Controlling von Prozessschritten in der Unternehmensführung

Ihr Geschäftsbetrieb ist nur so gut wie Ihre Fähigkeit, ihn zu überwachen und zu kontrollieren. Beispielsweise wären Fertigungsteams ohne einen Controlling-Prozess verloren, der es ihnen ermöglicht, ihre Managementfunktion zu messen und zu verbessern.

Der Prozess der Kontrolle des Managements ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um rentabel zu bleiben. Wenn Sie den Prozess Ihrer Fertigung mit Software überwachen und steuern, können Sie sehen, was funktioniert und was nicht.

Was ist Controlling-Prozess in der Unternehmensführung?

Der Controlling-Prozess in der Unternehmensführung ist, wenn Manager ihre Geschäftsabläufe festlegen, messen und verfeinern und die Kostenkontrolle verwalten.

Durch die Verwendung eines Controlling-Prozesses kann ein Unternehmen Änderungen in der Lieferkette, der Kundennachfrage und anderen Variablen steuern, die sich auf die Existenzgrundlage eines Unternehmens auswirken. Es ist eine entscheidende Aufgabe, jedes Unternehmen solvent zu halten.

Durch den Prozess des Controllings im Management kann ein Unternehmen genau feststellen, ob Pläne in die richtige Richtung gehen und vollständig umgesetzt werden. Wenn diese Pläne nicht funktionieren und das Unternehmen aus der Bahn werfen, können sie das Schiff wieder in Ordnung bringen und auf Kurs bleiben.

Projektmanagement-Software hilft Ihnen, die Leistung zu messen. ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool, das dies in Echtzeit erledigt. Sie können den Unterschied zwischen Ihrem geplanten und tatsächlichen Aufwand mit dem Live-Dashboard von ProjectManager sehen. Das Dashboard sammelt Produktionsdaten, berechnet automatisch die Zahlen und zeigt das Ergebnis dann in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!

Controlling von Prozessschritten in der Unternehmensführung

Es gibt ein fünfstufiges Verfahren zur Steuerung von Prozessen, das Ihnen hilft, Ihre Geschäftsaktivitäten festzulegen, zu messen und zu optimieren – unabhängig davon, ob es sich um Produktion, Verpackung, Lieferung oder einen anderen Geschäftsprozess handelt.

Wenn Sie keinen Controlling-Prozess anwenden, steuern Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht wirklich. Sie können Ihre Belegschaft nicht führen, ohne den Prozess zu kontrollieren.

Für eine organisatorische Kontrolle, die zur Erfüllung der Ziele und strategischen Pläne Ihres Unternehmens führt, befolgen Sie diese fünf Schritte:

1. Leistungsstandards setzen

Sie brauchen ein Ziel für Ihr Unternehmen, aber Sie brauchen auch eine Anleitung für Ihr Team, damit es auf dieses Ziel hinarbeitet. Ohne solche Standards ist es möglich, dass sie vom Plan abweichen, ob absichtlich oder nicht.

Standards sind wie Ziele, die einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten Teammitglied übertragen werden. Sie müssen diese Standards durch Zusammenarbeit, Teamarbeit und gemeinsame Anstrengungen erreichen. Um sicherzustellen, dass diese Standards eingehalten werden, müssen Sie Kriterien haben, an denen sie gemessen werden.

Indem Sie Regeln aufstellen, mit denen Sie messen können, können Sie die Leistung beurteilen oder bewerten, um die Ergebnisse auf dem Standard zu halten. Dies hilft dem Management zu verstehen, wie die Produktion voranschreitet und ob sie auf Kurs ist oder angepasst werden muss. Standards zu haben, auf denen die Leistung basiert, bedeutet, dass die Arbeit nicht unterbrochen werden muss, um sich ein Bild von ihrem Fortschritt zu machen.

Es gibt zwei Gruppen von Standards: materiell (oder spezifisch) und immateriell (oder abstrakt). Ersteres ist messbar; Sie können es sehen und zählen. Letztere können weder gesehen noch gezählt werden. Ein materieller Standard wäre Zeit, Kosten, Gewinn, Ausgaben, Output usw. Immaterielle Standards sind die Leistung eines Managers, die Einstellung eines Arbeiters und so weiter.

2. Leistung messen

Das Setzen eines Standards ermöglicht es, die Leistung anhand einer Kontrollfunktion zu messen. Durch diese Leistungsmessung können Sie jede Abweichung vom Plan schnell erkennen und korrigieren, bevor sie aus dem Ruder läuft und die Produktion zum Erliegen kommt.

Messungen sind einfacher, wenn es um greifbare Standards geht, die gesehen und gezählt werden können. Bei immateriellen Standards ist dies naturgemäß schwieriger. Per Definition ist immaterielle Leistung in einem Informationssystem schwer zu messen, da man sie nicht quantifizieren kann.

Eine Möglichkeit, diesen Mangel auszugleichen, besteht darin, die Leistung eines Managers mit den Augen seines Teams zu betrachten. Wie ist die Einstellung des Teams zu seiner Arbeit? Ist die Moral hoch? Wie läuft die Kommunikation zwischen dem Team und dem Vorgesetzten? Ist das Team loyal zueinander, seinem Vorgesetzten und dem Unternehmen?

Obwohl dies nicht greifbare Standards sind, zeichnen sie zusammen ein Bild der Leistung des Managers. All diese Fragen sprechen für die Fähigkeit des Managers, sein Team erfolgreich zu führen. Entwerfen Sie den Standard, um zu messen, was Teams tun, was ihre erwartete Leistung ist usw. Sie können diese Daten regelmäßig durch Berichte sammeln, ob wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

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3. Vergleichen Sie die tatsächliche Leistung mit den Leistungsstandards

Sobald Sie eine Basislinie für die Leistung Ihrer Teams bei der Herstellung, Verpackung, Lieferung usw. haben, können Sie die tatsächliche mit der geplanten Leistung vergleichen und das Ausmaß der Abweichung bestimmen. Dies wird als Varianz oder die Differenz zwischen tatsächlicher Leistung und Zielen bezeichnet. Zeitpläne können enorm hilfreich sein, wenn es um die Analyse von Abweichungen geht.

ProjectManager verfügt über Online-Gantt-Diagramme, mit denen Sie konkrete Meilensteine ​​und Projektphasen festlegen können, sodass Sie auf einen Blick sehen können, ob Sie dem Zeitplan voraus oder hinter ihm liegen. Außerdem wird das Gantt in Echtzeit aktualisiert, während Ihr Team seine Arbeit abschließt. Machen Sie eine kostenlose Testversion und erstellen Sie in wenigen Minuten einen Zeitplan.

Der Manager muss sich diese Daten ansehen und das Ergebnis akzeptieren oder ablehnen. Dies hängt von der Abweichung und den Auswirkungen auf das Geschäft ab. Wenn alles wie erwartet läuft, ist das großartig, aber es ist wahrscheinlicher, dass es zu Abweichungen kommt. Es ist Sache des Managers, festzustellen, ob diese Lücke ignoriert oder bearbeitet werden kann.

4. Abweichungen analysieren

Dies bringt uns zum nächsten Schritt: wo Sie Daten unter Verwendung der akzeptablen Grenzen analysieren. Wenn Standards nicht erfüllt wurden, muss der Manager dann herausfinden, ob mehr Kontrolle erforderlich ist – oder ob der Standard selbst geändert werden sollte.

Wenn zwischen geplanter und tatsächlicher Leistung eine Lücke klafft, besteht der nächste Schritt darin, herauszufinden, was die Ursache dafür ist und wie groß sie ist. Dann müssen Sie bestimmen, wie sich diese Abweichung auf das Geschäft auswirkt. Wenn der Unterschied nur gering ist, ist es wahrscheinlich in Ordnung, ihn zu ignorieren. Wenn die Lücke jedoch Gewinne, die Einstellung von Mitarbeitern, den Austausch oder die Reparatur von Ausrüstung und andere kritische Probleme widerspiegelt, muss sie angegangen werden. Eine Gap-Analyse-Vorlage kann bei diesem Entscheidungsprozess helfen.

5. Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen

Nachdem Sie die Abweichung analysiert und ihre Ursache ermittelt haben, muss der Manager einen Plan aufstellen, in dem Korrekturmaßnahmen, die Kontrolle kritischer Punkte und andere Mittel zur Lösung des Problems eingesetzt werden. Dies dient dazu, die Abweichung zu reduzieren und sicherzustellen, dass der Standard erfüllt wird. Dies kann Änderungen an Prozessen und/oder Verhaltensweisen beinhalten.

Einige der in einem Controlling-Prozess entdeckten Situationen erfordern möglicherweise Korrekturmaßnahmen, um das Unternehmen zu retten, während andere möglicherweise nur eine Leistung unter dem Standard sind, die korrigiert werden muss, um Prozesse zu verbessern und die Produktion wieder in den Zeitplan zu bringen. Daher können aufgrund der Dringlichkeit sofortige Maßnahmen erforderlich sein.

Korrekturmaßnahmen umfassen eine Vielzahl von Aktivitäten. Beispielsweise können Sie ändern, wie bestimmte Geschäftsvorgänge ausgeführt werden. Einige Vorgänge und Leistungen können jedoch möglicherweise nicht geändert werden und erfordern möglicherweise mehr Ressourcen. Beispielsweise könnte die Einstellung weiterer Teammitglieder die Lösung sein, um die festgestellte Abweichung zu korrigieren.

Es ist wichtig, dass Manager den Prozess von Anfang bis Ende überwachen und kontrollieren. Dies umfasst nicht nur den Controlling-Prozess, sondern auch alle geplanten Maßnahmen zur Behebung der Abweichung oder zur Neueinstellung der Standards. Ein Verständnis des Controlling-Prozesses zeigt, ob Pläne erfüllt werden und wenn nicht, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um sie zu erfüllen.

Wie der ProjectManager bei den Steuerungsprozessschritten hilft

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Arbeitsverwaltungssoftware, die Pläne verwaltet und die Leistung in Echtzeit überwacht, um Managern dabei zu helfen, aufschlussreichere Entscheidungen zu treffen. Mehrere Projektansichten machen es hybriden Teams einfach, das Tool so zu verwenden, wie sie es möchten, unabhängig davon, wo sie sich befinden, was sie tun oder über welches Fachwissen sie verfügen.

Verfolgen Sie den Fortschritt in Gantt-Diagrammen

Das Festlegen von Leistungsstandards kann in den interaktiven Gantt-Diagrammen von ProjectManager erfolgen. Es können Meilensteine ​​gesetzt, Aufgaben zugewiesen und Prioritäten und andere Tags hinzugefügt werden, um die Standards besser zu organisieren. Zur Erfassung des Plans wird eine Baseline festgelegt, die dann später verwendet werden kann, um die tatsächliche Leistung mit den festgelegten Standards und Zielen zu vergleichen. Anschließend kann der Manager das Gantt mit dem Team und den Stakeholdern teilen.

Messen Sie die Leistung auf Dashboards

Die Messung der tatsächlichen Leistung ist mit der cloudbasierten Berichtssoftware von ProjectManager genauer. Es sammelt Daten in Echtzeit und zeigt sie auf dem Live-Dashboard an, das auch mit Stakeholdern geteilt werden kann. Berichte sind eine Möglichkeit, tiefer in die Daten einzudringen. Teams können Statusberichte liefern, um ihre Leistung bei der Ausführung ihrer Aufgaben zu aktualisieren, und Manager können Berichte über Abweichungen, Arbeitsbelastung, Arbeitszeittabellen und mehr erstellen.

Arbeitsbelastung verwalten und Ressourcen neu zuweisen

Ressourcenmanagement-Tools helfen Ihnen bei der Analyse und beim Ergreifen von Korrekturmaßnahmen. Die Arbeitsbelastung ist einer der Standards, die die Produktion verlangsamen können, wenn zu wenige Teammitglieder mit zu vielen Aufgaben betraut werden. Das farbcodierte Diagramm von ProjectManager zeigt Ihnen, wer überlastet ist, und dann können Sie Ressourcen direkt aus dem Arbeitsbelastungsdiagramm neu zuweisen. Sobald die Arbeitsbelastung ausgeglichen ist, steigt die Produktion ebenso wie die Teammoral.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die bei der Steuerung von Prozessen hilft. Es verfügt über Funktionen, die Ihnen bei der Planung, Überwachung und Berichterstattung über die Leistung helfen. Mehrere Projektansichten machen es für jeden zugänglich, vom Management bis zu Teammitgliedern. Es ist perfekt für hybride Teams, die ihr Arbeitsmanagement verbessern möchten. Probieren Sie ProjectManager noch heute aus!