7 Tipps für eine bessere Ressourcenplanung

Was sind Ressourcen? Sie sind alles, was Sie für ein Projekt brauchen. Dazu gehören Menschen, Orte und Dinge.

Mit anderen Worten, Ressourcen sind unerlässlich. Der Umgang mit ihnen und die Koordinierung ihres Einsatzes ist eine der größten Hürden, die Projektmanager nehmen müssen, wenn sie die Ziellinie des Projekts überschreiten wollen.

Ressourcen werden in jede Phase Ihres Projekts integriert. Sie sind Teil der Planung, Terminierung und Durchführung des Projekts. Eine solide Methodik ist erforderlich, um die Ressourcen zu haben, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen. Du weißt, wohin das führt. Ja, Ressourcenplanung.

Es ist schwer, den wichtigsten Aspekt des Projektmanagements zu benennen. Alles fühlt sich wesentlich an. Aber es gibt definitiv einige Säulen, die das Projekt tragen und mehr Gewicht haben als andere. Ressourcenplanung ist eine davon. Wir haben ein paar Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Ressourcen besser zu verwalten.

Was ist Ressourcenplanung?

Bevor wir weitermachen, stellen wir sicher, dass wir alle auf derselben Seite sind, und definieren die Ressourcenplanung. Die Ressourcenplanung ist die Identifizierung und Koordination Ihrer Ressourcen und ist vielleicht der wichtigste Aspekt der Ressourcenplanung.

Verwandt: Ressourcenplanungsvorlage

Die Ressourcenplanung umfasst die Planung von Start- und Enddaten für jede Aufgabe im Projekt auf der Grundlage der benötigten Ressourcen und ihrer Verfügbarkeit. Die Verfügbarkeit von Ressourcen mit der Arbeitskapazität von Teams in Einklang zu bringen, ist der Weg, um ein Projekt im Zeitplan zu halten. Die Ressourcenplanung gibt Projektmanagern ein Werkzeug, um die Dauer der Aufgaben ihres Teams festzulegen.

Durch die Zuweisung und Planung von Ressourcen basierend auf Ressourcenkapazität, -verfügbarkeit, -aufwand und -umfang können Projekte eine Unter- und Überzuweisung vermeiden. Dies führt nicht nur dazu, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, sondern baut auch die Moral auf, fördert bessere Beziehungen, hilft bei der Rentabilität und steigert die Zufriedenheit der Stakeholder.

Wenn Sie sehen möchten, wie effizient ProjectManager die Planung durchführt, sehen Sie sich dieses kurze Tutorial-Video an.

Vorteile der Ressourcenplanung

Mit der Ressourcenplanung kommt eine überlegene Organisation für Projekte, Teams, Standorte, Ausrüstung und alle anderen mit dem Projekt verbundenen Ressourcen. All dies schafft die Voraussetzungen für eine intelligente Verteilung der Ressourcen auf Ihre Projektaufgaben.

Dazu gehört das Identifizieren von Ressourcen für jede Aufgabe, ihre Verfügbarkeit und das Abgleichen dieser Ressourcen mit Fähigkeiten. Das heißt, wer in Ihrem Team am besten für die Ausführung der Aufgabe geeignet ist.

Mit diesen Informationen ermöglicht die Ressourcenplanung auch bessere Zeitschätzungen, da sie eine weitere Metrik bietet, anhand derer Sie Ihren Projektplan messen können. Es stützt sich zur Information auf Berichte und Analysen früherer Projektressourcenplanungen und anderer ähnlicher Projekte.

Die Planung profitiert auch von der Ressourcenplanung, die hilft, für die Zukunft zu planen, indem Kapazität und Bedarf ermittelt werden. Je besser Sie dies tun, desto besser wird sich Ihr Team bei der Arbeit an dem Projekt fühlen. Das liegt daran, dass eine intelligente Kapazitätsplanung eine Überbelegung verhindert. Sie vertrauen Projektmanagern, was zu einer höheren Mitarbeiterbindung und -produktivität führt.

7 Tipps für eine großartige Ressourcenplanung

1. Verwenden Sie eine Ressourcenverwaltungssoftware

Verwenden Sie Ressourcenmanagement-Software, um Ihre Ressourcen und Ihren Projektplan im Auge zu behalten. Eine Ressourcenmanagement-Software speichert alle Ihre Projektinformationen, um Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Personalressourcen, Ihres Materials und Ihrer Ausrüstung zu helfen.

2. Verwenden Sie einen Projektstrukturplan (PSP)

Sie können Ihre Ressourcen erst planen, wenn Sie wissen, wie viele Sie benötigen und wann Sie sie verwenden werden. Dies beinhaltet das Sammeln jeder Aufgabe, die zu Ihrem endgültigen Ergebnis führt. Es mag eine entmutigende Aufgabe sein, aber die Verwendung eines WBS stellt sicher, dass Sie keine Schritte vernachlässigen. Es ist ein Baumdiagramm mit Ihrem endgültigen Ergebnis darüber und darunter die verschiedenen Zweige, die zu ihm führen. Je vollständiger Ihre Liste ist, desto genauer ist Ihr Ressourcenplan.

3. Versuchen Sie Ressourcenglättung

Sobald Sie alle Schritte ausgeführt haben, gibt es viele Möglichkeiten, Ressourcen zu planen. Eine Technik ist die Ressourcenglättung, die sich auf die Zeitbeschränkung gegenüber allen anderen konzentriert. Hier ist die Frist König. Diese Praxis wird am besten angewendet, wenn Dinge rechtzeitig erledigt werden müssen, auch wenn dies bedeutet, dass einige Arbeiten verzögert werden. Es entfernt zwar etwas Flexibilität in Ihrem Zeitplan, macht die Planung jedoch tendenziell effizienter und kostengünstiger.

4. Üben Sie Ressourcen-Nivellierung

Eine weitere zu verwendende Technik zur Ressourcenoptimierung wird Ressourcen-Nivellierung genannt. Dies wird verwendet, wenn Sie genügend Ressourcen zur Verfügung haben, um das Projekt abzuschließen. Anschließend verteilt es die Ressourcen gleichmäßig über die Arbeit.

Dies trägt zur Verbesserung der Moral bei und macht den Zeitplan sowohl realistisch als auch erreichbar. Das kann passieren, indem der Zeitplan gekürzt oder gelockert wird, die Frist kann sich sogar ändern, aber das ist in Ordnung, weil Sie keine Kapazität hinzufügen.

5. Seien Sie sich der Einschränkungen bewusst

Jedes Projekt unterliegt Beschränkungen, wie z. B. der dreifachen Beschränkung von Zeit, Kosten und Umfang. All diese Kräfte arbeiten an Ihren Ressourcen. Je besser Sie also definieren können, wie sie sich auf die Aufgaben im vorherigen Tipp auswirken, desto enger wird Ihr Ressourcenplan sein.

6. Wissen Sie, wie viele Ressourcen Sie benötigen

Gehen Sie erneut zu Ihrer Aufgabenliste zurück und bestimmen Sie, wie viele Ressourcen für jede Aufgabe erforderlich sind.

Um welche Art von Ressource handelt es sich? Wie viele von jedem werden benötigt, um die Aufgabe zu erledigen? Diese Zahl kann numerisch sein, wie die benötigte Menge, aber sie kann auch in Zeit ausgedrückt werden. Möglicherweise benötigen Sie die Ressource für eine Stunde oder Wochen. Dies alles sollte beachtet werden.

7. Kontrollieren Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen

Sie möchten die zukünftige Verfügbarkeit von Ressourcen steuern. Dazu müssen Sie wissen, wie viel Kapazität Sie haben und wie Ihre aktuelle Ressourcenauslastung ist. Das ist zum Beispiel, wie viel Arbeit Ihr Team in einem bestimmten Zeitraum erledigen kann.

Haben die Teammitglieder für diesen Zeitraum Freizeit eingeplant? Gibt es Feiertage? Je mehr Daten zur Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen vorhanden sind, desto besser können Sie den Zeitplan für Ihre Ressourcen verwalten.

8. Weisen Sie Ihre Ressourcen mit Bedacht zu

Der letzte Tipp bezieht sich auf die Zuweisung Ihrer Ressourcen, nachdem Sie Aufgaben aufgelistet, Einschränkungen identifiziert und wissen, wie viele Ressourcen Sie benötigen und deren Verfügbarkeit. An diesem Punkt verfügen Sie über die erforderlichen Informationen, um einen Ressourcenplan zu erstellen, der kostspielige Engpässe vermeiden kann.

Ordnen Sie daher mit Bedacht zu. Abhängig von Ihren Ressourcen, Ihrem Bedarf und Ihrer Kapazität müssen sich Fälligkeitstermine möglicherweise ändern oder sogar verschieben. Ein Ressourcenplan kann besser funktionieren als Teeblätter, wenn es darum geht, die Zukunft Ihres Projekts vorherzusagen.

ProjectManager kann Ihre Ressourcen planen

ProjectManager verfügt über eine Fülle von Funktionen, mit denen Sie Ihren Ressourcenplan besser verwalten und kontrollieren können. Nachdem Sie eine Aufgabenliste erstellt haben, können Sie die Tabelle einfach in unsere Software importieren und ein neues Projekt erstellen.

Es öffnet sich ein Gantt-Diagramm mit den links aufgelisteten Aufgaben. Fügen Sie ein Start- und Enddatum hinzu, um die Dauer der Aufgabe festzulegen, und rechts wird eine Zeitleiste angezeigt.

Weisen Sie Aufgaben und Ressourcen mit dem Gantt zu

Zuweisungen können direkt aus dem Gantt-Diagramm heraus vorgenommen werden, und Aufgabenabhängigkeiten können verknüpft werden, um Ressourcenknappheit zu reduzieren. Während Sie Aufgaben erstellen, wird die Verfügbarkeit der Teammitglieder in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie immer wissen, welche Ressourcen verfügbar sind.

Sie können Ressourcen auch verfolgen, indem Sie sie als Teams oder Ausrüstung kategorisieren. Indem Sie diesen Ressourcen Stundensätze hinzufügen, können Sie auch ihre Kosten verfolgen. Wenn Stunden für Aufgaben protokolliert werden, werden diese Kosten automatisch aktualisiert und mit Ihrem Plan verglichen, sodass Sie sofort sehen können, ob Sie vom Kurs abgekommen sind.

Die Workload-Seite verfolgt Verfügbarkeit und Zeitpläne

In Bezug auf die Verfügbarkeit können Sie mit ProjectManager Arbeitstage, Feiertage und geplante Stunden sperren. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie verteilte Teams in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Zeitzonen und Feiertagen verwalten.

Um die Aufgaben Ihres Teams besser auszugleichen, haben wir eine Workload-Seite, auf der Sie sehen können, wie viel jedem Teammitglied zugewiesen ist. Ihre Arbeitsbelastung ist farblich gekennzeichnet, sodass Sie schnell erkennen können, ob es Ungleichgewichte gibt. Wenn dies der Fall ist, weisen Sie Aufgaben einfach von der Workload-Seite neu zu.

Echtzeit-Tracking mit Dashboards

Da unsere Software cloudbasiert ist, wird sie in Echtzeit aktualisiert. Dies macht unsere Team-Funktion besonders nützlich, mit der Sie verfolgen können, was Ihr Team täglich oder wöchentlich tut. Verfolgen Sie ganz einfach den Aufgabenfortschritt, wer was zugewiesen ist und woran jedes Team arbeitet. Wenn etwas neu zugewiesen werden muss, sind nur wenige Klicks erforderlich.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Ressourcen plant und auf Kurs hält. Das Echtzeit-Dashboard folgt sechs Projektmetriken, um den Fortschritt zu überwachen, und die Ein-Klick-Berichte gehen tiefer auf Abweichungen, Aufgaben und mehr ein. Wir haben sogar Arbeitszeittabellen, die automatisch aktualisiert werden, wenn Ihre Teams ihre Aufgaben erledigen. Kontrollieren Sie Ihre Ressourcen und halten Sie sie mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion von ProjectManager im Zeitplan.