Vertragsmanagement: Den Vertragslebenszyklus verstehen

Die Verwaltung eines Projekts ist komplex. Projektmanager werden darin geschult, Zeitpläne zu planen und Ressourcen zuzuweisen, um Fristen einzuhalten und Budgets einzuhalten. Aber sobald Sie Verträge mit Personen außerhalb Ihrer Organisation abschließen, können die rechtlichen und logistischen Probleme überwältigend sein.

Unternehmen beschäftigen Vertragsmanager, um diesen oft komplizierten Vertragsprozess zu verwalten. Nicht jede Organisation hat einen Vertragsmanager, aber jeder, der ein Projekt leitet, das Lieferanten und Auftragnehmer beschäftigt, muss ein Verständnis für das Vertragsmanagement haben.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist der Prozess der Vertragsverwaltung. Dazu gehören Leistungen, Fristen und Vertragsbedingungen. Es erleichtert jedoch nicht nur den Vertragsprozess; sondern auch die Verwaltung von Kunden und deren Zufriedenheit.

Oft denkt man nur an den Aufbau bis zum Vertragsabschluss, die sogenannte Vertragsverwaltung. Diese Verhandlungsperiode ist zwar wichtig, aber es ist ein Fehler, zu vernachlässigen, was nach der Auftragsvergabe passiert. Hier beginnt die eigentliche Vertragsabwicklung.

Vertragsmanagement wird in Organisationen sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor eingesetzt, um Verträge nach ihrer Unterzeichnung effektiv zu verwalten und so eine bessere operative und finanzielle Leistung zu erzielen. Es hilft auch, das finanzielle Risiko für die Organisation zu reduzieren. Ein guter Vertragsverwaltungsprozess ist zwar zeitaufwändig, senkt aber die Kosten und verbessert die Leistung.

Was ist Contract Lifecycle Management?

Das Vertragslebenszyklusmanagement unterscheidet sich vom Vertragsmanagement. Bei letzterem geht es eher um die Verwaltung von Verträgen mit E-Mail, Tabellenkalkulationen und Dateispeicherung. Contract Lifecycle Management ist ein strategischer Ansatz für das Vertragsmanagement, der durch die Kombination von Menschen, Prozessen und Technologie eine größere Effizienz aus der Aktivität herausholt.

Beim Contract Lifecycle Management oder CLM geht es um die Automatisierung und Rationalisierung der Prozesse, die mit den verschiedenen Phasen des Vertragsmanagements verbunden sind, wie z. B. Initiierung, Erstellung, Prozess und Workflow, Verhandlung und Genehmigung, Ausführung, laufende Verwaltung und Einhaltung sowie Verlängerung. Das Endziel ist es, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig Fehler zu reduzieren.

Dies geschieht durch die Verwendung von CLM-Software, die den Benutzern einen besseren Überblick darüber gibt, was ein Unternehmen ausgibt, und den Vertragsprozess rationalisiert, um die Effizienz zu steigern und die Verwaltungskosten zu senken. Dies wird durch die Verwaltung von Beschaffungs- und Verkaufsverträgen, Automatisierung, Standardisierung und mehr erreicht, um Verträge schnell und einfach zu erstellen.

Wer ist am Vertragsmanagement beteiligt?

Einige Organisationen haben eine dedizierte Person für das Vertragsmanagement, die als Vertragsmanager bezeichnet wird. Sie leiten und überwachen Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus. In gewissem Sinne sind sie die Zwischenhändler, die als Brücke zwischen Unternehmen, Mitarbeitern, Kunden, Anbietern und Auftragnehmern fungieren.

Ein Vertragsmanager erleichtert die Verhandlungen, Empfehlungen und alle Aufzeichnungen im Zusammenhang mit dem Vertragsprozess. Sie recherchieren alle rechtlichen Fragen rund um den Vertrag und helfen bei der Verhandlung der Konditionen mit dem Auftraggeber und dem Dritten.

Zu den Aufgaben eines Vertragsmanagers gehören die Vorbereitung kommerzieller Angebote, die Entwicklung und Präsentation von Projektvorschlägen, Treffen mit Kunden, die Schätzung von Budgets, die Aushandlung von Vertragsbedingungen und mehr. Zu ihren Fähigkeiten gehören Kenntnisse im Vertragsrecht und die Fähigkeit zum Beziehungsmanagement.

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Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Verträge sind wichtig. Sie sind rechtsverbindliche Dokumente zwischen einem Mitarbeiter und Auftragnehmern oder Lieferanten, die Arbeiten ausführen werden. Daher ist das Vertragsmanagement ebenso wichtig, da es dazu beiträgt, dass die Vertragsarbeit effektiv erledigt wird. Es funktioniert für beide Beteiligten in Bezug auf Geschäftsstrategien und -verfahren.

Da ein Großteil der Geschäftsstrategie eines Unternehmens von der erfolgreichen Vertragsverhandlung abhängt, kann der Prozess zeitaufwändig sein. Die Verwendung des Vertragsmanagements hilft dabei, genau die richtige Menge an benötigten Ressourcen bereitzustellen.

Aber sobald der Vertrag unterzeichnet ist, ist die Notwendigkeit, seine Umsetzung zu überwachen und zu beaufsichtigen, entscheidend, um die Verpflichtungen des Vertrags zu erfüllen. Das Fehlen eines Vertragsmanagementprozesses kann das Unternehmen durch Bußgelder und Rechtsstreitigkeiten Geld und Zeit kosten – ganz zu schweigen davon, dass wichtige Geschäftsbeziehungen untergraben werden.

Auch nach Vertragsabschluss und Leistungsbezug bleibt das Vertragsmanagement von Vorteil. Ohne Aufsicht kann dies dazu führen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen nicht erfüllt werden. All dies mindert den Wert des Projekts und kann sogar dazu führen, dass seine Ziele nicht erreicht werden.

Was sind die Phasen des Vertragsmanagementprozesses?

Vertragsmanagement hat, wie jede Art von Management, einen Prozess. Dadurch kann die Verwaltung von Verträgen kontrolliert und sichergestellt werden, dass nichts Wichtiges jemals vernachlässigt wird. Diese Reihe von Maßnahmen kann in sieben Schritte unterteilt werden:

1. Planung

In dieser Phase werden die Bedürfnisse der Organisation identifiziert, Ziele festgelegt und Risiken definiert. Denken Sie daran, dass der Vertrag rechtsverbindlich ist, daher ist Sorgfalt wichtig. Kennen Sie die Art des Vertrags, alle Standardvereinbarungen, die verwendet werden können, bestimmen Sie, wer wofür verantwortlich ist und welche Ressourcen zur Umsetzung des Vertrags erforderlich sind.

2. Ausarbeitung

Wenn es einen internen Anwalt oder Anwalt gibt, mit dem Ihre Organisation zusammenarbeitet, ist dies der richtige Zeitpunkt, um sich mit ihm zu beraten. Sie haben vielleicht sogar eine Vorlage, an der sie arbeiten können, während der Vertrag entworfen wird. Dadurch wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Klauseln und Bedingungen enthalten sind. Berücksichtigen Sie auch alle staatlichen oder nationalen Gesetze, die sich auf den Vertrag auswirken könnten. Nehmen Sie sich Zeit und stellen Sie sicher, dass alles korrekt ist.

3. Genehmigen

Der nächste Schritt besteht darin, die Genehmigung eines Managers oder einer Führungskraft einzuholen, den Vertragsentwurf zu prüfen und festzustellen, ob Kommentare oder Korrekturen vorhanden sind, bevor das Dokument fertiggestellt wird. Diese Phase des Prozesses hängt davon ab, wie Ihre Organisation arbeitet und ob sie Prüfverfahren oder andere Richtlinien für bestimmte Beschaffungen hat. Richten Sie an dieser Stelle ein System ein, um die genehmigenden Parteien zu benachrichtigen, damit sie den Vertrag in Echtzeit anzeigen, bearbeiten und kommentieren können.

4. Verhandeln

In der Verhandlungsphase werden die Bedürfnisse der anderen Partei recherchiert, bevor man sich an den Verhandlungstisch setzt. Wenn jeder Änderungen am Vertrag vornimmt, ist es hilfreich, wenn dieses Dokument in Echtzeit geteilt und gemeinsam bearbeitet wird. Das Hin- und Herschieben zwischen verschiedenen Vertragsversionen per E-Mail über physische Dokumente erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Kostensteigerungen.

5. Unterzeichnung

Sobald sich beide Parteien auf den Vertrag geeinigt haben, wird er von ihnen unterzeichnet, was ihn zu einem rechtsverbindlichen Dokument macht. Auch wenn wir uns oft vorstellen, dass Vertragsunterzeichnungen persönlich stattfinden, ist das nicht immer der Fall. Bei virtuellen Meetings und einer globalen Wirtschaft kann es schwieriger sein, Unterschriften zu erhalten. Immer mehr Unternehmen verwenden elektronische Signaturen, um diese Phase zu erleichtern.

6. Überarbeiten

Es ist üblich, dass ein unterzeichneter Vertrag geändert oder überarbeitet wird. Die Nachverfolgung dieser Änderungen ist wichtig und unterstreicht die Bedeutung eines zuverlässigen Vertragsverwaltungsprozesses. Verträge sollten geteilt, einfach bearbeitet und bei Bedarf ergänzt werden können.

7. Erneuerung

Schließlich gibt es noch das Management, das der Unterschrift folgt, was Audits, Vertragsverlängerungen und andere Verpflichtungen sein kann. Der Vertrag sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die darin enthaltenen Verpflichtungen erfüllt werden. Dazu gehört auch die Verlängerung des Vertrages, wenn dies erforderlich ist. Eine Verlängerung zu verpassen, ist eine verpasste Gelegenheit und kann die Beziehung zwischen dem Eigentümer und dem Auftragnehmer beschädigen.

Best Practices für das Contract Lifecycle Management

Bei der Anwendung von Contract Lifecycle Management gibt es einiges zu tun, damit der Prozess effektiver funktioniert. Zum einen ist es immer ratsam, den Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Dies gilt in doppelter Hinsicht, wenn Sie ein Vertragsportfolio verwalten oder mit Auftragnehmern und Anbietern zu tun haben, die geografisch weit voneinander entfernt sind.

Automatisierung

Automatisieren von Benachrichtigungen, um zu verfolgen, wann Verträge zur Verlängerung anstehen oder darin enthaltene Verpflichtungen erfüllt werden. Menschliches Versagen kann kostspielig sein, aber wenn Erinnerungen in der Software eingestellt sind, wissen Sie immer, wann Fristen kommen.

Berichterstattung

Berichtsfunktionen in einem Softwaretool zu haben, ist wichtig für ein Budget, das sich im Laufe eines Projekts ständig ändert. Ein Budget ist geplant und im Vertrag angegeben, aber das eigentliche Projekt könnte zu Mehrausgaben führen. Sie benötigen ein Tool, mit dem Sie überprüfen können, was Sie ausgeben wollten und was Sie tatsächlich ausgeben.

Verwenden Sie Projektmanagement-Software

Die meisten dieser Best Practices sind auf Projektmanagement-Software angewiesen, die cloudbasiert ist und daher Echtzeitdaten liefert. Der Einsatz eines Online-Tools sorgt für mehr Transparenz in Ihrem Vertragsmanagementprozess.

Wie ProjectManager hilft, Ihre Verträge zu organisieren

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die alles organisiert, was mit Ihrem Projekt zu tun hat, von Aufgaben über Teams bis hin zu Verträgen mit Anbietern und Auftragnehmern. Es hilft Ihrer Organisation, Verpflichtungen einzuhalten, Missverständnisse zu vermeiden und keine Verlängerung zu verpassen.

Planen

Verwenden Sie unsere Software, um Projekte zu planen, zu terminieren, zu überwachen und darüber zu berichten, während unser Tool gleichzeitig ein zentraler Knotenpunkt für die gesamte Projektdokumentation ist. Da wir unbegrenzten Dateispeicher haben, werden alle Verträge an einem Ort gesammelt. Das macht es einfach, sie bei Bedarf zu finden, ohne E-Mails oder externe Festplatten durchsuchen zu müssen.

Zusammenarbeiten

Während Sie verhandeln und sogar nachdem Sie einen Vertrag mit Lieferanten und Subunternehmern abgeschlossen haben, halten Sie sie mit unserer kollaborativen Plattform auf dem Laufenden. Es ist einfach, sie in das Tool einzubinden, während die Sicherheitseinstellung ihnen nur Zugriff auf die Teile der Software gibt, die sie sehen sollen. Teilen Sie Dokumente und erstellen Sie Aufgaben, die es allen Beteiligten ermöglichen, in Echtzeit zu kommentieren und zu kommunizieren.

Spur

Natürlich gibt es noch mehr. Echtzeit-Dashboards geben einen Überblick über das Projekt und seinen Fortschritt und seine Leistung, um sicherzustellen, dass Vertragsarbeiter die Vertragsbedingungen einhalten. Berichte erweitern diese Linse für detailliertere Live-Daten. Holen Sie sich ein besseres Vertragsmanagement und Bauprojektmanagement in einem Tool.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die hilft, Projekte effizienter zu führen. Von Online-Gantt-Diagrammen für die visuelle Planung bis hin zu einer kollaborativen Plattform, die Teams hilft, besser zusammenzuarbeiten, wird jeder Aspekt Ihres Projektmanagements abgedeckt. Schließen Sie sich den Zehntausenden von Teams an, die unser Tool bereits nutzen, und nehmen Sie noch heute an dieser 30-tägigen Testversion teil.