Was ist ein Bauänderungsauftrag? Ablauf & Tipps

Veröffentlicht: 2023-01-19

Bauvorhaben sind kompliziert. Es ist keine Überraschung, dass es Änderungen gibt, die sich auf die Arbeit auswirken. Damit diese Überraschungen den Bauplan so wenig wie möglich beeinflussen, verwendet die Branche einen sogenannten Bauänderungsauftrag.

Alle Projekte haben Änderungsaufträge, aber was ist ein Konstruktionsänderungsauftrag und wann sollten Sie ihn verwenden? Wir beantworten diese Fragen und skizzieren den Prozess bei der Verwaltung von Bauänderungsaufträgen. Als weitere Hilfe ist eine Änderungsauftragsvorlage enthalten und natürlich wie Bauprojektmanagement-Software noch weiter geht.

Was ist ein Bauänderungsauftrag?

Der Bauänderungsauftrag ist lediglich eine Vertragsänderung zwischen dem Bauunternehmen und seinem Auftraggeber. Es ist ein Dokument, das eine Änderung des Arbeitsumfangs definiert. Dies ist vollständig dokumentiert und wird häufig zum vereinbarten Vertragspreis, Projektzeitplan oder beidem hinzugefügt.

Bauänderungsaufträge werden jedoch nicht einfach gefordert, sondern angefordert. Sowohl der Bauunternehmer als auch der Eigentümer müssen sich auf die Bedingungen des Bauänderungsauftrags einigen, bevor er in das Projekt implementiert wird.

Gründe für einen Bauänderungsauftrag gibt es viele. Der Eigentümer möchte möglicherweise, dass eine Wand, Tür oder ein Fenster an einer anderen Stelle als im Grundriss platziert wird, um besser mit einem anderen Designelement zusammenzuarbeiten. Das ist ein additiver Änderungsauftrag. Andere Konstruktionsänderungsaufträge löschen eher als hinzufügen, die als deduktive Änderungsaufträge bezeichnet werden. Diese können den Vertragspreis mindern.

Was auch immer der Grund für den Bauänderungsauftrag ist, der Auftragnehmer hat ihn so auszuführen, dass der Projektplan so wenig wie möglich gestört wird. ProjectManager ist eine Online-Bauprojektmanagement-Software, mit der Sie Änderungsaufträge in Echtzeit verfolgen können. Verwenden Sie unsere Kanban-Tafel-Projektansicht, um den Konstruktionsänderungsauftrag hinzuzufügen, und haben Sie ein visuelles Tool, um seinen Arbeitsablauf zu verfolgen, während er sich von to do, do und done bewegt. Sie können Dokumente und Bilder anhängen, kommentieren, Tags hinzufügen, Prioritäten setzen und vieles mehr. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

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Wann sollten Sie einen Bauänderungsauftrag verwenden?

Bauänderungsaufträge können während der Ausführung des Projektplans auftreten. Mehr Bauprojekte als nicht werden im Laufe des Lebenszyklus des Projekts mindestens eines haben. Daher ist es wichtig, dass Bauunternehmer sich dessen bewusst sind und entsprechend planen.

Projekte werden aus vielen Gründen einen Konstruktionsänderungsauftrag verwenden, von denen wir einige oben erwähnt haben. Weitere Gründe sind Planungsfehler, unzureichender Umfang, Witterungseinflüsse, die den Bau unmöglich machen, und ungenaue Schätzungen des Zeitplans des Projekts. Alle diese und viele mehr werden Auftragnehmer haben, die Bauänderungsaufträge verwenden.

Jeder, der ein Bauprojekt leitet, sollte bereit sein für einen Änderungsauftrag. Je besser Sie verstehen, was diese Änderungen am Umfang des Projekts verursachen kann, und je besser Sie sie planen, desto schneller und weniger wirkungsvoll können die Änderungen stattfinden.

Managementprozess für Bauänderungsaufträge

Wenn außer der Veränderung nichts konstant ist, muss ein Prozess vorhanden sein, um die im Laufe des Projekts auftretenden Bauänderungsaufträge zu verwalten. Im Folgenden sind die grundlegenden Schritte aufgeführt, die bei der Verwaltung des Bauänderungsauftragsprozesses durchgeführt werden müssen. Bevor Sie sich jedoch zu einem Prozess verpflichten, stellen Sie sicher, dass die Kunden und Subunternehmer sich dafür angemeldet haben.

Beginnen Sie mit dem Vertrag

Da ein Bauänderungsauftrag nur ein Zusatz zum Vertrag zwischen dem Bauunternehmer und seinem Kunden oder Eigentümer ist, ist der Vertrag der Ausgangspunkt für alle Änderungsaufträge, die sich auf den Arbeitsumfang des Projekts auswirken. Bevor der Vertrag unterschrieben wird, lesen Sie ihn unbedingt sorgfältig durch. In diesem Fall sollten Sie alle Klauseln beachten, die sich auf Änderungsaufträge beziehen, z. B. diejenigen, die den Zeitrahmen, die Dokumentation und die Berechtigung zur Genehmigung der Änderung betreffen.

Projektplan überprüfen

Der nächste Schritt ist die Sichtung des Bauplans und der Spezifikationen. Überprüfen Sie diese Dokumente sorgfältig, um festzustellen, ob es Fehler, Auslassungen oder Unklarheiten im Umfang gibt, die der Eigentümer und der Architekt vor Baubeginn korrigieren müssen. Das Erfassen dieser Probleme im Plan und in den Spezifikationen verhindert kostspielige und rechtzeitige Bauänderungsaufträge während der Ausführung des Plans.

Reagieren Sie schnell auf Änderungsaufträge

Unabhängig davon, ob der Auftragnehmer oder der Eigentümer einen Bauänderungsauftrag anfordert, sollte dieser früher als später beschleunigt werden. Verzögerungen erhöhen wahrscheinlich nur den Zeitaufwand für die Reaktion auf den Änderungsauftrag. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, so verlockend es auch sein mag, den Änderungsauftrag auf Eis zu legen. Es ist wichtig, die Änderung schnell schriftlich zu erhalten und Anpassungen am Zeitplan und an den Kosten vorzunehmen. Andernfalls haben Sie einen Rückstand an Konstruktionsänderungsaufträgen, die das Projekt zum Scheitern bringen oder Schlimmeres verursachen könnten.

Treffen Sie sich mit allen Beteiligten

Der Bauunternehmer und der Eigentümer müssen sich nicht nur treffen, um die Änderung zu besprechen, bevor sie dokumentiert wird, und sich über die Kosten und Auswirkungen auf den Zeitplan einigen, sondern sie sollten auch während des gesamten Prozesses in Kontakt bleiben. Dazu gehört, den Grund für den Änderungsauftrag zu verstehen und wie man ihn verwaltet. Ohne eine Vereinbarung wird der Wandel disruptiver sein. Definieren Sie den neuen Arbeitsumfang mit dem Eigentümer oder seinem Bevollmächtigten. Vernachlässigen Sie nicht die Subunternehmer, die ihre Zeitpläne anpassen müssen. Lassen Sie sie wissen, wie sich die Änderung auf ihre Arbeit auswirkt, und definieren Sie Arbeitsabläufe klar. Halten Sie dann alle auf dem Laufenden, während der Bauauftrag ausgeführt wird.

Weitere Verhandlungen

Verhandlungen sind die letzte Phase des Bauänderungsauftragsprozesses, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Möglicherweise werden sich nicht alle Parteien sofort einigen. Es kann Meinungsverschiedenheiten über die Auswirkungen auf den Arbeitsumfang des Projekts und Fragen in Bezug auf Kosten und Zeitplan geben. Lassen Sie den Eigentümer zunächst die Kosten für die Änderung vereinbaren, sei es Preis, Zeit oder Material, obwohl dies auch als Pauschalbetrag ausgehandelt werden kann. Manchmal ist dies bereits im Vertrag definiert, was den Prozess vereinfacht. Dieser Schritt ist ein Hin und Her zwischen dem Auftragnehmer und dem Eigentümer, der zu einer Entscheidung führen sollte, mit der alle zufrieden sind.

Dokumentation nicht vernachlässigen

Eine klare Dokumentation des Bauänderungsauftragsprozesses hilft, unnötige Streitigkeiten zu vermeiden und die Arbeit ohne kostspielige Verzögerungen voranzutreiben. Jeder Schritt des Prozesses sollte dokumentiert und abgezeichnet werden. Führen Sie schriftliche Aufzeichnungen über alle Kommunikationen zwischen Auftragnehmer, Eigentümer und Subunternehmern. Sobald alle in der Vereinbarung sind, lassen Sie sie abzeichnen, um sicherzustellen, dass alle die Kosten und Auswirkungen auf den Zeitplan kennen. Selbst während der Ausführung des Änderungsauftrags ist es wichtig, die Arbeit zu dokumentieren und diese Dokumente gemeinsam zu nutzen, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Was sollte ein Bauänderungsauftrag beinhalten?

Ein Bauänderungsauftrag muss die relevanten Informationen über die Änderung erfassen. Um dies zu erreichen, gibt es eine Reihe von Bereichen, die unerlässlich sind. Obwohl einzelne Bauänderungsaufträge unterschiedlich sein können, sollten sie alle die folgenden Details enthalten.

Interne Informationen: Der Name des Bauprojekts erleichtert das Auffinden, insbesondere wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Geben Sie die Auftragsnummer an, um diesen Auftrag von anderen Bauänderungsaufträgen im Projekt zu unterscheiden. Beachten Sie, ob die Änderung intern oder extern ist. Fügen Sie außerdem das Datum des Änderungsauftrags hinzu.
Definieren Sie die Änderung: Beachten Sie die Art des Änderungsauftrags. Es gibt vier Bauänderungsaufträge: Zeit und Material (Kosten können nicht ermittelt werden), Pauschalbetrag (quantifizierbarer Arbeitsumfang), Nullkosten (ändert den vertraglich vereinbarten Preis nicht) und Einheitskosten (basierend auf den Einheitskostenplanwerten). Erklären Sie dann den Grund für die Änderung und ob damit eine Chance verbunden ist.
Beschreiben Sie die Änderung: Schreiben Sie eine detaillierte Beschreibung dessen, was angefordert wird, damit jeder die Arbeit kennt, die getan werden muss, um den Bauänderungsauftrag abzuschließen. Geben Sie Material und Arbeit an und schätzen Sie die Dauer der Arbeiten. Auch die Preisgestaltung sollte hier prognostiziert werden.
Änderungsauftrag unterzeichnen und datieren: Der letzte Schritt besteht darin, dass alle beteiligten Parteien den Änderungsauftrag für den Bau unterzeichnen und seiner Unterschrift ein Datum hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder weiß, was vereinbart wurde, und sein Vertragsende einhalten wird.

Auftragsvorlage ändern

Die Standardisierung des Auftragsprozesses für Bauänderungen schafft Einheitlichkeit und bedeutet, dass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, jedes Mal neue Dokumente zu erstellen, wenn eine Änderung in das Projekt eingeführt wird. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung einer Vorlage. ProjectManger bietet Dutzende von kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die von unserer Website heruntergeladen werden können. Unsere kostenlose Vorlage für Änderungsauftragsformulare für Excel kann für Änderungsaufträge im Bauwesen oder für jede Branche mit Änderungsaufträgen verwendet werden. Verwenden Sie diese kostenlose Projektmanagementvorlage, wann immer Sie Änderungen erfassen, definieren und sicherstellen müssen, dass sich alle mit der zu erledigenden Arbeit einverstanden erklären.

Die kostenlose Änderungsauftragsvorlage von ProjectManager für Excel.

ProjectManager hilft Ihnen bei der Verwaltung von Bauänderungsaufträgen

Unsere kostenlose Änderungsauftragsvorlage ist ein großartiges Tool, um alle auf die gleiche Seite zu bringen, aber dann müssen Sie die Arbeit erledigen. Hier kommt das Bauprojektmanagement ins Spiel. Sie haben bereits gesehen, wie die cloudbasierte Software von ProjectManager über Kanban-Tafeln verfügt, um den Änderungsauftrag in Echtzeit zu verfolgen. Das ist nur eine der vielen Projektansichten in unserem Tool. Subunternehmer können die Aufgabenliste verwenden, wenn sie dies bevorzugen. Alle Daten werden sofort aktualisiert und füllen alle Projektansichten aus, sodass Sie unabhängig davon, welche Ansicht Sie verwenden, aktuellere Informationen sehen.

Verwalten Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams

Bauänderungsaufträge können sich auf Ihre Kosten und Ihren Zeitplan auswirken. Wir haben Ressourcenverwaltungsfunktionen, die Ihnen helfen, die Auswirkungen auf Ihr Projekt zu mindern. Sobald Sie das Team und die Subunternehmer an Bord genommen haben, ist deren Verfügbarkeit im System vorhanden, sodass Sie ihnen ganz einfach Aufgaben zuweisen können. Sehen Sie sich dann das Arbeitsbelastungsdiagramm an, das farblich gekennzeichnet ist, damit Sie sehen können, wem zu viele oder zu wenige Aufgaben zugewiesen wurden. Sie können sie dann direkt aus dem Diagramm zuweisen und die Arbeitsbelastung aller ausgleichen, um sie produktiv zu halten und niemanden zu überlasten und die Moral zu beeinträchtigen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Fortschritt

Ihre Ressourcen sind nicht die einzige Metrik, die Sie verfolgen müssen. Unsere Software verfügt über ein integriertes Dashboard, das keine zeitaufwändige Konfiguration wie bei anderen leichten Tools erfordert. Es ist einsatzbereit, wenn Sie es sind, erfasst Live-Daten und zeigt sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an. Sie können Kosten, Zeit und vieles mehr in Echtzeit verfolgen. Wenn Sie mehr Details erfahren möchten, verwenden Sie die anpassbaren Berichte für Arbeitszeittabellen, Status und andere Projektmetriken. Sie können auch einfach geteilt werden, um den Kunden, Eigentümer oder Interessengruppen auf dem Laufenden zu halten.

Es gibt weitere Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung von Bauänderungsaufträgen helfen, wie z. B. sichere Stundenzettel, die nicht nur den Gehaltsabrechnungsprozess optimieren, sondern Ihnen auch zeigen, wie viele Stunden jedes Teammitglied für seine Aufgaben aufgewendet hat. Von Gantt-Diagrammen bis hin zu Zeitplan- und sogar Portfolioverwaltungsfunktionen, um mehr als ein Projekt zu verwalten, unsere Software bietet Ihnen die Tools, die Sie benötigen, um Projektänderungen vorzunehmen und den Zeitplan einzuhalten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die es Teams ermöglicht, Projekte in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Unsere kollaborative Plattform verbindet alle vom Büro bis zum Arbeitsplatz. Sie können Dateien teilen, kommentieren und produktiver zusammenarbeiten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.