Kontaktverwaltung für kleine Unternehmen

Aufwachen. Überprüfen Sie Ihre E-Mails, um einen glänzenden neuen Lead zu finden. Frühstücken Sie, während Sie Ihren Tagesplan durchgehen. Durch aufeinanderfolgende Kundenmeetings sind Sie bis zum Mittagessen nicht im Büro, aber Sie müssen sich dennoch vor Mittag bei einem Anbieter über ein laufendes Projekt informieren. Sie sollten wahrscheinlich auch den Anruf zurückrufen, der gestern spät hereingekommen ist. Beim Mittagessen erwähnt Ihr Lieblingscafébesitzer, dass er einige Reparaturen in der Küche benötigt. Wer war der Typ, den Ihr Unternehmen letzten Herbst eingestellt hat, und waren Sie mit dem Job zufrieden? Ein Blick auf die Uhr stellt fest, dass es erst 13:00 Uhr ist

Ihre Tage sind beschäftigt. Ohne Hilfe wäre es unmöglich, alle Menschen im Auge zu behalten, denen Sie begegnen. Hier kommt das Kontaktmanagement ins Spiel.

Für einen Kleinunternehmer ist die Verwaltung von Kontakten einer der wichtigsten Aspekte der Führung Ihres Unternehmens, aber es kann auch entmutigend sein. Hier erfahren Sie, wie Sie den Überblick behalten – egal, ob Sie mit einem digitalen Adressbuch oder etwas Ausgefallenerem wie einer CRM-Software zur Lead-Generierung arbeiten.

Was ist Kontaktmanagement?

Kontaktmanagement ist die Organisation und Pflege von Kontaktdaten wie Adressen, E-Mails und Telefonnummern.

Ein ordnungsgemäßes Kontaktmanagement ist für die Kundenbeziehungen und die betriebliche Effizienz von entscheidender Bedeutung. Es ermöglicht jedem Mitglied Ihres Teams, schnell auf genaue Kundendaten zuzugreifen, und Sie können Marketingmaterialien an Kunden und Interessenten verteilen.

Was ist ein Beispiel für Kontaktmanagement?

Wenn Sie ein persönliches Adressbuch oder gespeicherte Kontakte auf Ihrem Telefon haben, haben Sie bereits Erfahrung mit der Kontaktverwaltung. Im Geschäftsleben kann ein Unternehmer seine Kontakte verwalten, indem er eine Hauptkontaktliste in einer Tabellenkalkulationsanwendung erstellt oder eine E-Mail-Marketing-Plattform verwendet, um Kundenadressen zu verfolgen.

So verwalten Sie Kontakte

Kontaktmanagement ist nicht schwer, erfordert aber Disziplin. Hier sind ein paar Best Practices.

Haben Sie einen zentralen Ort für Kontaktinformationen

Auf Kontaktinformationen kann an mehreren Stellen zugegriffen werden, aber identifizieren Sie einen zentralen Ort für Ihre Kontakte. Unabhängig davon, ob Sie eine Tabellenkalkulation oder eine ausgefeilte Software verwenden, eine einzige, maßgebliche Informationsquelle verhindert Verwirrung.

Entwickeln Sie ein System zum Sammeln und Speichern von Informationen

Das trägt dazu bei, dass alles reibungslos läuft. Entscheiden Sie, wie Sie Kontaktinformationen sammeln möchten, welche Art von Informationen Sie sammeln möchten, wo Sie diese Informationen sammeln und wie Sie Kontakte organisieren möchten.

Automatisieren Sie diese Prozesse. Auf diese Weise müssen Sie, wenn Sie zwischen Meetings sprinten und dabei mehrere Aufgaben jonglieren, keine wertvolle Gehirnleistung verschwenden, um darüber nachzudenken, was Sie mit Kundeninformationen tun sollen.

Aktualisieren Sie Ihre Datenbank konsequent

Menschen ziehen um, ändern ihren Namen, wechseln Jobs und E-Mail-Adressen und entwickeln sich im Allgemeinen im Laufe ihres Lebens weiter. Halten Sie Ihre Datenbank aktuell.

Denken Sie daran, dass die Gewinnung eines neuen Kunden fünf- bis siebenmal so viel kosten kann wie die Bindung eines alten Kunden. Bleiben Sie mit Ihrer aktuellen Kundschaft in Verbindung und bauen Sie dauerhafte Beziehungen für die kommenden Jahre auf.

Sichern Sie sie

Wenn Sie alle Ihre Kontaktinformationen auf Ihrem Desktop oder in einem Notizbuch speichern, sichern Sie sie. (Ich bin mir nicht sicher, wie das für ein Notizbuch aussieht. Eine Fotokopie an einem zweiten Ort?)

Ich weiß wenig über das Universum – außer dass, wenn man es mit einem einzigen Satz von Aufzeichnungen in Versuchung führt, es sie verschwinden lässt.

Um all dies zu vereinfachen, verwenden Sie eine Kontaktverwaltungssoftware.

Was ist eine Kontaktverwaltungssoftware?

Kontaktverwaltungssoftware ist nichts Neues. Es gibt sie, seit Computer sich durchgesetzt und unsere Beziehungen digitalisiert haben. Die Kategorie umfasst alle Anwendungen, die speziell zum Organisieren und Speichern von Kontaktdaten entwickelt wurden. In vielen Fällen erhalten Sie einen Kontaktmanager als Teil einer Suite von Anwendungen.

Beispielsweise sind Google-Kontakte und iOS-Kontakte beliebte Kontaktverwaltungsoptionen für Ihr Privatleben. Während nur wenige Menschen diese Anwendungen speziell auswählen, entscheiden sie sich häufig für Pakete, die andere Apps enthalten, die sie benötigen oder möchten, und die zufällig mit diesen Kontaktverwaltungs-Apps als Teil des Pakets geliefert werden.

Was macht ein Kontaktmanager?

Idealerweise möchten Sie, dass alle Mitglieder Ihres Teams die benötigten Informationen jederzeit finden können. Einige Unternehmen entscheiden sich für Kontaktverwaltungssysteme für Desktop-Anwendungen. Wenn Sie es mit besonders sensiblen Kundeninformationen zu tun haben, bevorzugen Sie möglicherweise die zusätzliche Sicherheit, alle Details vor Ort unterzubringen.

Für andere bietet das Cloud-basierte Kontaktmanagement die dringend benötigte Flexibilität. Damit können Sie Ihre Kontakte von verschiedenen Geräten und Standorten aus aktualisieren oder durchsuchen.

Viele Kontaktmanager ermöglichen es Ihnen auch, Informationen zu importieren, wodurch Sie Zeit bei der manuellen Eingabe sparen.

Was ist der Unterschied zwischen CRM und Kontaktmanagement?

Zunächst einmal steht CRM für Customer Relationship Management. Diese Worte – „Kontakt“ vs. „Beziehungsmanagement“ – sind der Schlüssel.

Kontaktmanagement-Tools helfen Ihnen, mit Personen in Kontakt zu bleiben. Sie bieten einen Ort zum Sammeln und Speichern von Kontaktdaten wie Geburtstagen, Social-Media-Konten und Kaufhistorien und fügen sogar persönliche Notizen hinzu. Und meistens können Sie die Informationen Ihrer Kontakte in Ihren Kalender integrieren, sodass Sie bei Bedarf wichtige Details abrufen können.

CRM-Lösungen haben sich aus dem Kontaktmanagement entwickelt. Sie enthalten die gleichen Informationen wie Kontaktverwaltungstools, gehen aber noch weiter, indem sie mehr Daten über Ihre Kunden sammeln und Ihnen Tools zur Verwaltung dieser Beziehungen zur Verfügung stellen. Sie bieten mehr Integrationen, Analysen und Zugriff auf Echtzeitdaten.

Mit einer CRM-Lösung zur Lead-Generierung können Sie Interaktionen über eine vollständige Customer Journey Map choreografieren. Verfolgen Sie alles von Werbekampagnen über E-Mails bis hin zu Conversions und halten Sie das Engagement in Zukunft aufrecht.

Das Kontaktmanagement erfasst Ihre Kundeninformationen, während CRM Ihnen auch Funktionen bietet, mit denen Sie Ihre Kunden besser einbeziehen und Ihre Abläufe optimieren können.

Manager kontaktieren+

Hier wird es knifflig. Es gibt noch eine dritte Kategorie … die ich gerade erfunden habe. Einfache Kontaktmanager sind Datenbanken, in denen Sie Informationen speichern und organisieren können. Kontaktmanager können jedoch auch mit anderen Diensten gebündelt werden – ohne allumfassende CRMs zu sein.

Professionelle E-Mail-Dienste verfügen beispielsweise über ein in ihre Plattform integriertes Kontaktverwaltungstool.

Vorteile der Kontaktdatenbank-Software

Die richtige Kontaktdatenbank-Software ist unerlässlich, um den Überblick über Ihre Kunden zu behalten. Sie benötigen es für den täglichen Betrieb, das Marketing und die Erkenntnisse, mit denen Sie für die Zukunft planen können. Eine gute Bewerbung bringt Ihnen viele Vorteile.

Verbesserte Datenorganisation und Zugänglichkeit

Software zur Verwaltung von Geschäftskontakten erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf Daten. Sie können Kundeninformationen mit verschiedenen Ordnern und Tags organisieren, nach Namen oder anderen Attributen suchen und filtern, um sich auf Segmente Ihrer Kundschaft zu konzentrieren.

Darüber hinaus erleichtert eine Cloud-basierte Kontaktverwaltungsdatenbank die Zusammenarbeit – insbesondere, wenn Remote-Arbeit immer häufiger geworden ist.

Verbesserte Verkaufs- und Marketingergebnisse

Mit Sales Contact Management können Sie Ihre Kundenansprache optimieren. Erfassen Sie Kontaktdaten potenzieller Leads, speichern Sie relevante Kundendaten und erreichen Sie Personen auf der Grundlage früherer Interaktionen. Gestalten Sie Ihre Engagement-Strategie basierend auf Informationen wie:

• Datum ihres letzten Einkaufs
• Gekaufte Produkte
• Bezugsquelle
• Angegebene Interessen

Durch eine gute Organisation können Sie auch Ihre Reaktionszeit verkürzen, wenn sich Anfragen und Gelegenheiten ergeben. Fast die Hälfte der heutigen Kunden erwartet, dass Unternehmen in weniger als vier Stunden antworten. (Zwölf Prozent von ihnen erwarten, dass Sie sich innerhalb von 15 Minuten bei ihnen melden, aber ich denke, diese Leute sollten weniger Koffein trinken.)

Sie werden auch Ihr Marketing intensivieren. Erstellen Sie Kontaktlisten für E-Mail- oder SMS-Kampagnen, verfeinern Sie Ihre Botschaft anhand von Kundendemografien und finden Sie heraus, worauf Sie Ihre Bemühungen in den sozialen Medien konzentrieren sollten.

Besserer Einblick in das Kundenverhalten

Starke Kontaktverwaltungslösungen bieten Ihnen einen besseren Einblick in das Verhalten einzelner Kunden und helfen Ihnen, Marketingkampagnen zu optimieren.

Sie liefern Ihnen auch die Daten, die Sie benötigen, um Ihre Analysen zu nutzen. In letzter Zeit gab es viel Aufhebens um Big Data für kleine Unternehmen – Möglichkeiten, wie kleinere Unternehmen von größeren Datenpools profitieren können.

Aber die besten Daten sind Ihre Daten, die Informationen, die von Ihrem tatsächlichen Kundenstamm stammen. Identifizieren Sie kundenübergreifende Trends und verfeinern Sie Ihre Angebote oder Reichweite auf der Grundlage dieses konkreten Feedbacks.

Sie können sogar die Kundenzufriedenheit überwachen – und der Mischung etwas qualitatives Feedback hinzufügen – indem Sie Umfragen oder Umfragen an Ihre Kontakte verteilen.

Trends in der Kontaktverwaltungssoftware

Zwei der größten Trends bei Kontaktmanagementsystemen sind Automatisierung und Personalisierung. Jeder ist einzeln nützlich, aber sie glänzen wirklich, wenn sie zusammenarbeiten.

Automatisierung

Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu rationalisieren und Zeit zu sparen, indem sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe automatisiert werden. Einige Anwendungen importieren automatisch neue Kontakte oder aktualisieren alte Informationen. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail von einem neuen Lead erhalten, speichert Ihre Software möglicherweise sofort dessen Namen und E-Mail-Adresse.

Sie können die Marketingautomatisierung auch in „Contact Managers+“-Plattformen verwenden, die die Kontaktverwaltung mit einem anderen Dienst kombinieren – wie z. B. E-Mail- oder SMS-Marketing. Automatisieren Sie Antworten auf bestimmte Auslöser, z. B. eine Anmeldung für eine bestimmte Liste, oder lassen Sie sie von Ihrer Plattform zu einem neuen Segment hinzufügen, wenn sie einen bestimmten Meilenstein erreichen.

Personalisierung und Kundenerlebnis

Personalisierung ist die Kunst, für jeden Kunden ein einzigartiges Erlebnis zu schaffen, das auf seinen individuellen Bedürfnissen und Vorlieben basiert. Kontaktverwaltungssoftware, die benutzerdefinierte Felder und segmentierte Listen zulässt, ermöglicht es Ihnen, die Nachrichten, die Sie Ihrem Publikum senden, individuell anzupassen.

Personalisierte Nachrichten stärken die Kundenbindung, da die Leute lernen, Ihnen zu vertrauen, dass Sie ihnen nur Angebote senden, die für ihre Interessen relevant sind. Indem Sie die Zielgruppe ansprechen, die am wahrscheinlichsten ein Produkt oder eine Dienstleistung kauft, steigern Sie auch den Umsatz.

Wie sammeln Sie diese Informationen? Verwenden Sie progressives Profiling, die Praxis, schrittweise mehr Informationen über eine Person während ihrer Interaktionen mit Ihrer Marke zu sammeln. Sie schärfen Ihr Bild von jedem Kunden, ohne ihn mit einer einzigen Flut von Fragen zu überfordern.

Automatisierung und Personalisierung sind besser zusammen

Wenn Sie Automatisierung und Personalisierung kombinieren, können Sie noch bessere Interaktionen zwischen Ihrer Marke und ihrem Publikum gestalten. Beispielsweise können Sie Kontakten automatisch eine Nachricht an ihrem Geburtstag senden, ihre Namen in E-Mails aufnehmen oder ihnen mitteilen, wann ihre Lieblingsprodukte wieder auf Lager sind.

Niemand ist gerne nur einer von vielen. Heben Sie sich also von Ihrer Konkurrenz ab, indem Sie Menschen als Individuen behandeln.

Benötigen Sie Kontaktmanagement oder CRM für Ihr Unternehmen?

Um herauszufinden, ob Sie Kontaktmanagement- oder CRM-Software benötigen, sollten Sie sich fragen, was Ihre Software leisten soll:

• Welche Art von Kundenbeziehungen muss ich verwalten?
• Welche Informationen möchte ich sammeln?
• Wie möchte ich meine Kontakte organisieren?
• Welche Funktionen oder Tools möchte ich in meinem System?
• Wie viel möchte ich bezahlen?

CRM-Kontaktmanagement wird mehr kosten und mehr bieten. Sind Sie bereit, diese Funktionen zu nutzen? Kaufen Sie keinen Bugatti, wenn ein Toyota Ihrem Fahrstil und Ihren Bedürfnissen besser entgegenkommt. Kaufen Sie andererseits keinen Klunker, der auf dem Weg zum Laden kaputt geht, wenn Sie sich den Toyota leisten können.

Organisieren Sie sich mit der Kontaktverwaltung

Da haben Sie es – die Bedeutung eines guten Kontaktmanagements, seine Best Practices und der Unterschied zwischen ihm und CRM-Software zur Lead-Generierung.

Sie müssen sich nur noch für die beste Lösung für Ihr Unternehmen entscheiden. Wenn Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen (unter der Annahme, dass Äpfel Kontaktverwaltungssoftware sind), sollten Sie diese Punkte berücksichtigen:

• Ist das System benutzerfreundlich und einfach zu bedienen?
• Lässt sich das System mit anderen Tools integrieren, die ich in meinem Unternehmen verwende?
• Wie viel kostet es?
• Bietet es Kundensupport, wenn ich auf Probleme stoße?

Wählen Sie eine gute aus, und dann können Sie zu Ihrem hektischen Leben zurückkehren, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie den Zettel verlieren, auf dem die E-Mail-Adresse eines heißen Interessenten gekritzelt ist.

Erhalten Sie mehr Leads, schließen Sie schneller ab und liefern Sie Ergebnisse mit
eine einheitliche Vertriebs- und Marketinglösung.