Der Budgetierungsprozess im Geschäfts- und Projektmanagement

Eines haben alle Unternehmen beim Projektmanagement gemeinsam: Geld. Ohne Finanzierung und den richtigen Budgetierungsprozess geraten Projekte in jeder Branche ins Stocken. Bei der Budgetierung geht es darum, wie diese Mittel ausgegeben werden.

Aber zunächst definieren wir, was ein Budget ist, und untersuchen die Arten von Budgets und Methoden zur Erstellung eines Budgets. Wenn Sie den Budgetierungsprozess für das Geschäfts- und Projektmanagement verstehen, ist es einfacher zu verstehen, wie Sie ein Budget für Ihr Unternehmen oder Projekt erstellen.

Was ist ein Budget?

Ein Budget ist eine Schätzung der Einnahmen und Ausgaben, die über einen bestimmten Zeitraum anfallen. Es handelt sich um ein lebendiges Dokument, das regelmäßig überprüft und überarbeitet wird. Jedes Unternehmen, das Geld ausgibt, verwendet ein Budget zur Verwaltung seiner Kosten, unabhängig davon, ob es sich um ein Unternehmen, ein Projekt, eine Regierungsbehörde oder sogar um einen Privathaushalt handelt.

Eine andere Möglichkeit, ein Budget zu betrachten, ist ein Finanzplan. Es plant Ihre Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum. Die Verwendung eines Budgets ist für den Erfolg jedes finanziellen Vorhabens von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund gibt es Unternehmensbudgets, Projektbudgets und staatlich erstellte Budgets zur Unterstützung verschiedener Dienstleistungen.

Ein Budgetprozess beschreibt die Ressourcen, die für die Verwaltung eines Unternehmens oder Projekts erforderlich sind, aber das ist nicht alles, was ein Budget leisten kann. Es ist ein Tool zum Festlegen von Zielen für das Quartal oder Jahr, zum Messen von Ergebnissen und zum Planen von Eventualverbindlichkeiten. Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen leiten oder ein Projekt leiten, Projektmanagement-Software kann Ihnen bei der Planung, Verwaltung und Nachverfolgung Ihres Budgets helfen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit robusten Gantt-Diagrammen, mit denen Sie Ressourcen und Kosten in Echtzeit verwalten können. Sie können Ihre Aufgaben organisieren und jeder Aufgabe Ressourcen und Kosten zuordnen. Verknüpfen Sie Abhängigkeiten, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden, und filtern Sie sogar nach dem kritischen Pfad, um zu wissen, welche Aufgaben für den Projekterfolg wesentlich sind. Sobald Sie eine Basislinie festgelegt haben, können Sie Ihre geplanten Kosten in Echtzeit mit den tatsächlichen Kosten vergleichen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Arten von Budgets

Angesichts der Tatsache, dass Budgets für so viele unterschiedliche Unternehmen gelten können, ist es nicht verwunderlich, dass es viele verschiedene Arten von Budgets gibt. Jedes dieser Budgets hilft dabei, die Ausgaben über das Jahr hinweg zu steuern, damit Sie nicht zu viel ausgeben. Sie sind für wichtige Finanzentscheidungen von entscheidender Bedeutung, unterscheiden sich jedoch je nach Geschäfts- und Projektanforderungen.

Projektbudget

Ein Projektbudget dient der Schätzung der Kosten eines Projekts. Es wird vom Projektmanager erstellt und verwendet, um die Kosten während der gesamten Ausführungsphase des Projekts zu verfolgen und alle Anpassungen vorzunehmen, die das Projekt finanziell auf Kurs halten. Das Projektbudget schlüsselt die Kosten auf einzelne Aufgaben und die für deren Erledigung erforderlichen Ressourcen auf.

Master-Budget

Wie der Name schon sagt, setzt sich das Gesamtbudget aus allen Einzelbudgets wie Vertrieb, Produktion usw. zusammen, die in einem Unternehmen verwendet werden. Dies geschieht, um ein vollständiges finanzielles Bild des Unternehmens zu vermitteln und zu zeigen, wie bestimmte Einnahmen und Ausgaben zum Unternehmen passen. Ein Gesamtbudget wird häufiger in größeren Unternehmen verwendet, kleinere Unternehmen können es jedoch verwenden, um die Finanzen nach Kategorie oder Abteilung zu betrachten.

Betriebshaushalt

Ein Betriebshaushalt listet alle Ausgaben und Einnahmen auf, die ein Unternehmen für seinen monatlichen oder jährlichen Betrieb veranschlagt. Auf diese Weise können Sie verstehen, wie viel Geld Sie benötigen, um Ihr Unternehmen gut zu führen. Der Betriebshaushalt setzt sich aus Fixkosten und variablen Kosten, Einnahmen und unerwarteten Ausgaben zusammen. Sie sind eine Kombination aus Vertriebs- und Produktionsbudgets, direkten Material- und Arbeitskosten sowie Gemein- und Verwaltungskosten.

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Verkaufsbudget

Beim Verkaufsbudget geht es um die Schätzung der Einnahmen, die Sie voraussichtlich über einen bestimmten Zeitraum aus Verkäufen und Ausgaben erzielen werden. Durch die Erstellung eines Verkaufsbudgets können Sie Ihre Ausgaben planen und bei Bedarf anpassen. Je genauer Ihr Verkaufsbudget ist, desto besser können Sie sicherstellen, dass Sie über die Materialien und den Lagerbestand verfügen, um die Kundennachfrage zu erfüllen.

Finanzielles Budget

Mithilfe eines Finanzbudgets wird ermittelt, wie viel Geld Sie benötigen, um Ihre kurz- und langfristigen Ziele zu erreichen. Dies geschieht durch eine Betrachtung Ihrer Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Ihres Eigenkapitals. Wenn dies erledigt ist, erhalten Sie einen Überblick über die Gesundheit Ihres Unternehmens und darüber, ob es stabil ist. Ein Finanzbudget wird häufig verwendet, wenn ein Unternehmen nach einer Finanzierung sucht oder sich für einen Börsengang (IPO) positioniert.

Cashflow-Budget

Es ist wichtig zu wissen, wie viel Geld über einen bestimmten Zeitraum in Ihr Unternehmen ein- und ausfließt, und ein Cashflow-Budget hilft dabei, diesen Cashflow vorherzusagen. Die Kenntnis Ihres Cashflows ist für wichtige Finanzentscheidungen von entscheidender Bedeutung, hilft aber auch dabei, Probleme zu erkennen und zu hohe Ausgaben zu verhindern. Im Idealfall möchten Sie sicherstellen, dass genügend Geld eingeht, um den Geldverlust aus Ihrem Unternehmen zu decken. Von einem negativen Cashflow spricht man, wenn Sie nicht genug Geld haben, um die ausgeglichenen Ausgaben zu decken.

Budgetierungsmethoden

Mit Budgetierungsmethoden implementieren Sie einen Budgetierungsprozess. So wie es viele Arten von Budgets gibt, gibt es auch viele Budgetierungsmethoden. Und wie bei den Budgettypen gibt es auch hier nicht die eine richtige Wahl. Sie müssen diese Entscheidung auf der Grundlage von Ausgabegewohnheiten und strategischer Planung treffen. Hier sind vier Budgetierungsmethoden, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen.

Nullbasierte Budgetierung

Eine auf Null basierende Budgetierung bedeutet einfach, dass Einnahmen minus Ausgaben gleich Null sind. Dies ist eine der gängigsten Budgetierungsmethoden und geht von der Annahme aus, dass alle Budgets Null sind und von Grund auf neu erstellt werden. Dies führt zu einem sehr knappen Budget und vermeidet Ausgaben, die nicht für den Unternehmenserfolg notwendig sind. Es handelt sich um eine Bottom-up-Budgetierungsmethode, die der Kostendämpfung dient, aber zeitaufwändig ist.

Inkrementelle Budgetierung

Bei einem inkrementellen Budget werden die tatsächlichen Zahlen des Vorjahres verwendet und ein Prozentsatz davon addiert oder subtrahiert, um das Budget des aktuellen Jahres zu ermitteln. Dabei handelt es sich um eine weit verbreitete Budgetierungsmethode, da sie einfach ist und sich am besten eignet, wenn die primären Kostenfaktoren von Jahr zu Jahr unverändert bleiben. Aber es kann Ineffizienzen aufrechterhalten, zu Haushaltsdefiziten führen und externe Treiber für Aktivität und Leistung außer Acht lassen.

Aktivitätsbasierte Budgetierung

Die aktivitätsbasierte Budgetierung ist ein Top-Down-Ansatz. Es bestimmt die Menge an Inputs, die erforderlich sind, um die vom Unternehmen festgelegten Outputs zu unterstützen. Die kostenverursachenden Tätigkeiten werden erfasst, analysiert und recherchiert. Dabei handelt es sich um eine strenge Budgetierungsmethode, die dazu beiträgt, die Produktionskosten zu senken und gleichzeitig die Produktionseffizienz zu steigern, und bestimmt, wie Produkte kostenfreundlicher gestaltet werden können.

Budgetierung des Wertversprechens

Bei der Budgetierung von Wertversprechen werden Sie sich fragen, warum dies im Budget enthalten ist, ob es einen Mehrwert für den Kunden, das Personal oder die Stakeholder schafft und ob der Wert dieses Artikels höher ist als seine Kosten? Wenn nicht, wie rechtfertigen Sie die Kosten? Wenn Sie diese Fragen stellen, stellen Sie sicher, dass alles in Ihrem Budget Ihren Kunden einen Mehrwert bietet.

So erstellen Sie in 6 einfachen Schritten ein Budget für ein Projekt oder ein Unternehmen

Ein Budgetierungsprozess beginnt mit der Erstellung des Budgets. Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen oder ein Projekt leiten, sind dies die sechs Schritte, die Sie befolgen müssen, um ein Budget zu erstellen.

1. Wählen Sie einen Budgetierungsansatz

Wie oben dargestellt, gibt es viele Ansätze zur Erstellung eines Budgets. Der für Sie passende Budgetierungsprozess ist der erste Schritt bei der Festlegung Ihres Geschäfts- oder Projektbudgets. Schauen Sie sich Ihre aktuelle finanzielle Situation und Ihre Prioritäten an und wählen Sie einen Budgetansatz, der Ihren finanziellen Zielen entspricht.

2. Definieren Sie den Zweck Ihres Budgets

Auch hier gibt es verschiedene Gründe für ein Budget, beispielsweise ein Verkaufsbudget, ein Betriebsbudget usw. Bevor Sie beginnen können, müssen Sie wissen, was für ein Budget Sie erstellen. Das wird Sie durch den Budgetierungsprozess führen.

3. Erstellen Sie einen Aktionsplan

Nachdem Sie nun eine Methode und einen Zweck kennen, ist es an der Zeit, einen Aktionsplan zu erstellen, der die Schritte umfasst, die Sie zu einem fertigen Budget führen. Sie möchten den Umfang definieren, beispielsweise die Ziele und geplanten Ergebnisse. Dann möchten Sie dies auf einer Zeitachse eintragen, um Ihr Budget über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen.

4. Schätzen Sie die festen und variablen Kosten

Erstens sind Fixkosten diejenigen, die sich nicht ändern, wie z. B. Ihre Miete, Stromrechnungen, Gehaltsabrechnungen, Versicherungen, Kreditzinsen, Grundsteuern usw. Variable Kosten sind solche, die sich ändern können, wie z. B. Rohstoffe, Arbeitskräfte, Verkaufsprovisionen , Versand usw. Zusammen machen diese einen großen Teil Ihres Budgets aus.

5. Schätzen Sie den erwarteten Umsatz

Der erwartete Umsatz ist der Geldbetrag, den ein Unternehmen voraussichtlich durch Verkäufe erwirtschaften wird. Es kann so einfach sein wie die Anzahl der verkauften Einheiten multipliziert mit der verkauften Menge. Aber Einnahmen berücksichtigen nicht Kosten und Ausgaben. Nutzen Sie historische Daten und Marktforschung, um abzuschätzen, was Sie voraussichtlich im Budgetzeitraum verdienen werden.

6. Erstellen Sie einen Notfallfonds

Wie Sie sehen, handelt es sich bei all diesen Zahlen um Schätzungen. Sie sollten so genau wie möglich sein und auf Forschung und Daten basieren, aber sie sind keine Selbstverständlichkeit. Deshalb ist es so wichtig, bei der Erstellung eines Budgets über einen Notfallfonds zu verfügen. Dabei handelt es sich um einen Geldbetrag, der zurückgelegt wird, um die Ungenauigkeiten auszugleichen, die mit der Schätzung von Kosten und Einnahmen in einem Budget einhergehen, und um Risiken abzudecken.

Wie ProjectManager beim Budgetierungsprozess hilft

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die den Budgetierungsprozess unterstützt. Wenn Sie ein Projekt starten, indem Sie entweder eine Excel- oder Microsoft Project-Datei importieren oder eine unserer branchenspezifischen Vorlagen verwenden, können Sie das Projektbudget festlegen. Wir haben gezeigt, wie Sie Ihr Budget anhand von Gantt-Diagrammen planen können, die Ihre Aufgaben und die damit verbundenen Ressourcen und Kosten organisieren. Sie können jedoch noch viel mehr tun, um Ihre Kosten während des gesamten Projektlebenszyklus zu verwalten und zu verfolgen.

Überwachen Sie die Kosten mit Echtzeit-Dashboards

Der Budgetierungsprozess beschränkt sich nicht nur auf die Planung, sondern muss auch überwacht und geändert werden, um Mehrausgaben zu vermeiden. Mit unseren Echtzeit-Dashboards erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Kosten sowie andere Kennzahlen, die Sie auf Probleme aufmerksam machen können, damit Sie diese schnell lösen können. Unser Live-Dashboard sammelt automatisch Echtzeitdaten und zeigt sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an. Im Gegensatz zu einfacher Software ist für die Einrichtung unseres Dashboards keine langwierige Konfiguration erforderlich. Es ist fertig, wenn Sie es sind.

Verwenden Sie Arbeitszeittabellen und Arbeitsbelastungsdiagramme, um Ressourcen zu verfolgen

Ressourcen sind alles, was Sie zur Erledigung Ihrer Arbeit verwenden, von Arbeitskräften über Materialien bis hin zu allem dazwischen. Es ist wichtig, Ihre Ressourcen im Auge zu behalten, um Ihr Budget einzuhalten. Unser Tool verfügt über Ressourcenverwaltungsfunktionen, die Ihnen dies erleichtern. Wenn Sie das Team einbinden, können Sie dessen Verfügbarkeit hinzufügen, einschließlich PTO, Urlaub und globale Feiertage, was es einfacher macht, ihm Arbeit zuzuweisen. Unsere sicheren Arbeitszeittabellen optimieren die Gehaltsabrechnung und ermöglichen es Ihnen, zu sehen, wo sich jedes Teammitglied in Bezug auf die Erledigung seiner Aufgaben befindet, sodass Sie sehen können, ob es im Zeitplan liegt. Es gibt auch ein farbcodiertes Arbeitsauslastungsdiagramm, das anzeigt, ob jemand überlastet ist. Sie können die Arbeitsbelastung direkt über das Diagramm ausgleichen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind, ohne dass Kosten für Überstunden entstehen.

Unsere Funktionen zur Ressourcenverwaltung helfen Ihnen dabei, Ihr Budget einzuhalten, ebenso wie unsere Tools für das Aufgaben- und Risikomanagement. Wenn Ihr Team in Rückstand gerät, bedeutet das, dass zusätzliches Geld und Probleme Ihr Projekt beeinträchtigen und sich negativ auf das Budget auswirken können. Mithilfe unserer Berichtsfunktionen können Sie tiefer in die Daten als über das Dashboard eindringen und den Projektstatus, Abweichungen und mehr verfolgen. Alle Berichte sind anpassbar, um nur die Informationen zu filtern, die Sie sehen möchten, und können problemlos mit Stakeholdern geteilt werden, die ein begründetes Interesse an Ihrem Projekt haben.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, mit der Sie Budgets in Echtzeit planen, verwalten und verfolgen können. Unsere kollaborative Plattform ermöglicht Ihnen den Austausch von Dateien, Kommentare und mehr und verbindet so alle miteinander, unabhängig davon, ob sie sich im nächsten Büro oder an einem anderen Standort befinden. Werden Sie Teil von Teams bei Avis, Nestle und Siemens, die unsere Software nutzen, um erfolgreich zu sein. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.