7 Tipps für eine bessere Kostenkontrolle und Ausgabenkontrolle

Um die Kostenkontrolle zu verstehen, müssen Sie zunächst verstehen, warum sie verwendet wird: Ausgaben überwachen und Risiken identifizieren, um den Gewinn zu steigern. Nicht zu verwechseln mit Kostenmanagement, Kostenkontrolle hat ihre eigenen Ziele, die Unternehmen Geld sparen können.

Was ist Kostenkontrolle?

Kostenkontrolle ist der Prozess der Kostenschätzung, um ein Budget zu planen und anzupassen. Um genaue Kostenschätzungen vornehmen zu können, müssen alle Ausgaben überwacht und die Ausgaben kontrolliert werden, um Änderungen berücksichtigen zu können.

Die Vorhersage von Risiken ist ein weiterer Schlüsselfaktor bei der Kostenkontrolle. Wenn Sie Risiken genau analysieren, bevor sie auftreten, können Sie das Projektbudget ändern, bevor eine Änderung eintritt. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass das Budget überschritten wird. Bauprojekte neigen besonders dazu, das Budget zu überschreiten, aber eine angemessene Kostenkontrolle verhindert dies und liefert Informationen, um zukünftige Vorhersagen zu treffen.

Die Projektkostenkontrolle beginnt mit der Überwachung und Verfolgung von Ausgabenänderungen. Diese Veränderungen werden Variationen genannt und können entweder „günstig“ oder „ungünstig“ sein. Diese Variationen können verwendet werden, um in Zukunft genauere Vorhersagen zu treffen.

Was ist Ausgabenkontrolle?

Ausgabenkontrolle ist der Prozess, bei dem Ausgaben direkt geändert werden. Idealerweise werden diese Änderungen durch Kostenkontrolldaten informiert. Wo sich die Kostenkontrolle sowohl auf das große Ganze als auch auf die kleineren Details konzentriert, ändert die Kostenkontrolle sofort die Ausgabengewohnheiten, um Projekte auf Kurs zu halten.

Um Ausgaben zu verfolgen und zu kontrollieren, müssen sie identifiziert und in eine von zwei Kategorien eingeordnet werden: direkte Ausgaben und indirekte Ausgaben.

Direkte Kosten

Direkte Ausgaben fließen direkt in die konkreten Bedürfnisse eines Projekts ein. Drei der häufigsten Beispiele für direkte Ausgaben sind Materialien, Arbeit und Ausrüstung. Diese Ausgaben sind projektspezifisch und „schaffen“ etwas Greifbares. Unsere kostenlose Kostenvoranschlagsvorlage kann Ihnen helfen, Ihre direkten Ausgaben vorherzusagen und zu verwalten.

Indirekte Ausgaben

Indirekte Ausgaben sind Kosten, die ständig im Hintergrund anfallen. Einige gängige Beispiele für indirekte Ausgaben sind Mitarbeitergehälter, Sozialleistungen und Büro-/Gebäudemieten. Die Kontrolle der indirekten Kosten kann den Unterschied zwischen Projekterfolg und Projektmisserfolg ausmachen.

Sieben Tipps für eine bessere Kostenkontrolle

Alle Projekte haben Risiken und erfahren höchstwahrscheinlich Änderungen. Das bedeutet nicht, dass sie das Budget überschreiten müssen. Diese Best Practices zur Kostenkontrolle machen Ihren Prozess zum Erfolg:

1. Definieren Sie wichtige KPIs

Für jede Aufgabe oder jeden Prozess sollte ein Projektmanager über Key Performance Indicators entscheiden. Diese KPIs sind vordefinierte Metriken, die ein Team vor Beginn eines Projekts festlegt, und auf die während des gesamten Projekts verwiesen wird, um den Fortschritt zu überprüfen.

2. Antizipieren Sie die Inflation

Die Kosten für Waren und Dienstleistungen schwanken abhängig von Marktfaktoren. Dies kann zu erhöhten Kosten führen. Diese Preisänderungen erfordern Anpassungen der Budgets und Ausgaben. Im Sinne der Kostenkontrolle müssen Sie diese Änderungen bei der Vorbereitung auf Risiken und Abweichungen berücksichtigen.

3. Erstellen Sie Notfallpläne

Egal wie gut ein Projekt geplant ist, es besteht immer noch die Möglichkeit, dass etwas schief geht. Sie müssen diese finanziellen Risiken antizipieren und Strategien entwickeln, um sich an sie anzupassen, ohne ungünstige Abweichungen zu erleiden. Betrachten Sie diese Eventualitäten als Backup-Pläne. Je mehr Sie sich das Unerwartete vorstellen können, desto besser sind Sie auf das Worst-Case-Szenario vorbereitet.

4. Ausgaben in Echtzeit verfolgen

Ein entscheidender Aspekt der Kostenkontrolle ist die Verfolgung und Dokumentation der Ausgaben. Nur so können Abweichungen erkannt und in Zukunft korrigiert werden. Wenn Sie Ausgaben in Echtzeit verfolgen, können Sie Abweichungen erkennen und die entsprechenden Änderungen vornehmen. Auf diese Weise können selbst ungünstige Abweichungen darüber Auskunft geben, wie Sie die Kosten für den Rest des Projekts kontrollieren.

5. Sammeln Sie regelmäßig Daten

Konsistenz ist der Name des Spiels. Wenn das Projekt scheinbar reibungslos läuft, kann das Sammeln von Daten eine geringe Priorität haben. Aber wenn wir dies zulassen, werden die Daten verzerrt und für die Zukunft weniger nützlich. Schließlich sollte es bei der Kostenkontrolle darum gehen, günstige Abweichungen ebenso zu erkennen wie ungünstige.

Wie oft Sie Daten sammeln, hängt von der Größe und dem Umfang des Projekts ab, aber es muss ein Zeitplan für die Erfassung festgelegt werden – sei es wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich usw.

6. Dokumentieren Sie alle Variationen

Auch kleinste Abweichungen sollten dokumentiert werden. Sie mögen zu diesem Zeitpunkt unbedeutend erscheinen, aber die Chancen stehen gut, dass sie sich später als nützlich erweisen werden. Wenn stündliche Mitarbeiter einige Überstunden benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen, ist dies ein unerwarteter indirekter Aufwand. Kleine Variationen wie diese können wie Zufallstreffer erscheinen, aber sie können verwendet werden, um in Zukunft genauere Budgets zu erstellen.

7. Kommunizieren Sie mit dem Team

Kostenkontrolle ist keine One-Man-Show. Um intelligentere Budgets zu erstellen, müssen Sie Abweichungen und deren Ursachen dem gesamten Team vermitteln. Dadurch bleiben alle auf dem gleichen Stand und sind sich Rückschlägen und Erfolgen bewusst. Machen Sie niemals den Fehler zu glauben, dass Daten für Teammitglieder nicht relevant sind. Bei der Kostenkontrolle geht es hauptsächlich um das Sammeln von Daten, aber wenn niemand sie nutzt, werden die Daten nutzlos.

Dinge, die Sie bei der Kontrolle von Kosten und Ausgaben vermeiden sollten

Kostenkontrolle ist ein nuancierter Prozess, aber es gibt Möglichkeiten, ihn etwas weniger schwierig zu gestalten. Hier sind drei häufige Fehler beim Kostenmanagement, die selbst die besten Projektmanager machen. Glücklicherweise sind sie vermeidbar, wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen:

Vernachlässigung der Berücksichtigung indirekter Kosten

Indirekte Kosten werden oft übersehen. Diese Ausgaben lauern im Hintergrund jedes Projekts, aber die Kosten summieren sich. Wenn Sie die indirekten Ausgaben nicht konsequent verfolgen, werden Sie außerdem keine Kosten wie Mieterhöhungen, Sozialleistungen und andere Formen der Inflation bemerken. In einer perfekten Welt wären diese Ausgaben statisch, aber wenn Sie ihre ständigen Änderungen nicht berücksichtigen, können Sie das Budget leicht überschreiten.

Unterbewertung der Beziehungen zwischen Auftragnehmern und Lieferanten

Eine gute Beziehung zu einem Auftragnehmer oder Lieferanten kann die Kontrolle der direkten Ausgaben viel einfacher machen. Wenn Sie eine enge Beziehung zu einem Lieferanten haben, werden Sie möglicherweise eher im Voraus über Preiserhöhungen informiert. Wenn diese Beziehungen gesund bleiben, kann es bei Bedarf einfacher sein, Verträge neu zu verhandeln.

Günstige Abweichungen können bedeuten, dass Sie mehr Vorräte kaufen oder mehr Hilfe in Anspruch nehmen können. Ungünstige Abweichungen können zu Kürzungen führen. In jedem Fall macht eine gute Beziehung den Prozess schmerzlos.

Verwenden Sie keine automatisierten Tools

Das Geheimnis einer effektiven Kostenkontrolle besteht darin, den Überblick über Ausgaben, Risiken und andere Faktoren zu behalten, die sich auf das Budget auswirken. Dazu müssen Sie Tools verwenden, um Daten zu verwalten, Ausgaben und Ressourcen zu verfolgen, Berichte zu erstellen und Budgetanpassungen in Echtzeit vorzunehmen.

Die Ausführung dieser Aufgaben ist ein langwieriger Prozess, die Daten können sich bereits geändert haben und Sie können nicht jede Änderung dokumentieren. Verwenden Sie stattdessen automatisierte Lösungen, mit denen Sie alle benötigten Informationen auf einmal sehen und die erforderlichen Anpassungen und Berichte vornehmen können.

Wie ProjectManager bei der Kostenkontrolle hilft

ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagementlösung, mit der Sie jeden Aspekt Ihres Projekts von überall aus verwalten können. Die Kostenkontrolle erfordert aktuelle Daten und schnelle Berichte, um die genauesten Schätzungen vornehmen zu können. Wenn Sie unterwegs nicht auf diese Informationen zugreifen und sie aktualisieren können, gerät der Kostenkontrollprozess ins Stocken.

Resourcenmanagement

Unsere Ressourcenmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, genau zu verfolgen, wie Ressourcen verwendet werden, und ermöglicht Ihnen dann, Berichte zu erstellen und genau zu erkennen, wo diese Ressourcen effizienter genutzt werden könnten, um die Ausgaben zu senken.

Echtzeit-Kostenverfolgung

ProjectManager gibt Ihnen die Möglichkeit, alle benötigten Informationen auf einem Echtzeit-Dashboard anzuzeigen, das alle Projektänderungen widerspiegelt. Das bedeutet, Abweichungen zu erkennen, bevor sie sich negativ auf Ihr Budget auswirken.

Die Kosten- und Ausgabenkontrolle ist ein datengesteuerter Prozess, der eine robuste Projektmanagementsoftware erfordert, um die Informationen zu verarbeiten und zu verteilen. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware mit Tools wie einem Echtzeit-Dashboard, das Ihre Ergebnisse in durchsuchbaren Grafiken und Diagrammen sammeln, filtern und teilen kann. Probieren Sie es noch heute mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.