So prüfen, kategorisieren und wählen Sie die besten Agenturtools

Fühlen Sie sich manchmal von der Vielzahl der Tools, die Ihre Agentur verwendet, überfordert?

Der durchschnittliche digitale Vermarkter verwendet 12,4 Tools, um die Bereitstellung von datengesteuerten Marketingkampagnen zu unterstützen.

Und das ist nur ein Durchschnitt… Einige verwenden über 30 Tools, um die gleichen Ergebnisse zu erzielen!

Bei Agenturen kann dies schnell außer Kontrolle geraten. Sie haben nicht nur Ihr eigenes Toolset Ihrer Wahl, sondern müssen auch mit den Apps und Software, die Ihre Kunden auswählen, arbeiten und sie alle in einer zusammenhängenden Strategie verweben.

Natürlich können Sie das Baby nicht mit dem Bade ausschütten. Agenturtools sind ein notwendiges Übel – sie bringen mehr Effizienz, bessere Kundenergebnisse und skalierbare Prozesse.

Wie findet man eine glückliche Mitte? Wie stellen Sie ein Agentur-Toolset zusammen, das diese Vorteile nutzt, ohne Ihnen Software-Überlastung zu bereiten?

Beginnen Sie damit, sich zu organisieren

Der erste Schritt zur Entmystifizierung von Komplexität besteht darin, alle Ihre Eingaben zu sammeln und in einem verdaulichen Rahmen zu organisieren.

Wenn es um die Softwaretools Ihrer Agentur geht, nehmen Sie sich die Zeit, jede App aufzulisten, auf die Sie, Ihr Team und Ihre Kunden angewiesen sind, um Aufgaben zu erledigen.

Das Erfassen einer Liste aller Ihrer Tools kann an sich schon eine Augen öffnende Erfahrung sein. Sie werden überrascht sein, wie viele Apps Sie im Mix haben.

Sobald Sie Ihre Masterliste erhalten haben, kategorisieren Sie sie in Geschäftsbereiche und Kundenfunktionen. Hier sind einige Catch-All-Kategorien, die Sie verwenden könnten:

• Vertrieb und Marketing – Die internen Apps und Tools, mit denen Sie Ihre Agentur vergrößern und Geschäfte abschließen.
• Projektmanagement und Kommunikation – Die Software, auf die Sie sich verlassen, um Aufgaben zu erledigen und mit Kollegen und Kunden zusammenzuarbeiten.
• Kampagnen – Die Tools, die Sie bei der Durchführung und Verwaltung von Kampagnen für Kunden unterstützen.
• Berichterstattung – Was Sie verwenden, um Fortschrittsaktualisierungen an Kunden zu erstellen und zu übermitteln.
• Spezialität – Alle spezialisierten Tools, die Ihre Agentur benötigt, basierend auf Ihrem Fachgebiet.

Durch die Kategorisierung der Tools, die Sie derzeit verwenden, finden Sie möglicherweise Ineffizienzen oder Lücken in Ihrem Toolset. Beispielsweise könnten mehrere Tools dasselbe tun, sodass Sie diejenigen eliminieren können, die Sie nicht benötigen. Oder Sie stellen fest, dass Ihnen etwas fehlt.

Um Ihnen bei diesem Prozess weiter zu helfen, lassen Sie uns jede der oben genannten Kategorien aufschlüsseln und uns einige Best-Practice-Agenturtools für jede ansehen.

Verkauf und Marketing

Wie Sie wissen, ist das Führen einer Agentur mehr als nur das Erzielen von Kundenergebnissen. Prospektion und Lead-Generierung sind entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Dienstleistungsunternehmens.

Möglicherweise überschneiden sich die Tools, die Sie intern für Vertrieb und Marketing verwenden, mit denen, die Sie für die Kundenbelieferung verwenden, aber es gibt einige Feinheiten.

Hier sind einige Beispiele für die Tools, die Sie benötigen, um Ihre Agentur zu vermarkten und regelmäßig Geschäfte abzuschließen.

• CRM- und Lead-Management-Software – Es gibt eine Vielzahl von Apps zur Verkaufsverfolgung, die dem Verkaufsprozess Ihrer Agentur zugute kommen könnten. Von ausgewachsenen CRMs, die E-Mail-Follow-ups automatisieren und Verkaufsgespräche verfolgen, wie HubSpot oder Salesforce, bis hin zu Tools, die sich auf eine enge Komponente des Vertriebsökosystems konzentrieren, wie io.

• Angebotssoftware – Die meisten Agenturen starten den Angebotsprozess mit PowerPoint-Decks, nicht verfolgten E-Mail-Ketten und inkonsistenten Nachverfolgungsmethoden. Dieser Ansatz ist in der Anfangszeit in Ordnung, aber wenn Sie skalieren möchten, benötigen Sie eine robuste Software zur Angebotserstellung und -verfolgung wie Proposify.

• Marketing-Toolset – Ihre Tools unterscheiden sich je nach Ihrer Marketingstrategie. Sie werden höchstwahrscheinlich über eine Form von E-Mail-Automatisierung, Website-Verwaltung, Dokumentenerstellung, Design und Social-Media-Management-Tools verfügen. Ich werde diese in den Abschnitten zur Client-Bereitstellung unten ausführlicher behandeln.

Es ist leicht, sich in der Kundenbetreuung zu verfangen und einen Flickenteppich aus Vertriebs- und Marketingtools zu haben, aber er ist nicht skalierbar.

Projektmanagement und Kommunikation

Das Agenturleben hat eine enorme Anzahl beweglicher Teile. Vielleicht mehr als jedes andere Unternehmen, weil Sie die Bedürfnisse und Persönlichkeiten zahlreicher Kunden, Mitarbeiter, Freiberufler und Lieferanten gleichzeitig jonglieren.

Dies macht Projektmanagement- und Kommunikationstools entscheidend, um sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben nicht durch das Raster rutschen.

Hier sind einige Beispiele für die Tools, die Sie möglicherweise in Ihrem Arsenal benötigen:

• Dokumentenmanagement – Sie erstellen und teilen alle Arten von Dokumenten mit Ihrem Team und Ihren Kunden, die Cloud-Speicher, verschiedene Zugriffsebenen und intelligente Integration benötigen. Es ist schwer, dafür an Google Workspace vorbeizukommen.

• Aufgabenmanagement – Das Einrichten von Projekten, das Erstellen von Zeitplänen und das Zuweisen von Aufgaben gehören zum Alltag in der Agentur-Kunden-Beziehung. Ein Projektmanagement-Tool wie Asana bietet Ihnen kontoweite Transparenz und die Gewissheit, dass alles pünktlich erledigt wird.

• Kommunikation – Ja, ein Teil Ihrer Kommunikation zwischen den Beteiligten erfolgt per E-Mail, aber die Vermeidung einer Überlastung des Posteingangs mit Tools wie Slack kann die Produktivität der Agentur erheblich verbessern. Sie werden auch eine Videokonferenz-App wie Zoom für virtuelle Meetings benötigen.

Locker

Während diese Apps den Kern dessen bilden, was Sie für Projektmanagement und Kommunikation in Ihrer Agentur benötigen, gibt es unzählige Alternativen, die ein ähnliches Ergebnis erzielen.

Kampagnen

Die Durchführung von Kampagnen für Ihre Kunden muss so reibungslos und effizient wie möglich sein. Sie möchten nicht nur großartige Ergebnisse erzielen, sondern auch Ihre Kunden auf dem Laufenden halten, Fristen und andere Erwartungen oder Ergebnisse einhalten.

Jede Marketingkampagne ist anders und die von Ihnen verwendeten Tools hängen von Ihrem Hauptangebot an einen Kunden ab. Hier sind jedoch einige allgemeine Tools, die Sie für die Durchführung von Marketingkampagnen benötigen.

• E-Mail-Marketing-Plattform – Fast jede Marketingkampagne beinhaltet eine Form der E-Mail-Erfassung, -Nachverfolgung oder -Sequenz. Und das Ökosystem der E-Mail-Marketing-Software ist riesig. Welches Tool für Sie das richtige ist, hängt davon ab, wie komplex die Kampagnen Ihrer Kunden sind. Am einfachen Ende könnte eine App wie Mailchimp ausreichen, oder für intensivere Automatisierungsplattformen schauen Sie sich Ontraport an.

• Landing Page Builder – Kampagnen laufen nicht ohne Landing Pages, und Sie müssen in der Lage sein, schnell gut gestaltete Seiten zu erstellen, die schnell wiederholt und getestet werden können. Wenn sich Ihre Agentur auf E-Mail-Erfassung und Social-Media-Kampagnen konzentriert, ist der Landing Page Builder von ShortStack ein hervorragendes Tool, auf das Sie sich verlassen können.

• Grafikdesign-Tool – Jede Kampagne, die Sie starten, enthält eine Reihe von Elementen, die gestaltet werden müssen, wie Bannerwerbung, Social-Media-Posts, Landingpage-Grafiken und mehr. Viele Agenturen haben interne Designer, die die Adobe Creative Suite verwenden, aber wenn nicht, dann ist Canva eine erschwingliche und benutzerfreundliche Alternative.

• Tools zur Conversion-Optimierung – Während Ihre E-Mail-Marketing- und Landing-Page-Software einige Funktionen zur Analyse und Optimierung Ihrer Kampagnen enthält, möchten Sie die Conversion-Optimierung möglicherweise mit Datenanalyse-, A/B-Tests oder Heat-Mapping-Tools auf ein neues Niveau heben. Ein Beispiel ist VWO.

Die Art und Weise, wie Sie Kampagnen für Ihre Kunden bereitstellen und optimieren, hängt davon ab, wie lange sie bleiben. Daher ist es wichtig, über das richtige Toolset zu verfügen.

Berichterstattung

Mehrere der Tools, die ich bisher besprochen habe, enthalten ein Element der Berichterstellung, mit dem Sie Fortschrittsaktualisierungen an Ihre Kunden weitergeben können. Die Analysen, die Sie von diesen Plattformen erhalten, sind jedoch spezifisch für den Zweck des Tools.

ShortStack bietet beispielsweise detaillierte Landingpage- und E-Mail-Analysen für Ihre Kampagnen, die Ihnen helfen können, Frühindikatoren für positive Ergebnisse zu identifizieren und die Leistung von Kampagnen zu verbessern. Aber es gibt eine Reihe weiterer Datenpunkte und Erkenntnisse, an denen Ihre Kunden möglicherweise interessiert sind, wie z.

Mit einem zuverlässigen Tool, mit dem Sie aussagekräftige Dateneinblicksberichte für Kunden erstellen können, können Sie Stunden sparen, wenn Sie Dinge in einer Tabelle oder einem Folienstapel zusammensetzen.

Zu den führenden Tools im Bereich der Agenturberichterstattung gehören DashThis, AgencyAnalytics, Swydo und ReportGarden.

Ein konsistentes Reporting, das Sie jeden Monat innerhalb weniger Minuten für alle Ihre Kunden replizieren können, wird Ihre Kundenbindungsrate dramatisch verbessern.

Alles zusammenbringen

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Tools, die für jede Marketingagentur unerlässlich sind. Welche andere Software Sie wählen, hängt von Ihren Spezialgebieten ab. Wenn Sie beispielsweise ausschließlich SEO-Dienste anbieten, muss die Liste um ein leistungsstarkes SEO-Datenanalyse-Tool wie ahrefs oder SEMrush erweitert werden. Oder wenn Sie skalierbare Facebook-Werbekampagnen für Kunden durchführen, ist AdEspresso möglicherweise auf Ihrem Werkzeuggürtel.

Ein Artikel über Agentur-Tools könnte ewig weitergehen… Es gibt Tausende und Abertausende von Marketing-Apps, die Agenturen dabei helfen, effektiver und produktiver zu arbeiten. Am Ende ist es für Sie am wichtigsten, herauszufinden, wie Ihr Toolset das Beste aus Ihrem Team herausholt.

Möglicherweise sind Sie auf der Suche nach All-in-One-Lösungen oder Berichtsintegratoren, die Ihre Prozesse effizienter gestalten. Weniger ist jedoch nicht immer besser. Sie möchten nicht die Qualität zugunsten der Benutzerfreundlichkeit opfern, wenn dies zu geringeren Kundenergebnissen führt.

Suchen Sie nach der richtigen Balance zwischen Spezialtools, Integratoren und agenturweiten Kommunikationsprozessen, damit Ihr Team zusammenarbeiten kann, um Kundenergebnisse zu erzielen.