So sprechen Sie mit Entwicklern: Ein Handbuch für Projektmanager

Die Rolle eines Projektmanagers im Bereich der Softwareentwicklung variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Je nach Führungsstruktur kann es unterschiedliche Aufgaben oder Verantwortlichkeiten beinhalten. Außerdem ist jedes Projekt und jeder Kunde anders und der Projektmanager muss sich an die Umgebung anpassen. Eines ist jedoch sicher, als PM müssen Sie sich stark auf Ihre Kommunikationsfähigkeiten verlassen, um den Arbeitsprozess erfolgreich planen und koordinieren zu können.

Was bedeutet effektive Kommunikation?

Das primäre Ziel jeder Art von Kommunikation ist die Übermittlung einer Nachricht von einer Partei zur anderen. Aber das einfache Überbringen einer Nachricht gilt nicht als effektive Kommunikation, wenn andere Kriterien nicht erfüllt sind. War beispielsweise die Botschaft klar? Wurde die Botschaft verstanden? Hat es seinen Zweck erfüllt?

Effektive Kommunikation ist ein Austausch von Informationen, bei dem es zu gegenseitigem Verständnis und gemeinsamer Interaktion kommt. Es geht mehr um Zuhören und Engagement als um Reden. Es geht um die Intention und die Ziele hinter der Kommunikation.

Warum produktive Kommunikation für das Unternehmenswachstum wichtig ist

Im geschäftlichen Umfeld zielt die Kommunikation vor allem darauf ab, die Werte und Ziele des Unternehmens zu vermitteln und den Arbeitsprozess zu organisieren. Effektive Kommunikation trägt in diesem Zusammenhang jedoch auf vielen anderen Ebenen bei. Es fördert das organisatorische Wachstum, die Teambildung, ein vertrauensvolles Umfeld sowie Kreativität und Innovation. Es steigert auch die Moral.

Effektive Kommunikation ist die Grundlage einer starken Unternehmensstruktur und eines effizienten Managements. Es baut dauerhafte Beziehungen zwischen den Mitarbeitern auf, sorgt für eine bessere Entscheidungsfindung und führt letztendlich zu einem produktiveren und inspirierenderen Arbeitsumfeld.

Die Rolle des PM in der IT-Entwicklungswelt

Als Projektleiter eines IT-Entwicklungsteams sind Sie das Bindeglied zwischen allen Beteiligten – dem Team, dem Teamleiter, der Geschäftsleitung, dem Kunden und allen beteiligten Dritten. Sie müssen flexibel und anpassungsfähig sein und viele Informationen verarbeiten können. Sie müssen verschiedene Rollen einnehmen und sich daran erinnern, dass jeder, mit dem Sie zusammenarbeiten, einzigartig ist und einen anderen Hintergrund, Fähigkeiten und Erfahrungen hat.

Bei der Kommunikation mit Ihrem Team sollten Sie nicht nur darauf abzielen, den Arbeitsprozess zu organisieren und bestimmte Ziele zu erreichen, sondern sich auch der Teamdynamik bewusst sein, motivieren, verstehen und Wachstum fördern. Sie sollten ebenso darauf abzielen, ein effizienter Kommunikator zu werden wie jemand, der Ihrem Team beibringt, auch effizient zu kommunizieren. Die Projektabwicklung ist eine Teamleistung und Sie sollten sicherstellen, dass jeder dies versteht. Effektive Kommunikation ist das Werkzeug, mit dem Sie sicherstellen können, dass jeder seine Rolle kennt, Verantwortung für seine Arbeit übernimmt und Verantwortung übernimmt.

Die 5 Prinzipien effektiver Kommunikation mit Entwicklern

Jeder hat seine eigene Art zu kommunizieren, aber es gibt einige grundlegende Prinzipien, die Ihnen helfen, bessere Ergebnisse in einem Arbeitsumfeld zu erzielen:

1. Keep it simple – Gemäß dem berühmten Einstein-Zitat: „Wenn du es einem Sechsjährigen nicht erklären kannst, verstehst du es selbst nicht.“ Vergessen Sie nicht, dass Ihr erstes Ziel darin besteht, eine klare Botschaft zu vermitteln. Lassen Sie die Unternehmenssprache beiseite und sprechen Sie einfach und auf den Punkt. Schließlich sollten Sie und Ihr Team auf einer Wellenlänge sein, um Ihre Ziele zu erreichen.
2. Sagen Sie, was Sie meinen, und meinen Sie, was Sie sagen – Das ist vielleicht das wichtigste Prinzip für eine effektive Kommunikation. Worte, egal wie schön oder inspirierend sie auch sein mögen, bedeuten nichts, wenn sie nicht durch Taten unterstützt werden. Sie sollten zu dem, was Sie sagen, treu bleiben und Ihrem Team als Vorbild dienen.
3. Geben Sie Ratschläge, aber schränken Sie nicht ein – Als PM beinhaltet Ihre Rolle Beratung und Unterstützung. Sie stehen im Mittelpunkt Ihres Teams und es wird Sie oft um Rat fragen. Dies ist Ihre Chance, nicht nur eine Richtung vorzugeben, sondern unabhängiges Denken und Selbstvertrauen zu fördern. Nutzen Sie die Gelegenheit, um das Thema zu diskutieren, hören Sie sich unterschiedliche Meinungen an, geben Sie Ratschläge, aber überlassen Sie dem Team die Initiative.
4. Lassen Sie keine Emotionen ins Spiel kommen – Die IT-Entwicklungsarbeit ist sehr dynamisch, da alle Dinge gleichzeitig passieren – sowohl Erfolge als auch Misserfolge. Es ist leicht, sich mitreißen zu lassen und Emotionen übernehmen zu lassen. Lassen Sie niemals zu, dass Ihre Emotionen Ihr Urteilsvermögen trüben , und versuchen Sie, Gefühle nicht von einer Situation auf eine andere zu übertragen. Überstürzen Sie die Kommunikation nicht, wenn Sie wütend, verärgert, enttäuscht oder aufgeregt oder überglücklich sind.
5. Alles dokumentieren – Sehr oft gehen wir davon aus, dass der Austausch von Informationen gegenseitiges Verständnis bedeutet. Wir wissen jedoch nie, wie das, was wir gesagt haben, aufgenommen wurde, noch können wir sicher sein, dass wir den anderen vollständig verstanden haben. Um Missverständnisse zu vermeiden, dokumentieren Sie wichtige Interaktionen immer – teilen Sie Protokolle wichtiger Meetings, senden Sie Follow-up-E-Mails, um wichtige Entscheidungen zu bestätigen, veröffentlichen Sie Ziele, Pläne und Ergebnisse, und vor allem – bestehen Sie darauf, dass Ihr Team dasselbe tut. Die Förderung der Sichtbarkeit schafft Vertrauen im Team.

3 Kommunikationsfehler, die Sie vermeiden sollten

Es gibt viele Faktoren, die den Kommunikationsprozess beeinflussen und behindern können. Manchmal können dies externe Faktoren wie Sprachbarrieren, fehlende gemeinsame Erfahrungen oder unterschiedliche Perspektiven sein. In anderen Fällen könnten es jedoch Dinge sein, die wir unbewusst tun , die unsere Bemühungen um eine effektive Kommunikation untergraben.

Diese drei Fehler sollten Sie vermeiden, um besser zu kommunizieren:

Wenn alle verantwortlich sind, ist niemand verantwortlich

Stellen Sie bei der Kommunikation sicher, dass jeder in Ihrem Team seine Rolle und Funktion versteht. Viele Projektmanager sind versucht, mehrere Personalpronomen wie „wir“ und „unser“ zu verwenden, um den Teamgeist zu stärken, aber das kann schwierig sein.

Stellen Sie sich vor, Ihr Team hat eine wichtige Aufgabe erledigt, und Sie senden ihm dann die folgende Nachricht:

"Gute Arbeit, Team. Wir müssen den Kunden jetzt über die neuesten Entwicklungen hier informieren.“ ,

oder

"Gute Arbeit, Team. Lassen Sie uns den Kunden hier über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden halten.“

In beiden Fällen ist nicht klar, wer die Aufgabe übernehmen wird. Sowohl in der mündlichen als auch in der schriftlichen Kommunikation sollten Sie darauf achten, wie Sie Anliegen äußern.

Den nonverbalen Aspekten der Kommunikation keine Aufmerksamkeit schenken

Während Gesten, Mimik und Körpersprache wichtige Bestandteile der Kommunikation sind, machen viele Menschen den Fehler, sie zu ignorieren oder gar zu bemerken. Wenn Sie mit Ihrem Team von Angesicht zu Angesicht sprechen, sollten Sie auf alle nonverbalen Nachrichten achten , die das Team Ihnen möglicherweise sendet. Sind sie abgelenkt oder vielleicht müde, stimmen sie dem zu, was Sie sagen? Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, sollten Sie bei wichtigen Besprechungen auf Video-Chat bestehen. Und in der schriftlichen Kommunikation kann die Verwendung von Satzzeichen, Emojis oder bestimmten Wörtern und Ausdrücken den Ton der Nachricht signalisieren.

Schwierige Gespräche vermeiden

Nicht immer wird die Kommunikation mit Ihrem Team reibungslos ablaufen. Die Leute sind manchmal anderer Meinung und streiten sich. Es ist wichtig, niemals eine Situation ungelöst zu lassen. Auch wenn die Emotionen abgeklungen sind und alles in Ordnung zu sein scheint, nehmen Sie sich die Zeit für ein offenes und ehrliches Rückblickgespräch, um sicherzustellen, dass sich alle gehört und wohl fühlen.

Abschließend

Kommunikation ist das Herzstück eines jeden Geschäftsprozesses. Als Projektmanager sollten Sie immer danach streben, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und andere dazu zu bringen, dasselbe zu tun. Hierin Zeit und Mühe zu investieren, wird sich mit stärkeren Teams, effektiveren Prozessen und Unternehmenswachstum auszahlen.