sind, müssen Sie diese bitten, stattdessen ein W-8BEN-Formular auszufüllen. Es ist wichtig, diese Informationen aufzubewahren, da der IRS die Informationen irgendwann in der Zukunft prüfen kann.
• Gesamtzahlungen an Ihre Partner . Jedem Partner, der 600 USD oder mehr an Provisionen verdient hat, muss ein 1099-MISC ausgestellt werden. WP1099 ist ein WordPress-Plugin, das diese Berechnung für Sie durchführt. Mit wenigen Klicks exportiert es alle Affiliates und die im Laufe des Jahres gezahlten Beträge in einem E-File-freundlichen Format.
• Reichen Sie diese beim IRS, Ihrer staatlichen Steuerbehörde (falls erforderlich) und Ihren verbundenen Unternehmen ein . Ihr örtlicher Buchhalter kann die Formulare für Sie einreichen, mit dem zusätzlichen Vorteil, dass er alles vor dem Einreichen noch einmal überprüft. Alternativ können Sie eine Reihe von E-File-Diensten von Drittanbietern nutzen oder direkt beim IRS einreichen.

Wenn Sie sich auf die Steuerzeit unvorbereitet fühlen, nutzen Sie diese Tipps, um wieder auf Kurs zu kommen. Auch nächstes Jahr um diese Zeit werden Sie es sich selbst danken!