Eine Kurzanleitung zur Abbildung von Geschäftsprozessen

Arbeite im Dunkeln und irgendwann rennst du gegen eine Wand. Der Mythos des Unternehmers, der mit einer Millionen-Dollar-Idee kommt und zurücksieht, wie das Geld hereinrollt, mag überzeugend sein, ist aber Fiktion. Unternehmen müssen Aufgaben organisiert planen und ausführen.

Dazu benötigt jedes Unternehmen Geschäftsprozesse, um die Arbeit zu verwalten und seine Ziele zu erreichen. Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Aufgaben oder Schritten, die von einer Organisation unternommen werden müssen, um ein konkretes Ziel zu erreichen.

Das Managen dieser Geschäftsprozesse macht Unternehmen effizient und dafür wurde Business Process Management (BPM) geschaffen. Geschäftsprozessmanagement ist eine Disziplin, die eine Reihe von Tools und Methoden verwendet, um Managern dabei zu helfen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren.

Eine dieser Methoden heißt Business Process Mapping. Lassen Sie uns definieren, was es ist und warum es bei der Verwaltung von Geschäftsprozessen so wichtig ist.

Was ist Geschäftsprozessabbildung?

Die Abbildung von Geschäftsprozessen besteht aus der Verwendung eines Workflow-Diagramms oder einer Prozesskarte, um einen Geschäftsprozess visuell darzustellen und Folgendes zu definieren:

• Was die Geschäftsprozessschritte sind
• Wer ist für was im Geschäftsprozess verantwortlich?
• Welche Werkzeuge werden verwendet
• Was der Standard für den Abschluss dieses Geschäftsprozesses ist
• Wie der Erfolg bestimmt wird

Mit einem klaren Workflow-Diagramm oder einer detaillierten Geschäftsprozesskarte ist leicht zu erkennen, wo Verbesserungen im Geschäftsprozess vorgenommen werden können, um die Effizienz und Produktivität zu steigern. Dies ist auch eine Möglichkeit, ein bestimmtes Ziel zu nehmen und es zu messen, um es mit den allgemeinen Zielen des Unternehmens zu vergleichen und sicherzustellen, dass sie aufeinander abgestimmt sind.

Nachdem wir nun verstanden haben, was Geschäftsprozesszuordnung ist, lernen wir, wie eine Prozesszuordnung erstellt wird.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesskarte ist im Wesentlichen ein Flussdiagramm, das Elemente eines Geschäftsprozesses mit Symbolen darstellt. Diese Symbole haben einen Standard namens Business Process Modeling Notation (BPMN), der von der Business Process Management Initiative entwickelt wurde.

Sie müssen jedoch kein BPMN-Experte sein, um eine Prozesslandkarte zu erstellen. Heutzutage gibt es viele Online-Tools zur Geschäftsprozessabbildung, die diesen Prozess für Sie automatisieren.

Schritte zur Abbildung von Geschäftsprozessen

Die Prozessabbildung kann bei vielen Geschäftszielen helfen, von der Verbesserung von Prozessen über Schulungen und Klärung von Arbeitsabläufen bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Revision und Klärung der Rollen im Unternehmen. Hier sind 7 Schritte, um eine Prozesslandkarte für Ihr Unternehmen zu erstellen.

1. Prozessidentifikation

Identifizieren Sie die Ziele, den Umfang, die Akteure und die Arbeitsbereiche, auf die Sie sich konzentrieren möchten. Dies kann auf drei Ebenen erfolgen: reaktiv, wenn ein Prozess angegangen wird, der fehlgeschlagen ist oder eine unzureichende Leistung erbracht hat; strategisch, wie bei einer Überholung auf hoher Ebene; kundenorientiert, wie z. B. das Streben nach besserer Kundenzufriedenheit.

2. Stellen Sie ein Team zusammen

Holen Sie sich eine Gruppe von Personen, die mit dem Prozess arbeiten, obwohl es hilfreich ist, auch eine Person aus dem oberen Management an Bord zu haben, da sie bei der Genehmigung helfen kann, wenn Änderungen angefordert werden.

3. Sammeln von Informationen

Sobald Sie den Prozess identifiziert haben, müssen Sie die Informationen sammeln, die Sie benötigen, um Ihre Prozesslandkarte zu erstellen, z. B. wer, was, wo und wann des Geschäftsprozesses. Dies geschieht durch das Sammeln von Informationen und das Führen von Interviews mit den Personen, die die Arbeit verrichten, die Sie kartieren.

4. Prozesszuordnung

Nehmen Sie alle Informationen, die Sie gesammelt haben, und verwandeln Sie sie in ein Flussdiagramm der Prozesslandkarte. Dies wird wahrscheinlich den Prozess oder den gesamten Arbeitsablauf umfassen. Alle Prozesslandkarten sind unterschiedlich, aber dies sind die Hauptelemente, die Sie in Ihr Workflow-Diagramm aufnehmen sollten:

• Aufgaben: Jeder Schritt des Workflows.
• Ereignisse: Trigger oder Gateways, die einen Prozess starten, umleiten oder beenden.
• Teilnehmer: Diejenigen, die am Geschäftsprozess beteiligt sind.

5. Analyse

Studieren Sie die Prozesslandkarte und fordern Sie jeden der Schritte heraus, indem Sie das Warum jedes einzelnen hinterfragen.

6. Entwickeln und installieren Sie neue Methoden

Nachdem Ihre Prozessanalyse unnötige Arbeit identifiziert hat, prüfen Sie, wie Schritte kombiniert, neu angeordnet oder neue Schritte hinzugefügt werden können, um die Effizienz zu verbessern.

7. Prozess verwalten

Nun muss der Geschäftsprozess gepflegt und gespeichert, aber auch regelmäßig überprüft und der Prozess auf Änderungen überwacht werden.

Arten von Business Process Maps

Die Abbildung von Geschäftsprozessen kann auf verschiedene Arten erfolgen. Es gibt verschiedene Arten von Prozesslandkarten, mit denen Sie Ihre Prozesse visualisieren können. Jede dieser Prozessabbildungen hat Vor- und Nachteile.

Prozessflussdiagramm

Flussdiagramme sind die häufigste Art von Prozesslandkarten. Sie können von Hand gezeichnet oder in Software erstellt werden. Die Benutzerfreundlichkeit und Vertrautheit ist ein Vorteil, aber der Nachteil ist, dass diese Art der Geschäftsprozessabbildung nicht flexibel genug ist, um das Flussdiagramm anzupassen und zu ändern.

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Swimlane-Diagramm

Ein Swimlane-Diagramm fungiert als klassisches Flussdiagramm, außer dass in einem Swimlane-Diagramm jeder Schritt zwischen verschiedenen Teams oder Einzelpersonen aufgeteilt wird, die dafür verantwortlich sind. Daher der Name Swimlane, da das Diagramm wie Bahnen in einem Schwimmbecken zum Bahnenschwimmen aussieht. Die Vor- und Nachteile sind in etwa die gleichen wie bei einem Flussdiagramm.

Wertstromkarte

Eine Wertstromkarte wird häufig in Lean-Six-Sigma-Anwendungen verwendet. Es ist nicht so einfach, auf einen Blick zu analysieren. Daher ist dies eher ein Vorteil für diejenigen, die einen tieferen Einblick in Geschäftsprozesse wünschen. Wertstromkarten sind nicht empfehlenswert, um Menschen eine leicht verständliche Zusammenfassung der Prozesse zu geben.

SIPOC-Diagramm

A Supplier Inputs Process Outputs Customer oder SIPOC ist eine vereinfachte Geschäftsprozesskarte. Es entfernt die meisten Informationen und konzentriert sich ausschließlich auf das Wesentliche des Prozesses und der beteiligten Personen. Dies wird natürlich einen schnell verständlichen Überblick geben, aber kein tiefes Verständnis für einen Prozess und das Zusammenspiel von Prozessen bieten.

Software

Es gibt Software für die Abbildung von Geschäftsprozessen. Diese Tools helfen, die Prozesse zu verfolgen, nachdem das Mapping durchgeführt wurde, sodass Sie sehen können, wie es funktioniert und wo es aufgrund von Engpässen, verpassten Fristen und anderen Blockaden unterdurchschnittlich ist. Der Vorteil der Verwendung eines Geschäftsprozesses besteht darin, dass er die Erstellung von Prozesslandkarten automatisiert und über weitere Funktionen verfügt, mit denen Mitarbeiter ihre Aufgaben und Aufgabenlisten verwalten können. Es ermöglicht dem Management auch, einfach zu überwachen, was vor sich geht.

Vorteile der Geschäftsprozessabbildung

Die Verwendung einer Prozesslandkarte zur Visualisierung der Funktionsweise eines Unternehmens, der Rollen der Mitarbeiter und der Verantwortlichkeiten und Standards des Unternehmens ist aus mehreren Gründen erforderlich.

Behalten Sie die Einhaltung bei

Es hilft einem Unternehmen, ISO 9001-konform zu bleiben. Hierbei handelt es sich um eine Reihe von Standards, die darauf abzielen, sicherzustellen, dass ein Unternehmen die Bedürfnisse seiner Kunden erfüllt und die damit verbundenen Vorschriften einhält.

Es gibt auch die Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act von 2002, auch bekannt als Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act von 2002. Dieses Bundesgesetz verlangt Transparenz und ordnungsgemäße Offenlegung für alle börsennotierten Unternehmen. Die Dokumentation des Geschäftsprozessmanagements ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Gesetzes.

Hilft beim Onboarding

Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist auch für das Onboarding neuer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Mit einer Reihe von dokumentierten Prozessen, denen der neue Mitarbeiter folgen muss, wird sein Übergang verkürzt und nimmt anderen Mitarbeitern nicht so viel Zeit für Schulungen und andere Dinge ab. Eine Prozesslandkarte schafft auch einen konsistenten Onboarding-Prozess und Kontinuität zwischen Neueinstellungen.

Stärkt die Kommunikation

Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist auch eine großartige Möglichkeit, um effektiv mit anderen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren. Da die Abbildung von Geschäftsprozessen eine Visualisierung eines Prozesses ist, ist sie für alle im Unternehmen leichter zu verdauen als ein langer Block.

Vereinfacht Audits

Interne Audits können mit Prozesslandkarten effizienter durchgeführt werden. Sie können sicherstellen, dass die Arbeit immer an den Geschäftsstandards und -praktiken ausgerichtet ist. Dies führt auch zu Prozessverbesserungen. Sobald ein Prozess dokumentiert und verstanden ist, kann er untersucht werden, um zu sehen, wie er verbessert werden kann.

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Verbessert die Problemlösung

Prozesslandkarten können auch bei der allgemeinen Problemlösung helfen. Sie visualisieren den Prozess und erleichtern so das Aufdecken von Konflikten. Wenn es irgendwo im Prozess eine Blockade gibt, macht die visuelle Karte deutlich, was zu diesem Engpass geführt hat, und bietet Wege, um ihn zu lösen.

Darüber hinaus hilft die Abbildung von Geschäftsprozessen, Risiken zu identifizieren, die durch Prozesse verursacht werden, die das Unternehmen für rechtliche oder Gesundheits- und Sicherheitsprobleme öffnen könnten. Die Darstellung des Gesamtbildes kann einem Unternehmen auch mit Best Practices helfen.

Geschichte der Geschäftsprozessabbildung

Ein prozessorientierter Ansatz für das Qualitätsmanagement und die Beziehung jedes Prozesses zu den anderen Prozessen in einem Unternehmen stehen im Mittelpunkt der Abbildung von Geschäftsprozessen. Dies geht zurück auf die erste strukturierte Methode zur Dokumentation von Prozessabläufen, das Flussdiagramm, das 1921 von Ingenieur Frank Gilbreth eingeführt wurde.

Diese Werkzeuge wurden dann von Wirtschaftsingenieuren aufgegriffen, und in den frühen 1930er Jahren begann der Wirtschaftsingenieur Allan H. Mogensen, andere in dieser Methode auszubilden. Art Spinanger, der eine von Mogensens Klassen absolvierte, brachte die Disziplin zu Procter and Gamble und entwickelte ein Arbeitsvereinfachungsprogramm namens Deliberate Methods Change Program.

Ein weiterer Absolvent von Mogensen, der Organisationstheoretiker Ben. S. Graham hat mit seiner Entwicklung des Multi-Flow-Prozessdiagramms, das mehrere Dokumente und ihre Beziehungen anzeigt, das Flussdiagramm in die Informationsverarbeitung übernommen.

Die Abbildung von Geschäftsprozessen funktioniert am besten mit einer Software, auf die jeder im Unternehmen zugreifen kann, die ihren Status in Echtzeit aktualisiert und Managern ein Portal zur Überwachung und Verfolgung des Fortschritts bietet. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware, die über ein Echtzeit-Dashboard zum Verfolgen und Berichten von Prozessen verfügt, mit einer kollaborativen Plattform, die jeder nutzen kann, um Arbeit und Kommunikation zu erleichtern, sowie Kanban-Boards zum Erstellen von Prozesslandkarten. Sehen Sie mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion, wie es Ihnen helfen kann, Ihre Geschäftsprozesse noch heute zu rationalisieren.