So erstellen Sie ein Kundenaufnahmeformular, das Ergebnisse erzielt

Pop-Quiz (und es ist nur 1 Frage) – auf welche der folgenden Dinge kann Ihr Unternehmen verzichten?

A. Kunden
B. Empfehlungen
C. Einnahmen
D. Ruf
E. Beziehungen
F. Alle oben genannten
G. Keines der oben genannten

Die Antwort ist wahrscheinlich ein Kinderspiel, aber wir sagen es Ihnen trotzdem – G. Keines der oben genannten.

Sie brauchen all diese Dinge, um Ihr Geschäft auszubauen. Und Sie bekommen sie durch viel harte Arbeit Ihrerseits, aber Sie brauchen eine entscheidende Sache, um zu beginnen – und die kommt vom Kunden.

Diesmal kein Quiz, wir sagen es dir einfach. Sie brauchen Informationen . Und je ausführlicher, desto besser.

Der beste Weg, um von potenziellen Kunden das zu bekommen, was Sie brauchen, ist ein Kundenaufnahmeformular . Tatsächlich ist es der wichtigste Teil Ihrer gesamten Kundenbeziehung.

Ohne ein Kundenaufnahmeformular könnten Sie erleben ….

• Scope Creep – Kunden erkennen zu spät, was sie eigentlich wollen, und fragen dann nach mehr Arbeit
• Es gibt zu viele Überarbeitungsrunden – weil der Kunde seine Meinung geändert hat ODER Sie nicht mit genügend Informationen begonnen haben
• Die Arbeit dauert viel länger als erwartet – oft, weil Sie nicht alle Kundeninformationen hatten, die Sie für eine genaue Planung benötigen
• Es ist schwierig, Materialien von Kunden zu bekommen – Dinge wie Design-Assets, Markenrichtlinien und Buchhaltungsinformationen

Ob Sie eine digitale Agentur oder ein anderes kleines Unternehmen sind, ein Kundenaufnahmeformular kann Ihnen helfen, all diese Probleme zu vermeiden.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie ein Kundenaufnahmeformular erstellen – alles, was darin enthalten sein muss, wo es verwendet wird, und Tools, um es zu erstellen.

Was ist der Kundenaufnahmeprozess?

Der Kundenaufnahmeprozess ist der Schritt zu Beginn einer Kundenbeziehung, in dem Sie die Informationen sammeln, die Sie von Ihrem Kunden benötigen. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihren Kunden Fragen zu stellen und zu erfahren, was Sie für die Arbeit benötigen, für die Sie eingestellt werden.

Viele Unternehmen haben keinen strukturierten Kundenaufnahmeprozess – und verlassen sich stattdessen auf E-Mails und manuelle Prozesse, um ihre Arbeit zu erledigen. Dies kann sowohl bei Ihnen als auch bei Ihren Kunden zu Frustration führen.

Der Kundenaufnahmeprozess markiert den Beginn einer intensiven Kundenbeziehung. Obwohl jeder Geschäftsprozess unterschiedlich sein kann, beginnt er normalerweise mit diesen drei Schritten:

1. Anruf verbinden : Dies ist der Handshake. Der Punkt, an dem Vorstellungen gemacht werden und Sie ein Gefühl dafür bekommen, wer der Kunde ist und wonach er sucht.
2. Kundenaufnahmeformular : Dieses Formular wird spezifischer und enthält Fragen zu den Schmerzpunkten, dem Geschäftstyp und den Zielen eines Kunden.
3. Sondierungsgespräch : Das Gespräch, um mehr darüber zu erfahren, was Ihre Kunden von Ihrer Beziehung erwarten. Dann können Sie gemeinsam die Optionen des Kunden auf der Grundlage der Informationen des Kundenaufnahmeformulars erkunden.

Der Kunde füllt das Aufnahmeformular normalerweise nach Ihrem ersten Verbindungsanruf aus. Dann geht das Unternehmen alle Formularinformationen durch und verwendet sie, um sich auf den Sondierungsanruf vorzubereiten.

Wer verwendet Kundenaufnahmeformulare? Unternehmen wie:

• Digitale Agenturen
• Anwaltskanzleien
• Psychiater
• Wellnesskliniken (wie Masseure und Physiotherapeuten)
• Ärzte
• Buchhalter
• So ziemlich jedes Unternehmen, das mit Kunden zusammenarbeitet

Eines von drei Dingen kann während des Kundenaufnahmeprozesses passieren:

1. Sie und der Kunde sind sich einig, dass es gut passt.
2. Ihr Unternehmen entscheidet, dass der Kunde nicht zu Ihnen passt.
3. Der Kunde entscheidet, dass Ihr Unternehmen nicht das Richtige ist.

Um dies zu entscheiden, benötigen Sie jedoch das Kundenaufnahmeformular.

So erstellen Sie ein Kundenaufnahmeformular

Um das perfekte Kundenaufnahmeformular zu erstellen, müssen Sie darüber nachdenken, welche Informationen Sie von einem Kunden sammeln möchten. Sie müssen darüber nachdenken, was das Formular für den Kunden am nützlichsten macht.

Bereiten Sie sich vor – dieser Abschnitt deckt vieles ab .

1. So wählen Sie die richtigen Fragen für Ihr Kundenaufnahmeformular aus – plus Beispiele
2. Was Sie sonst noch in das Formular aufnehmen müssen – ja, es gibt mehr als nur Ihre Fragen
3. Wo Sie Ihr Kundenaufnahmeformular ablegen sollten
4. Ein paar Tools, die Ihnen beim Erstellen des Formulars helfen

„Ein Kundenaufnahmeformular ist eine großartige Möglichkeit, Macht aufzubauen und eine großartige Kundenbeziehung aufzubauen.“ – Elizabeth Bailey, Channel-Account-Managerin von ActiveCampaign

1. So wählen Sie die richtigen Fragen zum Kundenaufnahmeformular aus

Seien wir ehrlich – Formulare können langweilig sein. Das weiß jeder, der schon einmal mit einem Klemmbrett im Wartezimmer eines Arztes gesessen hat oder irgendetwas bei der DMV erledigen musste. Aber Kundenaufnahmeformulare sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kundeninteraktion.

Um das Ausfüllen eines Kundenaufnahmeformulars angenehmer zu gestalten und Ihnen die Informationen zu liefern, die Sie für ein erfolgreiches Onboarding eines Kunden benötigen, müssen Sie die richtigen Fragen stellen. Die spezifischen Fragen, die Sie stellen, variieren je nach Art Ihres Unternehmens, aber es gibt zwei wichtige Arten von Fragen:

1. Die Grundlagen : Namen, Kontaktmethoden, Budget, eine Jobrolle – im Wesentlichen die Papierfragen zum Kennenlernen
2. Die Tiefe : Die Fragen, die Sie stellen, um in die Gedanken und das Geschäft eines Kunden einzudringen, um seine Schmerzpunkte und Ziele zu erfahren

Denken Sie daran, dass das Ausfüllen dieses Formulars keine Ewigkeit dauern sollte, egal welche Fragen Sie stellen. Formulare, die viel Arbeit zum Ausfüllen bedeuten, werden nicht ausgefüllt. Halten Sie Ihre Aufnahmeformulare so kurz wie möglich und erhalten Sie dennoch die Informationen, die Sie benötigen.

Hier sind die Kategorien von Fragen, die Sie auf einem Aufnahmeformular für Geschäftskunden stellen sollten:

1. Budget : Hat der Kunde das Budget, um Sie einzustellen? Wenn ja, besteht die Möglichkeit, dass Ihr Vertrag in Zukunft erweitert wird? Es lohnt sich möglicherweise nicht, Projekte anzunehmen, die kein langfristiges Potenzial haben.

2. Umfang : Wie viel Arbeit muss Ihr Kunde erledigen? Welche internen Ressourcen hat der Kunde bereits – und wie wird die Arbeit zwischen Ihnen und dem Team des Kunden aufgeteilt?

3. Branche : In welcher Branche ist Ihr Kunde tätig? Kunden vergleichen sich oft mit anderen in ihrer Branche – und Sie können möglicherweise andere Dienstleistungen verkaufen, wenn Sie Fallstudien aus ihrer Branche haben.

(Quelle: Formstack)

4. Ziele: Wie wird der Kunde Ihre Arbeit messen? Was sind ihre Erwartungen an Sie?

5. Zeitplan: Bis wann muss Ihr Kunde die Arbeiten erledigen? Handelt es sich um wiederkehrende Arbeiten oder um einmalige Projekte?

6. Wer aus dem Unternehmen Ihres Kunden wird involviert sein? Kennen Sie Ihren Ansprechpartner – werden Sie mit einem Gründer, CEO, Vizepräsidenten oder dem mittleren Management zusammenarbeiten?

7. Fragen an uns: Dieses Formular soll Ihnen bei der Planung Ihres Sondierungsgesprächs mit einem Kunden helfen. Das Einbeziehen eines Bereichs, in dem der Kunde Fragen stellen kann, gibt Ihnen die Möglichkeit, sich besser auf das vorzubereiten, was bei einem Anruf auftauchen könnte.

Ihr Geschäftstyp bestimmt, welche Fragen Sie abdecken müssen und wann Sie sie stellen. Sara Stein von Miss Efficiency verwendet ein Formular-Tool und eine Automatisierung, um nach den Kundeninformationen zu fragen, die sie benötigt, wenn sie sie braucht.

Sarah Stein betreibt ein Buchhaltungsunternehmen namens Miss Efficiency. Sie hilft kleinen Unternehmen bei den Problemen der Buchhaltung, und der Einstieg in sie ist der erste Schritt.

Sara Stein von Miss Efficiency.

Sarah integriert ActiveCampaign auch mit Typeform, einem Dienst, mit dem Sie Formulare und Umfragen erstellen können, um Informationen von Ihren Kontakten zu sammeln. Durch die Aufnahme von Typeform in ihre Begrüßungsautomatisierung kann sie:

• Erfassen Sie wichtige Informationen zur Kundenaufnahme
• Fragen Sie, warum sich neue Kunden für Miss Efficiency entschieden haben
• Fordern Sie Feedback an und senden Sie eine Net Promoter-Umfrage
• Bitten Sie um Empfehlungen zu anderen Unternehmen
• Geben Sie einen Ort an, an dem Sie Vorschläge machen können

Sarah verwendet Typeform und Automatisierung, um eine Reihe von E-Mails zu versenden. So erhält und gibt sie wichtige Kundeninformationen weiter. Ihre ersten drei sind:

1. Willkommen. In ihrer ersten E-Mail heißt Sarah den neuen Kunden im Unternehmen willkommen. Für Kunden wird dies durch eine handgeschriebene Dankeskarte unterstützt
2. Wie wir arbeiten. Das Vorstellen neuer Kontakte im Team hilft ihnen zu sehen, mit wem sie zusammenarbeiten werden, und hilft, Vertrauen aufzubauen.
3. Was Sie von uns erwarten können . Viele kleine Unternehmen verstehen die Buchhaltung nicht wirklich. Es ist ein Thema, das Angst macht – es ist also eine große Hilfe, ihnen genau zu sagen, was sie erwartet.

Um ihre Kunden vollständig einzubinden, benötigt sie viele Kundeninformationen. In ihrer letzten E-Mail fordert sie alle Informationen an, die sie für einen gründlichen Kundenaufnahmeprozess benötigt:

4. Was wir von Ihnen brauchen. Es gibt bestimmte Dokumente, auf die Buchhalter Zugriff benötigen. Indem sie all dies in eine Checkliste einfügt, erleichtert Sarah den Prozess für Kunden, ihr die Informationen zu geben, die sie benötigt.

2. Wohin mit Ihrem Kundenaufnahmeformular?

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihr Formular sichtbar zu machen.

1. Zeigen Sie es öffentlich auf Ihrer Website an
2. Senden Sie es privat direkt an einen Kunden

Viele Unternehmen stellen direkt auf ihrer Website ein Kundenaufnahmeformular zur Verfügung . Das Formular befindet sich in der Regel unter einem Kontakt-Tab oder ist mit einem Call-to-Action auf der Zielseite verbunden – wie „Weitere Informationen erhalten“ oder „Kostenlose Testversion starten“.

• Der Vorteil: Sie erhalten ein höheres Volumen an potenziellen Kundenkontakten aus einem öffentlichen Kundenaufnahmeformular, da jeder darauf zugreifen kann.
• Der Nachteil: Sie verbringen viel Zeit damit, herauszufinden, welche sich lohnen. Wenn jemand das Formular ausfüllen kann, sind die Chancen größer, dass viele von ihnen nicht der spezifische Kundentyp sind, den Sie verfolgen möchten. Es könnte für einen Kunden auch als weniger sicher empfunden werden.

Das private Versenden eines Kundenaufnahmeformulars per E-Mail hat zwei entscheidende Vorteile.

• Der Vorteil: Wenn Sie dieses Formular an einen potenziellen Kunden senden können, haben Sie bereits seine Kontaktinformationen – so haben Sie eine bessere Chance, das Geschäft abzuschließen.
• Der Nachteil: Sie haben einen potenziell kleineren Kundenpool

Heather Read, eine Familienfotografin und ActiveCampaign-Kundin, nutzt die Automatisierung neben ihrem Kontaktformular, um Leads aus ihrem Kontaktformular besser zu qualifizieren.

Heather Read, Fotografin und ActiveCampaign-Kundin.

Sie möchten, dass die Leads in Strömen kommen, damit Sie sie zu Kunden machen können, aber wenn Sie jeden Lead einzeln qualifizieren, bleibt Ihnen keine Zeit, um tatsächlich zu arbeiten. Mit einer eigenen Familie und einem Vollzeitjob wusste Heather, dass das für sie nicht funktionieren würde.

Jetzt erledigt die ActiveCampaign-Automatisierung die Kundenaufnahme für sie.

Heather bekam am Anfang viele Hinweise. Aber eine Analyse ihres Arbeitstages ergab, dass sie die meiste Zeit von dem verschlungen wurde, was sie „Zombie-Leads“ nennt – Leads, die wie alle anderen aussehen, aber nie zu einer Conversion führen werden.

Heather brauchte einen Weg, um ihre Zeit zurückzugewinnen – damit sie keine Zeit mehr mit Leads in Sackgassen verschwenden und sich auf Leads konzentrieren konnte, die zu Kunden werden könnten.

Heather legte die Zombie-Leads zur Ruhe und gewann eine Menge ihrer Zeit mit einer Automatisierung zurück, um zukünftige Kunden zu qualifizieren.

Um ihre Zeitnot zu beheben, brauchte Heather:

• Eine automatisierte Methode zum Sammeln von Leads
• Eine automatisierte Methode zur Nachverfolgung von Leads
• Eine automatisierte Möglichkeit, die Leads aus ihrem Kontaktformular zu identifizieren, die konvertieren würden

Mit diesen drei automatisierten Prozessen konnte Heather fast 30 % ihrer Arbeit eliminieren – was einen enormen Teil der Zeit freisetzte und die Frustration und Enttäuschung über verlorene Zeit beseitigte.

3. Was benötigen Sie neben den Fragen noch auf einem Kundenaufnahmeformular?

Sie dachten, Sie wären fertig, nachdem Sie sich für Ihre Formularfelder entschieden hatten, nicht wahr?

Nicht ganz. Aber du bist so nah.

Es gibt noch ein paar andere Dinge zu beachten, die Sie in Ihr Kundenaufnahmeformular aufnehmen sollten.

1. Ihre geschäftlichen Kontaktdaten : Dies ist ein Kinderspiel. Sie sollten Ihre Kontaktinformationen immer leicht verfügbar und leicht auffindbar machen, insbesondere für einen potenziellen Kunden.
2. Firmenlogo : Es mag klein erscheinen, aber ein Logo macht Ihr Unternehmen unvergesslich. Es gibt Ihnen das Gefühl, ein etabliertes, vertrauenswürdiges Unternehmen zu sein.
3. Anweisungen : Ob Sie es glauben oder nicht, Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars sind für viele Menschen hilfreich. Fügen Sie Informationen hinzu, z. B. welche Ressourcen sie zum Ausfüllen des Formulars benötigen, Links zu einer FAQ-Seite und die nächsten Schritte.

4. Tools zum Erstellen eines Kundenaufnahmeformulars

Ohne ein Kundenaufnahmeformular verlieren sich viele Unternehmen in einer Reihe von E-Mails, und das macht es so viel schwieriger, einen Kunden in einen Kunden einzubinden. Glücklicherweise gibt es Tools, die ausschließlich dazu dienen, Formulare wie diese zu erstellen.

Mit Wufoo , einem kostenlosen Formularersteller, können Sie einfache Formulare erstellen, die Sie auf Ihre Website hochladen oder privat teilen können. Wenn Sie mehr als die grundlegenden kostenlosen Funktionen wünschen, können Sie auf eine kostenpflichtige Version upgraden. Bonus: Sie können einige Analysen zu Ihren Formularen erhalten.

Ein Beispiel für eine Wufoo-Formularvorlage. (Quelle: Wufoo)

Lexicata ist ein Designtool für Kundenaufnahmeformulare, das sich an Anwaltskanzleien richtet (aber Sie können es auch für andere Geschäftsarten verwenden). Es ist eines der detailliertesten Aufnahmesoftwarepakete auf dem Markt und bietet Ihnen eine Vielzahl von Funktionen wie elektronische Signaturen und White-Label-Vorlagen. Es lässt sich auch in andere Programme integrieren.

Entscheiden Sie, welche Art von Formular Sie möchten, von Multiple-Choice bis Drop-down. (Quelle: Lexicata)

Formstack ist eine der einfachsten Möglichkeiten, benutzerdefinierte Formulare zu erstellen, mit denen Sie Daten auf Ihre Weise erfassen können.
Sie können Online-Formulare mit einer einfachen Drag-and-Drop-Oberfläche entwerfen – technische Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Erstellen Sie mit wenigen Klicks Ihr ideales Kundenaufnahmeformular. (Quelle: Formstack)

Ihr E-Mail-Dienstanbieter (oder ESP) verfügt möglicherweise über Funktionen wie einen Formularersteller. Mit ActiveCampaign können Sie ganz einfach Formulare mit einem Drag-and-Drop-Formularersteller erstellen. Sie können Ihrer Website oder Ihren E-Mails benutzerdefinierte Felder und Formulare hinzufügen.

Fügen Sie einem Formular benutzerdefinierte Felder hinzu, die Sie benötigen.

Weitere Hilfe beim Erstellen von Formularen in ActiveCampaign finden Sie in diesen hilfreichen Leitfäden:

• So erstellen Sie ein Formular
• Wie füge ich ein Formular zu einer E-Mail hinzu?
• Ein Leitfaden für Formulare

Sie haben ein ausgefülltes Kundenaufnahmeformular. Was machst du als nächstes?

Nachdem das Kundenaufnahmeformular fertig ist, überprüfen und verfolgen Sie es schnell! Erstellen Sie eine Leistungsbeschreibung basierend auf den gesammelten Informationen.

Leistungsbeschreibungen (SOWs) sehen je nach den von Ihnen erbrachten Dienstleistungen unterschiedlich aus. Sie können von einem einfachen Termindatum (wie in Arztpraxen) bis zu einem detaillierteren, zeilenweisen Dokument reichen, das Zeitpläne, Kosten und Leistungen enthält.

Alles beginnt mit einem Kundenaufnahmeformular.