Was ist ein Kapitalverbesserungsplan und wie erstellt man einen?

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Organisationen mehr Pläne haben, als sie Mittel haben. Das schafft ein Dilemma: wie sie ihr Budget ausgeben sollen. Ein Kapitalverbesserungsplan kann eine Organisation leiten, wenn sie versucht, herauszufinden, in welche großen Projekte oder Anschaffungen sie investieren sollte.

Aber was genau ist ein Kapitalverbesserungsplan? Wie gehen Sie vor, um ein Kapitalverbesserungsplandokument zu erstellen? Gibt es Vorteile bei der Entwicklung eines Kapitalverbesserungsplans? Kann Projektmanagement-Software diese Arbeit erleichtern? Lassen Sie uns diese Fragen nacheinander beantworten.

Was ist ein Kapitalverbesserungsplan?

Ein Kapitalverbesserungsplan (CIP) wird von Organisationen verwendet, um intelligente Budgetierungsentscheidungen darüber zu treffen, welche großen Projekte oder Anschaffungen weiterverfolgt werden sollen. Diese Entscheidungen basieren auf den Zielen der Organisation und den verfügbaren Ressourcen.

Dies ist ein Instrument, das häufiger von öffentlichen Einrichtungen wie Kommunalverwaltungen für größere öffentliche Ausgaben verwendet wird. Dazu gehört die Anschaffung von Großgeräten wie Spielgeräten, Schneepflügen oder Computern. Kapitalverbesserungspläne können auch für den Erwerb von Grundstücken für öffentliche Zwecke, wie z. B. einen Park, eine Deponie oder ein Industriegelände, verwendet werden. Bauliche Erweiterungen oder größere Renovierungen einer öffentlichen Einrichtung, wie einer Bibliothek oder einer Kläranlage, sind ebenfalls Ziele von Kapitalverbesserungsplänen. Es kann für damit verbundene Planungs-, Konstruktions-, Entwurfs-, Bewertungs- oder Machbarkeitsstudienkosten verwendet werden.

Der Kapitalverbesserungsplan wird verwendet, um zwischen der Gemeindeplanung und der Steuerverwaltung zu koordinieren, um den Ort, den Zeitpunkt und die Finanzierung der Kapitalverbesserung zu bestimmen. Dies ist in der Regel ein mehrjähriges Projekt, oft vier bis sechs Jahre. Dies sind große, aber nicht wiederkehrende physische Ausgaben.

Als Ergänzung zum größeren Strategieplan der Organisation muss der Kapitalverbesserungsplan an dieser Strategie ausgerichtet sein. Der Plan skizziert nicht nur die Investitionsprojekte und Anschaffungen, sondern auch den Zeitplan und die Finanzierungsoptionen, die vom Jahresbudget der Organisation getrennt sind, sodass er keine Betriebsausgaben enthält. Der Kapitalverbesserungsplan ist jedoch auf das Jahresbudget abgestimmt.

Die Erstellung eines langfristigen, substanziellen Kapitalverbesserungsplans wird durch eine Projektmanagementsoftware unterstützt. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagement-Software, die Ihre Projekte, Aufgaben und Ressourcen organisiert. Unser interaktives Gantt-Diagramm hilft Ihnen, Ihr Budget und Ihren Zeitplan zu koordinieren, um umfangreiche Projekte in Echtzeit zu verwalten und zu verfolgen. Sie können Abhängigkeiten verknüpfen, um Verzögerungen zu vermeiden, nach kritischen Pfaden filtern und eine Baseline festlegen, um Ihren geplanten Aufwand mit Ihrem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen, um den Zeitplan einzuhalten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Merkmale eines Kapitalverbesserungsplandokuments

Bei der Zusammenstellung eines Kapitalverbesserungsplans gibt es Merkmale, die sich zwischen den Plänen unterscheiden. Anders sieht es aus, wenn Ihr Kapitalverbesserungsplan von einer Regierungsbehörde oder einem privaten Unternehmen erstellt wird. Oft gibt es Anforderungen, die von Stadt zu Stadt und Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sind. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise die Zustimmung der Bürger einholen, bevor Sie mit Ihrem Plan fortfahren können. Es ist am besten, sich die spezifischen Details anzusehen, da sie sich auf den Ort beziehen, an dem Sie die Arbeit erledigen möchten.

Trotz der Unterschiede gibt es jedoch gemeinsame Elemente, die mit fast allen Kapitalverbesserungsplänen geteilt werden. Beispielsweise benötigen Sie eine Liste aller Investitionsprojekte, Ausrüstungen und wichtigen Studien im Zusammenhang mit den Projekten. Diese Projekte müssen dann in einer bestimmten Reihenfolge geordnet und priorisiert werden, damit sie in gewisser Weise mit dem strategischen Plan der Stadt übereinstimmen, an der Sie arbeiten. Es muss ein Finanzierungsplan erstellt werden, in dem die Gesamtkosten für jedes Projekt geschätzt werden. Außerdem benötigen Sie einen Zeitplan für den Aufbau und Abschluss der Projekte, einschließlich Meilensteinen und kritischen Rollout-Komponenten.

Eine Projektbegründung ist erforderlich, um die Notwendigkeit der Projekte zu erläutern. Anschließend müssen Sie die Projektausgaben klassifizieren, aufschlüsseln und erläutern. Dazu gehören die geschätzten Betriebs- und Wartungskosten jedes Projekts und die Einnahmen aus den Projekten, falls vorhanden.

Schließlich müssen Sie die Finanzierungsquellen für die Projekte skizzieren. Dies zeigt, wie die Stadt die Projekte in Ihrem Kapitalverbesserungsplan bezahlen wird. Dieser Entwurf sollte das Schuldenmanagement und alle verwendeten Kreditkanäle umfassen, wie Bankdarlehen, Anleihen, Steuern, Zuwendungen, Zuschüsse und so weiter.

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So erstellen Sie einen Kapitalverbesserungsplan

Wie oben erwähnt, hat jede Gerichtsbarkeit unterschiedliche Verfahren und Anforderungen für die Einreichung eines Kapitalverbesserungsplans. Es ist wichtig, dass Sie sich an die Stadt oder den Staat wenden, in dem Sie Ihren Kapitalverbesserungsplan einreichen und die Details darüber erhalten, wie sie Geschäfte machen.

Natürlich gibt es relativ häufige Schritte zu einem Kapitalverbesserungsplan, die Ihnen eine grundlegende Vorstellung davon vermitteln, wie Sie einen Plan erstellen. Sie sind wie folgt.

1. Einreichung

Der erste Schritt ist die Projekteinreichung. Die lokalen Behörden und Abteilungen müssen eine Liste der Kapitalverbesserungsprojekte vorlegen, die in ihrem Kapitalverbesserungsplan erfasst sind. Aus diesem Grund möchten Sie die Projekte nach Priorität ordnen.

Möglicherweise werden Sie gebeten, eine Projektbeschreibung und Begründung (wie oben beschrieben) bereitzustellen. Es wird wahrscheinlich eine Anfrage nach einer Schätzung der Projektkosten geben, unabhängig davon, welche laufenden Betriebs- und Wartungskosten mit dem Projekt und den empfohlenen Finanzierungsquellen verbunden sind.

2. Bewertung und Auswahl

Sobald der Kapitalverbesserungsplan eingereicht ist, wird er auf der Grundlage von Kriterien ausgewählt, die je nach Land, Ausrüstung und Anlagenbedingungen vom gewünschten Service-Level-Standard bis zur Nachfrage nach dem Projekt reichen können.

Andere Faktoren, die eine Rolle spielen, sind die Anzahl der Einwohner, denen das geografische Gebiet dient. Die Kapitalrendite wird ebenfalls betrachtet, ebenso wie Kosteneinsparungen oder Umsatzgenerierung. Auch die Nachhaltigkeit des Projekts und die Bewertung der Energieeffizienzverbesserungen können betrachtet werden.

Ökonomische, ökologische, ästhetische oder soziale Auswirkungen werden berücksichtigt. Es sind öffentliche Gesundheits-, Sicherheits- und rechtliche Bedenken zu berücksichtigen. Der Plan wird so betrachtet, wie er mit den Plänen und Richtlinien der Gemeinschaft und der öffentlichen oder politischen Unterstützung, die er hat, übereinstimmt.

3. Finanzanalyse

Historische Daten und prognostizierte Einnahmen, Ausgaben und Schuldendienst der lokalen Regierung werden alle überprüft. Dies wird es der Gemeinde ermöglichen, ihre Zahlungsfähigkeit für die vorgeschlagenen Projekte zu bestimmen. Es wird auch zur Auswahl der richtigen Finanzierungsinstrumente für das Projekt führen.

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4. Planen Sie die Vorbereitung

Der Kapitalverbesserungsplan wird mit einer Liste empfohlener Projekte nach Förderjahr erstellt. Es werden Planungsdetails und Finanzquellen enthalten sein. Anhänge wie Karten, Fotos, Diagramme, Zeitachsen und andere Illustrationen können hinzugefügt werden, um den Plan zu konkretisieren.

5. Überprüfung und Annahme

Es wird eine öffentliche Überprüfung des Kapitalverbesserungsplans geben, die zu Planrevisionen führen könnte. Die Regierungsbehörde wird dann darüber abstimmen, ob der Kapitalverbesserungsplan und das Budget angenommen werden. Der Kapitalverbesserungsplan sollte jährlich oder zumindest alle paar Jahre überprüft werden, um sicherzustellen, dass er auf Genauigkeit aktualisiert wird.

Vorteile der Entwicklung eines Kapitalverbesserungsplans

Ein Kapitalverbesserungsplan dient der Gemeinde, in der das Projekt stattfinden wird. Zum einen wird es sicherstellen, dass veraltete Infrastruktur rechtzeitig repariert und ersetzt wird. Anwohner, Unternehmen und Entwickler haben eine gewisse Gewissheit über Ort und Zeitpunkt dieser öffentlichen Investitionen.

Der Plan ist auch ideal, um die wirtschaftlichsten Mittel zur Finanzierung von Verbesserungsprojekten zu ermitteln, wodurch Geld gespart wird. Es ermöglicht auch der Öffentlichkeit, sich am Budget- und Finanzierungsprozess zu beteiligen und Bedenken oder Kommentare darüber zu äußern, die sie möglicherweise hegt.

Ein Kapitalverbesserungsplan vermeidet eine schlechte Planung, die teuer und zeitaufwändig sein kann. Der Plan ist auch hilfreich, um einen starken Anstieg des Steuersatzes, der Nutzungsgebühren und des Schuldenstands zu vermeiden, um unerwartete Kapitalverbesserungen abzudecken. Es hilft, Wachstum und Entwicklung mit dem strategischen Gesamtplan des Gebiets in Einklang zu bringen und die Notwendigkeit öffentlicher Verbesserungen mit den finanziellen Ressourcen der Gemeinde in Einklang zu bringen.

Wie ProjectManager bei Kapitalverbesserungsplänen hilft

Es werden wahrscheinlich mehrere Abteilungen am Prozess des Kapitalverbesserungsplans beteiligt sein. Am besten verwenden sie alle dasselbe System, das als zentrale Drehscheibe für die gesamte Dokumentation fungieren kann. ProjectManager ist eine Projektmanagementsoftware, mit der Sie Arbeitsabläufe und Budgets verfolgen, Fristen festlegen, den Fortschritt überwachen und über die Ergebnisse berichten können. Unser unbegrenzter Dateispeicher bietet einen zentralen Knotenpunkt für Ihre Dokumentation und unsere kollaborative Plattform verbindet alle, egal wo und wann sie arbeiten.

Verfolgen und teilen Sie Daten mit Live-Dashboards

Unser Live-Dashboard berechnet automatisch sechs Projektmetriken, von Kosten bis Zeit und mehr. Es ist keine Einrichtung erforderlich wie bei minderwertigen leichten Werkzeugen. Es ist bereit, wenn Sie es sind, und zeigt Ergebnisse in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an, die mit Stakeholdern geteilt werden können, um einen Überblick über Fortschritt und Leistung zu erhalten. Dies ist auch eine großartige Funktion, um die Öffentlichkeit mit Projektinformationen auf dem Laufenden zu halten. Sie schafft Vertrauen durch Transparenz und hilft allen, ihrer Verantwortung gerecht zu werden.

Einfache Berichtsfunktionen für detaillierte Daten

Die Berichterstattung an die Beteiligten und detaillierte Aufzeichnungen über das Projekt helfen dabei, alle auf dem Laufenden zu halten. Mit Einblick in den Projektverlauf können Sie die Erwartungen steuern und alle zufrieden stellen. Unsere Berichte können mit einem Klick erstellt und gefiltert werden, um Informationen wiederzugeben, die direkt für Ihre Projektbeteiligten relevant sind. Es gibt Status- und Portfolioberichte sowie Berichte über den Zustand des Projekts und mehr. Sie können alle einfach gedruckt oder als PDF-Anhänge geteilt werden.

Wenn sich das Projekt im Laufe der Jahre ändert, können Sie den Kapitalanlageplan einfach mit unserem Online-Tool aktualisieren, egal ob Sie im Büro, zu Hause oder unterwegs sind. Sie können Ihren Kapitalverbesserungsplan immer mit dem größeren strategischen Plan und dem Jahresbudget in Einklang bringen. Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, damit sich Teams auf das Wesentliche konzentrieren können, und entlasten Sie sie von geschäftiger Arbeit. Stellen Sie die Qualität mit Aufgabengenehmigungseinstellungen sicher, die sicherstellen, dass kein Status ohne die richtige Überwachung aktualisiert wird. Wir haben alles, was Sie brauchen, um Pläne zur Kapitalverbesserung zu erstellen, zu verwalten und darüber zu berichten.

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