Erfolgreiche Kommunikation bei der Arbeit: Offener Rat von Loryn Cole von Copyblogger

Da ich mich in letzter Zeit für kleine Verbesserungen interessiert habe, die wir alle vornehmen können, um unsere Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern (auch wenn wir bereits stolz darauf sind), wollte ich mit meiner Mitarbeiterin Loryn Cole über das Thema sprechen.

Loryn ist der Datenanalyst von Copyblogger, und wir teilen einen ähnlichen Stil, wenn es um Kommunikation geht.

Manche nennen es Überkommunikation.

Wir nennen es Missverständnisse vermeiden.

Hier ist mein Gespräch mit Loryn über erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz.

Wenn Sie mehr "You Rock!" E-Mail-Antworten von Ihren Mitarbeitern, Kunden oder Vorgesetzten finden Sie hier.

F: Welche Elemente bilden die Art von E-Mails oder Projektnotizen, die Sie gerne lesen?

Loryn: Ich mag E-Mails und Projektnotizen, die zwei scheinbar widersprüchliche Eigenschaften haben: Sie sind klar und prägnant, aber auch umfassend und weitreichend.

Gute Projektkommunikation verwendet so wenig Worte wie möglich, um zu kommunizieren, was wichtig ist, aber sie stellt auch sicher, dass alle wichtigen Details abgedeckt werden.

Das Schreiben ist kurz, aber der Inhalt ist gründlich.

Ich schätze es auch, wenn sich die Leute die Zeit nehmen, Ziele und Vorgaben für das Projekt aufzuschreiben. Zu oft gehen wir davon aus, dass dies für die beteiligten Personen offensichtlich ist - und vielleicht stimmt das manchmal, aber es stimmt definitiv nicht immer.

Wenn Sie nichts anderes über ein Projekt schreiben, schreiben Sie Ihre Ziele, Strategien oder Ziele auf, denn wenn Sie etwas anderes verpasst haben, helfen diese Ihren Teamkollegen, die Lücken zu schließen und die Verantwortung für das Projekt zu übernehmen.

F: Können Sie die Details beschreiben, die Sie schreiben, um sicherzustellen, dass die Empfänger Ihre E-Mails oder Projektnotizen gerne lesen?

Loryn: Ich kann nicht sicher sagen, ob andere Leute meine E-Mails gerne lesen oder nicht ... Aber ich kann sagen, dass ich mein Bestes tue, um sie leicht lesbar zu machen. Dies bedeutet, dass anstelle vollständiger Sätze viele Satzzeichen und Formatierungen verwendet werden und Absätze immer dann aufgelöst werden, wenn sie länger als zwei bis drei Zeilen sind.

Das Schreiben von E-Mails erinnert mich immer an das Zitat von Mark Twain: „Ich hatte keine Zeit, einen kurzen Brief zu schreiben, also habe ich stattdessen einen langen geschrieben.“

Wir vergessen, dass das Schreiben einer kurzen und nützlichen E-Mail oder Projektbeschreibung Arbeit erfordert.

Sie können nicht erwarten, dass Ihr erster unordentlicher Entwurf von Notizen für die Person, die das Projekt ausführen muss, Sinn ergibt.

Machen Sie es langsamer, nehmen Sie sich Zeit und fühlen Sie sich in die Person hineinversetzt, die auf Ihre Worte reagieren muss.

F: Haben Sie einen Prozess zum Überprüfen Ihrer schriftlichen Mitteilung, bevor Sie sie senden oder veröffentlichen?

Loryn: Nicht besonders, aber ich versuche, die Arbeit der nächsten Person einzuschränken, indem ich darauf achte, wichtige Ressourcen und Dokumente zu verknüpfen.

Wenn ich beispielsweise auf ein Dokument verweise, verlinke ich es oder sage ihnen zumindest, wo es zu finden ist.

Und natürlich überprüfe ich, was ich geschrieben habe, auf Klarheit, Grammatik, Lesbarkeit und Gründlichkeit.

F: Wie verwalten Sie die verschiedenen Arten der Kommunikation bei der Arbeit (E-Mail, Skype, Slack, Trello usw.)?

Loryn: Jede Plattform bedient eine andere Kommunikationsnische, was bedeutet, dass Sie manchmal verdoppeln müssen.

Wenn ich beispielsweise einen Bericht über eines unserer abgeschlossenen Projekte fertigstelle, füge ich den Bericht der Trello-Karte hinzu und sende ihn dann mit einer kurzen Zusammenfassung an das Team von Slack.

Ich mache das, weil Slack im Allgemeinen ein besseres Medium ist, um schnellere Interaktionen zu erhalten. Idealerweise möchte ich, dass die Leute den Bericht (oder zumindest die Zusammenfassung) lesen und mir Fragen dazu stellen. Ich habe festgestellt, dass dies bei Projektmanagement-Tools wie Trello selten vorkommt.

Der Bericht muss jedoch auch auf Trello veröffentlicht werden, da er ein wichtiger Bestandteil unserer Projektdokumentation ist. Wenn in Zukunft jemand zurückkehrt, um zu sehen, was wir an dem Projekt getan haben, möchte ich, dass er den Bericht über die Leistung unserer Bemühungen erhält.

Um Ihre Kommunikationsplattformen zu verwalten, müssen Sie wissen, wie jede Plattform verwendet wird und welche Informationen Ihre Teamkollegen in jeder Plattform erwarten.

Selbst wenn dies bedeutet, dass Sie gelegentlich doppelte Informationen plattformübergreifend austauschen, ist es besser, dies zu tun, als die Informationen nicht dort zu haben, wo sie benötigt werden.

F: Warum ist Missverständnisse bei der Arbeit so frustrierend?

Loryn: Kommunikation ist das Lebenselixier des modernen Arbeitsplatzes - und dies gilt umso mehr für entfernte Unternehmen wie das unsere.

Ohne Kommunikation (einschließlich Dokumentation) wird Remote-Arbeit zu einem zirkulären Spiel mit dem Titel „Wo ist diese Datei?“. und "Weiß jemand, wie man das macht?" und "Wann starten wir dieses neue E-Book wieder?"

Wir neigen dazu, Missverständnisse bei der Arbeit als einen Fall von Missverständnissen zu betrachten, bei dem zwei Parteien unterschiedlich über eine Aufgabe denken und am Ende völlig unterschiedliche Endziele schaffen.

Und das kann manchmal passieren. Was ich jedoch öfter gesehen habe, ist, dass chronische Missverständnisse (und Unterkommunikation) häufig in Form von Verwirrung und Desorganisation auftreten. Und im Laufe der Zeit wird diese Desorganisation das Gefühl der Entscheidungsfreiheit Ihrer Mitarbeiter untergraben.

Zuerst werden die Leute nach Dingen fragen, die sie selbst nicht finden oder herausfinden können. Mit der Zeit wird es jedoch anstrengend, ständig zu fragen, wo sich die Dinge befinden oder wie grundlegende Aufgaben zu erledigen sind, insbesondere wenn sich die Dinge ändern, und die Teams fühlen sich unzusammenhängend und entfremdet.

Bei schlechter Kommunikation funktioniert Ihr Unternehmen wie ein Freund, der versucht, in einem gemieteten Seehaus zu Abend zu essen. Am Ende machen ein oder zwei Leute alles, während der Rest ein Kartenspiel gegen die Menschlichkeit startet.

Damit Ihre Mitarbeiter ihre beste Arbeit leisten können, sollte Ihr Büro eher wie eine professionelle Küche funktionieren, in der jeder weiß, welche Rolle er spielt und wo er alles findet, was er braucht.

F: Ab wann wird Überkommunikation, wenn überhaupt, zu einer Belastung für alle Beteiligten?

Loryn: Übermäßige Kommunikation kann zu einer Belastung werden, wenn Teamkollegen nicht auf der gleichen Seite sind, wie sie ihre Kommunikationstools verwenden sollen.

Wenn beispielsweise ein Teamkollege immer nur wichtige Informationen in Slack kommuniziert und in jeder Nachricht „@channel“ verwendet, wird dies schnell ärgerlich und nicht nützlich, und dann muss jemand anderes sie in das Projektmanagement-Tool übersetzen.

Die Teams müssen klare Richtlinien haben, wie sie ihre Tools verwenden und welche Informationen wohin gehören.

Aber auch eine Überkommunikation über die falsche Art von Informationen kann zu einem Ärger werden.

Zu viel Kommunikation über Fakten („Wann starten wir das?“ „Welche Zielseite verwenden wir?“) Ist für alle verwirrend und frustrierend. Diese Art der Überkommunikation sollte mit besseren Prozessen und Dokumentationen gelöst werden, anstatt hin und her zu gehen.

F: Wie hängt eine bessere Kommunikation mit einer höheren Produktivität zusammen?

Loryn: Die einfache Antwort auf diese Frage ist, dass gute Prozesse und Dokumentationen Zeit sparen. Wenn jeder weiß, wo sich die Dinge befinden, können die Leute ihre Arbeit schneller erledigen, wie in der zuvor erwähnten professionellen Küchenanalogie.

Aber was noch wichtiger ist: Wenn jeder weiß, wo er die benötigten Informationen findet und wie er kommunizieren kann, fühlen sich die Teamkollegen mehr für ihre Arbeit verantwortlich, und das Gespräch wechselt von „Wo finde ich Dinge?“. zu "Wie können wir es besser machen?"

Bei Produktivität geht es nicht nur darum, Dinge zu erledigen. Es geht darum, die richtigen Dinge zu erledigen und Fortschritte bei Ihren Zielen zu erzielen.

Wenn Ihr Unternehmen schlecht kommuniziert, werden Sie und Ihre Teamkollegen sich wahrscheinlich überfordert und beschäftigt fühlen. Mit einer besseren Kommunikation fühlen Sie sich möglicherweise weniger beschäftigt und können sich auf Projekte, Initiativen und Fragen konzentrieren, die Ihre Arbeit und Ihr Unternehmen verbessern.

F: Gibt es einen Trick, um übermäßiges Hin und Her zu vermeiden?

Loryn: Nach meiner Erfahrung handelt es sich bei den am meisten irritierenden und zeitraubenden Hin- und Her-Nachrichten entweder um Fakten („Wo finde ich das?“) Oder um Genehmigungen („Ist es in Ordnung, wenn ich das tue?“). ).

Um diese zu reduzieren, müssen Sie zwei Dinge tun:

1. Dokumentieren Sie wichtige Informationen klar und deutlich und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wo sie zu finden sind.
2. Befähigen Sie Ihre Teamkollegen, ihre Verantwortung innerhalb von Projekten zu übernehmen.

Ein Mitarbeiter, der sich in Bezug auf seine Rolle im Unternehmen unsicher fühlt, wird für jede kleine Aufgabe die Genehmigung eines „Vorgesetzten“ einholen, was für beide Seiten Zeitverschwendung ist.

Die Schaffung einer Kultur guter Kommunikation kann helfen, wie ich bereits erwähnt habe. Sie müssen aber auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter wissen, dass Sie ihnen vertrauen, dass sie ihre Arbeit erledigen.

F: Was können Menschen ab heute tun, um effektiver mit ihren Mitarbeitern, Kunden oder Vorgesetzten zu kommunizieren?

Loryn: Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail oder einen Projektumfang schreiben, versetzen Sie sich in die Position Ihres Lesers.

• Was müssen sie wissen, um Maßnahmen zu ergreifen?
• Was können Sie tun, um die Informationen so klar und einfach wie möglich zu lesen?
• Welche Annahmen treffen Sie, die explizit angegeben werden sollten?

Auf diese Weise schreiben Sie nicht nur bessere E-Mails, Vorschläge, Dokumentationen oder Anfragen, sondern bauen auch bessere und engere Beziehungen zu den Menschen auf, mit denen Sie arbeiten.

Zu dir hinüber …

Was sind Ihre wichtigsten Tipps für eine effektivere Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern, Kunden oder Vorgesetzten?

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