So bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste (und warum Sie regelmäßiges Scrubbing benötigen)

Nach all der Zeit und Mühe, die Sie aufwenden, um einen Abonnentenstamm aufzubauen und zu vergrößern, kann es entmutigend sein zu hören, dass Sie jetzt Ihre E-Mail-Liste bereinigen müssen. Indem Sie Ihre Liste bereinigen, entfernen Sie Personen, von denen Sie dachten, dass sie bei Ihnen kaufen möchten, werden Teil Ihrer Community und teilen Ihr Geschäft mit anderen.

Ist das aber wirklich wahr? Was nützen alte Leads, wenn ihr Engagement nach einiger Zeit nachlässt? Darüber hinaus beeinträchtigen Sie durch das Horten alter Leads tatsächlich die Reputation Ihres E-Mail-Absenders, eine Punktzahl, die sich auf alle Ihre anderen E-Mail-Metriken auswirkt. Lohnt es sich, nur ein paar „Vielleicht“ zu behalten?

Das Aufbauen von E-Mails um der Zahlen willen ist keine Praxis, die Sie fortsetzen möchten, wenn Sie eine gesunde E-Mail-Liste haben möchten. Lassen Sie uns also ein paar wichtige Dinge besprechen, die Sie wissen möchten, wenn Ihre E-Mail-Liste ein paar Spinnweben enthält. In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, warum es wichtig ist, Ihre Liste zu bereinigen, wann Sie wissen, dass es Zeit für eine Bereinigung ist, und schließlich die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um es zu erledigen.

Gründe, sich um eine saubere E-Mail-Liste zu bemühen

Inzwischen haben Sie wahrscheinlich alles darüber gehört, warum Sie Ihre E-Mail-Liste erweitern sollten. Tatsächlich könnten Sie stolz auf die Abonnentenbasis sein, die Sie sammeln konnten. Der beste Weg, diese Motivation und dieses Wachstum aufrechtzuerhalten, besteht darin, sie für das Engagement zu optimieren.

Eine stagnierende oder von Bots befallene E-Mail-Liste ist schlimmer als gar keine Liste zu haben. Ja, Sie haben richtig gelesen. Sobald Sie also ein gutes System haben, um Besucher anzuziehen und sie als Abonnenten anzumelden, sollten Sie Ihre Liste regelmäßig bereinigen. Hier ist, warum die E-Mail-Pflege Ihrer Liste zugute kommt:

Erhalt der Reputation des Absenders

Ihre Absenderreputation, auch bekannt als IP-Reputation oder IP-Score, wird von E-Mail-Anbietern wie Gmail bewertet, wenn sie E-Mails filtern, um sie an den Spam- oder Hauptposteingang zu liefern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie hoch Ihre Absenderreputation ist, können Sie auf Websites wie senderscore.org nachsehen. Sie sollten eine Punktzahl von mindestens 90 anstreben.

Um zu verhindern, dass Ihre IP-Reputation zum Bösewicht wird, der sich zwischen Sie und Ihre Verkäufe einmischt, müssen Sie bestimmte Fehler vermeiden, wie z. B. das wahllose Erweitern Ihrer Liste. Andere häufige Fehler, die Vermarkter beim Aufbau und der Pflege von E-Mail-Listen machen, sind:

• Rechtschreibfehler beim Sammeln von E-Mails zulassen
• E-Mails kaufen
• Senden von Inhalten in schlechter Qualität
• Nicht konsequent sein

Um Probleme mit Ihrem IP-Score zu vermeiden, sollten Sie Ihre Liste wie einen wertvollen Besitz behandeln. Reinigen und pflegen Sie ihn, damit er über Jahre hinweg seinen Wert behält.

Verbesserung der Absprungrate

Beim E-Mail-Versand können Sie anhand der Absprungrate eine grobe Schätzung des Zustands Ihrer Liste sehen. Dies ist eine Metrik, die Ihnen zeigt, wie viele Ihrer E-Mails die Adresse, an die sie gesendet wurden, nie gefunden haben, sei es, weil sie nicht mehr existiert, weil der Benutzer sie verlassen hat oder weil sie beim Abholen falsch geschrieben wurde. Versuchen Sie, E-Mail-Listen zu säubern, um alle Kontakte zu bereinigen, die Bounces verursachen. Dadurch wird Ihre Absprungrate sofort verbessert, um den IP-Score Ihrer Liste zu schützen.

Erhöhung der Lieferfähigkeit

Zustellbarkeit ist die Metrik, die misst, inwieweit Ihre E-Mails in den Posteingängen Ihrer Abonnenten landen müssen. Sie können die Zustellbarkeit jeder einzelnen Kampagne überprüfen, indem Sie sich ansehen, wie viele zugestellt wurden und wie viele zurückgewiesen wurden. Es gibt ein paar Dinge, die die Zustellbarkeit von E-Mails beeinträchtigen, zum Beispiel:

• Senden von E-Mails von einer kostenlosen Domain-E-Mail-Adresse
• Benutzer daran hindern, sich abzumelden, indem sie nicht zugänglich gemacht werden
• Senden von E-Mails, die kein Engagement erhalten
• Verwendung von URL-Shortenern wie bitly

Indem Sie Ihre Liste bereinigen, erhöhen Sie wahrscheinlich das Gesamtengagement Ihrer E-Mail-Kampagnen und vermeiden es, Ihre Zustellbarkeit zu beeinträchtigen.

Optimierung der Kosten für das E-Mail-Management

Die meisten E-Mail-Verwaltungstools berechnen Ihnen je nach Größe Ihrer Liste Gebühren. Wenn Sie für diese größere Liste bezahlen, sollte es so sein, dass Sie das Beste daraus machen können. Wenn es mit alten Leads vollgestopft ist, steigen Ihre Kosten, aber Ihre Konversionsraten sinken. Wenn es jemals einen Zeitpunkt gab, in Ihrem Marketing-Team Alarm zu schlagen, dann wäre dies der richtige Zeitpunkt.

Während Sie auf eine saubere E-Mail-Liste hinarbeiten, werden Sie feststellen, wie die Kosten für deren Verwaltung besser zu Ihrem Budget passen und effizienter für Ihre Verkaufsziele werden.

Anzeichen dafür, dass Sie Ihre E-Mail-Liste bereinigen müssen

Ihre Absenderreputation ist eine Möglichkeit, um zu sehen, wie es Ihrer E-Mail-Liste geht, aber wie wir bereits erwähnt haben, kann dieser Wert mehr Probleme als nur E-Mails aufdecken. Es kann auch ein Mangel an Konsistenz oder ein Zeichen für Inhalte von geringer Qualität sein. Regelmäßige Reinigungen sind wichtig, unabhängig davon, ob Sie Anzeichen von Stress in Ihrer E-Mail-Liste sehen oder nicht, aber eine höhere Anzahl von Abmeldungen und Spam-Berichten sind zwei nachverfolgbare Warnsignale, auf die Sie achten sollten. Woher wissen Sie also, ob Sie Ihre E-Mail-Liste bereinigen müssen oder nicht? Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Ihre Liste gewartet werden muss:

Ihre Absprungrate ist gestiegen

Bei jeder Kampagne, die Sie versenden, sollten Sie nicht nur die Leistung analysieren, wie viele Personen sie geöffnet haben (Ihre Öffnungsrate), sondern auch, wie viele Bounces sie erhalten hat. Wenn Sie mehr Bounces erhalten, ist es möglicherweise an der Zeit, einen Blick auf die Adressen zu werfen, die Probleme aufweisen, und herauszufinden, warum.

Sie fragen sich vielleicht, ob Sie sie alle sofort löschen und das Problem vollständig beseitigen sollten, aber es gibt Gründe dafür, zu warten. Die Sache mit der Absprungrate ist, dass es zwei verschiedene Arten von Bounces gibt, harte und weiche.

Arten von E-Mail-Bounces

Nicht alle E-Mail-Bounces erfolgen aus den gleichen Gründen. Hard Bounces sind diejenigen, die Sie loswerden müssen. Dies sind Bounces, die nicht behoben werden. Möglicherweise existiert die E-Mail-Adresse nicht oder sie wurde dauerhaft gelöscht. Soft Bounces sind solche, die vorübergehende Probleme haben. Möglicherweise hat der Empfänger keinen Speicherplatz mehr oder er hat Probleme, eine von Ihnen angehängte Datei abzurufen. Wenn E-Mail-Server einen Bounce sehen, versuchen sie normalerweise, die E-Mail einige Tage später erneut zu senden.

Woher wissen Sie also, was ein Deal Breaker Bounce ist und was einer, dem Sie eine zweite Chance geben sollten? Du nicht. Aus diesem Grund ist es am häufigsten, nicht alle unzustellbaren E-Mail-Adressen zu löschen, sondern sie im Auge zu behalten. Wenn sie Woche für Woche hüpfen, dann verschrotten Sie sie.

Gute versus schlechte Absprungrate

Wenn Sie Bounces nicht sofort löschen, wie halten Sie dann Ihre Bounce-Rate hoch? Das hängt alles davon ab, was eine „gute“ Absprungrate ist, oder? Was akzeptabel ist und was nicht, hängt genau wie die Klickrate hauptsächlich von Ihrer Branche und der Anzahl der Leads ab, die Sie täglich einbringen.

Insgesamt sollten Sie versuchen, Ihre Rate unter 3 % zu halten. Wenn Sie also einen Anstieg der Bounces sehen, aber immer noch unter dieser Marke liegen, behalten Sie dies im Auge und entfernen Sie die Wiederholungstäter später. Wenn Sie sich in einem dringenden Zustand befinden, in dem Ihre Absprungrate 8 % oder mehr erreicht hat, wechseln Sie in den Krisenmodus und beginnen Sie mit dem Schrubben.

Ihre Öffnungs- und Klickraten sind gesunken

Wenn Ihr Engagement – ​​größtenteils gemessen an Öffnungs- und Klickraten – nachlässt, könnte Ihre Liste die Ergebnisse von Problemen mit Ihrer Liste sehen. Der beste Weg, um wieder auf Kurs zu kommen, besteht darin, Zeit damit zu verbringen, herauszufinden, was genau den Rückgang des Engagements verursacht. Aber wenn Sie wenig Zeit haben, beginnen Sie mit der Fehlerbehebung des Engagementverlusts, indem Sie eine vollständige Bereinigung durchführen – und nehmen Sie gleichzeitig Ihre anderen Metriken in Angriff.

Wenn Sie das Gesamtbild betrachten, ist es sinnvoll, Ihre Liste so problemlos wie möglich zu halten, da jeder Rückgang der E-Mail-Leistung direkt zu einem Rückgang des Umsatzes führen kann.

Sie haben Bot-Abonnenten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie erkennen können, dass Ihre Liste von einem Spambot überfallen wurde, der E-Mails von anderen Stellen im Internet hinzufügen kann. Einige können sogar den Eindruck erwecken, dass Ihre Liste gut läuft, aber bei genauerem Hinsehen erkennen Sie, dass etwas nicht stimmt. Hier sind ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten:

• Zunahme der Anmeldungen (insbesondere solche, die in Stapeln im Abstand von nur wenigen Sekunden eingehen)
• Rückgang der Öffnungsrate (signifikanter Rückgang in kurzer Zeit)
• Spam-E-Mail-Adressen (E-Mails mit seltsamen Domainnamen)
• Neu hinzugefügte E-Mail-Adressen, die sich von Ihrer Zielgruppe unterscheiden (unternehmend, wenn Sie eine Business-to-Consumer-Marke (B2C) sind, oder persönlich, wenn Sie ein Business-to-Business-Unternehmen (B2B) sind)
• Ein Anstieg bei Anmeldungen mit ausländischen Domains
• Zunahme der Abmeldungen
• Zunahme von Spam-Beschwerden

Wenn Sie feststellen, dass Sie von Bots hinzugefügte Adressen oder gefälschte Anmeldungen haben, geraten Sie nicht in Panik. Sie können Ihre Liste wiederherstellen, indem Sie sie mit den Schritten säubern, die wir im nächsten Abschnitt erläutern.

So erhalten Sie Schritt für Schritt eine saubere E-Mail-Liste

Die Vorteile einer sauberen E-Mail-Liste sind fast so vielfältig und umfangreich wie die, überhaupt eine zu haben. Wenn Sie also davon überzeugt sind, dass Sie damit beginnen möchten, geplante Peelings in den Kalender Ihres Marketingteams aufzunehmen, gehen Sie wie folgt vor, um eine effiziente Reinigung durchzuführen. Beginnen Sie mit kalkuliertem Aufräumen, fahren Sie dann mit drastischeren Bereinigungsmaßnahmen fort und aktivieren Sie schließlich Ihre Liste erneut, um so viele Leads wie möglich zu behalten.

1‌. Führen Sie eine Vorreinigung durch

Wie bei einem Zuhause, bevor Sie eine gründliche Reinigung durchführen, möchten Sie aufräumen. Befreien Sie sich von den offensichtlichsten Dingen, die herumliegen, die wirklich nicht da sein sollten. Was bedeutet das für Ihre Abonnenten? Finden Sie ungenutzte Segmente und Dinge, die nicht mehr benötigt werden.

Suchen Sie nach Kontakten, die Sie auf mehreren aktiven Listen haben, überprüfen Sie das letzte Sendedatum auf allen Listen und löschen Sie sie, wenn sie zu alt sind. Dadurch wird sichergestellt, dass alles mit Ihrer aktuellen Organisation für E-Mail-Marketing übereinstimmt und nicht zu veraltet ist.

Entfernen Sie außerdem Rollenadressen wie [email protected] oder [email protected]. Finden Sie nach Möglichkeit einfach einen persönlichen Ansprechpartner für Kunden.

2. Segmentieren Sie Ihre Liste

Unterteilen Sie für eine saubere E-Mail-Liste Ihre E-Mail-Abonnenten in drei Hauptgruppen: diejenigen, die Sie lieben und Ihre E-Mails fast jedes Mal öffnen, diejenigen, die sie manchmal öffnen, und diejenigen, die sich kaum engagieren. Gehen Sie dann auf jede Gruppe anders zu.

Ihre engagierte Gruppe

Für diese Reinigung sollten Sie dieses Segment in Ruhe lassen. Sie zeigen bereits ein gutes Engagement und scheinen zufrieden zu sein. Sie können auf jeden Fall später darauf zurückkommen und versuchen, ihre Leistung noch weiter zu verbessern, aber lassen Sie dieses Segment vorerst den Standard dafür setzen, wie der Rest aussehen soll.

Ihre Mittelgruppe

Als nächstes sprechen Sie diejenigen an, die Ihre E-Mails manchmal öffnen. Was bedeutet es, wenn nur einige E-Mails Engagement hervorrufen? Irgendetwas an Ihren Inhalten stimmt nicht ganz mit dem überein, wonach sie suchen. Wenn Sie versuchen, es zu beheben, können Sie geringfügige Änderungen vornehmen und A/B-Tests durchführen, indem Sie verschiedene Variationen derselben Kampagne an zwei Gruppen innerhalb dieses Segments senden und sehen, welche am besten abschneidet. Sie können auch die Tageszeit und Häufigkeit von E-Mails testen oder sie einfach mit einer Umfrage nach ihren Vorlieben fragen.

Wenn Sie schnell nach etwas suchen, das einen großen Unterschied machen kann, bitten Sie Abonnenten auf dieser Liste, Sie zu ihren Kontakten hinzuzufügen. Es verhindert, dass E-Mails in Spam landen, und bietet mehr Möglichkeiten zur Interaktion, indem es direkt zum Posteingang gelangt, den sie jeden Morgen öffnen.

Ihre ungebundene Gruppe

Sie haben also eine Liste von Leuten, die sich nicht wirklich für Ihre Inhalte interessieren – oder zumindest scheint es so, wie sie damit interagieren. Werfen Sie sie nicht so schnell beiseite und löschen Sie sie, um sich auf die engagierteren zu konzentrieren. Vielleicht kannst du ja noch was machen. Wenn sie sich Ihre E-Mails nicht ansehen, könnte es daran liegen, dass sie nie in ihrem Posteingang angekommen sind. Also, wie sondert man diejenigen aus, die sie sehen und sich dafür entscheiden, sie zu ignorieren?

Kehren Sie zu diesem Abschnitt zurück, nachdem Sie Ihre Reinigung beendet haben. Wenn Sie einige Kampagnen versenden und Veränderungen feststellen, wählen Sie diejenigen aus, die ein Comeback feiern, und verschieben Sie sie in das erste oder zweite Segment. Was die uninteressierten betrifft, so haben Sie getan, was Sie konnten, also steht es Ihnen frei, sie zu löschen. Bevor Sie dies tun, geben Sie ihnen jedoch eine letzte Chance, indem Sie eine Abschieds-E-Mail senden, die etwa Folgendes enthält:

„Wir haben festgestellt, dass Sie nicht mehr an unseren E-Mails interessiert sind. In diesem Fall löschen wir Ihre E-Mail-Adresse aus unserer Liste. Wenn wir uns geirrt haben und Sie abonniert bleiben möchten, lassen Sie es uns wissen! Antworten Sie auf diese E-Mail und wir bleiben in Verbindung. Wenn nicht, lebe wohl und danke für die schöne Zeit.“

Schließlich bleiben Sie Ihrem Wort treu und löschen Sie sie nach ein oder zwei Wochen von der Liste, wenn sie nicht antworten.

3. Implementieren Sie eine Berechtigungserinnerung

Um eine saubere E-Mail-Liste zu führen, fügen Sie für alle zukünftigen E-Mails oben eine Zeile hinzu, die die Abonnenten daran erinnert, dass sie sich für diese E-Mails entschieden haben und warum. Dies kann den Lesern die Möglichkeit geben, zu beurteilen, warum sie diese E-Mail erhalten, und sie davon abhalten, Sie als Spam zu melden. Es kann ihnen auch bei der Entscheidung helfen, ob sie diese Art von E-Mails weiterhin erhalten möchten.

Das ist großartig, weil es den Leuten hilft, sich selbst abzumelden, wenn sie glauben, dass sie diese Inhalte nicht mehr benötigen. Abmeldungen in einem guten Maß sind tatsächlich gut für Ihre Liste. Es ist wie ein Roomba, der aufräumt, während Sie sich ums Geschäft kümmern.

Erinnerungen daran, warum Sie eine Liste abonniert haben, wirken Wunder, wenn es darum geht, Benutzer davon abzuhalten, sich abzumelden. Meistens möchten die Leser nur wissen, dass sie nicht von einem Bot hinzugefügt wurden. Wenn sie eine E-Mail erhalten, möchten sie, dass Sie wissen, dass sie diese irgendwann nützlich fanden und möglicherweise später erneut erhalten.

4. Adressieren Sie Ihre Bounces

Verwenden Sie Tags, um Ihre Bounces zu verfolgen. Erstellen Sie ein Tag für alle Adressen, die zurückgeschickt werden, wenn Sie eine E-Mail senden, und identifizieren Sie diejenigen, die ständig Probleme verursachen. Wenn möglich, sparen Sie sich diesen Sprung wegen offensichtlicher Rechtschreibfehler. Wenn Sie andere Kontaktmöglichkeiten für diese Leads haben, wenden Sie sich an sie und fragen Sie sie, ob sie aktualisierte Informationen haben und weiterhin Inhalte von Ihnen erhalten möchten. Löschen Sie schließlich alle, die Ihr E-Mail-Anbieter zum Entfernen empfiehlt.

5‌. Binden Sie Ihr Publikum erneut mit einer Kampagne ein

Gehen Sie zurück zu Ihren Segmenten und nähern Sie sich dieser zweiten Gruppe, derjenigen, die Ihren Inhalten gegenüber lauwarm ist. Binden Sie sie erneut mit einer aktiven Kampagne ein. Sie können dies auch mit der dritten Gruppe versuchen, wenn Sie sie noch nicht fertig gereinigt haben. Es gibt ein paar Möglichkeiten, die Leute in Ihrer Liste dazu zu bringen, sich daran zu erinnern, warum sie sich überhaupt angemeldet haben, wie zum Beispiel diese Abschieds-E-Mail, die wir zuvor gesehen haben, aber Sie können auch versuchen, einen exklusiven Rabatt anzubieten und das Interesse dieses Segments zu messen.

6. Bieten Sie die Möglichkeit, sich abzumelden oder abzulehnen

Was wäre, wenn Sie ein letztes „Ja“ bekommen könnten, bevor ein Abonnent völlig davon überzeugt ist, dass er geht? Das Anbieten von Optionen kann Ihre Rettung sein. Bieten Sie in Ihrer allerletzten E-Mail an einen Abonnenten, der nicht mit Ihren E-Mails interagiert, ihm die Option, nur einige E-Mails zu erhalten. Schließlich haben sie sich wahrscheinlich aus einem bestimmten Grund angemeldet, und manchmal, wenn Sie ihnen weniger häufig E-Mails anbieten oder nur bestimmte Arten von Inhalten erhalten, werden Sie den Funken neu entfachen.

Welche Möglichkeiten können Sie den Lesern bieten? Es hängt alles davon ab, was Sie senden. Wenn Sie separate Newsletter oder E-Mails haben – einen für Neuigkeiten, einen für Inhalte von Drittanbietern, einen für Coupons usw. – lassen Sie sie prüfen, welche dieser E-Mails sie erhalten möchten.

Was kommt, nachdem Ihre E-Mail-Liste sauber ist?

Nachdem Sie durchgearbeitet haben, wie Sie Ihre E-Mail-Liste bereinigen und anwenden, können Sie subtile Änderungen an der Art und Weise vornehmen, wie Sie Ihr E-Mail-Marketing in Zukunft betreiben, um diese Liste länger sauber zu halten. Nehmen Sie sich nach dem Scrub etwas Zeit für die Planung, und dann können Sie damit beginnen, die Erwartungen und Konsistenz für Ihre neue, saubere Liste festzulegen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie loslegen können.

Verbessern Sie Ihre Inhalte

Überprüfen Sie Ihre Inhaltsplanung, um sicherzustellen, dass das, was Sie senden, Ihren Lesern einen Mehrwert bietet. Wenn Sie nur Rabatte, Verkäufe und Inhalte zu Ihrem Unternehmen versenden, kann dies für Ihre Abonnenten ermüdend werden. Beantwortest du ihre Fragen? Sie unterhalten? Finden Sie heraus, was Ihre Leser wirklich lesen wollen. Sie können dies sogar tun, indem Sie sie fragen. Führen Sie eine Umfrage mit Ihren Abonnenten durch und fragen Sie sie, was sie von Ihnen möchten.

Senden Sie so oft, wie Ihre Leser möchten

Fragen Sie sie in derselben Umfrage, ob sie eine wöchentliche oder zweiwöchentliche E-Mail erhalten möchten. Manche Leute wollen sogar tägliche Updates. Finden Sie heraus, was die Mehrheit Ihrer Leser will, und beginnen Sie damit, es umzusetzen. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Ressourcen nicht ausreichen, um tägliche E-Mails zu versenden, bieten Sie nur das an, was Sie für realistisch halten.

Planen Sie regelmäßige Reinigungen ein

Endlich, weiter so mit der tollen Schrubbarbeit! Sie verstehen jetzt die Vorteile einer sauberen E-Mail-Liste sowie die Anzeichen, auf die Sie achten müssen, um zu wissen, dass es Zeit ist, wieder zu schrubben. Jetzt, da Sie wissen, wie man selbst eine Reinigung durchführt, achten Sie auf Anzeichen und führen Sie regelmäßig geplante Peelings durch – etwa alle drei Monate. Wenn Sie Ihr E-Mail-Marketing weiterhin regelmäßig pflegen, werden Sie feststellen, dass es einfacher wird. Sie werden in der Lage sein, verdächtiges Verhalten, möglichen Spam oder gefälschte Konten zu erkennen und sie zu extrahieren, ohne einen Takt zu verpassen.

Sind Sie bereit, mit einem guten Peeling das Beste aus Ihrer E-Mail-Marketing-Strategie herauszuholen? Sie können heute mit einem schnellen vorläufigen Aufräumen Ihrer Liste beginnen. Dies wird Platz für all diese zukünftigen Leads schaffen. Wenn Sie zusätzliche Tipps für das Online-Marketing wünschen, hat Constant Contact Sie mit ihrem kostenlosen Leitfaden The Download abgedeckt.