Change Control Board: Rollen, Verantwortlichkeiten & Prozesse

Es ist selbstverständlich, dass es während der Projektdurchführungsphase zu Änderungen am Projektplan kommen wird. Es ist unmöglich, alles zu berücksichtigen – vom Wetter über Lieferketten bis hin zu Änderungswünschen – irgendetwas wird sich gegen Ihren Zeitplan und Ihr Budget verschwören. Aus diesem Grund haben Projekte ein Change Control Board.

Projektmanagement ist methodisch, Veränderung jedoch nicht. Wenn Änderungen angefordert werden, zeigt das Change Control Board, wie diese Änderungen mit der geringsten Unterbrechung des Projektplans verwaltet werden. Die Bedeutung eines Change Control Boards für ein erfolgreiches, qualitativ hochwertiges Projekt kann nicht genug betont werden.

Was ist ein Change Control Board?

Ein Change Control Board wird manchmal auch als Change Review Board bezeichnet. Es handelt sich um eine Gruppe von Personen aus dem Projektteam, die sich regelmäßig trifft, um Änderungen am Projekt zu besprechen. Durch diesen Prozess der detaillierten Prüfung entscheidet das Change Control Board über die Realisierbarkeit des Änderungswunsches oder spricht entsprechende Empfehlungen aus. Ein Change Control Board umfasst neben dem Projektleiter Vertreter der relevanten Funktionsbereiche des Projekts. Darunter dürften auch Experten, Kunden und Sponsoren sein. Je nach Projekt und Organisation können natürlich auch andere beteiligt sein.

Größere Projekte, an denen viele Teams zusammenarbeiten, verfügen in der Regel über ein zentrales Change Control Board zusätzlich zu verschiedenen Change Boards, die für ihren Projektbereich spezifisch sind. Diese Teams berichten an das zentrale Change Board, das das letzte Wort in der Angelegenheit hat. Es kann auch ein Board für Standortänderungen für kleinere Änderungen geben, die sich nur auf entfernte Standorte auswirken.

Sobald das Change Control Board eine Änderung genehmigt hat, muss die Änderung verwaltet werden. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagement-Software mit mehreren Projektansichten, mit denen Sie so arbeiten können, wie Sie es möchten. Unabhängig davon, welche Ansicht Sie verwenden, können Sie ein oder mehrere Tags erstellen und entsprechend filtern, um Projektänderungen zu verfolgen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Was macht ein Change Control Board?

Ein Change Control Board befasst sich mit Change Requests, die dann im Detail geprüft werden. Die Änderungen weichen von den Basisanforderungen ab, die bei der Genehmigung des Projektplans festgelegt wurden. Das Change Control Board diskutiert dann die Vor- und Nachteile einer Änderung, weshalb es wichtig ist, ein Change Control Board zu haben, das alle Projektaspekte widerspiegelt, vom Team bis zum Endbenutzer.

Indem jeder die Änderung aus seiner Perspektive bewertet, bestimmt das Change Control Board, ob die Änderung die Auswirkungen wert ist, die sie auf den Zeitplan und das Budget des Projekts haben könnte. Sobald eine Entscheidung getroffen ist, wird sie dem Projektteam und dem Kunden übermittelt. Das Change Control Board ist jedoch nicht immer das letzte Wort zu diesem Thema. Obwohl das Change Control Board normalerweise die Befugnis hat, ist seine Entscheidung nicht immer endgültig und bindend.

Rollen und Verantwortlichkeiten des Change Control Board

Die Rollen in einem Change Control Board unterscheiden sich je nach Projekt, Organisation und Branche. Im Allgemeinen gibt es grundlegende Rollen, die allen Änderungskontrollgremien gemeinsam sind.

Manager

Der Manager leitet die Gruppe, koordiniert die Aktivitäten und überwacht alle Aspekte der Veränderung. Das heißt, sie priorisieren die Änderungswünsche und führen die Folgenabschätzung durch, wie sich die Änderung auf das Projekt auswirkt. Der Änderungsmanager ist verantwortlich für die Dokumentation des Änderungsmanagementprozesses und der erforderlichen Pläne zur Umsetzung der Änderung. Sie leiten auch Sitzungen des Änderungskontrollgremiums.

Genehmiger

Wie der Titel schon sagt, entscheidet ein Genehmiger oder eine Änderungsbehörde, ob die Änderung genehmigt oder abgelehnt wird. Dies kann eine Einzelperson sein, oft ein Manager oder eine Führungskraft, aber die Antwort kann auch auf dem Change Control Board liegen, damit sie die Entscheidung gemeinsam treffen können. Genehmiger arbeiten eng mit Managern zusammen, um Änderungen in der Organisation und/oder im Projekt zu genehmigen und zu steuern. In kleineren Organisationen sind der Genehmiger und der Änderungsmanager jedoch dieselben Personen.

Geschäftsbeteiligte

Es ist üblich, Interessengruppen aus dem Unternehmen in das Änderungsmanagement einzubeziehen und am Änderungskontrollgremium teilzunehmen. Das bedeutet, dass verschiedene Abteilungen einbezogen werden können, um die Auswirkungen der Änderung besser zu verstehen. Dies können beispielsweise Vertreter der Vertriebs- oder Finanzabteilung sein, wenn diese Teams von der Änderung betroffen sind.

Teammitglieder

Teams, die an dem Projekt arbeiten, sind oft diejenigen, die Änderungen an das Change Control Board übermitteln. Sie dokumentieren, warum sie die Änderung für wichtig halten, und helfen dem Projekt. Sie schlagen nicht nur die Änderung vor, sondern sind auch diejenigen, die Änderungen im Zusammenhang mit Problemen implementieren, überwachen und darauf reagieren. Diese Teams können Softwareentwickler, Tester, Qualitätssicherungsbüros, Marketingteams usw. sein.

Kundendienst/technischer Support/Helpdesk-Mitarbeiter

Jeder, der für die Interaktion mit Kunden verantwortlich ist, muss einen Platz im Change Control Board haben. Sie stehen an vorderster Front des Unternehmens, haben es mit denen zu tun, die das Produkt oder die Dienstleistung tatsächlich nutzen, und haben ein genaues Verständnis dafür, ob eine Änderung positive oder negative Auswirkungen haben wird.

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Entwicklung eines Prozesses für das Change Control Board

Ein Teil der Steuerung von Veränderungen besteht darin, einen Prozess zu haben. Das Change Control Board ist Teil der Change-Management-Planung für ein Projekt oder eine Organisation. Es ist eine Möglichkeit, Veränderungen zu erfassen, zu untersuchen und entweder zu akzeptieren oder abzulehnen.

Der erste Schritt besteht darin, die Notwendigkeit einer Änderung zu identifizieren. Diese Änderungen können vom Team, Hersteller oder anderen Beteiligten kommen. Wo auch immer die Veränderung ihren Ursprung hat, ist es wichtig, sie zu erfassen, um den Prozess zu beginnen.

Als nächstes wird ein Change Control Board zusammengestellt oder die Änderungsanforderung wird dem Board zur Überprüfung zugestellt. Wie bereits erwähnt, besteht das Änderungskontrollgremium aus Personen aus allen Phasen des Projektlebenszyklus, um eine umfassende Diskussion zu ermöglichen und die Änderung in einen größeren Zusammenhang zu stellen.

An diesem Punkt definiert das Change Control Board Ergebnis und Ziel des Change Control Prozesses. Es wird ein Zeitplan festgelegt, um sicherzustellen, dass die Änderung und Dokumentation erstellt werden, um die Änderung an den Projektzielen auszurichten.

Anstatt zu reagieren, muss das Change Control Board beim Umgang mit Kosten und Zeitplänen proaktiv bleiben, um schädliche Auswirkungen zu vermeiden. Wenn die Änderung genehmigt wird, liefert das Change Control Board einen Zeitplan, gefolgt von einer Test- und Iterationsphase. Sie werden sich weiterhin treffen und mögliche Probleme besprechen und sicherstellen, dass die Änderung im Zeitplan bleibt.

Best Practices für CCBs

Die Bedeutung eines Änderungskontrollboards ist klar: Ohne einen Prozess zur Verwaltung von Projektänderungen könnten Sie sich negativ auf den Zeitplan und die mit dem Projekt verbundenen Kosten auswirken. Wir haben bereits die erste Best Practice besprochen; Machen Sie den Vorstand zu einer vielfältigen Vertretung von Projektvertretern, einschließlich aller Interessengruppen, ausgewählter Teammitglieder, Kunden, Lieferanten usw.

Sobald Sie einen Querschnitt der Projektbeteiligten an Bord haben, möchten Sie deren Verantwortlichkeiten klar definieren. Damit das Change Control Board effektiv ist, sollte es genau die richtige Größe haben, um schnell und mit genügend technischem und geschäftlichem Scharfsinn auf Änderungen reagieren zu können.

So wie Sie eine Charta für ein Projekt erstellen, sollten Sie dies mit Ihrem Change Control Board tun. Auf diese Weise können Sie den Zweck des Vorstands, den Umfang seiner Befugnisse, Mitgliedschaftskriterien und Verantwortlichkeiten, Betriebsverfahren und den Entscheidungsprozess definieren. Wenn es geteilt wird, wird deutlich, was das Board tut und was es nicht tut, wodurch es effektiver agieren kann. Sie sollten auch notieren, wie oft Sie sich treffen und was zu besonderen, ungeplanten Treffen führt.

Das Wichtigste ist, sich auf einen Entscheidungsprozess zu einigen, um alle auf einer Linie zu halten. Es bestimmt, wie Sie ein Quorum definieren, welche Regeln Ihre Aktivitäten im Change Control Board regeln, welche Befugnisse der Manager des Boards hat und ob Entscheidungen des Boards von einer höheren Instanz ratifiziert werden müssen.

Wie zu erwarten ist, ist die Kommunikation von entscheidender Bedeutung, daher müssen die Kanäle und die Häufigkeit, in denen die Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden, klar definiert sein. Es sollte ein Mitglied geben, dessen Aufgabe es ist, diese Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Idealerweise sollte es einen Informationsspeicher geben, um sicherzustellen, dass alle mit den aktuellsten Daten arbeiten.

Scope Creep nicht vergessen. Es sollte bei allen Änderungskontrollmitgliedern und Stakeholdern im Vordergrund stehen, die auf Änderungen drängen, die sich auf den Umfang des Projekts auswirken. Es ist die Aufgabe des Change Control Boards, diese Anfragen ernst zu nehmen und sie mit dem Zeitplan und den Kosten des Projekts abzugleichen.

Wie ProjectManager hilft, Änderungen und Projekte zu verwalten

Um ein effektives Change Control Board zu haben, das Projekte erfolgreich, pünktlich und innerhalb des Budgets liefert, benötigen Sie ein Tool, das Echtzeitdaten erfasst. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die dem Projektteam und dem Change Control Board Echtzeitdaten liefert, damit sie aufschlussreichere Entscheidungen treffen können.

Verfolgen Sie Änderungen mit Echtzeit-Dashboards

Wir haben bereits erwähnt, dass unsere mehreren Projektansichten Tags haben, die Ihnen helfen, Änderungen im Verlauf des Projekts nachzuverfolgen. Das Echtzeit-Dashboard leistet noch mehr. Es bietet eine allgemeine Ansicht des Fortschritts und der Leistung dieser Änderungen, berechnet automatisch Daten und zeigt sie in farbenfrohen Diagrammen an, die sechs Metriken verfolgen. Im Gegensatz zu weniger leistungsstarker Software ist keine Einrichtung erforderlich und es ist einsatzbereit, wenn Sie es sind.

Halten Sie Stakeholder mit One-Click-Berichten auf dem Laufenden

Änderungssteuertafeln benötigen Daten. Das Dashboard ist gut für einen allgemeinen Überblick, aber wenn sie sich auf etwas konzentrieren und genauer hinsehen möchten, können mit einem Klick Berichte für Status- oder Portfolioberichte, Zeit, Kosten und mehr generiert werden. Alle Berichte können gefiltert werden, damit sich Vorstandsmitglieder auf die relevantesten Daten konzentrieren können. Berichte können auch einfach geteilt werden und liegen in mehreren Formaten vor, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Da es nur eine Quelle der Projektwahrheit gibt, können sowohl das Projektteam als auch das Change Control Board mit denselben Daten arbeiten. Unsere kollaborative Plattform verbindet hybride Teams überall und jederzeit. Teilen Sie Dateien, fügen Sie Aufgaben hinzu und machen Sie Kommentare in Echtzeit. Egal, ob Sie im Büro, im Außendienst oder von zu Hause aus arbeiten, wir geben Ihnen die Tools, um zusammenzuarbeiten und produktiv zu bleiben.

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