Was ist Änderungsmanagement? Prozesse und Modelle erklärt

Eines ist sicher: In Ihrer Organisation oder Ihrem Projekt wird es Veränderungen geben. Um Änderungen optimal planen und darauf reagieren zu können, muss zunächst eine klare Definition des Änderungsmanagements verstanden werden.

Was ist Änderungsmanagement?

Der Begriff Änderungsmanagement bezieht sich auf die Maßnahmen, Werkzeuge und Modelle, die implementiert werden, um verschiedene Arten von Änderungen entweder auf Projekt- oder Organisationsebene zu verwalten.

Es gibt mehrere organisatorische Change-Management-Strategien, die angewendet werden können, um Arbeit, Ressourcen, Geschäftsprozesse und Budgetzuweisungen sowie verschiedene Arten von organisatorischen Änderungen zu verwalten.

Auf Projektebene müssen Sie ein Änderungsmanagement-Framework einrichten, das garantiert, dass alle Änderungen am Projektplan ordnungsgemäß genehmigt, implementiert und nachverfolgt werden, damit der Zeitplan, das Budget oder die Ressourcen des Projekts nicht durch plötzliche Änderungen beeinträchtigt werden den anfänglichen Umfang, Zeitplan oder Budgetbasisplan.

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Change-Management-Modelle

Der Einsatz von Change-Management-Modellen hilft dabei, Teams durch notwendige Übergänge auf Projekt- oder Organisationsebene zu führen. Es kann schwierig sein, sich an neue Prozesse anzupassen, aber wenn Sie einen Änderungsmanagementplan erstellen, können Sie Vorteile für Ihr Unternehmen erzielen. Diese Change-Management-Modelle können dabei helfen, organisatorische Veränderungen zu planen und zu verwalten.

Lewins Change-Management-Modell

Kurt Lewin, ein deutsch-amerikanischer Psychologe, entwickelte ein Change-Management-Modell, das den Wandel in drei Phasen unterteilt: Unfreeze, Change und Refreeze. Die erste Phase bereitet Sie auf die Veränderung vor, dann wird sie umgesetzt und schließlich wird diese Veränderung gefestigt.

McKinseys 7-S-Change-Management-Modell

Dies ist ein komplizierteres Modell als das von Lewin und umfasst sieben Elemente. Sie sind die sieben S, die Strategie, Struktur, Systeme, gemeinsame Werte, Stil, Mitarbeiter und Fähigkeiten sind. Anders als bei Lewin gibt es keine bestimmte Reihenfolge. Sie werden verwendet, um zu untersuchen, wie sie sich gegenseitig beeinflussen, um Schwachstellen zu identifizieren.

Kotters Change-Management-Modell

Dr. John P. Kotter ist emeritierter Professor für Führung an der Harvard Business School. Er ist als Erfinder eines achtstufigen Prozesses zur Führung von Veränderungen bekannt, der zu einem maßgeblichen Bestandteil der Change-Management-Strategie geworden ist.

1. Dringlichkeit schaffen
2. Bilden Sie eine mächtige Koalition
3. Erstellen Sie eine Vision für die Veränderung
4. Kommunizieren Sie die Vision
5. Hindernisse entfernen
6. Schaffen Sie kurzfristige Erfolge
7. Bauen Sie auf der Veränderung auf
8. Verankere die Veränderung

Diese Change-Management-Theorie ist eine Erweiterung dessen, was das Fundament des Change-Managements ist. Change Management steht auf vier Säulen. Sie sind die Feststellung, dass eine Änderung erforderlich ist, die Vorbereitung und Planung dieser Änderung, die Umsetzung dieser Änderung und schließlich die Aufrechterhaltung der Änderung.

ADKAR Change Management-Modell

Diese Bottom-up-Methode konzentriert sich auf die Menschen hinter der Veränderung. ADKAR ist ein Akronym, das für Bewusstheit, Verlangen, Wissen, Fähigkeit und Verstärkung steht. Diese sind nicht in irgendeiner Reihenfolge, sondern sprechen die Notwendigkeit an, sich zu ändern, an der Änderung teilzunehmen und sie zu unterstützen, zu wissen, wie man die Änderung durchführt, die Fähigkeiten und das Verhalten zu haben, die für die Änderung erforderlich sind, und sie dann aufrechtzuerhalten.

Bridges-Übergangsmodell

Bei diesem Modell konzentrieren Sie sich auf die emotionalen Reaktionen auf Veränderungen, während diese umgesetzt werden. Anstatt sich mit der Veränderung selbst zu befassen, betrachtet dieses Modell die Reaktion der Menschen auf das Beenden, Verlieren oder Loslassen von etwas, den neutralen Punkt nach der Veränderung und die Öffnung für einen Neuanfang.

Kubler-Ross Change Management Framework

Basierend auf den fünf Phasen der Trauer erkennt diese Methode die emotionale Reaktion an, die Menschen haben müssen, um sich zu ändern. So wie der Trauerprozess fünf Phasen hat, so hat auch der Veränderungsprozess fünf Phasen. Diese sind Verleugnung, Wut, Feilschen, Depression und Akzeptanz.

Satir Change Management-Modell

Bei diesem Modell geht es darum, den emotionalen Zustand von Mitarbeitern zu messen, indem die Leistung in diesen fünf Phasen der Veränderung verfolgt wird: später Status quo, Widerstand, Chaos, Integration und neuer Status quo. Daher geht es bei diesem Modell darum, Veränderungen vorzubereiten und zu akzeptieren, und nicht darum, herauszufinden, was geändert werden muss.

PDCA-Change-Management-Modell

Dieses Modell, auch Deming-Zyklus genannt, steht für Plan, Do, Check and Act. Diese vier Phasen helfen bei der Prozessverbesserung, indem sie das Problem identifizieren, Änderungen vornehmen, um es zu beheben, zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen.

Nudge-Theorie

Wie der Name schon sagt, geht es bei dieser Theorie darum, subtile, indirekte Vorschläge zu verwenden, die evidenzbasiert sind, um Mitarbeiter dazu zu bringen, die erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Damit dies erfolgreich ist, müssen Sie die Änderung definieren, die Sichtweise des Mitarbeiters berücksichtigen, den Nachweis erbringen, dass die Änderung gültig und eine Wahl ist, auf Feedback hören, Optionen einschränken und kurzfristige Gewinne anbieten, um die Änderung zu festigen.

Change-Management-Prozess

Change Management kann viele Formen annehmen. Von kleinen Projekten bis hin zu großen Organisationen müssen wir uns alle mit Veränderungen auseinandersetzen, und es gibt keinen einheitlichen Ansatz, wenn es darum geht. Hier sind jedoch einige Schritte, die Sie befolgen können, um Sie durch den Änderungsverwaltungsprozess zu führen.

1. Definieren Sie die Änderung

Zunächst ist es wichtig, die Änderung und allgemeine Informationen darüber zu definieren, damit Sie und Ihr Team wissen, wie es weitergeht. Stellen Sie sich Fragen zu der Änderung, z. B. ob sie geplant oder ungeplant ist. Wird es einen inkrementellen Rollout geben oder muss es schneller implementiert werden? Diese Fragen helfen Ihnen, Informationen über die Änderung zu sammeln, damit Sie einen effektiven Plan für das Änderungsmanagement erstellen können. Stellen Sie sicher, dass Sie Änderungsaufträge verwenden, um Änderungen in Ihren Projekten, Programmen und Portfolios zu kontrollieren.

2. Erstellen Sie eine Veränderungsvision

Ihre Veränderungsvision ist eine Beschreibung dessen, wie Ihre Organisation aussehen wird, nachdem eine Veränderung erfolgreich umgesetzt wurde. Ähnlich wie bei einer Gap-Analyse beschreibt sie die Differenz zwischen dem Ist-Zustand und dem angestrebten zukünftigen Zustand und dem erwarteten Nutzen für das Projekt oder die Organisation.

3. Wählen Sie ein Change-Management-Modell aus

Es gibt mehrere Change-Management-Modelle, aus denen Sie wählen können, jedes mit seinen eigenen Vor- und Nachteilen, abhängig von den spezifischen Merkmalen Ihres Projekts oder Ihrer Organisation.

4. Erstellen Sie einen Change-Management-Plan

Ein Änderungsmanagementplan erläutert, wie die Änderung entweder auf Projekt- oder auf Organisationsebene verwaltet wird. Es beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten des Änderungsmanagements, wer im Change Control Board sitzt, wie der Änderungsanforderungsprozess funktioniert und alle anderen Details, die sich auf das Änderungsmanagement beziehen.

5. Stellen Sie ein Change-Management-Team zusammen

Ihr Änderungsmanagementplan enthält alle Strategien, Richtlinien und Verfahren, die Sie zum Verwalten von Änderungen verwenden. Jetzt brauchen Sie ein Team, um sie auszuführen. Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team zusammen, damit Sie unterschiedliche Perspektiven haben, um Veränderungen zu analysieren.

6. Implementieren und verfolgen Sie die Änderungen

Die Arbeit ist nicht getan, sobald Sie eine Änderung in Ihrem Projekt oder Ihrer Organisation implementiert haben. Es ist wichtig, die Auswirkungen Ihrer Änderungen anhand von Daten und Leistungskennzahlen (KPIs) nachzuverfolgen und zu verfolgen.

Änderungsverwaltungsvorlagen

Hier sind einige kostenlose Vorlagen, die Ihnen beim Änderungsmanagement auf Projektebene helfen können. Wir haben auch Dutzende von Projektmanagementvorlagen, die Ihnen bei der Planung, Terminierung und Nachverfolgung helfen.

Antragsvorlage ändern

Diese kostenlose Vorlage ist ideal, um Ihren Genehmigungsprozess für Änderungsanträge zu optimieren. Es kann einfach angepasst und mit Ihrem Team geteilt werden.

Auftragsvorlage ändern

Änderungsaufträge sind ein grundlegendes Projektänderungsmanagementdokument. Diese kostenlose Vorlage ist ideal für den Einstieg.

Protokollvorlage ändern

Diese Änderungsprotokollvorlage ist ideal, um jede Änderung zu verfolgen, die während Ihres Projektlebenszyklus stattfindet.

ProjectManager hilft beim Änderungsmanagement

Sobald Sie Ihren Prozess definiert haben, müssen Sie entscheiden, welche Tools Sie verwenden möchten, um diesen Änderungskontrollprozess zu verwalten. Viele Teams greifen auf einfache Excel-Vorlagen zurück, um Änderungsanfragen aufzulisten und den Fortschritt zu verfolgen. Normalerweise gibt es mehrere Datenpunkte, die Sie verfolgen möchten, wenn Sie einen Änderungskontrollprozess verwalten:

• Beschreibung der Änderungsanforderung
• Wer hat es angefordert
• Priorität des Artikels
• Beauftragter, der für die Umsetzung von Änderungen verantwortlich ist
• Datumsänderung wurde durchgeführt
• Anmerkungen

Das ist eine einfache Möglichkeit, den gesamten Prozess zu verfolgen. Einige Projektmanagement-Softwaretools helfen Ihnen jedoch, Änderungen als Teil Ihres Projektmanagements zu verwalten. In ProjectManager können Sie beispielsweise Änderungen zusammen mit Risiken und Problemen direkt in der Software nachverfolgen.

Der Vorteil der Integration des Änderungsmanagements in Ihr PM-Tool ist:

• Verfolgen Sie Änderungen mit dem Projekt
• Hängen Sie Änderungsanforderungen an bestimmte Aufgaben an
• Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Änderungen aktualisiert werden
• Verfolgen Sie Änderungen auf einem Dashboard.

Wenn Änderungen mit bestimmten Projekten verbunden sind oder sogar wenn Sie organisatorische Änderungen zu einem eigenen Projekt machen, kann es hilfreich sein, Tools zu verwenden, die Ihren Prozess durch Automatisierungs- und Nachverfolgungsfunktionen vorantreiben. Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden, denken Sie daran, dass Veränderungen geführt werden müssen. Während Veränderungen stattfinden, erfordert die Bewältigung von Veränderungen Führung.

Veränderungen passieren, aber ohne die richtigen Werkzeuge, um diese Veränderungen zu bewältigen, ist es die Veränderung und nicht Sie, die das Projekt leitet. Um einen starken Change-Management-Prozess zu haben, müssen Sie über ein leistungsfähiges Change-Management-Tool verfügen. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Ihnen Echtzeitdaten liefert, damit Sie Änderungen sofort erkennen können. Dann haben Sie die Funktionen, die Sie und Ihr Team benötigen, um diese Änderungen zu beheben. Beginnen Sie kostenlos mit ProjectManager und verwalten Sie Änderungen, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.