Leistungsmanagement für Projekte: So erstellen Sie einen Leistungsmanagementplan

Ein Projekt ist ein Vehikel, um seinen Stakeholdern Nutzen zu bringen. Zu diesen Vorteilen gehören verbesserte Qualität, reduzierte Produktionskosten, besserer Kundenservice, erhöhte Kundenbindung und so weiter.

Das Identifizieren, Beschreiben und Messen dieser Vorteile wird als Benefits Management bezeichnet. Ein Nutzenmanagementplan ermöglicht es Projektmanagern, diese Ergebnisse für die Organisation und die Beteiligten zu maximieren, und er ist Teil eines jeden erfolgreichen Projektmanagementplans.

Was ist Leistungsmanagement?

Benefits Management ist die Methode, Zeit und Ressourcen zu investieren, um positive Veränderungen in einem Projekt voranzutreiben. Dies geschieht durch Identifizierung, Planung, Messung und Verfolgung des Nutzens vom Beginn des Projekts bis zum Ende, wenn alle Vorteile erreicht wurden.

Benefits Management umfasst spezifische, messbare, vereinbarte, realistische und zeitgebundene Benefits. Diese Vorteile können sich auf organisatorische Veränderungen, Prozesse, Projektvorteile oder Strategieplanung beziehen. Alle diese Definitionen entsprechen der Notwendigkeit, Projektergebnisse und Geschäftsstrategien aufeinander abzustimmen.

Während Benefits Management Ergebnisse ansprechen kann, die größer sind als ein einzelnes Projekt, zielt es immer darauf ab, den Erfolg eines jeden Projekts zu steigern. Laut dem Project Management Institute (PMI) messen (und verwalten) viele Organisationen den Nutzen nicht, was bedeutet, dass nur eine kleine Anzahl von Organisationen den angestrebten Nutzen erreicht. Das Erfüllen der Erwartungen an ein Projekt sollte das absolute Minimum sein, und es muss mehr Aufmerksamkeit auf das Nutzenmanagement gerichtet werden.

Was ist der Zweck des Leistungsmanagements?

Stellen Sie sich Benefits Management als das Bindeglied vor, das die Durchführung eines erfolgreichen Projekts mit Change Management verbindet. Das heißt, der Zweck des Nutzenmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass das Änderungsmanagement durch Nutzen vorangetrieben wird. So holen Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition in das Projekt.

Behalten Sie die Vorteile im Hinterkopf

Das Leistungsmanagement wird verwendet, um die Investitionen einer Organisation zu verwalten und sicherzustellen, dass sich alle auf die Vorteile konzentrieren, während Geschäftsprozesse ausgeführt werden. Das Leistungsmanagement identifiziert, ob Projekte die Geschäftsergebnisse erzielen können, die sie liefern sollten. Anschließend geht es darum, die Risiken zu minimieren, die mit der Erzielung dieser Vorteile verbunden sind, und die Möglichkeit zu maximieren, weitere Vorteile zu erzielen. Mit anderen Worten, das Nutzenmanagement stellt sicher, dass das Projekt weiterhin Wert schafft.

Die Fokussierung auf den Nutzen führt zu einer besseren Entscheidungsfindung bei der Verwaltung von Projekten und der Zuweisung von Ressourcen im Zusammenhang mit diesen Projekten. Das Benefits Management geht über die reine Messung von Projekten nach ihrer Effizienz hinaus und berücksichtigt ihre Kapitalrendite im Laufe der Zeit.

Wann sollte sich ein Programm auf Vorteile konzentrieren?

Vorteile sollten zu Beginn eines Projekts berücksichtigt und bis zu seinem Ende verfolgt werden. Wie jeder Plan stellt auch der Benefits-Management-Plan frühzeitig die Weichen und passt diese laufend an, wenn sich während des Projekts Änderungen ergeben.

Vorteile werden jedoch normalerweise während der Lieferphase des Projekts realisiert. Davor kann das Leistungsmanagement dem Projekt Kosten hinzufügen. Wenn sich das Projekt dem Abschluss nähert, werden diese Kosten sinken und der Nutzen steigen, was auch nach Abschluss des Projekts anhält. Zu diesem Zeitpunkt werden sie jedoch normalerweise von einer anderen Organisation verwaltet.

Was ist ein Benefits Management Plan?

Ein Nutzenmanagementplan erklärt, welche Vorteile der Projektbereich hat und wie und wann sie bereitgestellt werden. Der Plan tut dies, indem er Folgendes einschließt.

• Beschreiben, was der Nutzen ist
• Erstellen eines Zeitplans für die Bereitstellung der Leistung
• Identifizierung, wem die Vorteile gehören
• Definieren der Metrik, die zur Messung des Nutzens verwendet wird, und der Basislinie
• Auflistung der Annahmen und Risiken, die mit der Erzielung des Nutzens verbunden sind

Verschiedene Arten von Vorteilen

Der Benefits Management Plan behandelt zwei Arten von Vorteilen: materielle und immaterielle. Greifbare Vorteile wie Kostensenkungen können gemessen werden, während immaterielle Vorteile wie Markenbekanntheit nicht genau gemessen werden können.

Der Business Case wird Ihren Nutzenmanagementplan informieren, der die Projektvorteile detailliert beschreibt. Der Plan enthält eine Baseline, damit der Nutzen gemessen werden kann, während das Projekt ausgeführt wird.

Sobald ein Nutzenmanagementplan erstellt ist, wird er während des gesamten Lebenszyklus des Projekts überprüft. Dies hilft sicherzustellen, dass sie mit dem Plan auf Kurs sind. Einige Leistungen werden erst nach Abschluss des Projekts erbracht. In diesem Fall ist der Vorteilsinhaber dafür verantwortlich, den Überblick zu behalten.

So erstellen Sie einen Benefits Management Plan

Der Nutzenmanagementplan identifiziert, überwacht und verfolgt die Vorteile über den Lebenszyklus des Projekts und häufig auch nach Abschluss des Projekts. Dies wird verwendet, um sicherzustellen, dass die Organisation und die Leistungseigentümer (diejenigen, die die Hauptbegünstigten sind) sich während dieses Prozesses auf die Leistungen konzentrieren.

Die folgenden Schritte sind für die Erstellung der meisten Benefits-Management-Pläne üblich:

• Identifizieren Sie die Vorteile. Was sind die vorteilhaften Ergebnisse für die Projektbeteiligten und die größere Organisation? Dies muss vor Beginn des Projekts erfolgen.
• Erstellen Sie einen Plan, der die Vorteile realisiert; alle Annahmen, Risiken und Aufgaben enthalten, die erforderlich sind, um diese potenziellen Vorteile zu erreichen.
• Jeder Nutzen muss eine Metrik haben, um das Ergebnis zu messen, um es zu verfolgen und sicherzustellen, dass es bei der Ausführung des Projekts mit dem Plan übereinstimmt.
• Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten derjenigen, die die Leistungen verwalten.
• Fügen Sie einen Plan für die Pflege der Leistungen hinzu, der nach Abschluss des Projekts weitergeführt wird.
• Entwickeln Sie einen Berichterstattungsplan, um den Projektstatus den Stakeholdern mitzuteilen, entweder durch regelmäßige Berichte, Meetings oder persönliche Konferenzen.
• Setzen Sie den Plan um.
• Bewerten Sie die Leistung des Projekts nach Abschluss, um die Vorteile nach der Implementierung des Projekts aufrechtzuerhalten.

Erstellen Sie eine Nutzen-Abhängigkeitskarte

Es ist hilfreich, eine Leistungsabhängigkeitskarte zu erstellen, die die Vorteile mit den strategischen Geschäftszielen der Organisation verknüpft. Diese ist in fünf Teile gegliedert:

1. Ein messbares Ziel, das mit der Vision der Organisation übereinstimmt
2. Der Endnutzen, der die Stakeholder motiviert, in das Projekt zu investieren
3. Die Zwischennutzen addieren sich zum Endnutzen
4. Die Änderungen, die erforderlich sind, um die Geschäftsziele zu erreichen
5. Alle Prozesse oder Systeme, die die oben genannten Änderungen unterstützen

Es gibt auch ein Leistungsabhängigkeitsnetzwerk, das die Investitionsziele, Vorteile, geschäftlichen Änderungen, die Ermöglichung von Änderungen und die erforderliche Technologie definiert.

Wie ProjectManager Ihren Leistungsplan unterstützt

Benefits-Management-Pläne erfordern dieselbe Planung, Zuweisung und Berichterstellung wie jeder Projektplan, weshalb Sie ProjectManager benötigen, um Pläne effizienter zu verwalten. Unsere Cloud-basierte Software liefert Ihnen Echtzeitdaten, um bessere Entscheidungen für Ihre Projekte zu treffen.

Sobald Sie eine Aufgabenliste haben, geben Sie sie in unser Tool ein und öffnen Sie die Gantt-Diagramm-Projektansicht. Um diese Aufgaben auf einer Zeitachse zu füllen, fügen Sie jeder Aufgabe ein Start- und Enddatum hinzu. Jetzt haben Sie einen Überblick über das gesamte Projekt. Sie können diese größere Ansicht aufbrechen, indem Sie Meilensteine ​​festlegen, die wichtige Daten sind, wie z. B. den Beginn einer Projektphase und das Ende einer anderen.

Es gibt mehr Möglichkeiten, das Projekt zu überwachen und alle über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Für eine Übersicht auf hoher Ebene gibt es Echtzeit-Dashboards, die Zeit, Kosten und mehr verfolgen, indem automatisch Live-Daten erfasst und in leicht lesbare Grafiken und Diagramme umgewandelt werden.

Wenn Sie sich mit Stakeholdern treffen, benötigen Sie Berichte mit einem Klick, die Sie einfach als PDF teilen oder ausdrucken können. Die minutenaktuellen Informationen sind das genaueste Bild der Leistung und des Fortschritts des Projekts, von der verbleibenden Zeit für Aufgaben bis hin zu Portfolio-Statusberichten, wenn Sie mehr als ein Projekt verwalten.

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