Was ist ein Budgetbericht? Zweck, Komponenten und Vorteile

Ob Sie ein Unternehmen oder ein Projekt leiten, Sie müssen mit einem Budget umgehen. Ein Budget ist der Ausgabenplan, den Sie anhand von Einnahmen- und Ausgabenschätzungen prognostizieren. Um sicherzustellen, dass Sie dieses immer wichtigere Betriebsbudget einhalten, erstellen Sie regelmäßig einen Budgetbericht und beziehen sich auf Finanzberichte.

Ein Budgetbericht ist ein notwendiges Werkzeug, um Ihre Finanzen zu verwalten und Ihr Unternehmen oder Projekt rentabel zu halten. Um eine potenzielle Geldgrube zu vermeiden, erfahren Sie, was ein Budgetbericht ist, welchem ​​Zweck er dient und woraus er besteht. Wir erklären die vielen Vorteile der Verwendung eines Budgetberichts und zeigen, wie man einen mit Projektmanagementsoftware erstellt.

Was ist ein Budgetbericht?

Ein Budgetbericht ist ein finanzielles Bild eines Unternehmens oder Projekts über einen bestimmten Zeitraum. Es sammelt Daten zu den tatsächlichen Ausgaben und vergleicht diese mit dem, was für diesen Zeitraum in Bezug auf das Budget prognostiziert wurde.

Das bedeutet, dass ein Budgetbericht dabei hilft, festzustellen, ob Sie gemäß Ihrem Budget ausgeben oder es über- oder unterschreiten. Der Budgetbericht hat mindestens zwei Spalten: eine für geplante Ausgaben, die für den gemeldeten Zeitraum budgetiert wurden, und eine für die tatsächlichen Ausgaben für diesen Zeitraum.

Beim Erstellen eines Budgetberichts ist es wichtig, dass Sie ein Tool verwenden, das Echtzeitdaten sammelt, um Ihnen einen möglichst genauen Überblick über Ihre tatsächlichen Ausgaben in diesem Zeitraum zu geben. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software mit Echtzeit-Berichterstattung. Wir erklären später, wie Sie einen Budgetbericht erstellen, aber wenn Sie sich jederzeit einen allgemeinen Überblick über Ihre Ausgaben verschaffen möchten, verwenden Sie unser Live-Dashboard. Im Gegensatz zu leichtgewichtigen Tools erfordert unser Dashboard keine zeitaufwändige Konfiguration. Es ist bereit, Ihnen die tatsächlichen Kosten anzuzeigen, wenn Sie sie sehen möchten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Was ist der Zweck eines Budgetberichts?

Der Hauptzweck eines Budgetberichts besteht darin, Daten darüber zusammenzustellen, wie viel Sie in einem bestimmten Zeitraum für Ihr Unternehmen oder Projekt ausgeben. Diese Informationen sind entscheidend, um ein erfolgreiches Unternehmen oder Projekt zu führen; Sie können nicht blind Geld ausgeben und erwarten, im Geschäft zu bleiben oder ein erfolgreiches Projekt zu liefern.

In der Lage zu sein, eine angemessene Ausgabenkontrolle zu haben, hält ein Unternehmen am Leben. Dies gilt insbesondere, wenn Volkswirtschaften gute und schlechte Zeiten durchlaufen. Ein Unternehmen kann die wirtschaftliche Landschaft nicht ignorieren und erwarten zu überleben, vielmehr helfen Ihnen regelmäßige Budgetberichte dabei, Ihr Unternehmen durch die unruhigen Gewässer der Branche zu führen.

Ein weiterer Zweck der Erstellung eines Budgetberichts besteht darin, klare Erwartungen und Parameter für Ihre Teams festzulegen. Es ist wahrscheinlicher, dass sie gemäß dem Budget ausgeben, wenn sie verstehen, was dieses Budget ist und wie sich ihre Ausgaben darauf auswirken. Diese Art von Finanzkompetenz führt zu effektiveren Ausgaben.

Ein Budget ist auch die beste Schätzung dessen, was ein Unternehmen oder Projekt ausgeben wird. Die Genauigkeit basiert auf Forschungsergebnissen und historischen Daten. Ihre Budgetberichte können daher archiviert und bei der Planung zukünftiger Budgets aufgerufen werden, um Ihre Kosten und Ausgaben besser abzuschätzen.

Bestandteile eines Budgetberichts

Ein Budgetbericht kann je nach Unternehmen oder Projekt unterschiedliche Spalten enthalten. Häufig ist der Budgetbericht Teil eines größeren Statusberichts, der einen umfassenderen Satz von Datenpunkten erfasst. Dies kann helfen, die Kosten in einen Zusammenhang zu stellen und ein besseres Bild nicht nur darüber zu vermitteln, was ausgegeben wurde, sondern auch warum.

Aber wenn Sie einen Budgetbericht auf seine wesentlichen Elemente reduzieren würden, würden diese vier Komponenten sichtbar: Ist-Kosten, Plankosten, Budget und Restbudget. Jeder Budgetbericht, den Sie erstellen, sollte diese vier Komponenten enthalten. Schauen wir uns diese vier Teile eines einfachen Budgetberichts genauer an.

Tatsächliche Kosten

Die tatsächlichen Kosten in einem Budgetbericht sind die Gesamtausgaben, die das Unternehmen oder Projekt im Laufe der im Bericht angegebenen Zeit ausgegeben hat. Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Prognose oder ein Budget versucht, genau zu sein, aber nie ganz richtig ist. Es gibt fast immer unerwartete Ausgaben, Kosten usw., die sich auf Ihr Budget auswirken. Die tatsächlichen Kosten geben Ihnen daher harte Daten darüber, wie viel Sie ausgegeben haben, damit Sie es mit dem vergleichen können, was Sie in diesem Zeitraum ausgeben würden.

Geplante Kosten

Die Plankosten sind diejenigen, die Sie für das Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum oder für einen längeren Projektzeitraum erwarten. Dies sind geschätzte Kosten, die auf einem vorgegebenen Budget und Zeitplan basieren. Einige dieser Kosten umfassen Rohstoffe, Arbeitskosten und Gemeinkosten, wie z. B. Nebenkosten.

Budget

Das Budget ist ein Finanzplan, der von einem Unternehmen oder Projekt verwendet wird, um das Geld zu veranschaulichen, das für den Betrieb über einen bestimmten Zeitraum oder für ein Projekt benötigt wird, um sein Produkt oder seine Dienstleistung erfolgreich bereitzustellen. Es zeigt, wie viel Geld benötigt wird und in welcher Zeit dieses Geld ausgegeben werden soll, um die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens fortzusetzen oder das Ziel eines Projekts zu erreichen.

Übriges Budget

Das Restbudget schließlich ist das, was Ihnen nach den Ausgaben des gemeldeten Zeitraums als Gesamtbudget übrig bleibt. Es zeigt, wie viel Geld Ihnen noch bleibt, um Ihr Unternehmen weiterzuführen oder Ihr Projekt umzusetzen. Das sollte ausreichen, aber wenn Sie während des gemeldeten Zeitraums zu viel ausgegeben haben, müssen Sie sich mit der Zeit, dem Umfang oder den Kosten Ihres Unternehmens oder Projekts befassen, um wieder auf Kurs zu kommen.

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5 Vorteile von Budgetberichten

Wir haben bereits den Zweck eines Budgetberichts besprochen, aber es gibt auch Vorteile. Natürlich ist der Zweck Teil des Nutzens, aber ein Budgetbericht ist so wichtig, dass es sich lohnt, die Bedeutung seiner Verwendung bei der Verwaltung eines Unternehmens oder eines Projekts zu betonen.

1. Identifiziert Bedrohungen

Ein Vorteil ist, dass der Budgetbericht Ihnen mögliche Bedrohungen aufzeigen kann, die sich negativ auf Ihr Unternehmen oder Projekt auswirken können. Daher haben Sie Zeit, darauf zu reagieren, bevor sie Ihre Arbeit beeinträchtigen können. Wenn Sie feststellen, dass es Probleme gibt, können Sie Ihren Zeitplan oder Arbeitsumfang ändern, um das Budget einzuhalten und auf Kurs zu bleiben.

2. Informiert zukünftige Schätzungen

Das Archivieren von Budgetberichten, wie oben erwähnt, kann bei der Planung Ihres nächsten Budgets oder Projekts nützlich sein, da sie eine historische Aufzeichnung liefern, die Ihre zukünftigen Schätzungen informieren kann. Dies kann Unternehmen dabei helfen, Wachstum zu erkennen oder die Realisierbarkeit oder Schwäche eines zukünftigen Projekts zu bestimmen.

3. Überwacht die Leistung

In Bezug auf das aktuelle Geschäftsumfeld oder das laufende Projekt, das Sie verwalten, hilft Ihnen ein Budgetbericht bei der Überwachung der Leistung. Es ist auch nützlich, um Gelder besser einzusetzen und zu erkennen, wo es Verschwendung gibt, die dann reduziert werden kann, damit Ihr Geld weitergeht.

4. Legt Rechenschaftspflicht fest

Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines Budgetberichts ist die Rechenschaftspflicht. Das Budget kann vom Management erstellt werden, aber die Mitarbeiter eines Unternehmens und die Teams, die die Projekte ausführen, die dieses Geld ausgeben. Ob es sich um ihre Arbeitskraft oder die Ressourcen handelt, die sie für ihre Arbeit einsetzen, regelmäßige Budgetberichte lassen sie wissen, ob sie effizient arbeiten oder ob sie vorsichtiger sein müssen.

5. Skizziert die Liquiditätslage

Es gibt auch Informationen, die ein Budgetbericht über die Liquiditätslage eines Unternehmens gibt. Das heißt, wie viel Bargeld vorhanden ist. Dies informiert das Cash-Budget, das einem Unternehmen mitteilt, ob es über genügend Barmittel verfügt, um die für seine betrieblichen Anforderungen erforderlichen Zu- und Abflüsse zu bewältigen. Es spielt bei der umfassenderen Entscheidungsfindung eines Unternehmens eine Rolle, indem es Informationen über seine Schuldnerposition und zukünftige Einziehungen liefert, feststellt, ob ein Unternehmen seine Schulden begleichen kann, und Investoren nützliche Informationen bietet.

So erstellen Sie einen Budgetbericht mit ProjectManager

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, mit der Sie anpassbare Echtzeitberichte erstellen können, sodass Sie nur das sehen, was Sie sehen möchten. Sobald ein Bericht erstellt wurde, können Sie ihn formatübergreifend freigeben und an Ihre Stakeholder verteilen, um sie über das Budget auf dem Laufenden zu halten. Hier ist eine exemplarische Vorgehensweise zum Erstellen eines Statusberichts, der Informationen zu Ihrem Budget enthält.

Beginnen Sie mit dem Festlegen einer Baseline

Verwenden Sie unsere robusten Gantt-Diagramme, um Ihre Arbeit zu planen und zu planen. Sie können Ihre Aufgaben, Ressourcen und Kosten organisieren. Zeichnen Sie Ihre Arbeit auf einer Zeitachse auf, um alles, was Sie tun müssen, an einem Ort zu sehen, und legen Sie dann die Basislinie fest. Dadurch wird Ihr geplanter Aufwand erfasst, sodass Sie ihn beim Erstellen eines Statusberichts mit Ihrem tatsächlichen Aufwand vergleichen können.

Klicken Sie auf das Berichtssymbol

Wenn Sie nun bereit sind, einen Bericht zu erstellen, suchen und klicken Sie auf das Berichtssymbol, das wie eine Zwischenablage mit liniertem Papier darauf aussieht. Von dort gelangen Sie zur Berichtsseite. Auf der linken Seite befindet sich eine Liste aller Berichte, die Sie erstellen können. Es gibt einen Portfoliobericht, einen Statusbericht, einen Projektplan, Aufgaben, Arbeitszeittabellen, Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung und Varianz.

Wählen Sie den Projektstatusbericht aus

Wenn Sie den Projektstatusbericht auswählen, wird auf der rechten Seite ein Filter angezeigt. Wählen Sie dort den Titel, den Projektstatus und die Spalten aus, die Sie in den Bericht aufnehmen möchten. Kreuzen Sie einfach diejenigen an, über die Sie berichten möchten. Beispielsweise gibt es eine Budgetoption, die Sie auswählen können. Wenn Sie sich für Gesundheit entscheiden, sehen Sie Kosten und Arbeitsaufwand.

Anschließend können Sie den Bericht entweder in Ihrem Webbrowser anzeigen oder auf PDF oder Excel klicken, um ihn herunterzuladen und mit Ihren Stakeholdern zu teilen. Der Bericht zeigt dann die geplanten Kosten, die geplanten Ressourcenkosten, den Prozentsatz der Fertigstellung und vieles mehr.

Anpassbare Berichte sind nur ein Teil dessen, was unsere Software bietet. Wir haben die Tools, die Sie für die Arbeit mit funktionsübergreifenden Teams benötigen. Unsere vielfältigen Projektansichten bedeuten, dass das, was im Gantt-Diagramm geplant ist, auf Kanban-Tafeln, Listen- und Kalenderansichten geteilt werden kann. Alle Daten werden in Echtzeit aktualisiert, sodass alle an derselben Seite arbeiten. Es gibt auch Aufgabenverwaltungs-, Risikomanagement- und Ressourcenverwaltungsfunktionen, damit Sie produktiv bleiben und Ihr Budget einhalten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die es Teams ermöglicht, ihre Arbeit in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Unsere leistungsstarken Reporting-Tools helfen Ihnen dabei, den Zeitplan einzuhalten und Ihr Budget einzuhalten. Treten Sie Teams bei Avis, Nestlé und Siemens bei, die unsere Software zum Erfolg einsetzen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.