Buchhaltung 101: So führen Sie Aufzeichnungen für Ihr kleines Unternehmen

Es stimmt, dass die eigene Buchhaltung ein absoluter Alptraum sein kann.

Unabhängig davon, ob Sie ein neues Unternehmen gründen oder seit Jahren einen Online-Shop betreiben, kann es sich wie eine große Herausforderung anfühlen, zu lernen, wie Sie Ihre Ausgaben und Einnahmen verfolgen.

Du bist nicht allein. Fast drei Viertel der Kleinunternehmer sind der Meinung, dass sie sich in Bezug auf Buchhaltung und Rechnungswesen nicht sehr gut auskennen.

Neben der Führung Ihres Unternehmens müssen Sie auch ein Vermögenskonto, Steuererklärungen, Kreditkartenrückbuchungen und mehr verwalten. Es kann verwirrend und überwältigend sein, wenn Sie zum ersten Mal eintauchen. Aber es muss nicht sein.

Sie wollen ein Profi in Ihrer eigenen Buchhaltung werden? In diesem Artikel erfahren Sie alles darüber, wie Sie mit der Führung von Büchern für ein kleines Unternehmen beginnen und wie Sie heute profitabler werden können.

Was ist Buchhaltung?

Buchhaltung ist der Prozess der Aufzeichnung und Verwaltung aller Finanztransaktionen für Ihr Unternehmen, einschließlich Verkäufen, Einkäufen und Zahlungen. Buchhalter verfolgen alle Kosten und Einnahmen, um einem Unternehmen zu helfen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Das Ziel der Buchhaltung ist es, Ihnen das größere finanzielle Bild Ihres Unternehmens zu zeigen, Ihre Konten auszugleichen und das Cashflow-Management auf strategischere Weise zu verbessern.

Die Grundlagen der Buchhaltung

In der Geschäftsbuchhaltung ist ein Konto eine Aufzeichnung aller Soll- und Habenbuchungen einer bestimmten Art, wie z. B. Kreditoren- oder Gehaltsabrechnungen.

Es gibt fünf grundlegende Arten von Konten:

• Vermögenswerte. Ressourcen oder Wertgegenstände, die einem Unternehmen als Ergebnis seiner Transaktionen gehören (z. B. Inventar, Forderungen).
• Verbindlichkeiten. Die Verpflichtungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber Lieferanten, Banken, Kreditgebern oder anderen Anbietern von Waren und Dienstleistungen (z. B. Kredite, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen).
• Einnahmen oder Einkommen. Geld, das das Unternehmen durch Verkäufe oder die Erbringung einer Dienstleistung verdient.
• Kosten. Barmittel, die aus dem Unternehmen abfließen, um Vermögenswerte oder Dienstleistungen zu bezahlen (z. B. Nebenkosten, Gehälter).
• Eigenkapital. , Der verbleibende Wert der Beteiligung eines Eigentümers an einem Unternehmen, nachdem alle Verbindlichkeiten abgezogen wurden (z. B. Aktien, einbehaltene Gewinne).

Die Buchhaltung für kleine Unternehmen beginnt mit der Einrichtung jedes Kontos, damit Sie Transaktionen in der entsprechenden Kategorie aufzeichnen können. Daraus ergibt sich Ihr Hauptbuch. Sie werden wahrscheinlich nicht genau die gleichen Buchhaltungsprozesse wie der nächste E-Commerce-Shop haben, aber je nach Ihren Geschäftsanforderungen sind viele verschiedene Buchhaltungsmethoden üblich.

So führen Sie Ihre Bücher

1. Finanzunterlagen pflegen und aktualisieren

Bei der Buchhaltung geht es um die Arbeit mit Zahlen. Der größte Teil der Arbeit umfasst grundlegende Mathematik und Buchhaltung. Die Details hängen von der Art Ihres Unternehmens ab, können aber Aufgaben wie die Begleichung von Forderungen und Kontoauszügen, die Aufzeichnung von Finanztransaktionen, die Rechnungsstellung, die Abrechnung und die Verfolgung der Gehaltsabrechnung umfassen.

Sie kümmern sich auch um andere finanzielle Angelegenheiten, darunter:

• Steuerbuchhaltung für Gehaltsabrechnung, Einkommen, Beschäftigung und sogar Steuerabzüge für Kleinunternehmen.
• Budgetplanung , um dem Unternehmen zu helfen, auf Kurs zu bleiben und zu wachsen.
• Erstellung von Jahresabschlüssen (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow und Eigenkapitalveränderungen) für die Stakeholder.

Buchhaltung erfordert eine sorgfältige Analyse und ein wenig juristisches Know-how. Für den Fall, dass Ihr Unternehmen jemals geprüft wird, möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Aufzeichnungen in Ordnung sind und Abzüge legitim sind.

2. Verfolgen Sie, was jeder tut (und ausgibt)

Die Finanzbuchhaltung kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie müssen die Genauigkeit jeder Finanztransaktion sicherstellen, außerdem müssen Sie die Bücher jeden Tag ausgleichen und Ein- und Auszahlungen von Mitarbeitern verfolgen.

Das bedeutet, um die Buchhaltung und das Rechnungswesen zu beherrschen, sollten Sie über ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten verfügen. An einem bestimmten Tag müssen Sie möglicherweise Quittungen von Mitarbeitern einsammeln, Reisekosten verwalten oder Personen Kosten erstatten. Die Einrichtung eines Systems für Einreichungen und Erstattungen hilft sicherzustellen, dass Sie keine Transaktion verpassen und dass die Aufzeichnungen aktuell und genau bleiben.

3. Verwenden Sie Buchhaltungsdienste, um Prozesse zu verbessern

Eine gute Buchhaltungs- oder Buchhaltungssoftware sollte in Ihrem Kit von Buchhaltungstools für kleine Unternehmen enthalten sein. Mit dem Anstieg der virtuellen Buchhaltung und anderer Arten von Online-Buchhaltungsdiensten müssen Kleinunternehmer mit der neuesten Technologie Schritt halten.

Mit guten Buchhaltungsdiensten oder Software können Sie die Dateneingabe optimieren, detaillierte Finanzberichte erstellen, Daten konsolidieren und die Aufzeichnungen automatisieren. Es ist auch eine einfache Möglichkeit, die Genauigkeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern und den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren.

Doppelte Buchführung versus einfache Buchführung

Bei der Einbuchführung werden Geschäftsvorfälle erfasst, während Sie Einzahlungen tätigen und Rechnungen auf Ihr Firmenkonto bezahlen, ähnlich wie bei der Führung eines Scheckregisters. Diese Methode eignet sich am besten für kleinere Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Transaktionen.

Die doppelte Buchführung ist für Unternehmen jeder Größe und Komplexität geeignet. Bei diesem Verfahren wird bei einer Buchung auf einem Konto eine entsprechende und entgegengesetzte Buchung auf einem anderen Konto vorgenommen. Wenn Sie beispielsweise einen Umsatz von 100 € verbuchen, würden Sie zwei Buchungen vornehmen: eine Sollbuchung von 100 €, um Ihre Kassenbilanz zu erhöhen, und eine Habenbuchung von 100 €, um das Gewinn- und Verlustrechnungskonto „Einnahmen“ zu erhöhen.

So meistern Sie die Buchhaltung von Kleinunternehmen

Das Verstehen und Verfolgen Ihrer Finanzdaten ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzierung kleiner Unternehmen. Wenn Sie ein Unternehmen führen, müssen Sie es daher entweder in Buchhaltungskursen lernen oder auslagern.

Glücklicherweise ist es nicht nur möglich, zu lernen, wie man seine eigenen Bücher verwaltet, es gibt auch ein paar bemerkenswerte Vorteile, wenn man es selbst angeht.

Wir haben mit zwei Experten gesprochen, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Finanzen selbst in den Griff zu bekommen: Charlie Ashbourne, ein interner Buchhalter hier bei Shopify, und Sheena Brady, eine Händlererfolgsmanagerin für Shopify Plus, die auch ein erfolgreiches Unternehmen namens Tease Tea führt. und hat ein System zur Verwaltung ihrer Geschäftsbücher aufgebaut.

Wenn Sie Ihre Konten neu im Auge behalten und es sich nicht leisten können, eine Buchhaltungsfirma oder einen selbstständigen Buchhalter zu bezahlen, können Sie trotzdem die Grundlagen erlernen und die Dinge selbst verwalten. Hier ist ein spezieller Blick auf die E-Commerce-Buchhaltung aus täglicher, monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Perspektive.

Was ist täglich zu tun

Das einzige Stück Buchhaltung, das Sie täglich im Auge behalten müssen, sind Quittungen.

Führen Sie Aufzeichnungen über alles, was in Ihrem Unternehmen passiert, was bedeuten kann, dass Sie die Quittung von Ihrem Kaffee-Meeting mit einem neuen Lieferanten aufbewahren oder die E-Mail-Quittung für Ihre letzte Runde digitaler Anzeigen mit einem Lesezeichen versehen.

Der Grund, warum es so wichtig ist, diese Aufzeichnungen zu führen, ist einfach. Um den vollen Steuervorteil aus der Geltendmachung legitimer Geschäftsausgaben zu erhalten, müssen Sie in der Lage sein, diese zu unterstützen.

„Wenn Sie keine angemessene Unterstützung haben, können Ihnen sowohl Steuergutschriften als auch abzugsfähige Ausgaben verweigert werden, was, wenn Sie tatsächlich Anspruch darauf haben, zur Steuerzeit ein großer Erfolg sein kann“, sagt Charlie.

Ihre tägliche Buchhaltungsaufgabe besteht also darin, sicherzustellen, dass Sie einen Plan haben, um Quittungen, Rechnungen und relevante E-Mails im Auge zu behalten. Sie möchten, dass diese Dokumente leicht zugänglich sind, damit die Arbeit mit ihnen nicht viel Zeit oder Mühe erfordert.

Quittungen und Rechnungen können in einem bestimmten Ordner aufbewahrt werden. Wenn Sie dazu neigen, E-Mails von bestimmten Absendern (Ihren Softwareanbietern, digitalen Anzeigen und dergleichen) zu erhalten, können Sie eine einfache Regel in Ihrem Posteingang einrichten, um sie in einen Ordner mit dem Namen „Quittungen und Rechnungen“ zu leiten.

Sie könnten sogar einen einfachen To-do-Listeneintrag erstellen, um diesen Prozess zu handhaben, was Sheena für Tease Teas getan hat.

„Jedes Mal, wenn eine Rechnung oder Quittung per E-Mail an uns gesendet wird – das sind heutzutage 95 % –, lade ich den Anhang auf Google Drive hoch, in einen nach Monat aufgeschlüsselten Rechnungsordner. Das bedeutet, dass ich diese Informationen nur selten ausdrucken, archivieren oder speichern muss, was an sich schon viel Zeit spart.“

Was tun wöchentlich

Die Buchhaltung sollte nicht zu einer riesigen wöchentlichen Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste werden. Es gibt zwei wichtige Dinge, die Sie jede Woche im Auge behalten sollten: Ihre Kapitalflussrechnung und Ihre variablen Ausgaben, insbesondere wenn sie brandneu sind.

Achten Sie auf Ihre Liquidität

Haben Sie Geld auf der Bank, wie viel und was muss dieses Geld abdecken? Das sehen Sie, wenn es um den Cashflow geht.

„Abgesehen von Einnahmen und Ausgaben ist die Verwaltung Ihrer Liquidität und Ihres Cashflows das Wichtigste. Normalerweise herrscht ein Missverständnis vor, dass bei Einnahmen in Höhe von X Bargeld in dieser Höhe einfach herumliegt, aber das ist nicht unbedingt der Fall“, sagt Charlie.

Im Alltag müssen Sie möglicherweise Entscheidungen darüber treffen, wann Sie etwas kaufen oder wie viel Sie für Ihr Unternehmen ausgeben möchten. Zu verstehen, wie viel Bargeld Sie zur Hand haben und was dieses Bargeld sonst noch decken muss, ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung Ihrer Bücher und Ihres Unternehmens.

Möchten Sie ein einfaches Buchhaltungssystem, mit dem Sie Ihren Cashflow planen und analysieren können? Dieser Artikel darüber, warum der Cashflow noch wichtiger sein kann als der Gewinn, enthält eine praktische Tabelle, die Sie verwenden können.

Behalten Sie neue oder variable Ausgaben im Auge

Meistens kann das Überwachen und Überprüfen Ihrer Ausgaben eine monatliche Aufgabe sein. Wenn Sie jedoch neue Ausgaben oder variable Ausgaben haben, sollten Sie diese genauer im Auge behalten, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen entsprechen.

„Nehmen Sie zum Beispiel Marketingausgaben: Wenn Sie kürzlich ein Budget für bezahlte Anzeigen zugewiesen haben und es von Tag zu Tag schwankt, sollten Sie es genauer im Auge behalten, bis Sie mit dem Verhalten zufrieden sind“, sagt Charlie.

Denn wenn es Möglichkeiten gibt, neue Initiativen und Ausgaben vor Ende des Monats zu bewerten, können Sie schnellere, aber dennoch fundierte Entscheidungen treffen.

Was ist monatlich zu tun

Wenn Sie mit einem internen oder externen Buchhalter zusammenarbeiten, würden Sie sich wahrscheinlich monatlich mit ihm in Verbindung setzen, um Ihre Bücher zu überprüfen. Als Heimwerker sollten Sie sich einen Plan machen, sich hinzusetzen und sich monatlich etwas Zeit zu nehmen, um Ihre Bücher in Ordnung zu halten.

Holen Sie sich einen Business-Snapshot

Sie sollten Ihr Unternehmen monatlich als Ganzes betrachten, um zu verstehen, wie die Dinge laufen, und um ein Gefühl für das Gesamtbild zu bekommen.

„Am Ende des Monats möchten Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihre Ausgaben erfasst haben, und sich dann Ihre Verkäufe, Ihre Ausgaben, Ihr Einkommen und Ihre Liquiditätslage als Ganzes ansehen“, sagt Charlie. „Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie sich alle Schlüsselbereiche des Unternehmens ansehen, an denen Sie interessiert sind.“

Verwenden Sie Buchhaltungsdienste oder -software, um Trends zu verfolgen, die Sie von Monat zu Monat sehen, und überlegen Sie, wie Sie den kommenden Monat aus finanzieller Sicht handhaben werden. Sie können auch allen neuen Projekten, Kampagnen oder betrieblichen Änderungen besondere Aufmerksamkeit schenken, um zu sehen, ob sie sich auf Ihren Umsatz, Ihre Ausgaben oder beides auswirken.

Behalten Sie die Ausgaben im Auge

Ihre monatliche Überprüfung ist ein guter Zeitpunkt, um strategischer darüber nachzudenken, wie Ausgaben in Ihr Unternehmen passen.

„Ich schaue mir die Ausgaben immer genau an, selbst wenn wir im Vertrieb gut abschneiden“, sagt Sheena. „Ein großer Erfolgsindikator im Geschäft ist die Rentabilität, und Sie können oft unerwartete Gewinne erzielen, indem Sie Ihre Ausgaben analysieren und kreative Wege finden, sie zu senken.

Sie können verschiedene Möglichkeiten finden, um Kosten zu senken, indem Sie sich die Lieferantenrabatte auf der Grundlage Ihres Zahlungsverhaltens, Großbestellungen oder Vorbestellungen bestimmter Produkte ansehen.

„Letztes Jahr habe ich mir ein beliebtes Teezubehör angesehen, das wir verkaufen, und etwas recherchiert. Ich fragte unseren Lieferanten, ob es aufgrund unserer Geschichte und meiner Kenntnis des Herstellers Raum für einen Rabatt gäbe. Er konnte unsere Kosten pro Einheit senken, und wir haben allein im letzten Jahr bei dieser einen Anfrage über 5.000 US-Dollar eingespart.“

Bleib organisiert

Wenn es ein Steuer- und Buchhaltungsklischee gibt, mit dem sich jeder Unternehmer identifizieren kann, dann ist es der „Schuhkarton voller Belege“. Der Traum ist natürlich, diesen Schuhkarton an einen CPA oder einen der vielen Buchhaltungsdienste zu übergeben, die alles sinnvoll machen können, aber es gibt Möglichkeiten, wie Sie den Schuhkarton ganz alleine angehen können.

Gehen Sie während Ihrer monatlichen Überprüfung alle Ihre gespeicherten Quittungen in Ihrer E-Mail, Ihrer Google Drive-Datei oder ja, Ihrem Schuhkarton durch. Ordnen Sie sie in Ausgabenkategorien ein, sowohl um sich für die Steuersaison zu organisieren, als auch um einen Blick darauf zu werfen, wie viel Sie wirklich für Inventarbestellungen im Vergleich zu Werbung ausgeben.

Passen Sie an, was Sie wissen müssen

Keine zwei Unternehmen sind gleich, und obwohl es Grundlagen gibt, die für jedes Unternehmen gelten, kann Ihre einzigartige Mischung aus Einnahmen und Ausgaben zu etwas anderen Buchhaltungsanforderungen führen als andere.

„Früher habe ich meine Bücher auf der Grundlage von Bestellungen rezensiert. Ich stellte sicher, dass jede eingehende Bestellung mit einer Buchhaltungssoftware protokolliert und nachverfolgt wurde“, sagt Sheena. „Es stellte sich heraus, dass dies nicht nötig war. Für unser Unternehmen zählten für unsere Bewertungen nur die Gesamtumsätze pro Monat.“

Wenn Sie alles aufzeichnen, was Sie für Steuer- und Buchhaltungszwecke benötigen, und Sie die Finanzinformationen erhalten, die Sie benötigen, um strategische Entscheidungen über Ihr Unternehmen zu treffen, können Sie sich dafür entscheiden, Prozesse zu rationalisieren, die für beides nicht entscheidend sind.

Die beste Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Online-Buchhaltung zu vereinfachen, sollten Sie je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens eine Reihe von Tools in Betracht ziehen:

1. A2X. Diese App sendet Shopify-Shopverkäufe automatisch an Xero oder QuickBooks und gleicht Ihre Auszahlungen ab, damit Sie sehen können, dass alles korrekt abgerechnet wurde. Hunderte von führenden E-Commerce-Buchhaltungsfirmen vertrauen A2X.
2. OneSaaS-Integrationen. OneSaas verbindet Business-Apps über Buchhaltung, E-Commerce, Fulfillment, CRM, Abrechnung und Rechnungsstellung sowie E-Mail-Marketing. Sie können ganz einfach benutzerdefinierte Workflows erstellen und ein Buchhaltungssystem erstellen, das mit Ihrem Unternehmen wächst.
3. FreshBooks. Diese Cloud-Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, Shopify-Bestellungen in FreshBooks basierend auf drei Objekten zu verwalten: Artikel, Rechnungen und Zahlungen. Es verwendet auch Ihr Shopify-Inventar als Quelle der Wahrheit für die gesamte Bestandsverwaltung und aktualisiert Informationen automatisch.
4. QuickBooks. Wenn Sie Shopfiy mit QuickBooks integrieren, werden Ihre Bestellungen, Ihr Inventar, Ihre Kunden und Ihr Versand automatisch aktualisiert und korrekt. Sie können QuickBooks verwenden, um E-Commerce-Bestellinformationen als Batch-Journaleinträge oder granulare Buchungen auf Bestellebene zu veröffentlichen und mit anderen E-Commerce-Marktplätzen wie Etsy und Amazon zu synchronisieren.
5. Bank. Bench bietet erschwingliche ausgelagerte Buchhaltungsdienste für Ihren Shopify-Shop. Die App wird direkt mit Ihren Händler- und Bankkonten synchronisiert. Anschließend gleicht ein virtuelles Buchhaltungsteam Ihre monatlichen Bücher ab und erstellt Finanzberichte.

„Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des besten Buchhaltungssystems eines der führenden Cloud-Buchhaltungssysteme wie QuickBooks oder Zero“, sagt Ellen Main von A2X Accounting.

„Bei der Steuerbuchhaltung für Ihr Shopify-Geschäft reicht es nicht aus, nur die Verkäufe zu erfassen. Sie müssen alle Gebühren und Steuern übernehmen“, fügt Ellen hinzu. „Ohne die Hilfe einer App, eines Konnektors oder einer Integration ist dies keine leichte Aufgabe.

Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, die zusammengefasste Aufstellungen veröffentlicht und alle Ihre Verkäufe und Gebühren Ihrem Buchhaltungssystem zuordnet. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Bücher immer ordentlich und genau sind, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Das Verständnis der Buchhaltung kleiner Unternehmen ist der Schlüssel zum Wachstum

Unabhängig davon, ob Sie die gesamte Buchhaltung selbst durchführen oder sich entscheiden, einen zertifizierten Buchhalter einzustellen, ist es ein gutes Geschäft, zu verstehen, wie Geld durch Ihr Unternehmen fließt.

„Genaue Daten zu haben und zu wissen, wo Sie sich befinden, was Ihren Umsatz zu steigern scheint und wo Sie möglicherweise einige Kosten senken können, ist entscheidend“, sagt Charlie. „Mit soliden Daten zur Buchhaltung von Startups sind Sie in einer besseren Position, um in Zukunft erfolgreich zu sein.“

Selbst wenn Sie wenig Erfahrung in der Buchhaltung haben, haben Sie jetzt Wissen aus erster Hand und Zugriff auf alle Ihre Finanzdaten, was Sie in die Lage versetzt, fundierte Entscheidungen über die Zukunft Ihres Unternehmens zu treffen. Und obwohl es wertvoll ist, sich Hilfe und Rat von Experten in der Buchhaltung zu holen, stellen Sie sicher, dass Sie nie das solide Verständnis Ihrer Zahlen verlieren, egal, wen Sie das Tagesgeschäft verwalten lassen.