Was ist Business-Impact-Analyse und warum ist sie wichtig?

Unternehmen machen viel durch. Manager müssen sich immer der internen und externen Faktoren bewusst sein, die sich auf ihr Geschäftswachstum auswirken können, wie z. B. wirtschaftliche Schwankungen, neue Wettbewerber, neue Markttrends und mehr. Eine der häufigsten Bedrohungen für jedes Unternehmen wird als Geschäftsunterbrechung bezeichnet.

Geschäftsunterbrechungen treten immer dann auf, wenn eine radikale Veränderung eintritt, und wirken sich auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in einer bestimmten Branche aus. Ein Beispiel für eine Geschäftsunterbrechung könnte die Entwicklung einer neuen Technologie sein, die die derzeitigen Methoden unbrauchbar macht. Was können Geschäftsführer in diesem Fall tun? Führen Sie eine Business-Impact-Analyse (BIA) durch.

Die Business-Impact-Analyse ist ein wichtiges Instrument, um die Unvermeidlichkeit von Folgen und deren Kosten zu planen. BIA ist ein vielseitiger Prozess, der für die Risikobewertung, die Planung der Geschäftskontinuität und die Planung der Notfallwiederherstellung verwendet wird. Risiken sind immer am Horizont, und je besser Unternehmen auf das Risikomanagement vorbereitet sind, desto wahrscheinlicher werden sie in der Lage sein, ihre Geschäfte in Zukunft fortzusetzen.

Was ist Business-Impact-Analyse (BIA)?

Business Impact Analysis (BIA) ist eine Methode, um die Folgen von Störungen eines Unternehmens, seiner Prozesse und Systeme durch das Sammeln relevanter Daten vorherzusagen. Diese Daten können verwendet werden, um Strategien für die Wiederherstellung des Unternehmens im Notfall zu entwickeln.

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Szenarien, die potenziell zu Verlusten für das Unternehmen führen könnten, werden identifiziert. Dazu können Lieferantenausfälle, Serviceverzögerungen usw. gehören. Die Liste der Möglichkeiten ist lang, aber es ist wichtig, sie gründlich zu prüfen, um das Risiko bestmöglich einzuschätzen. Durch die Identifizierung und Bewertung dieser potenziellen Risikoszenarien kann ein Unternehmen einen Investitionsplan für Wiederherstellungs- und Minderungsstrategien zusammen mit vollständiger Prävention festlegen.

Was adressiert BIA?

Die Business Impact Analyse analysiert die betrieblichen und finanziellen Auswirkungen einer Betriebsstörung. Diese Auswirkungen umfassen entgangene Umsätze und Einnahmen, verzögerte Umsätze oder Einnahmen, erhöhte Ausgaben, behördliche Bußgelder, Vertragsstrafen, den Verlust von Kunden und eine Verzögerung neuer Geschäftspläne.

Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist das Timing. Der Zeitpunkt eines störenden Ereignisses kann einen großen Einfluss auf den Verlust haben, den ein Unternehmen erleidet. Wenn Ihr Geschäft vor einem großen Ausverkauf oder einem großen Feiertag durch eine Naturkatastrophe beschädigt wird, sind die Auswirkungen größer als in einer langsameren Zeit.

Die Business-Impact-Analyse geht von zwei Annahmen aus:

1. Jeder Teil des Unternehmens ist abhängig von der Fortführung der Geschäftstätigkeit der anderen Teile des Unternehmens.
2. Einige Teile des Geschäfts sind wichtiger als andere und erfordern mehr Zuweisungen, wenn Störungen auftreten.

BIA vs. Risikobewertung

BIA und eine Geschäftsrisikobewertung sind ähnlich, aber der Hauptunterschied besteht darin, dass eine BIA spezifischer ist, da sie sich auf die Anforderungen an die Geschäftskontinuität, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Auswirkungen einer Geschäftsunterbrechung konzentriert.

Andererseits konzentriert sich die Risikobewertung auf die Schwere und Wahrscheinlichkeit potenzieller Geschäftsrisiken. Dies geschieht, um die Risiken zu priorisieren und Minderungsstrategien zu ihrer Lösung zu entwickeln.

BIA vs. Geschäftskontinuitätsplanung

Die Business-Impact-Analyse ist ein Bestandteil der Business-Continuity-Planung, da eine BIA wichtige Daten für einen Business-Continuity-Plan liefern soll. Wie funktioniert das?

Eine BIA wird durchgeführt, um die kritischsten Geschäftsprozesse, die Auswirkungen von Geschäftsunterbrechungen auf diese Prozesse und die zu ihrer Wiederherstellung erforderlichen Ressourcen zu bestimmen.

Dies sind alles grundlegende Variablen, die bei der Erstellung eines Business-Continuity-Plans berücksichtigt werden müssen, der als Vorgehensweise dient, um sicherzustellen, dass sich ein Unternehmen von einer Geschäftsunterbrechung erholen kann.

BIA vs. Notfallwiederherstellungsplanung

Ähnlich wie die Beziehung zwischen BIA und Business-Continuity-Planung ist BIA auch ein nützliches Werkzeug bei der Erstellung eines Disaster-Recovery-Plans. Die BIA identifiziert Ausfallarten und die damit verbundenen Kosten. Die aus dem BIA-Bericht gewonnenen Informationen werden dann als Input verwendet, um einen vollwertigen Disaster-Recovery-Plan zu erstellen.

So führen Sie eine BIA in 4 Schritten durch

Es gibt zwar keine festgelegte Methode zur Durchführung einer Geschäftsauswirkungsanalyse, aber der Prozess folgt dem unten beschriebenen allgemeinen Pfad.

1. Genehmigung einholen

Der erste Schritt besteht darin, den Prozess einzuleiten, indem Sie die Genehmigung der Geschäftsleitung für das Projekt einholen. Definieren Sie zunächst die Zielsetzungen, Ziele und den Umfang der Business-Impact-Analyse. Es sollte klar sein, was das Unternehmen erreichen möchte.

Dann ist es wichtig, ein Projektteam zu bilden, um die Business-Impact-Analyse durchzuführen. Dies können vorhandene Mitarbeiter sein, solange sie wissen, wie man eine Geschäftsauswirkungsanalyse durchführt, aber dieses Team kann an ein Team ausgelagert werden, das in diesem Prozess erfahren ist, wenn das Unternehmen keine Mitarbeiter für diese Aufgabe hat.

2. Sammeln Sie Informationen

Der nächste Schritt besteht darin, die für die Analyse erforderlichen Informationen zu sammeln. Diese Daten können auf verschiedene Weise gesammelt werden, von Interviews bis hin zu einem Fragebogen zur Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft, dem gängigsten Instrument.

Der Fragebogen ist eine detaillierte Umfrage, die vom Business-Impact-Analyseteam entwickelt wurde und gezielte Fragen enthält, die darauf ausgelegt sind, Antworten zu erhalten, die die potenziellen Auswirkungen einer Unterbrechung des Geschäfts bewerten.

Zu den Personen, die interviewt oder mit dem Fragebogen versehen werden sollten, gehören Manager, Teammitglieder, Vorgesetzte und andere, die sich mit den Geschäftsprozessen auskennen. Es kann auch Geschäftspartner und Personen umfassen, die außerhalb der Organisation arbeiten, solange sie über ausreichende Einblicke verfügen. Mit anderen Worten: Überlegen Sie, wer Ihre Stakeholder sind.

Die Informationen, die Sie für Ihren BIA-Bericht sammeln, sollten Folgendes umfassen:

• Der Name des Prozesses
• Eine detaillierte Beschreibung, wo der Prozess durchgeführt wird
• Alle Ein- und Ausgänge im Prozess
• Ressourcen und Werkzeuge, die im Prozess verwendet werden
• Die Benutzer des Prozesses
• Das Timing
• Die finanziellen und betrieblichen Auswirkungen
• Alle regulatorischen, rechtlichen oder Compliance-Auswirkungen
• Historische Daten

3. Überprüfen Sie die Informationen

Alle diese gesammelten Daten müssen dokumentiert und überprüft werden, bevor die Informationen analysiert werden. Dies kann automatisiert per Computer oder manuell erfolgen, je nachdem, was einfacher, zuverlässiger und praktischer in Bezug auf die Formulierung einer Schlussfolgerung ist.

Diese Überprüfung erfüllt mehrere Ziele: Sie erstellt eine priorisierte Liste von Geschäftsfunktionen oder -prozessen, sie identifiziert die personellen und technologischen Ressourcen, die erforderlich sind, um ein optimales Betriebsniveau aufrechtzuerhalten, und sie legt einen Wiederherstellungszeitrahmen fest, in dem der Prozess oder die Funktion wiederhergestellt und wiederhergestellt werden kann normal.

4. Erstellen Sie den BIA-Bericht

Danach möchten Sie die Ergebnisse dokumentieren. Zu diesem Zeitpunkt wird der Bericht zur Geschäftsauswirkungsanalyse erstellt. Obwohl das Format nicht geregelt ist, folgt es oft der folgenden Struktur:

• Zusammenfassung
• Ziele und Geltungsbereich
• Methoden zur Datenerhebung und Auswertung
• Zusammenfassung der Ergebnisse
• Ein detaillierter Befund zu jeder Abteilung des Unternehmens (einschließlich ihrer wichtigsten Prozesse, der Auswirkungen der Störung, der akzeptablen Dauer der Störung, der tolerierbaren Höhe der Verluste, der Wiederherstellungskosten usw.)
• Belege u
• Empfehlungen zur Wiederherstellung

Dieses Dokument wird dann dem Management vorgelegt. Die Entscheidung über das weitere Vorgehen liegt in den Händen der Geschäftsleitung, also sind sie diejenigen, die den Bericht erhalten. Beachten Sie, dass die Business-Impact-Analyse nicht in Stein gemeißelt ist. Technologie, Tools und Prozesse ändern sich und die Business Impact Analyse muss sich mit ihnen weiterentwickeln.

Warum die Business-Impact-Analyse wichtig ist

Der Grund, warum jedes Unternehmen eine Business-Impact-Analyse beinhalten sollte, ist, dass sie Teil eines jeden gründlichen Plans zur Risikominimierung ist. Alle Unternehmen können durch Unfälle und Notfälle gestört werden, einschließlich eines Ausfalls von Lieferanten, Arbeitskonflikten, Versorgungsausfällen, Cyberangriffen und ganz zu schweigen von Naturkatastrophen oder von Menschen verursachten Katastrophen.

Vorausplanen

Es ist nicht ideal, eine Reaktion hervorzurufen, wenn man sich mitten in einer Krise befindet; Ein intelligentes Unternehmen hat sich bereits auf diese Risiken vorbereitet. Eine in Notlage geschaffene Reaktion wird wahrscheinlich willkürlich oder zufällig sein und mit ziemlicher Sicherheit weniger effektiv sein.

Mit der Due Diligence einer Business-Impact-Analyse verfügt ein Unternehmen über einen gut durchdachten Aktionsplan, um sich von Widrigkeiten zu erholen. Es gibt dem Management mehr Vertrauen in seine Entscheidungen und Urteile, wenn es auf diese Ereignisse reagiert.

Priorisieren Sie entsprechend

Die Business-Impact-Analyse mit Zuordnungsanweisungen priorisiert, welche Vorgänge eine sofortige Wiederherstellung benötigen und welche warten können. Es bietet auch eine Reihe von Kriterien zum Testen der Wiederherstellungspläne. Darüber hinaus sollte es entgangene Einnahmen aus der Unterbrechung, höhere Kosten, die dem Unternehmen wahrscheinlich entstehen, wenn Ausgaben für Bußgelder und Strafen anfallen, sowie die Erosion des Rufs und des Kundenstamms des Unternehmens identifizieren.

All diese Informationen sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Probleme sind Teil der Geschäftslandschaft, und das Ignorieren der Möglichkeit einer Unterbrechung des Prozesses gefährdet die Zahlungsfähigkeit und das langfristige Überleben.

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Setzen Sie BIA mit ProjectManager in Aktion um

Nachdem Sie die Auswirkungsanalyse durchgeführt haben, was kommt als Nächstes? Der Plan ist die Grundlage jedes erfolgreichen Projekts, aber ein Plan braucht Werkzeuge, um all seine verschiedenen Teile zu einem funktionierenden Ganzen zu organisieren. ProjectManager ist eine Online-Arbeitsverwaltungssoftware, die genau für diesen Zweck entwickelt wurde.

Sobald Sie die Genehmigung erhalten haben, müssen Sie das Projekt in Aufgaben aufteilen. Diese Aufgaben benötigen jeweils eine Frist, und sie sollten einem Teammitglied zugewiesen werden, um sie auszuführen. ProjectManager bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihren Projektplan zu initiieren, vom strukturierteren Gantt-Diagramm für die langfristige Planung bis zum visuellen Workflow-Tool eines Kanban-Boards.

Aber wie bringen Sie Ihre Tabelle in ein Projekt? Mit ProjectManager ist das ganz einfach. Sie können Ihre Aufgaben hochladen und es öffnet sich als neues Projekt. In der Gantt-Ansicht werden Ihre Aufgaben auf einer Projektzeitachse dargestellt, um Ihnen den Gesamtüberblick zu geben und es Ihnen zu ermöglichen, abhängige Aufgaben zu verknüpfen, während Sie das Projekt in Phasen oder Meilensteine ​​unterteilen.

Sie können Aufgaben aus jeder Projektansicht zuweisen und Teams können so arbeiten, wie sie arbeiten möchten. Teammitglieder mögen Kanban-Boards, weil sie über den nötigen Kontext und die nötigen Ressourcen verfügen, um an wichtigen Dingen zu arbeiten. Manager mögen die transparenten Kanban-Tafeln, die ihnen zeigen, wer woran arbeitet.

Die Business-Impact-Analyse gibt dem Projekt Leben, aber ProjectManager gibt diesem Leben ein Mittel zum Erfolg. Praktisch und einfach zu bedienen, Projekte sind produktiv, sodass sich die Arbeit, die Sie in die Analyse stecken, auszahlt.

Eine Business-Impact-Analyse ist ein großartiges Werkzeug, um Risiken zu bewerten und einen Wiederherstellungsplan aufzustellen, falls und sobald sie auftreten. Das klingt nach einem Projekt. ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihre Business-Impact-Analyse planen und überwachen und darüber berichten können, wenn Sie sie ausführen müssen. Es besteht kein Risiko, diese kostenlose 30-Tage-Testversion zu nutzen.