Ultimativer Leitfaden für Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Unternehmen sind besorgt über das Endergebnis. Sie mögen eine Vision haben, aber sie wird immer durch Rentabilität unterstützt. Wenn Unternehmen ihre Arbeitsweise verbessern können, sind sie wettbewerbsfähiger und verdienen mehr Geld. Darum geht es beim Geschäftsprozessmanagement.

Geschäftsprozessmanagement betrachtet die Prozesse, die ein Unternehmen einsetzt, um seine Waren oder Dienstleistungen an seine Kunden zu liefern. Das Unternehmen findet dann Wege zur besseren Ausführung, damit es letztendlich seinen Kunden zugute kommt.

Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Business Process Management (BPM) ist ein Ansatz, den Unternehmen verwenden, um Verbesserungen an den Geschäftsprozessen vorzunehmen, um ihre Arbeit zu erledigen, ihren Kundenstamm zu bedienen und Geschäftswert zu schaffen. BPM entwirft, automatisiert, führt aus, steuert, misst und optimiert Geschäftsprozesse. Geschäftsprozesse beziehen sich auf jede Aktivität oder Reihe von Aktivitäten, die verwendet werden, um die Unternehmensziele einer Organisation über Systeme, Mitarbeiter, Kunden und Partner hinweg zu erreichen.

Um das Beste aus dem Geschäftsprozessmanagement herauszuholen, müssen Sie eine Geschäftsprozessmanagementsoftware verwenden, um Ihre Geschäftsprozesse zu analysieren, ihre Funktionsweise in verschiedenen Szenarien zu modellieren, Änderungen zu implementieren, den neuen Prozess zu überwachen und kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen. Das verbessert sowohl Ihre Arbeitsabläufe als auch Ihre Geschäftsprozesse.

Geschäftsprozessmanagement ist umfassend und dynamisch. Es muss sein. Organisatorische Rollen, Regeln, Taktiken, Geschäftsziele und andere Unternehmensaspekte ändern sich ständig. Um den Aufwand zu optimieren, wurden verschiedene Methoden verwendet, um effektiver zu sein, von Six Sigma über Lean Management bis hin zu agilem Projektmanagement.

Ob Sie ein großes, kleines oder mittelständisches Unternehmen führen, Projektmanagement-Software kann Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsprozesse helfen. ProjectManager ist eine Online-Software, die Arbeitsabläufe automatisieren kann, um Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern. Machen Sie sich keine Sorgen über schlechte Qualität, da unsere Aufgabengenehmigungseinstellungen nur autorisiertem Personal erlauben, den Arbeitsstatus einer Aktivität zu ändern. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Vorteile von BPM

Die Verbesserung Ihrer Geschäftsfunktionen ist der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Unternehmen. Sie sollen klar, effizient und zuverlässig sein. Der Einsatz von Geschäftsprozessmanagement hilft Ihnen, Ihre betrieblichen Prozesse zu messen und anzupassen und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Dies führt natürlich zu einem besseren Kundenservice und einer höheren Rentabilität. Aber das ist nur der Anfang der Vorteile von BPM.

Flexibilität ist für ein Unternehmen unerlässlich, um mit der Ebbe und dem Schlag des Marktes, technologischen Änderungen oder Vorschriften umzugehen. BPM verbessert die geschäftliche Agilität und hilft Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben, indem Prozesse angehalten und schnelle Anpassungen vorgenommen werden, um sie wieder auf Kurs zu bringen.

Ein Unternehmen zu führen, ohne Zeit und Geld zu verschwenden, ist, wie Sie im Geschäft bleiben. Geschäftsprozessmanagement hilft Ihnen, ein schlankes Unternehmen zu führen, indem Prozesse optimiert und Verschwendung reduziert werden. Dies kann durch die Entwicklung besserer Prozesse, Automatisierung und anderer Mittel erreicht werden.

Alle Vorteile, die wir auflisten, ergeben sich aus dem Geschäftsprozessmanagement, das mehr Transparenz in Geschäftsprozesse bietet. Auf diese Weise können Sie sehen, was funktioniert und was nicht, und entsprechend reagieren. Es hilft Ihnen auch, konform und sicher zu bleiben, indem es Komplikationen vermeidet, die zu Bußgeldern oder Sicherheitsverletzungen führen könnten.

Schließlich wird es Ihnen leichter fallen, Geschäftswissen zu übertragen, wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihre Belegschaft älter wird, in den Ruhestand geht oder zu anderen Stellen wechselt. Dies und die Tatsache, dass es bei BPM ausschließlich um kontinuierliche Verbesserung geht, bedeutet, dass Unternehmen die Vorteile weitertragen, ohne selbstzufrieden zu sein, was für jedes Unternehmen nachteilig ist.

Die Phasen des BPM-Lebenszyklus

Um diese Vorteile zu nutzen und Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, müssen Sie mit der Nutzung von Geschäftsprozessmanagement beginnen. Dazu müssen die fünf Phasen des BPM-Lebenszyklus bekannt sein: Design, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung. Standardisieren Sie diese Schritte und entwickeln Sie eine Strategie zur systematischen und kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse.

1. Entwurf

In dieser Anfangsphase sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse analysieren, um vollständig zu verstehen, wie sie ausgeführt werden. Die Recherche erfolgt durch Befragung aller an den Geschäftsprozessen Beteiligten, Studium der Dokumentation und Kenntnis der geltenden Geschäftsregeln. Wenn Sie die Prozesse in Aktion beobachten können, umso besser. Diese Phase umfasst neben dem Prozessablauf und dem Endergebnis auch das Wissen darüber, wie der Prozess beginnt. Sie identifizieren auch jede Aufgabe, andere Systemintegrationen, die Dauer des Prozesses und die verschiedenen Arten von beteiligten Aufgaben.

2. Karte

Jetzt sind Sie bereit für die Geschäftsprozessabbildung, bei der eine visuelle Darstellung, z. B. ein Flussdiagramm, der Prozessphasen erstellt wird, die Sie im ersten Schritt betrachtet haben. Dies hilft Ihnen zu verstehen, wie die Dinge jetzt sind, skizziert, wie sie in Zukunft sein sollen, und zeichnet die notwendigen Änderungen auf, um dorthin zu gelangen.

3. Modell

Anschließend können Sie ein Geschäftsprozessmodell erstellen, das die Schritte skizziert, um Ihre aktuellen Geschäftsprozesse in einen gewünschten zukünftigen Zustand zu bringen. Die Geschäftsprozessmodellierung unterscheidet sich von der Kartierung dadurch, dass sie zukunftsorientiert ist und sich auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentriert. Dieses Modell sollte mit Stakeholdern geteilt werden, um deren Bewertung und Zustimmung zu erhalten. Da Sie dafür die Zustimmung der Stakeholder benötigen, sollten Sie offen für deren Feedback sein, das das Modell verbessern kann.

4. Ausführen

In dieser Phase testen Sie das Modell und führen die neuen Prozesse aus, um sie in Aktion zu sehen. Automatisieren Sie nach Möglichkeit Prozesse, um die Effizienz zu steigern. Dies ist natürlich nicht immer möglich, da es manuelle Prozesse geben kann, die nicht automatisiert werden können. Unabhängig davon dient diese Phase dazu, das Modell über mehrere Zyklen in kleineren Gruppen zu testen, bevor Sie den Anwendungsbereich erweitern. So können Sie Ecken und Kanten glätten und bei Ihren Stakeholdern Vertrauen in die neuen Prozesse aufbauen.

5. Überwachen

Jetzt, da Sie in Betrieb sind und Daten sammeln, möchten Sie diese Prozesse in Aktion überwachen. Dadurch wird erfasst, wie gut sie abschneiden, und es werden Anomalien identifiziert, die eine Anpassung der Geschäftsprozesse erfordern, um sie auf Kurs zu halten. Das Sammeln von Daten sollte nach Möglichkeit in Echtzeit erfolgen, um sicherzustellen, dass Sie schnell reagieren und die Geschäftsprozesse ohne Verzögerung wieder dort aufbauen können, wo sie sein sollten. Daten dienen auch als Key Performance Indicators (KPIs), um die Vorteile darzustellen, die BPM Ihrem Unternehmen gebracht hat.

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6. Optimieren

Sie können sich diese fünf Schritte als Kreis vorstellen, da sie sich wiederholen, um eine kontinuierliche Verbesserungsschleife zu schaffen. An diesem Punkt sehen Sie sich die Erkenntnisse an, die Sie bei der Überwachung des Prozesses gewonnen haben, und suchen nach Wegen, den Ablauf Ihrer Arbeit weiter zu verbessern. Das kann bedeuten, dass Sie Engpässe beseitigen, die Sie entdeckt haben, oder andere Dinge, die Ihre Prozesse blockieren. Dies führt zu einer verbesserten Effizienz und Qualität bei gleichzeitiger Verringerung des Ausschusses.

Arten von BPM

Während wir bisher allgemein über Geschäftsprozessmanagement gesprochen haben, werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen Arten des Geschäftsprozessmanagements. Wenn Sie diese Typen verstehen, können Sie sie besser auf Ihr Unternehmen anwenden.

Dokumentenzentriert

Dies ist dokumentationsorientiert und wird häufig beim Vertragsabschluss von Rechtsdokumenten oder Dokumenten verwendet, die nach mehreren Genehmigungsrunden erstellt werden. Die Verwendung von BPM ersetzt die Notwendigkeit von Vorlagen und alle Bedenken hinsichtlich der richtigen Informationen, die dem Dokument hinzugefügt werden. Sie finden es in Unternehmen, die Beschaffungs-, Buchhaltungs-, Rechts- und Vertragsmanagement einsetzen.

Integrationszentriert

Sie würden diese Art von Geschäftsprozessmanagement verwenden, um unternehmensweite Geschäftssoftware mit anderen Abteilungen zu integrieren, um einen reibungslosen Datenfluss zu schaffen. Die Verbindung Ihrer Softwaresysteme rationalisiert Prozesse und erhöht die Effizienz, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Produktivität zu steigern. Dies wird wahrscheinlich von IT-Abteilungen verwendet, da sie mit der Integration von Computersystemen beauftragt sind.

Menschlich

Wenn Menschen für Sie arbeiten, kommt eine vollständige Automatisierung nicht in Frage. Hier kommt diese Art des Geschäftsprozessmanagements ins Spiel. Es hilft Ihnen, Aufgaben zu verwalten und Workflows zu erstellen, damit Menschen zusammenarbeiten können. Dies ist die beliebteste Art von BPM für die meisten Unternehmen, da sie normalerweise Mitarbeiter haben, die mit verschiedenen Aktivitäten beauftragt sind, wie z. B. der Überprüfung von Daten, der Verwaltung kreativer Prozesse, der Durchführung von Operationen und mehr.

BPM-Tools

Software hilft bei der Anwendung des Geschäftsprozessmanagements. Sie benötigen Tools, mit denen Sie Ihr Unternehmen modellieren, implementieren und automatisieren können, oder um Teams Tools für die Zusammenarbeit bereitzustellen. Mit diesen Tools können Sie die Vorteile von BPM nutzen.

Die meisten Unternehmen wünschen sich Tools, die keine aufwändige Programmierung erfordern, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. Sie sollen eine Prozessoptimierung, Automatisierung und Standardisierung ermöglichen.

Sie sollten eine Software finden, die Echtzeitdaten liefert, einfach zu bedienen ist und sich in Ihr aktuelles Ökosystem integrieren lässt. Aus Sicherheitsgründen sollte es eine rollenbasierte Zugriffskontrolle geben, damit nur Personen mit Freigabe auf Daten zugreifen können, wodurch Zugriffslecks verhindert werden.

ProjectManager hilft bei BPM

ProjectManager ist ein Online-Tool für das Geschäftsprozessmanagement mit Echtzeitdaten für eine aufschlussreichere Entscheidungsfindung, eine kollaborative Plattform, die die Produktivität und Sicherheit steigert, um Ihre Daten zu schützen. Richten Sie automatisierte Workflows mit Aufgabengenehmigungen ein, um Prozesse zu rationalisieren und die Qualität sicherzustellen. Es gibt auch Tools für benutzerorientiertes BPM.

Erstellen und überwachen Sie visuelle Workflows für Teams

Mit dem visuellen Kanban-Tool, das Transparenz in den Prozess bringt, können Sie Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Ihr Produktionszyklus wird als Spalten auf der Kanban-Tafel angezeigt, wobei Aufgaben als Karten dargestellt werden, die sich von einer Spalte zur nächsten bewegen. Dies gibt Ihrem Team die Autonomie, seinen Rückstand zu verwalten und auf unserer kollaborativen Plattform zu planen, die Dateien teilt und Kommentare auf Aufgabenebene bietet. In der Zwischenzeit können Manager die Arbeit einsehen und Ressourcen nach Bedarf neu zuweisen, um Engpässe zu vermeiden.

Überwachen Sie die Leistung und erhalten Sie Fortschrittsberichte in Echtzeit

Um Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern, müssen Sie kontinuierlich Daten sammeln. Unser Echtzeit-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Prozesse, Leistung und Fortschritte. Im Gegensatz zu einfacher BPM-Software ist keine Einrichtung erforderlich. Es erfasst und berechnet automatisch sechs Metriken, um Sie auf Kurs zu halten. Für einen tieferen Einblick in die Daten gibt es Berichte wie Statusberichte, Portfolioberichte und viele andere. Alle können gefiltert werden, um nur das zu sehen, was Sie überprüfen möchten, und sie können problemlos mit Stakeholdern geteilt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Unsere Software ist flexibel genug, um traditionelle, agile oder hybride Methoden auszuführen. Wir haben mehrere Projektansichten, da wir wissen, dass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Tools verwenden, aber alle brauchen eine Quelle der Wahrheit, um zusammenzuarbeiten. Verbinden Sie Ihr gesamtes Unternehmen mit einem BPM-Tool.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Ihnen hilft, Prozesse zu rationalisieren und effizienter zu arbeiten. Unsere Online-Daten sammeln Echtzeitdaten, damit Sie schnell drehen und auf Kurs bleiben können. Schließen Sie sich den Teams von NASA, Siemens und Nestle an, die unser Tool nutzen, um besser zu arbeiten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.