So berechnen Sie die Kostenabweichung für ein Projekt (inklusive Formel)

Während der gesamten Lebensdauer eines Projekts überprüfen Projektmanager den Fortschritt und vergleichen ihn mit dem Projektplan – sie vergleichen ihre Vorhersagen mit der Realität. Wenn sie dies nicht regelmäßig tun, wird das Budget wahrscheinlich darunter leiden und ihr Projekt wird vollständig scheitern. Glücklicherweise müssen diese Abweichungen vom Plan, wie z. B. Kostenabweichungen, ein Projekt nicht zum Scheitern bringen.

Tatsächlich können sie es sogar stärken. Der Schlüssel liegt darin, sie zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, um auf dem richtigen Weg zu bleiben. Eine der besten Möglichkeiten, Kostenüberschreitungen zu vermeiden, ist die Berechnung der Kostenabweichung.

Projektkosten verstehen

Alle Projekte kosten Geld, unabhängig von ihrer Größe, ihrem Umfang oder ihren Leistungen. Wir haben alle schon gehört: „So etwas wie ein kostenloses Mittagessen gibt es nicht“. Dasselbe gilt für Projekte – es gibt kein Projekt ohne Kosten. Diese Kosten treten in vielen verschiedenen Formen auf, von Materialkosten bis hin zu reinen Geschäftskosten (Miete, Gehälter usw.). Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, all diese Kosten zu berücksichtigen und ein flexibles Budget zu erstellen.

Verschiedene Arten von Projektkosten

Um die Projektkostenabweichung vollständig zu verstehen, ist es hilfreich, mit den wichtigsten Arten von Projektkosten vertraut zu sein. Werfen Sie einen Blick auf die vier, die Sie am ehesten sehen werden. Die meisten Projekte haben alle vier, und jedes kann zur Abweichung der Gesamtkosten beitragen:

• Direkte Kosten: Stellen Sie sich direkte Kosten als Kosten vor, die direkt in das Projekt fließen, um Ergebnisse zu erzielen. Ein hilfreiches Beispiel für direkte Kosten sind die Kosten für das Material, das benötigt wird, um etwas zu bauen. Die Kosten für diese Materialien fließen in die Erstellung eines Endprodukts.
• Indirekte Kosten: Indirekte Kosten hingegen dienen der Finanzierung von Ausgaben „hinter den Kulissen“, die während der gesamten Lebensdauer eines Projekts anfallen. Sie werden auch als Gemeinkosten bezeichnet. Beispielsweise sind die Kosten für die Anmietung eines Büroraums eine übliche fixe Gemeinkostenausgabe. Diese Kosten müssen bezahlt werden, um das Projekt abzuschließen, aber sie dienen auch der Unterstützung anderer Projekte.
• Fixkosten : Fixkosten sind Ausgaben mit festgelegten Preisen, die keinerlei Änderungen unterliegen. Dies sind verlässliche Kosten, die nicht schwanken und möglicherweise ein Budget sprengen. Sowohl direkte als auch indirekte Kosten können auch Fixkosten (oder variable Kosten) sein. Fixkosten können beispielsweise wie die Pauschalgebühr aussehen, die ein Auftragnehmer für seine Dienstleistungen berechnet.
• Variable Kosten: Variable Kosten hingegen sind nicht so vorhersehbar. Beispielsweise können die Kosten für die Gerätemiete je nach Anbieter, Nachfrage oder Nutzungsdauer der Geräte steigen oder sinken.

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Was ist Kostenabweichung im Projektmanagement?

Die Kostenabweichung (auch CV genannt) ist die Differenz zwischen den in der Planungsphase geschätzten Projektkosten und den tatsächlichen Kosten. Mit anderen Worten, es geht darum, wie stark die tatsächlichen Kosten von den budgetierten Kosten abweichen. Durch die Berechnung der Kostenabweichung verfolgen Projektmanager die Ausgaben, um festzustellen, ob ein Projekt unter oder über dem Budget liegt.

Diese Berechnungen sind Teil einer Technik namens Earned Value Management (EVM). In einem EVM-System besteht das Ziel des Kostenmanagements darin festzustellen, ob eine Abweichung positiv, negativ oder null ist.

Wenn Projektmanager über diese Earned-Value-Analyseinformationen verfügen, können sie die notwendigen Anpassungen vornehmen, um auf Kurs zu bleiben. Wenn eine Varianz extrem hoch (negativ) ist, müssen Änderungen vorgenommen werden. Wenn es eine extrem niedrige Kostenabweichung (positiv) oder keine Abweichung gibt, können sie dies als Zeichen für ein effektives Kostenmanagement werten.

Die vier Arten von Kostenabweichungsformeln in EVM

Es gibt vier Variationen der im Earned Value Management (EVM) verwendeten Kostenabweichungsformel. Jede dieser Varianzgleichungen wird nach unterschiedlichen Werten aufgelöst, daher ist es sehr wichtig, sie alle zu verstehen und zu verstehen, was sie genau zeigen.

Kostenunterschied

Kostenabweichung (CV) = Earned Value (EV) – Actual Cost (AC)

Die Kostenabweichung ist genau, wie viel ein Projekt über oder unter dem Budget liegt. Eine Kostenabweichungsgleichung subtrahiert die tatsächlichen Kosten vom Ertragswert, um diese Zahl zu lösen.

Prozentsatz der Kostenabweichung

Prozentsatz der Kostenabweichung (CV%) = Kostenabweichung (CV) / Ertragswert (EV)

Ein Kostenabweichungsprozentsatz ist der Prozentsatz, der für ein Projekt über oder unter dem Budget liegt. Dies wird berechnet, indem die Kostenabweichung vom Ertragswert dividiert wird.

Kostenleistungsindex

Cost Performance Index (CPI) = Earned Value (EV) / Actual Cost (AC)

Ein Kostenleistungsindex (CPI) ist eine Metrik, die verwendet wird, um zu beurteilen, wie gut Ressourcen in einem Projekt verwendet werden. Bei der Auflösung nach einem CPI ist der Wert eines von zwei Dingen:

• Kleiner oder gleich 1 (Ressourcen werden nicht effizient genutzt)
• Größer oder gleich 1 (Ressourcen werden effizient genutzt)

Um den CPI zu berechnen, müssen Sie den Ertragswert durch die tatsächlichen Kosten dividieren.

Vollständiger Kosten-Leistungs-Index

To Complete Cost Performance Index (TCPI) = (Gesamtbudget – EV) / (Gesamtbudget – AC)

Die Lösung für einen vollständigen Kostenleistungsindex (TCPI) ist äußerst hilfreich, insbesondere wenn Sie eine hohe (negative) Projektabweichung feststellen. Ein TCPI ist ein Index, der Ihnen zeigt, wie Ressourcen für den Rest eines Projekts verwendet werden müssen, um unter oder im Budget zu bleiben.

Um Ihren TCPI zu ermitteln, ziehen Sie zunächst Ihren verdienten Wert von Ihrem Gesamtbudget ab. Ziehen Sie dann Ihre tatsächlichen Kosten vom Gesamtbudget ab. Teilen Sie zuletzt den ersten Quotienten durch den zweiten Quotienten.

Verwenden von Tools zur automatischen Berechnung der Projektabweichung

Während der gesamten Lebensdauer eines Projekts möchten Sie jede dieser Kostenabweichungsformeln zur Verfügung haben. Glücklicherweise gibt es Kostenmanagement-Tools, mit denen Sie Abweichungen mühelos im Auge behalten können, sodass Sie die Zahlen nicht manuell zusammenfassen müssen.

ProjectManager füllt Formeln automatisch mit den richtigen Werten aus und verhindert menschliche Fehler, die zu großen Fehlern bei der Budgetierung führen können. Faktoren wie Gesamtbudget, tatsächliche Kosten, verdiente Werte und mehr werden in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie immer die aktuellsten Daten sehen.

Erstellen und verwalten Sie Projektbudgets und sehen Sie auf dem Projekt-Dashboard, wie die tatsächlichen Kosten mit den geplanten Kosten verglichen werden. Das ProjectManager-Projekt-Dashboard wird automatisch aktualisiert, sodass Sie immer die aktuellsten Zahlen sehen und die intelligentesten Budgetentscheidungen treffen können. Dies macht den Unterschied zwischen dem Erkennen von Kostenabweichungen und dem Übersehen entscheidender Details. Behalten Sie die Kostenbasis sowie die Ausgaben und den aktuellen Stand der Projekte im Hinblick auf das Budget im Auge.

Müssen Sie diese Informationen mit Stakeholdern teilen? Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks einen Budgetbericht, um das Team auf dem Laufenden zu halten und gemeinsam die besten Entscheidungen zu treffen. Diese Informationen zur Hand zu haben und sie teilen zu können, ist der Unterschied zwischen Projekten, die das Budget einhalten und das Budget überschreiten, was zu Kostenüberschreitungen und einem Totalausfall führen kann.

Die Berechnung der Kostenabweichung erfordert eine Projektmanagementsoftware, die robust genug ist, um Ihre Daten in Echtzeit zu berechnen und zu organisieren. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die die Kosten Ihres Projekts innerhalb des Budgets hält. Probieren Sie es noch heute mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.