Hier erfahren Sie, warum ein Firmenmeeting wahrscheinlich Ihre Produktivität beeinträchtigt

Veröffentlicht: 2023-07-15

Viele Firmenmeetings sind Zeitfresser. Die Chancen stehen gut, dass Sie an einer oder mehreren Besprechungen teilgenommen haben, bei denen genauso viele Fragen aufkamen wie zu Beginn.

Aber es müssen nicht alle so sein. Konzentriert zu bleiben und auf der Agenda zu bleiben, sind entscheidende Komponenten für die Durchführung und Teilnahme an produktiven Meetings.

In diesem Beitrag besprechen wir, wie wichtig es ist, bei Ihren Meetings konzentriert und zielstrebig zu bleiben, indem wir Ihnen praktische Strategien zur Optimierung Ihrer Produktivität während eines Firmenmeetings an die Hand geben.

Yaniv Masjedi

CMO, Nextiva

Ihr Fachwissen hat Nextiva dabei geholfen, seine Marke und sein Gesamtgeschäft auszubauen

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Der Wert effektiver Marketing-Meetings

Die Durchführung einer produktiven Firmenbesprechung spielt eine entscheidende Rolle bei der Maximierung der Teamleistung. Aber es gibt definitiv einen Punkt, an dem Sie die kritische Masse erreichen können und dann wird die Zeit, die Sie in einem Meeting verbringen, immer weniger einbringen.

Für Marketingteams ist die Förderung der Zusammenarbeit und des Ideenaustauschs besonders wichtig. Aber jedes Meeting, an dem Sie teilnehmen, sollte sehr klare Ziele haben und Sie und alle Beteiligten mit expliziten Aktionspunkten versehen, die sich auf den Inhalt des Meetings beziehen.

Sofern es sich nicht um eine Brainstorming-Sitzung in freier Form handelt, sollten Besprechungen kurz und prägnant sein.

Steigen Sie ein. Tragen Sie mit Bedacht bei. Und verschwinde. Sie und Ihre Teamkollegen müssen dazu zurückkehren, die Diskussion, die Sie in der Besprechung dargelegt haben, tatsächlich umzusetzen.

Eine Firmenbesprechung, die eine E-Mail hätte sein sollen

Wir werden in diesem Beitrag nicht auf alle Datenpunkte eingehen, aber Sie können hier eine Reihe gültiger Beobachtungen darüber sehen, wie Meetings Ihre Zeit verschwenden können:

Eine der kostensparendsten und zeitsparendsten Fragen, die Sie sich stellen können, ist, ob ein geplantes Treffen überhaupt notwendig ist.

Fragen Sie sich: „Kann das, was wir mitteilen und lösen wollen, über eine E-Mail-Kette ausreichend gehandhabt werden?“

Wenn Sie den Kern einer gesamten Besprechung in ein paar hundert Worten in einer E-Mail zusammenfassen können, können Sie und Ihr Team möglicherweise einen großen Teil der Zeit einsparen, die Sie für eine Besprechung aufgewendet hätten.

Schauen Sie sich dieses praktische Flussdiagramm an, das Sie bei der Entscheidung darüber unterstützt, ob Ihr nächstes Meeting stattfinden soll oder nicht:

Vorbereitung auf ein produktives Marketing-Meeting

Die Vorbereitung auf ein produktives Marketing-Meeting erfordert eine sorgfältige und gründliche Vorbereitung. Es reicht nicht aus, einfach eine Gruppe von Einzelpersonen in einem Raum zu versammeln und auf das Beste zu hoffen.

Um diese gemeinsamen Sitzungen wirklich optimal nutzen zu können, müssen Sie klare Grenzen setzen. Dies bedeutet, dass Sie mit allen Teilnehmern rechtzeitig Folgendes teilen:

die Ziele des Treffens
relevante Daten
Probleme zu lösen
potentielle Lösungen

Wenn die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich mit den bereitgestellten Materialien auseinanderzusetzen, können sie mit wertvollen Erkenntnissen und neuen Perspektiven zum Meeting kommen. Durch diese fortgeschrittene Vorbereitung entfallen aufwändige Erläuterungen und das Meeting kann mitten ins Geschehen eintauchen.

Wenn Sie die Teilnehmer dazu ermutigen, vor dem Meeting über die besten Ansätze nachzudenken und potenzielle Hindernisse zu bedenken, wird auch das Gefühl der Eigenverantwortung und Verantwortung gefördert. Jede Person wird zu einem aktiven Teilnehmer, der die Diskussion mitgestaltet und zum gemeinsamen Problemlösungsprozess beiträgt. Ihre Gedanken und Ideen haben Gewicht und Bedeutung, da sie Zeit hatten, sorgfältig über die anstehenden Themen nachzudenken.

Wenn Einzelpersonen Zeit haben, über die Materialien und möglichen Lösungen nachzudenken, können sie unerwartete Verbindungen herstellen und innovative Ideen hervorbringen.

Strukturierung von Meetings für den Erfolg

Die Struktur Ihrer Meetings spielt eine entscheidende Rolle für deren Erfolg.

Wenn Sie versuchen, die folgenden Richtlinien anzuwenden, ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine fokussierte und produktive Umgebung schaffen:

Einseitige Synopsen: Fordern Sie die Teilnehmer auf, ihre Ideen, Probleme und Lösungsvorschläge in einem prägnanten einseitigen Format zu dokumentieren. Dieser Ansatz hilft, Diskussionen zu rationalisieren, indem er sicherstellt, dass alle relevanten Aspekte prägnant behandelt werden. Darüber hinaus kann sich jeder vorab mit den wichtigsten Punkten vertraut machen, was ein effizienteres und konstruktiveres Gespräch während des Meetings ermöglicht.
Klare Ziele: Definieren Sie für jedes Meeting ein spezifisches Ziel, um ziellose Diskussionen zu vermeiden. Ohne einen klaren Zweck können Besprechungen leicht aus der Bahn geraten und wertvolle Zeit verschwenden. Klar definierte Ziele dienen als Orientierungspunkte und ermöglichen es den Teilnehmern, ihre Beiträge aufeinander abzustimmen und gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.
Problemidentifizierung und -lösung: Fördern Sie einen offenen Dialog über die Herausforderungen und Probleme, mit denen das Team konfrontiert ist. Schaffen Sie eine Umgebung, in der sich die Teilnehmer wohl fühlen, wenn sie ihre Bedenken äußern und wertvolle Erkenntnisse liefern. Ziel ist es, gemeinsam mögliche Lösungsansätze zu identifizieren und einen Aktionsplan zu entwickeln. Denken Sie daran, dass das ultimative Ziel dieser Treffen darin besteht, greifbare Ergebnisse zu erzielen und den Fortschritt voranzutreiben.
Tools für die Effizienz von Meetings
Seien wir ehrlich. Menschen sind soziale Wesen, und sie können Meetings oft eher zu einem sozialen Gefäß werden lassen als zu einer tatsächlichen Möglichkeit, Antworten zu finden und festzulegen, was als nächstes zu tun ist. Dennoch gibt es viele großartige Tools, die die Effizienz und Effektivität Ihrer Marketingmeetings erheblich steigern können.

Erwägen Sie die Verwendung von Meeting-Aufzeichnungs- und Feedback-Plattformen wie Gong oder Chorus:
Diese Tools ermöglichen es abwesenden Teammitgliedern, Diskussionen nachzuholen und wertvolle Beiträge zu leisten, auch wenn sie nicht persönlich an der Besprechung teilnehmen können.
Tools wie Rev können aufgezeichnete Besprechungsdialoge transkribieren und in einem schriftlichen Format präsentieren, was die Überprüfung der Besprechung für Personen, die lieber lesen, vereinfacht:
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Kosten und Zeit für Besprechungen kontrollieren
Obwohl Besprechungen zweifellos wertvoll sind, ist es wichtig, ihre Kosten und Dauer effektiv zu verwalten. Exzessive und unproduktive Meetings können wertvolle Zeit und Ressourcen verschlingen und wenig Raum für die eigentliche Arbeit lassen.

Es ist wichtig, die in Besprechungen verbrachte Zeit zu analysieren und die damit verbundenen Kosten zu berechnen. Bemühen Sie sich, unnötige Besprechungen zu minimieren und sicherzustellen, dass jede einzelne zielorientiert und ergebnisorientiert ist.
Seien Sie streng bei der Anwesenheit und laden Sie nur diejenigen ein, die wirklich anwesend sein müssen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Meetings zu zielgerichteten Zusammenkünften werden, die den Fortschritt vorantreiben und nicht die Produktivität behindern.
Erkundung von High-Leverage-Strategien: Drei hoch, drei runter
Eine Sache, die Sie ausprobieren können, ist die „Three Up, Three Down“-Methode. Bei dieser Technik teilt jedes Teammitglied drei positive Erfolge und drei Herausforderungen mit, denen es im Laufe der Woche begegnet ist. In einem prägnanten 30-minütigen Gespräch werden diese Themen besprochen und Verantwortlichkeiten für deren Bearbeitung zugewiesen.

Die Umsetzung dieser Strategie kann dazu beitragen, in Ihrem Unternehmen eine fokussiertere und produktivere Besprechungskultur zu schaffen, in der Erfolge gefeiert, Herausforderungen angegangen und Fortschritte erzielt werden.
Letztes Wort zu Firmentreffen
Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass eine Firmenbesprechung Zeit kostet, Ressourcen verschwendet und mehr Verwirrung als Hilfe stiftet. Wir wissen, dass dies offensichtliche Ziele für jedes Meeting zu sein scheinen, aber Sie werden überrascht sein, wie einfach es ist, Hunderte oder Tausende von Stunden im Jahr darüber aufzusaugen, was mit einem einfachen E-Mail-Thread hätte erreicht werden können.

Setzen Sie auf klare Ziele, gründliche Vorbereitung und den effizienten Einsatz von Technologietools, um die Leistung Ihres Teams zu optimieren.
Mit der Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung und der Einführung effektiver Besprechungspraktiken können Sie ein Umfeld schaffen, in dem die Produktivität gedeiht und der Respekt vor der Unternehmenszeit zur Norm wird.
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