Aufbau interner Kommunikationsplattformen für Unternehmen: das Was und Wie

In diesem Artikel sprechen wir darüber, wie man eine Enterprise-Konnektivitätsplattform erstellt. Was ist eine Konnektivitätsplattform und wie sollten Sie eine erstellen? Lesen Sie weiter, um Einblicke in dieses Thema zu erhalten, und scrollen Sie nach unten, um eine Schätzung der Kosten für die Entwicklung einer Website für die interne Kommunikation zu erhalten .

Inhalt:

1. Was ist interne Kommunikationssoftware?
2. Wie erstelle ich interne Kommunikationssoftware
3. Funktionen für eine mobile App oder Website für die interne Kommunikation
4. Kosten für die Erstellung einer Enterprise-Konnektivitätsplattform

Was ist interne Kommunikationssoftware?

Ob groß oder klein, jedes Unternehmen braucht ein System für die interne Kommunikation. Effektive interne Kommunikation auf allen Ebenen ist ein wesentlicher Bestandteil der Leistungssteigerung und Verbesserung der Ergebnisse. Interne Kommunikationssoftware kann:

• Mitarbeiter stärker in den Unternehmenserfolg einbinden
• koordinieren Aufgaben zwischen Mitarbeitern und Abteilungen
• Mitarbeiter, die remote arbeiten, effizient überwachen und moderieren
• den Mitarbeitern ein schnell agierendes Support-Netzwerk zur Verfügung stellen

Je nach Art des Unternehmens, seiner Größe und der Nische, in der es tätig ist, unterscheiden sich die Anforderungen an ein Kommunikationssystem. Kommunikation ist jedoch der Schlüssel zur Produktivität in jedem Unternehmen.

Bei der internen Kommunikation verwenden die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen zwei Arten von Technologien: E-Mail für unternehmensweite Ankündigungen und Instant-Messaging-Apps und Chatrooms für dringendere Probleme.

Aber Unternehmenskommunikationssoftware umfasst mehr als nur E-Mail und Messenger, und einige Arten von Kommunikationssoftware bieten Funktionen, die weder E-Mail- noch Instant-Messaging-Apps bieten können.

1. Intranet

Ein Intranet ist eines der ältesten Werkzeuge der Unternehmenskommunikation. Im Grunde handelt es sich um ein geschlossenes Netzwerk, auf das nur die Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff haben. Als Lösung mit eingeschränktem Zugriff ermöglicht ein Intranet das Speichern und Freigeben sensibler Daten und Dateien – was bei E-Mail und Messengern dringend abzuraten ist.

Allerdings ist die Datensicherheit bei Intranets immer noch ein Problem, da sie viele Daten speichern können, die einem Unternehmen schaden könnten, wenn das Intranet gehackt würde. Darüber hinaus sind die meisten Intranet-Lösungen nicht sehr einfach zu navigieren, und um ein katalogähnliches System zu erstellen, ist möglicherweise ein Spezialist erforderlich.

2. Digitale Beschilderung

Digital Signage umfasst Bildschirme, auf denen büroweite Ankündigungen für alle sichtbar angezeigt werden können. Diese Methode der internen Kommunikation ist nützlich für dringende Ankündigungen in Unternehmen, in denen alle oder die meisten Mitarbeiter im Büro arbeiten und das Büro selbst ziemlich groß ist. Sie wissen zwar nie, wann jeder Mitarbeiter eine unternehmensweite E-Mail öffnet, aber die Chancen stehen gut, dass alle gleichzeitig eine Ankündigung sehen, wenn sie auf einem Bildschirm in der Mitte des Stockwerks angezeigt wird.

Andererseits ist Digital Signage ein einseitiges Kommunikationswerkzeug, das es dem Management ermöglicht, unternehmensweite Ankündigungen zu machen. Es ist nicht für die Zusammenarbeit oder Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Teams geeignet. Es ist auch ein reines In-Office-Tool.

3. Video-Chat-Tools

Dies ist ein weiterer Einzweck-Tooltyp, der zum Streamen und/oder Kommunizieren über Video gedacht ist. Neben dem offensichtlichen Anwendungsfall von Videoanrufen kann diese Art von Software zum Streamen von Feeds von Konferenzen, wichtigen Besprechungen und anderen Veranstaltungen verwendet werden. In Verbindung mit Digital Signage-Tools können Videostreams auf Bildschirmen im Büro angezeigt werden.

4. Tools für die Zusammenarbeit

In diesem Artikel verwenden wir den Begriff Collaboration-Tools , um Cloud-basierte Software zu bezeichnen, die mehrere gleichzeitige Benutzer ermöglicht. Zuerst fallen mir Google Docs und Google Sheets ein, aber natürlich gibt es noch mehr Beispiele. Office 365 ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung, und unter UI/UX-Designern gewinnt Figma mit erstaunlicher Geschwindigkeit an Popularität. Mit Cloud-basierter Software kann von überall und zu jeder Zeit auf die Arbeit zugegriffen werden, was die Arbeit mit Remote-Mitarbeitern auf der ganzen Welt ermöglicht.

5. Soziale Netzwerke der Mitarbeiter

Der neueste Trend bei Enterprise-Konnektivitätslösungen sind arbeitsorientierte soziale Netzwerke für Mitarbeiter (ESNs). Seien wir ehrlich: Die Mehrheit der Menschen zwischen 18 und 65 Jahren nutzt soziale Netzwerke in ihrer Freizeit (und manchmal auch in ihrer Freizeit). Das Aufkommen von ESNs war nur eine Frage der Zeit.

Soziale Mitarbeiternetzwerke sind Drehscheiben der Mitarbeiteraktivität: Sie können sie für Ankündigungen, Umfragen, Zusammenarbeit, um prominente Mitarbeiter zu erkennen usw andere besser und bringen ihre Kreativität zum Ausdruck und koordinieren Büroangelegenheiten, die für das Intranet oder die Beschilderungstools möglicherweise zu wenig wichtig erscheinen.

Einer der beliebtesten Dienste dieser Art ist Workplace , ein Facebook-eigenes soziales Netzwerk für Mitarbeiter. Workplace ist im Grunde ein Facebook für Unternehmen, und eine vertraute Benutzeroberfläche ist eine der erfolgreichsten Funktionen. Da es einer der prominentesten Player der Branche ist, machen wir Workplace zu einer Art Fallstudie und zur Grundlage für unsere Forschung zur Entwicklung von Software für die interne Kommunikation.

Wie erstelle ich interne Kommunikationssoftware

Zunächst ist es wichtig zu entscheiden, ob Sie eine Enterprise Connectivity Plattform wie Workplace nur für Ihr eigenes Unternehmen entwickeln oder als Software as a Service (SaaS) Produkt anbieten möchten. Es ist wichtig, dies zu entscheiden, bevor Sie mit der Entwicklung beginnen, da einige Dinge bei der internen Kommunikationssoftware für Ihr eigenes Unternehmen nicht so wichtig sind wie bei der Software, die Sie für den Verkauf entwickeln. Sie müssen beispielsweise keine Software monetarisieren, die nur von Ihrem Unternehmen verwendet wird.

Workplace selbst war ursprünglich eine interne Software, die von Facebook-Mitarbeitern verwendet wurde. Erst später wurde es für andere Unternehmen zur Nutzung freigegeben. Hier ist unsere Meinung zum Aufbau einer internen Kommunikationsplattform, die wir Dritten als Service anbieten können.

In der Geschäftsanalysephase der Softwareentwicklung für die interne Kommunikation sollten Sie und/oder Ihr Entwicklungsteam die Marktsituation gründlich recherchieren. Je nach dem Lebenszyklusmodell der Softwareentwicklung, das Sie oder Ihr Outsourcing-Unternehmen verwenden, variieren die Prozesse, aber Forschung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Modells.

Die Marktforschung für Business-Kommunikationsplattformen hilft Ihnen bei der Beantwortung wichtiger Fragen.

1. Erstellen Sie eine mobile App, eine Webplattform oder beides? Typischerweise werden digitale Kommunikationsplattformen für Unternehmen für Desktop-Computer entwickelt, und meistens sind sie webbasiert. Die Entwicklung von Mobile-First-Apps zur Mitarbeiterbindung wird jedoch jedes Jahr beliebter. In jedem Fall muss auch eine webbasierte Lösung heutzutage mobiltauglich sein.

2. Was ist deine Nische? Alles kann eine Nische definieren, von der geografischen Lage bis hin zu einem bestimmten Funktionsumfang, der nur für eine bestimmte Art von Geschäft relevant ist.

3. Haben Sie Konkurrenten in Ihrer Nische? Wenn ja, analysieren Sie, wie ihre Produkte funktionieren, welche Vor- und Nachteile diese Produkte haben und wie Sie im Wettbewerb bestehen können.

4. Welchen einzigartigen Wert bietet Ihre Plattform ihren Nutzern? Was bietet Ihre Plattform, die sie von allen anderen unterscheidet?

5. Was ist die User-Persona für Ihre Plattform? Eine User-Persona ist ein Porträt Ihres primären Zielbenutzers. Wenn Sie versuchen, eine Kommunikationsplattform wie Workplace aufzubauen, dh eine Plattform für Unternehmen und nicht für Einzelpersonen, enthält Ihre User-Persona auch ein Porträt eines Unternehmens.

6. Wie sieht Ihr Monetarisierungsmodell aus? Hier geht es darum, wie Sie mit Ihrem Business-Kommunikationstool Geld verdienen. Sie sollten die Geschäftsmodelle Ihrer Wettbewerber recherchieren und herausfinden, welches Geschäftsmodell bei Ihrer Zielgruppe günstiger ankommt.

7. Wie wollen Sie für Ihre Plattform werben? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Plattform zu bewerben, die sich jedoch je nach dem, was Sie erstellen, unterscheiden.

Während der Ideenvalidierung und der Forschungsphase der Geschäftsanalyse werden weitere Fragen auftauchen. Viele – wenn nicht die meisten – Entwicklungsunternehmen verwenden heute eine Lean-Canvas-Vorlage, um alles Wissenswerte über ein Produkt in der allerersten Entwicklungsphase zu skizzieren. Wenn Sie interessiert sind, lesen Sie unseren Artikel zum Erstellen eines Geschäftsmodell-Canvas für eine mobile App-Idee.

Funktionen für eine mobile App oder Website für die interne Kommunikation

Kollaborations- und Kommunikationsplattformen wie Facebook Workplace sind soziale Netzwerke innerhalb von Unternehmen. Während Facebook ein globales Netzwerk ist, wird Workplace von Unternehmen lokal genutzt und kombiniert Funktionen sozialer Netzwerke mit Elementen anderer Arten von Enterprise-Konnektivitätslösungen.

Hier ist eine Liste von Funktionen, die Sie möglicherweise in Ihre Mitarbeiterengagement-App aufnehmen möchten.

• Onboarding

Wenn Sie eine App wie Workplace für die interne Kommunikation erstellen möchten, ist es wichtig, das Onboarding so einfach wie möglich zu gestalten, damit Benutzer nicht zu viel Zeit damit verbringen, sich einzuloggen und nach allem zu suchen, was sie brauchen.
Gleichzeitig kann für ein soziales Unternehmensnetzwerk die Implementierung der Anmeldung/Anmeldung über persönliche Konten traditioneller sozialer Netzwerke wie Facebook und Twitter als Haftung angesehen werden. Eine Lösung, die sowohl einfach zu bedienen als auch sicherer ist, ist die Anmeldung über Firmen-E-Mail-Konten.

• Profile

Die Felder, die Sie in Benutzerprofilen bereitstellen, hängen davon ab, inwieweit Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter verbinden und sich mischen. Die offensichtlichen Pflichtfelder in einem geschäftlichen Kommunikationsnetzwerk sind Name, Position, Abteilung und Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail, Skype usw.). Wenn jedoch ein Ziel Ihrer Plattform darin besteht, die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern zu verbessern, kann es nützlich sein, Informationen zu außerberuflichen Zwecken wie Hobbys hinzuzufügen.

• Füttern
  
  Hier werden alle Informationen veröffentlicht: Ankündigungen, aktuelle Projekte, Erfolge und Updates zum Unternehmensleben. Wenn Sie eine Website wie Workplace für große Unternehmen erstellen, ist es nützlich, eine Art Filtersystem wie Tagging zu implementieren, das möglicherweise durch maschinelles Lernen unterstützt wird. Auf diese Weise kann das System Beiträge für jeden Benutzer nach Relevanz sortieren, basierend auf seiner Abteilung und den Beiträgen, auf die er reagiert.

Auf der anderen Seite muss eine Funktionalität vorhanden sein, um unternehmensweite Ankündigungen zu pinnen, damit sie jeder sehen kann, unabhängig von der Filterung.

• Bücherei

Das Hinzufügen einiger Intranet-Funktionen zu einem sozialen Unternehmensnetzwerk schadet nicht. Eine Bibliothek mit Unternehmensdokumentation hilft Ihnen dabei, alles an einem Ort zu speichern. Wenn es Dokumente gibt, die nur für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern bestimmt sind (wie das Top-Management), können Zugriffsebenen hinzugefügt werden.

• Fotogallerie

Dies kann entweder ein separates Feature oder eine Unterkategorie innerhalb der Bibliothek sein. Abhängig vom Umfang der Aktivitäten, die Mitarbeiter im internen sozialen Netzwerk teilen, kann die Fotogalerie offizielle Unternehmensfotos von Veranstaltungen wie Konferenzen sowie Fotos von After-Work-Treffen enthalten, die Mitarbeiter mit allen teilen möchten, um das Unternehmen zu verbessern Geist.

• Gruppen
  
  Gruppen sind notwendig, wenn Sie eine interne Kommunikations-App für Firmenkunden erstellen. Ankündigungen mit eingeschränktem Zugriff können so gepostet werden, dass sie nur Gruppenmitgliedern angezeigt werden – zum Beispiel Neuigkeiten aus der Abteilung oder Updates für Mitarbeiter, die an demselben Projekt arbeiten.

• Plaudern

Da die Kommunikation das Hauptziel eines sozialen Unternehmensnetzwerks ist, ist die Instant-Messaging-Funktionalität ein Muss. Es ist wichtig, direkte Nachrichten zwischen Benutzern sowie einige Versionen von Gruppenchats für Abteilungen oder Teams zu implementieren, die an demselben Projekt oder derselben Aufgabe arbeiten.

• Datenaustausch

Die gemeinsame Nutzung von Dateien ist für fast jede geschäftliche Kommunikation erforderlich. Je nachdem, welche Unternehmen Ihre Kommunikationsplattform verwenden werden, kann die gemeinsame Nutzung eines Dateityps ausreichen. Im Allgemeinen ist es jedoch besser, Unterstützung für mehrere Dateitypen anzubieten.

• Veranstaltungskalender

Das Hinzufügen von Terminen zu einem Kalender innerhalb des internen Unternehmensnetzwerks anstelle von (oder zusätzlich zu) Google Kalender hilft Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeit zu organisieren, ohne das interne Netzwerk verlassen und zu anderen Diensten wechseln zu müssen.

• Benachrichtigungen

Benachrichtigungen für die Desktop-Version Ihrer Mitarbeiterengagement-App oder -Website und Push-Benachrichtigungen für mobile Apps sind erforderlich, damit Mitarbeiter keine wichtigen Ankündigungen oder Nachrichten verpassen, wenn die App selbst im Hintergrund läuft.

• Admin-Steuerelemente

Die Unternehmensleitung oder eine speziell zugewiesene Person muss in der Lage sein, Mitarbeiter hinzuzufügen und zu entfernen, deren Zugriffsebenen zu ändern und die interne Kommunikation zu überwachen. Ein Administrator hat normalerweise Zugriff auf alle Gruppen, kann Ankündigungen bearbeiten und anheften/entfernen und die Mitarbeiteraktivitäten verwalten.

• Integrationen
  
  Einige Funktionen können zu Kommunikationsanwendungen hinzugefügt werden, indem Apps von Drittanbietern integriert werden. Anstatt beispielsweise Funktionen für die kollaborative Dokumentenbearbeitung von Grund auf neu zu erstellen, können bestehende Dienste in die Plattform integriert werden. Facebook Workplace lässt sich in G Suite, Jira, Dropbox, Office 365 und mehr integrieren . Sie können relevante Services hinzufügen und vorhandene interne Software Ihrer Kunden integrieren.

Zusätzliche Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:

• Mitarbeiterverzeichnis

Dies ist eine praktische Funktion für große Unternehmen, bei denen es eine Herausforderung sein kann, herauszufinden, wer wer ist. Ein Top-Down-Diagramm von den Managern bis zu den Nachwuchskräften jeder Abteilung hilft Benutzern, schnell die Person zu finden, mit der sie in Kontakt treten können.

• Videoanrufe
  
  Wenn Ihr Unternehmen oder, im Falle eines SaaS-Produkts, die Unternehmen Ihrer Kunden mit Remote-Auftragnehmern arbeiten oder häufig reisende Mitarbeiter haben, ist die interne Videoanruffunktionalität ein Muss. Es ermöglicht Ihnen, die gesamte Kommunikation in derselben Software zu halten und macht sie effizienter. Es ist immer einfacher, einen Anruf zu tätigen, als eine Nachricht einzugeben.

• Umfragen

Es ist immer wichtig, die Stimmung im Unternehmen, die Beziehungen innerhalb und zwischen den Abteilungen sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verstehen. In der Regel werden Büroleiter oder andere bestimmte Mitarbeiter mit der Durchführung solcher Recherchen unter Verwendung aller Arten von Umfragetools (Google Forms, SurveyMonkey und andere) beauftragt, zusätzlich zum individuellen Gespräch mit jedem Mitarbeiter. Wenn Sie Ihrem internen Netzwerk eine Umfragefunktion hinzufügen, können Sie diese Umfragen einfacher verwalten und ihre Ergebnisse teilen.

• Bots

Bots können Mitarbeitern helfen, sich in der Software zurechtzufinden und Kundensupport leisten. Wie bei der Feedfilterung können sie durch maschinelle Lerntechnologie unterstützt werden.

Wie hoch sind die Kosten für die Erstellung einer Enterprise-Konnektivitätsplattform?

Um die Kosten für die Entwicklung von Unternehmenskommunikationssoftware (auch nur grob) zu berechnen, müssen Sie zunächst wissen, welche Spezialisten Sie einstellen müssen. Für diese Art von Software – im Wesentlichen ein lokales soziales Netzwerk – wird ein komplettes Team benötigt:

• Projektmanager (es sei denn, Sie sind bereit, jeden Aspekt der Entwicklung selbst zu überwachen und zu verwalten)
• UI/UX-Designer für Webentwicklung
• UI/UX-Designer für mobile Apps (ein Designer kann sowohl mit iOS- als auch mit Android-Apps arbeiten)
• Frontend-Webentwickler
• iOS-Entwickler
• Android-Entwickler
• Backend-Entwickler
• Spezialist für Qualitätssicherung

Wie bereits erwähnt, werden die meisten internen Kommunikations-Apps hauptsächlich für das Web entwickelt. Es ist logisch, eine Web-App in einem Büro zu haben, in dem jeder einen Desktop oder Laptop verwendet. Wenn Ihr Unternehmen (oder das Unternehmen Ihrer Zielgruppe) jedoch Spezialisten umfasst, die unterwegs oder im Außendienst arbeiten, sollten Sie eine Lösung schaffen, die es ihnen ermöglicht, sich aktiv am Unternehmensleben zu beteiligen. Während dies durch die Anpassung einer Website für mobile Geräte erreicht werden kann, wird der Funktionsumfang einer regulären Kommunikations-App, die einem sozialen Netzwerk ähnelt, eine Website wahrscheinlich zu überladen für eine effektive Nutzung auf mobilen Geräten machen . In solchen Fällen ist eine native App für Benutzer viel bequemer.

Abhängig von Ihrer Zielgruppe kann es ausreichen, eine App für iOS oder Android statt für beides zu erstellen.

Wie Sie sehen, sind die Kosten für die Erstellung einer internen Kommunikationsplattform schwer abzuschätzen. Die Web-only-Entwicklung einer internen Kommunikations-App wird etwa drei Monate dauern und die Anfangskosten könnten etwa 52.000 US-Dollar betragen . Mobile Entwicklung dauert länger und ist daher teurer. Rechnen Sie damit, mindestens 61.800 US-Dollar für eine mobile App zu zahlen und etwa fünf Monate zu warten, bis sie abgeschlossen ist. Zwei mobile Apps kosten Sie jedoch nicht doppelt so viel, da Sie nicht für jede von ihnen einen separaten UI/UX-Designer und ein Qualitätssicherungsteam benötigen.

Abschluss

Die Unternehmenskommunikation entwickelt sich als Reaktion auf gesellschaftliche Veränderungen ständig weiter. Heute ist es wichtiger denn je, transparente Unternehmen aufzubauen und Ihre Mitarbeiter in das Leben Ihres Unternehmens – sowie in das Leben der anderen – einzubeziehen. Aus diesem Grund wird die Entwicklung von Mitarbeiterkommunikations-Apps immer beliebter und Kommunikations-Apps ähneln immer mehr vollwertigen sozialen Netzwerken. Die möglichen Vorteile dieser Dienste sind sehr attraktiv.

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