Erstellen eines automatisierten PPC-Ausgaben-Trackers in Google Sheets

Mit dem gestrigen Webinar zur effizienten Datenanalyse mit Google Sheets sowie den Excel-Funktionen nach dem Pitting am Dienstag in ihrem eigenen March Madness-Turnier haben wir diese Woche auf PPC Hero einen der wichtigsten Teile der Toolbox des digitalen Vermarkters hervorgehoben: Tabellenkalkulationen! Heute setzen wir diesen Trend fort, indem wir eine Anwendung von Google Sheets vorstellen und einige der im oben genannten Webinar besprochenen Techniken verwenden, um ein Problem zeitsparend zu lösen und gleichzeitig umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen. Ob Sie die Methoden hier auf Ihre eigene Arbeit übertragbar finden, ein solches Beispiel wird Sie hoffentlich dazu inspirieren, kreative Ansätze für verschiedene Herausforderungen zu erwägen und neue Werkzeuge zu entwickeln, die Ihnen das Leben erleichtern.

Das Problem

Wenn Sie PPC-Konten für sich selbst, ein internes Team oder einen Kunden verwalten, müssen Sie mit Sicherheit innerhalb eines Budgets arbeiten und Ausgaben über Kanäle, Initiativen und viele andere mögliche Dimensionen hinweg verwalten. Für manche kann dies ein stressiger Teil der Arbeit sein – insbesondere, wenn mehrere Bereiche zugewiesen werden müssen oder wenn häufige Budget- oder Verkehrsänderungen eine regelmäßige Bewertung des Ausgabentempos erfordern. Wenn dies der Fall ist, können wir schnell feststellen, dass wir immer wieder dieselben Aufgaben ausführen, alle unsere Werbeausgaben im vorgegebenen Zeitrahmen messen, mit Budgets vergleichen, Problembereiche identifizieren, Prognosen berechnen und Änderungen vornehmen, um im Ziel zu bleiben. Selbst wenn viele dieser Informationen beispielsweise in einem Wochenbericht enthalten sind, kann der Datumsbereich des Berichts die Daten unpraktisch oder überflüssig machen. Was sollten Sie beispielsweise tun, wenn Sie am Ende der Woche Budgetanpassungen basierend auf den aktuellen monatlichen Ausgaben vornehmen möchten, Ihr aktueller Bericht jedoch nur die Vorwoche abdeckt?

Nachdem wir in einigen der Konten, mit denen wir zusammenarbeiten, ähnliche Situationen erlebt haben, haben wir uns entschieden, ein Tool zur Ausgabenverfolgung in Google Tabellen zu erstellen. Wir haben es so konzipiert, dass es täglich automatisch alle notwendigen Ausgabendaten einzieht, die Informationen aggregiert, organisiert und berechnet, sodass Sie nur das Dokument anzeigen, Entscheidungen auf der Grundlage der Präsentation treffen und sich von der manuellen Arbeit entlasten müssen es war schon fertig. Was hat uns dazu bewogen, Google Sheets für diese Aufgabe zu wählen? Obwohl es eine natürliche Wahl ist, nachdem es für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit einigen unserer Kunden verwendet wurde, gibt es eine Reihe anderer Vorteile (einige werden im oben genannten Webinar beschrieben), darunter:

• Erwartete Excel-/Tabellenkalkulationsfunktionalität (z. B. Funktionen, Tools, Diagramme)
• Leicht mit Kollegen und Kunden für die Zusammenarbeit in Echtzeit zu teilen
• Möglichkeit zum Importieren von Daten aus anderen Dokumenten mit sofort synchronisierten Änderungen
• Anpassbar mit Ihrer eigenen Kreativität im Vergleich zu anderen Tools
• Add-ons und Skripte für erweiterte Möglichkeiten
• Niedrige Kosten (kostenlose Nutzung von Google Sheets, obwohl einige Add-Ons Gebühren erfordern)

Lassen Sie uns ohne weitere Umschweife darauf eingehen, wie wir das Tool erstellt haben!

Schritt 1: Listen Sie Ihre Budgets auf (und kennen Sie Ihren Budgetierungszeitraum)

Im Allgemeinen bestimmen Ihre Budgets, wie Sie Ihre Ausgaben organisieren und somit Ihren Ausgaben-Tracker strukturieren. Da jedes Konto in seiner Anordnung und Budgetierung ziemlich einzigartig ist, bauen wir in dieser Übung auf einem einfachen Beispiel auf, um die Einrichtung zu veranschaulichen. Angenommen, Sie haben Konten bei Google, Bing und Facebook mit separaten Budgets für Marken- und Nicht-Marken-Suchkampagnen sowie für drei verschiedene Regionen, auf die die sozialen Kampagnen ausgerichtet sind. Nachdem Sie in Ihrer Tabelle Spalten für Ihre Kampagnengruppen und deren Budgets erstellt haben, kann Ihr Ausgaben-Tracker zunächst wie folgt aussehen:

In dieser exemplarischen Vorgehensweise gehen wir davon aus, dass es sich bei den in Spalte C aufgeführten Budgets um monatliche Zahlen handelt. Die obige Konstruktion kann jedoch für Budgets unterschiedlicher Zeiträume (z. B. vierteljährlich) funktionieren, sofern Sie sich beim Bauen Ihrer Reichweite bewusst sind. Wir können die Budgets bei Bedarf manuell aktualisieren, aber wenn Ihre Budgets bereits in einem anderen Google Sheet vorhanden sind – möglicherweise in einem vom Kunden gemeinsam genutzten Planungsdokument – ​​können Sie die IMPORTRANGE-Funktion verwenden, um diese Informationen automatisch abzurufen. Dies hat den Vorteil, dass alle Aktualisierungen, die in einer solchen Tabelle vorgenommen werden, direkt an den Ausgaben-Tracker übertragen werden, wodurch Inkonsistenzen vermieden werden, die bei manuellen Änderungen entstehen könnten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Datenimport mit IMPORTRANGE zu handhaben, wobei im Folgenden nur eine Möglichkeit dargestellt wird. Wenn beispielsweise das Budget für die Google-Markenkampagnen in Zelle K15 eines Tabs "Q1 2017 Budgets" in einem anderen Google Sheet enthalten ist, könnte die entsprechende Zelle für die Ausgabenverfolgung geändert werden:

Schritt 2: Integrieren Sie Ihre Ausgabendaten

Unsere nächste Aufgabe besteht darin, Ausgabeninformationen für unseren gegebenen Zeitrahmen einzuholen, damit wir bei jeder Überprüfung des Trackers sehen können, wie sie mit dem Budget abschneiden. Dieser Schritt profitiert stark von einem Add-On wie Supermetrics, mit dem Sie Daten direkt von Ihren Marketingplattformen in Google Sheets übertragen können, da es den Prozess rationalisiert und den Weg für eine einfachere Automatisierung ebnet. Wenn Sie jedoch keinen Zugriff auf ein solches Tool haben, zeigen wir Ihnen, wie Sie das gleiche Ziel mit einer eher manuellen Methode erreichen können.

Unsere Logik besteht darin, in unserer Tabelle einen neuen Tab zu erstellen, der alle Daten zu den Kampagnenausgaben für jede jeweilige Plattform enthält, wo wir die Daten dann mithilfe von Formeln im Haupt-Tracking-Tab filtern und aggregieren. Nachdem wir diese in unserem Beispiel eingeführt haben, sieht die Registerkartenleiste des Dokuments etwa so aus:

Nehmen wir für einen Moment an, wir verwenden Supermetrics, um unseren Build zu unterstützen – um die neuesten Google-Ausgaben für den Budgetierungszeitraum (in unserem Fall den aktuellen Monat) zu erfassen, könnten wir eine kleine Abfrage wie folgt schreiben, um die „Google – Alle Kampagnen“-Tab…

…was die Registerkarte nach dem Ausführen der Abfrage in ein ähnliches Erscheinungsbild verwandelt:

Was ist, wenn Sie kein Add-on-Tool wie Supermetrics haben? Sie haben nicht Pech – beachten Sie, dass wir das gleiche Ergebnis nachahmen können, indem Sie einen benutzerdefinierten Nur-Ausgaben-Kampagnenbericht direkt von der Plattform herunterladen und die Ergebnisse einfach an derselben Stelle einfügen. Auch wenn es mit mehr manueller Arbeit nicht die optimale Lösung ist, ermöglicht es Ihnen dennoch, die Vorteile des Tracking-Tools zu nutzen und Wege offen zu halten, wo Add-Ons derzeit möglicherweise nicht abgedeckt werden. Alternativ können Sie, wenn Sie mit Programmieren vertraut sind oder Ihre Fähigkeiten weiterentwickeln möchten, Ihre eigenen Skripte schreiben, um die benötigten Informationen zu integrieren und sich selbst maximale Kontrolle zu gewähren.

Nachdem wir nun unsere Ausgabennummern festgelegt haben, müssen wir sie wieder mit unserem Tracking-Tab verbinden. Wir verwenden die SUMIF-Funktion (SUMIFS, wenn Sie mehrere Bedingungen filtern möchten), um die Daten in den richtigen Zellen zu konsolidieren, obwohl Sie die QUERY-Funktion verwenden können, wenn Sie die Google Visualization API-Abfragesprache in Google nutzen möchten Blätter. Mit den folgenden Funktionen erstellen wir Berichte zu den Ausgaben für Google-Marken- bzw. Nicht-Marken-Kampagnen für den Monat:

Wenn Sie diese Funktionen an den entsprechenden Standorten einbinden, sieht unser Tracker wie folgt aus:

Schritt 3: Aktualisieren Sie Ihre Daten automatisch

Wir haben unsere Ausgabenzahlen erfolgreich erfasst, aber Sie haben vielleicht bemerkt, dass wir die Abfragen ständig wiederholen oder neue Versionen der Daten eingeben müssen, um eine genaue Darstellung unserer Ausgaben im Laufe des Monats zu erhalten. Mit Supermetrics können wir diese Aufgabe erheblich vereinfachen, indem wir eine automatische Aktualisierung unserer Abfragen planen. Die Option befindet sich im Supermetrics-Menü im Dropdown-Menü Add-ons des Dokuments.

Wenn die Abfragen so eingestellt werden, dass sie jeden Morgen aktualisiert werden, können wir den Tracker jeden Tag anzeigen und haben die neuesten Informationen sofort nach unserer Ankunft parat. Dies macht den Spend Tracker zu einem wirklich nützlichen zeitsparenden Tool – die meisten Wartungsarbeiten drehen sich um die Aktualisierung der Struktur nach Bedarf, anstatt Daten abzurufen und zu berechnen, wodurch mehr Zeit für wertvolle Analysen gewonnen wird.

Wenn Sie Ihre Informationen manuell einfügen möchten, sind Sie bei der in diesem Schritt besprochenen Automatisierung leider eingeschränkt. Das macht das Tool für Sie auf keinen Fall nutzlos – das Setup wird immer noch viel Fußarbeit leisten und Sie können die Daten einfach nach Belieben aktualisieren.

Schritt 4: Fügen Sie den Schnickschnack hinzu

Wir haben die Kernfunktionalität des Ausgaben-Trackers größtenteils etabliert, also müssen Sie ihn nur noch mit zusätzlichen Funktionen robuster machen. Hier können Sie abweichen und an Ihre Bedürfnisse anpassen, aber wir werden nur einige der zahlreichen Möglichkeiten behandeln, um das bereits Vorhandene zu verstärken.

Verbleibendes Budget und ausgegebener Prozentsatz

Okay, vielleicht sind diese also eine Notwendigkeit – schließlich, was würde es nützen, sich einfach die Budgets anzusehen und sie ohne Vergleichsmöglichkeit auszugeben? Wir fügen zwei Spalten hinzu, um automatisch zu berechnen, wie viel Budget wir noch haben und wie viel Prozent davon verwendet wurden. Die Formeln dafür sind einfach: (Budget – Spend) für den ersten und (Spend / Budget) für den zweiten. So sieht unser Ausgaben-Tracker nach der Änderung aus:

Taktung

Angenommen, Sie haben Fragen dazu, wie sich die Ausgaben im Budgetierungszeitraum bewegen – zum Beispiel wird das Geld zu schnell aufgebraucht oder bewegt es sich zu langsam? Was sollten Sie durchschnittlich pro Tag ausgeben, um Ihr Ziel zu erreichen? Um diese Anfragen zu beantworten, benötigen wir zunächst eine Möglichkeit, unsere Position relativ zum gesamten Zeitraum zu verfolgen. Bei den monatlichen Budgets in unserem Fall bedeutet dies, das heutige Datum zu kennen, wie viele Tage insgesamt in den aktuellen Monat gehören und wie viele Tage noch übrig sind.

Glücklicherweise verfügen Google Sheets (und Excel) über eine Reihe integrierter Funktionen im Zusammenhang mit der Zeit, sodass Sie schnell einige Zellen mit den erforderlichen Informationen ausfüllen können, auf die wir im gesamten Dokument verweisen können. Die Zellen und ihre Berechnungsmethode sind unten dargestellt, wobei Kombinationen der Formeln HEUTE, EOMONTH und DAY verwendet werden.

Diese drei sich dynamisch aktualisierenden Informationen schaffen mehrere neue Möglichkeiten zur Analyse des Tempos und zur Beantwortung der obigen Fragen. Beispielsweise können wir ermitteln, welcher Prozentsatz des Monats vergangen ist, indem wir berechnen (Datum von gestern / Anzahl der Tage im Monat) und dies dann mit dem zuvor berechneten Teil des ausgegebenen Budgets vergleichen, um zu sehen, wie die beiden Zahlen übereinstimmen. Darüber hinaus können wir den durchschnittlichen Betrag, den wir pro Tag ausgeben müssen, um unsere Ziele zu erreichen, durch Anwenden (verbleibendes Budget / Anzahl der verbleibenden Tage) ermitteln und die aktuellen Trends entsprechend anpassen.

Dies bietet uns bisher mehrere Neuzugänge zu unserem Ausgaben-Tracker, der seit seinen bescheidenen Anfängen stark gewachsen ist:

Einpacken

Es gibt unzählige Bereiche, die Sie über die oben diskutierten Ideen hinaus weiter ausbauen könnten; Der Wert der Erstellung unseres Ausgaben-Trackers in Google Tabellen liegt in der Freiheit, die Lösung an Ihre Bedürfnisse und die Anforderungen des Kontos, mit dem Sie arbeiten, anzupassen und anzupassen.

Vielleicht haben Sie beim Durcharbeiten des obigen Leitfadens überlegt, wie Sie Dinge anders machen könnten oder andere potenzielle Anwendungen der vorgestellten Tools. Wenn dies der Fall ist, würden wir gerne Ihre Gedanken und Ideen hören! Die Absicht hinter der Diskussion dieser speziellen Anwendung war, zu zeigen, wie wir an eine Toolbox mit Möglichkeiten herangegangen sind – in diesem Fall Google Sheets – und unseren Denkprozess, wie wir sie nutzen, um etwas zu entwickeln, das unserer Arbeit zugute kommt. Wir hoffen, dass wir dadurch einen Sinn für Vorstellungskraft und Erforschung gefördert haben, der andere dazu inspiriert, darüber nachzudenken, was auch sie mit der Sandbox um sie herum erschaffen können.