Änderungsanforderung: Übermittlung, Verwaltung und Ausführung

Wir sagen es die ganze Zeit – Veränderungen sind unvermeidlich. Dieses Sprichwort gilt für Projekte und Organisationen genauso wie für alles andere. Veränderungen können sich wie eine Unannehmlichkeit oder eine Reaktion auf unerwartete Probleme anfühlen. Und während dies geschieht, kann ein Änderungswunsch im Großen und Ganzen auch ganz natürlich und sogar positiv sein. Denn Veränderung ist letztlich Evolution.

Wie können also Veränderungen zu Ihrem Vorteil genutzt werden? Wir schaffen ein System, um diese Veränderungen zu steuern. Dieses System verhindert Verwirrung und Desorganisation, die sinken und funktionieren können, und alles beginnt mit einer Änderungsanforderung.

Was ist eine Änderungsanforderung?

Change Requests fungieren als diese formalen Dokumente und sind eine Kernkomponente des Change-Management-Prozesses. Diese Dokumente beschreiben Änderungen an einigen Aspekten des Projekts oder der Organisation – normalerweise auf hoher Ebene, wie z. B. ein Projektergebnis oder organisatorische Abläufe.

Die Änderungsanforderungen können von innerhalb oder außerhalb der Organisation kommen, und obwohl die angeforderten Änderungen stark variieren können, ist der Prozess zu ihrer Erstellung derselbe. Diese Kontinuität vereinfacht den Prozess des Erstellens, Einreichens, Überwachens und Genehmigens (oder Ablehnens) dieser.

Arten von Änderungsanforderungen

Änderungsanträge können je nach Ziel der Änderung in verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Hier sind die vier wichtigsten Arten von Änderungsanträgen, die Sie beachten sollten. Jeder dieser vier kann sich sowohl für Projekte als auch für Organisationen als Ganzes bewerben.

• Normale Änderung: Eine normale Änderungsanforderung bezieht sich auf eine wesentliche Änderung des Betriebs, bestehender Systeme, der Infrastruktur usw. Diese Art ist nicht ungewöhnlich, impliziert jedoch, dass erhebliche, weitreichende Änderungen vorgenommen werden müssen. Und wie Sie sich vorstellen können, ergeben sich aus normalen Änderungswünschen oft weitere.
• Standardänderung: Eine Standardänderungsanforderung schlägt eine Änderung mit geringem Risiko vor, die häufig vorkommt. Wie wir bereits besprochen haben, sind viele Änderungen im Laufe eines Projekts oder in einer Organisation ganz natürlich. Diese Veränderungen können als Evolution betrachtet werden. Es handelt sich um Vorschläge, die darlegen, was geändert werden muss, aber die Änderung selbst folgt einem bereits bestehenden System.
• Größere Änderung: Eine Anforderung einer größeren Änderung schlägt eine wesentliche Änderung vor, die eine erhebliche Finanzierung erfordert. Große Veränderungen bergen ein hohes Risiko, können aber auch hohe Früchte tragen. Diese Änderungen treten nicht oft auf, und wenn sie schlecht gehandhabt werden, können sie ernsthaften Schaden anrichten. Davon abgesehen sind sie notwendig, um extreme Modifikationen vorzunehmen.
• Notfalländerung: Eine Notfalländerungsanforderung ist ein Vorschlag mit hoher Priorität für eine sofortige Änderung. Dieser Typ ist im Allgemeinen das Ergebnis eines Fehlers oder etwas, das nicht wie geplant läuft, und kann verwendet werden, um zu verhindern, dass diese unerwarteten Umstände Chaos anrichten.

Was ist der Zweck einer Änderungsanforderung?

In jedem Projekt oder jeder Organisation besteht das Potenzial, dass Prozesse oder Aufgaben geändert werden müssen. Change Requests existieren, um Details zu den Aspekten, die geändert werden müssen, offiziell zu dokumentieren. Ihr Zweck besteht darin, eine Änderung anzufordern und diese Änderung zu kontrollieren.

Diese Änderungen können erforderlich sein, wenn sich übergeordnete Ziele und Ziele und/oder Projektergebnisse ändern oder hinzugefügt werden. Beispielsweise möchte ein Kunde die Ergebnisse eines Projekts ändern, ein Unternehmen möchte seine Mission erweitern, eine Organisation möchte möglicherweise die Kommunikation oder den internen Betrieb verbessern. Die Liste geht weiter. Unabhängig davon, um welche Änderung es sich handelt, dokumentieren Änderungsanträge die vorgeschlagene Änderung.

Diese formellen Anfragen listen alle relevanten Informationen auf und werden dann zur Genehmigung an einen einzelnen Interessenvertreter (oder einen Vorstand oder eine Gruppe von Einzelpersonen) weitergeleitet. Change Requests fassen alles zusammen, was sie wissen müssen, und vereinfachen den Fortschritt des Change-Management-Prozesses.

Was sollte ein Änderungsantrag beinhalten?

Unabhängig von der Art der Änderungsanfrage gibt es ein paar Grundlagen, die Sie unbedingt abdecken sollten. Beginnen Sie mit diesen Kernkomponenten und bauen Sie den Rest Ihrer Änderungsanforderungen um sie herum auf.

• Titel
• ID-Nummer
• Art der Anfrage
• Quelle: Interne oder externe Anfrage
• kurze Beschreibung

Abhängig von der Art der Änderung oder der Organisation oder dem Projekt möchten Sie möglicherweise zusätzliche Details hinzufügen. Das ist völlig in Ordnung, aber Sie sollten diese zusätzlichen Abschnitte kurz und bündig halten und sicherstellen, dass das Format jeder Anfrage so konsistent wie möglich ist.

Wie man einen Veränderungsprozess etabliert

Es ist wichtig, ein konkretes System zur Bearbeitung von Anfragen zu haben. Dies erstellt eine Reihe von Schritten, denen jeder folgen kann, und reduziert Fehler. Das wird je nach Branche, Organisation oder Projekt unterschiedlich aussehen, aber es gibt einige universelle Punkte, die sie treffen müssen. Hier sind einige, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

1. Entscheiden Sie, welche Änderungsanforderungen enthalten sein sollen

Änderungsanforderungen können sich auf viele Aspekte des Projekts auswirken, sogar auf die gesamte Organisation. Aber egal, welche Art von Anfragen eingereicht werden, sie sollten alle die gleichen Komponenten enthalten und die gleichen Fragen beantworten. Diese Konsistenz in der Formatierung sorgt für bessere Aufzeichnungen und eine gründlichere Berichterstattung.

Da Konsistenz so wichtig ist, entscheiden sich viele Unternehmen bei der Erstellung von Vorlagen für die Verwendung von Vorlagen. Diese Vorlagen machen es einfach, die gesuchten Informationen zu finden, da Sie bereits mit der Formatierung vertraut sind. Eine Vorlage stellt außerdem sicher, dass keine Details ausgelassen werden.

2. Bestimmen Sie Art und Umfang des Änderungsantrags

Wie wir gezeigt haben, gibt es verschiedene Arten von Änderungsanforderungen, jede mit ihren eigenen definierenden Merkmalen. Um eine ordnungsgemäß einreichen und bearbeiten zu können, müssen Sie wissen, um welche Art es sich handelt. Eine größere Änderung wird beispielsweise anders verwaltet als eine normale Änderung.

Alle sollten die gleichen Kerninformationen enthalten, aber je nach Art der Anfrage gibt es einige Unterschiede. Eine sichere Methode, um zu entscheiden, wie diese Unterschiede aussehen, besteht darin, den Umfang der Anfrage zu bestimmen. Mit anderen Worten, was genau wird die Änderung bewirken, die Sie anfordern? Wie weitreichend wird die Veränderung sein, die Sie vornehmen?

3. Richten Sie eine Kommunikationskette ein

Das Einreichen einer Anfrage ist nicht das Ende des Prozesses. Tatsächlich beginnt mit dem Einreichen oft nur ein längeres Gespräch. Unabhängig davon, ob eine Änderungsanforderung genehmigt oder abgelehnt wird, wird es wahrscheinlich ein Hin und Her zwischen der Person geben, die die Anforderung einreicht, und der Person, die für die Überprüfung verantwortlich ist.

Da diese Gespräche oft mit Änderungswünschen beginnen, ist es wichtig, genau festzulegen, wie diese „Änderungen“ besprochen oder Fragen gestellt werden. Jede Partei muss wissen, mit wem sie sprechen und wie sie ihre Fragen, Bedenken, Kritik usw. äußern kann. Wenn es ein festgelegtes System gibt, reduziert dies Konflikte und verbessert die Effizienz.

4. Definieren Sie die nächsten Schritte

Nach der Genehmigung ist es an der Zeit, die resultierenden Änderungen auszuführen. Dies fällt normalerweise vielen verschiedenen Personen zu und kann sogar verschiedene Abteilungen betreffen. Der vielleicht wichtigste Teil bei der Einrichtung eines Änderungskontrollprozesses ist die Entscheidung, was nach der Genehmigung einer Anfrage geschehen soll.

Obwohl die genehmigten Änderungen stark variieren können, sollten die Schritte nach der Genehmigung gleich aussehen. Dazu gehören das Abhalten eines Meetings und das Ausfüllen der erforderlichen Formulare. Der Schlüssel ist, ein System zu haben, um genehmigte Anfragen aus Dokumenten zu übernehmen und sie in die Realität umzusetzen.

Wie ProjectManager hilft, Änderungen in Ihrem Projekt zu verwalten

Beim Erstellen und Einreichen von Änderungsanforderungen ist es wichtig, über die richtigen Dokumentationstools zu verfügen. Im Laufe eines Projekts müssen Sie eine Reihe von Dokumenten organisieren und speichern, damit alles für jeden leicht zu finden ist und nichts verloren geht. Mit ProjectManager können Sie alle Dokumente, die Sie für Ihr Projekt benötigen, mit unbegrenztem Speicherplatz hochladen.

Und wenn Sie bei einer Änderungsanforderung auf ein bestimmtes Detail hinweisen müssen, hinterlassen Sie einfach einen Kommentar im Dokument und markieren Sie die Teammitglieder, die Sie anzeigen möchten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, PDFs per E-Mail zu versenden. hin und her und bringt alle Ihre Korrespondenzen an einem Ort zusammen.

Die Aufbewahrung all Ihrer Änderungsanforderungen an einem Ort macht es auch einfach, die Änderungen selbst auszuführen. Da sich diese Anfragen im selben Bereich befinden wie Ihr Projektplan, Zeitplan, Dashboard, Aufgabenverwaltungstools und mehr, können Sie mit nur wenigen Klicks Anpassungen vornehmen und sofort mit der Arbeit beginnen.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Änderungen an Ihrem Projekt mit Funktionen verwaltet, die Sie durch jeden Schritt führen. Identifizieren Sie, was geändert werden muss, planen Sie die Änderung und verfolgen Sie dann den Fortschritt mit demselben Tool. Übernehmen Sie die vollständige Kontrolle über Projektänderungen, indem Sie ProjectManager noch heute kostenlos testen.