11 Tools für die Unternehmenskommunikation zur Steigerung der Teamleistung

Kommunikationstools sind für moderne Unternehmen das A und O

Denn jeder versäumte Termin, Engpass und jedes kleine Missverständnis sickern nach unten, um die Produktivität Ihres Teams zu beeinträchtigen.

Aber je größer Ihr Unternehmen ist, desto schneller geraten diese Probleme außer Kontrolle.

Aus diesem Grund sind dedizierte Business-Kommunikationstools zu einem festen Bestandteil von persönlichen, Remote- und Hybrid-Teams geworden.

Das Problem? Es gibt keinen Mangel an Software da draußen. Kombinieren Sie dies mit der Tatsache, dass das Onboarding Ihres Teams in neue Tools keine Kleinigkeit ist. Dies gilt insbesondere für Unternehmen.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, haben wir Sie in unserem umfassenden Leitfaden zur Unternehmenskommunikation behandelt.

Was ist überhaupt Unternehmenskommunikation?

Unternehmenskommunikation bezieht sich darauf, wie Stakeholder im Geschäft mit Kollegen (intern) und Kunden (extern) interagieren. Von Updates und Erwartungen bis hin zu Nachrichten und Ergebnissen – Unternehmen priorisieren die Kommunikation aus Gründen der Organisation, Produktivität und Verantwortlichkeit.

Und so stellen Unternehmenskommunikationstools die Software und Apps dar, die Stakeholder verwenden, um die oben genannten Interaktionen zu verwalten.

Diese Tools können basierend auf ihren jeweiligen Zielgruppen – intern und extern – in zwei Kategorien eingeteilt werden.

Interne vs. externe Unternehmenskommunikationsinstrumente

Interne Kommunikation umfasst Interaktionen, die zwischen Stakeholdern innerhalb einer Organisation stattfinden. Dazu gehören Angestellte, Leute auf C-Level und andere interne Mitarbeiter (denken Sie an Freiberufler oder Auftragnehmer).

Um diese Beziehungen zu verwalten und die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, können Unternehmen Folgendes verwenden:

• Projektmanagement-Tools
• Team-Chat-Tools
• Tools für Videokonferenzen
• Intranet- oder Wiki-Tools des Unternehmens

Auf der anderen Seite werden externe Kommunikationstools verwendet, um Schlüsselbotschaften an Kunden, Abonnenten oder Partner zu übermitteln. Zu diesen Tools können gehören:

• Marketing-Tools (denken Sie an: Social, CRM, E-Mail)
• Tools zur Kundenkommunikation (z. B. Live-Chat oder Helpdesk-Software)
• PR- und Medientools

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für die Einführung von Kommunikationstools. Allerdings ist eine Kombination aus internen und externen Tools der Schlüssel, um alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Warum Tools für die Unternehmenskommunikation so wichtig sind

Die Investition in dedizierte digitale Kommunikation sollte für Unternehmen jeder Form und Größe eine Frage des „Wann“ und nicht des „Ob“ sein.

Unternehmen. KMUs. Solo. Sie nennen es.

Betrachten Sie die gut dokumentierten Vorteile einer optimierten Kommunikation unten:

• Fördern Sie eine sinnvolle Zusammenarbeit in Ihrem Team. Wenn die Aufgaben und Ziele der Teams aufeinander abgestimmt sind, erzielen sie bessere Geschäftsergebnisse. Es gibt einen Grund, warum effektive Kommunikation und höheres Mitarbeiterengagement Hand in Hand gehen.
• Befähigen Sie Menschen, produktiver zu sein. Jüngste Untersuchungen von Teamwork zeigen, dass Mitarbeiter bis zu 25 % produktiver sind, wenn sie schnellen Zugriff auf Ergebnisse, Anforderungen und andere wichtige Projektinformationen haben. Mit den richtigen Business-Kommunikationstools können Sie all dies an einem Ort konsolidieren.
• Schaffen Sie eine stärker vernetzte Unternehmenskultur . Denkanstöße: Nur 7 % der Arbeitnehmer sind der Meinung, dass die Kommunikation am Arbeitsplatz „genau, offen und zeitnah“ erfolgt. Dies signalisiert, dass Unternehmen ihre Unternehmenskommunikation wirklich unter die Lupe nehmen müssen, um nicht nur der Produktivität, sondern auch dem Wohlergehen ihrer Mitarbeiter zu dienen.

Denken Sie auch daran, dass die Effizienz der internen Kommunikation einen direkten Einfluss darauf hat, wie Sie mit Kunden kommunizieren.

Denken Sie beispielsweise daran, dass Marketingbotschaften und Werbemittel für Kampagnen mehrere Schritte, Stakeholder und Genehmigungen erfordern.

Wenn eine Abteilung auf der gleichen Seite steht und effektiv kommunizieren kann, werden ihre Botschaften an externe Stakeholder eher ankommen.

11 Tools für die Unternehmenskommunikation zum Ausprobieren

Nachfolgend finden Sie unsere Aufschlüsselung der besten Kommunikationstools, die alle nachweislich Unternehmen zusammenbringen und Mitarbeitern helfen, besser zu kommunizieren.

Natürlich braucht kein Unternehmen unbedingt alles auf dieser Liste. Allerdings können die internen und externen Tools hier Bereiche hervorheben, in denen die Kommunikation Ihres Unternehmens möglicherweise optimiert werden muss.

Interne Kommunikationstools

Der Aufbau einer internen Kommunikationsstrategie ist ein Muss, insbesondere für entfernte und verteilte Teams. Sehen wir uns zunächst Tools an, die Ihrem Team intern helfen.

1. Asanas

Insbesondere angesichts des Aufkommens von Remote-Teams sind Projektmanagement-Tools ein Muss für große und kleine Unternehmen.

Tools wie Asana bieten Unternehmen einen einheitlichen Ort, um den Fortschritt eines bestimmten Projekts zu planen und zu verfolgen. Von Aufgaben und To-Do-Listen bis hin zu vollständigen Projektzeitleisten und Abteilungskalendern macht Asana es einfach, alles zu verfolgen mit:

• Mehrere Projektansichten (einschließlich Kanban-Boards, Listen und Kalender), die einen konstanten Puls über den Fortschritt einer Aufgabe liefern
• Die Möglichkeit, Mitarbeitern (einschließlich Einsteigern, Auftragnehmern und C-Level) Rollen und Berechtigungen zuzuweisen, um die Arbeitsabläufe strukturiert zu halten
• Automatisierte Updates und Benachrichtigungen, um den Aufgabenfortschritt ständig zu verfolgen

2. Schlaff

Es ist schwer, ein Team zu finden, das nicht Slack (oder ein ähnliches Team-Chat-Tool) verwendet, um in Verbindung zu bleiben.

Mit Slack können Sie die Kommunikation Ihres Teams in unternehmensweite, abteilungsspezifische oder rollenspezifische Kanäle organisieren. Dies ermöglicht eine sofortige, zeitnahe Kommunikation, die die Mitarbeiter nicht vollständig unterbricht oder unnötige Besprechungen verursacht. Das wohl größte Verkaufsargument von Slack ist seine Benutzerfreundlichkeit und endlose Integrationen (einschließlich vieler Tools auf dieser Liste).

3. Teamarbeit

Als Projektmanagementlösung, die fast eine Mischung aus den beiden oben genannten Tools ist, zeichnet sich Teamwork durch seine Fähigkeit aus, neben Aktualisierungen und Nachrichten auch granulare Projektdaten zu verfolgen. Sie können beispielsweise individuelle Beiträge zu einer bestimmten Aufgabe sowie die teamweite Zeit verfolgen, die für Aufgaben aufgewendet wird.

Teamwork beantwortet „was getan wurde, was getan werden muss und was als nächstes ansteht“ an einem Ort. Die Projektverfolgungsfunktionen der Plattform stellen eine enorme Zeitersparnis dar und sorgen für weniger Hin und Her zwischen den Mitarbeitern.

4. Zusammenfluss

Von internen Dokumenten und Richtlinien bis hin zu Referenzseiten und Wikis stellt Confluence eine Art „Homebase“ dar, auf die sich Teams beziehen können.

Die Plattform dient als eigenständiges Projektmanagement-Tool, bietet Teams aber auch ein digitales Whiteboard, um nach Bedarf Brainstormings durchzuführen und Notizen zu machen. Die Funktionen von Confluence sind ein weiteres Beispiel dafür, wie Sie die Unternehmenskommunikation konsolidieren können, anstatt zwischen mehreren Apps, Posteingängen oder internen Laufwerken zu wechseln.

5. Bambus von Sprout

Arbeitnehmervertretung ist derzeit in aller Munde. Bambu befähigt Ihre Teamkollegen intern, das Maximum an externen Marketingbotschaften zu verdienen.

Bambu macht es beispielsweise einfach, die größten Ankündigungen und neuesten Blog-Posts Ihrer Marke zu promoten. Anstatt individuelle Updates oder Bildunterschriften zu erstellen, bietet die Plattform Vorlagen, Inspiration und kreative Optionen, um Ihre Social-Posts-Botschaften auf die ansprechendste Art und Weise zu verstärken.

6. Wähltasten

Dialpad stellt eine All-in-One-Videokonferenz-, Chat- und Telefonlösung dar, die sich ideal für verteilte Teams eignet.

Dialpad ist aufgrund seiner Unternehmensklientel vielleicht die „unternehmenstauglichste“ unserer Unternehmenskommunikation. Dialpad bietet eine Reihe von Funktionen zur Verbesserung der Teamkommunikation. Dazu gehören KI-Tools wie Anrufstimmungsanalyse, automatisierte Notizen zum Umgang mit Verkaufseinwänden und automatische Anruftranskriptionen.

Externe Kommunikationstools

In der zweiten Hälfte unserer Aufschlüsselung werden wir uns externe Tools ansehen, die Sie möglicherweise als Teil Ihres Marketing-Technologie-Stacks in Betracht ziehen.

7. Sprießen Sie sozial

Keine Überraschungen hier! Sprout Social ist ein leistungsstarkes All-in-One-Tool zur Optimierung der internen und externen Kommunikation in Bezug auf soziale Medien.

Wie? Zunächst einmal ermöglichen wir es Teams, alle ihre sozialen Nachrichten und Benachrichtigungen an einem Ort zu konsolidieren. Dies bedeutet nicht nur weniger Wechsel zwischen den Plattformen, sondern versetzt Teams auch in die Lage, über kollaborative Funktionen schneller auf mehr Nachrichten zu reagieren. Die Möglichkeit, Ihre Posteingänge zu kombinieren, ist eine enorme Zeitersparnis und gibt Ihnen ebenfalls einen umfassenderen Überblick über Ihre Kundenkommunikation.

Darüber hinaus dient Sprout auch als Basis für alle Ihre externen sozialen Inhalte.

Aktualisierungen und Ankündigungen. Videos und Bilder. Geschichten, Reels und alles dazwischen.

Mit Sprout können Sie Ihre Inhalte in mehreren sozialen Netzwerken gleichzeitig planen und optimieren. Wenn Sie alle Ihre Social-Media-Assets und -Updates auf einer einzigen Plattform haben, können Sie Ihre Reichweite maximieren und Ihre Botschaft schneller an die entsprechenden Zielgruppen übermitteln.

Und wir hören hier nicht auf!

Im Folgenden finden Sie einige weitere Möglichkeiten, wie Sie Sprout als Tool für die Unternehmenskommunikation verwenden können:

• Entwicklung und Einführung Ihres Social-Media-Krisenplans
• Wichtige soziale Gespräche und Rufe anhören, um Möglichkeiten aufzudecken, einzugreifen oder Fragen für Kunden zu beantworten
• Förderung der teamübergreifenden Zusammenarbeit und einheitlichen Kommunikation zwischen Ihrer gesamten Marketingabteilung (einschließlich Social-, Design- und Content-Marketing)

8. SendinBlue

Während Marketingtrends kommen und gehen, bleibt E-Mail ein fester Bestandteil der externen Kommunikation.

Newsletter. Willkommensnachrichten. Winback-Kampagnen. Die Liste geht weiter.

Plattformen wie SendinBlue sind skalierbar und machen es zum Kinderspiel, automatisierte Workflows für jede erdenkliche Kampagne einzurichten. Die Möglichkeit, Engagement-Metriken zu bewerten und Ihre Kampagnen im Laufe der Zeit zu optimieren, bedeutet, dass Sie Ihre Marketingbotschaften optimal in den Blick nehmen können.

9. HubSpot

Die Suite von HubSpot-Tools für die Unternehmenskommunikation umfasst ein robustes CRM, eine E-Mail-Marketing-Plattform und ein CMS in einem.

All dies auf einer Plattform zu haben, gibt Vermarktern die Möglichkeit, ihre Kunden und ihre Bedürfnisse besser zu verstehen.

Mit welchen Inhalten beschäftigen sich unsere Leads beispielsweise am meisten? Was ist unser häufigster Verkaufseinwand? Welche unserer Kampagnen führt zu den direktesten Einnahmen?

Mit HubSpot haben Sie einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Marketingkanäle und ebenso darauf, wie Ihre Kunden ticken.

10. Mistregal

PR und Beziehungen zu Bloggern, Journalisten und Medien sind der Schlüssel für Unternehmen, die sich die dringend benötigte Aufmerksamkeit verdienen möchten.

Tools wie Muck Rack beschleunigen das Auffinden relevanter Outreach-Ziele und deren Platzierung. Die Plattform bietet sofortigen Zugriff auf Tausende von Journalisten und ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt Ihrer Pitching-Kampagnen zu verfolgen und den Prozess der Durchführung von Follow-ups nach Bedarf zu automatisieren.

11. Kurzschrift

Shorthand ist ein selbsternanntes „Scrolllytelling“-Tool, das es Benutzern ermöglicht, digitale Erlebnisse (wie Websites und Zielseiten) zu erstellen, um sie mit Kunden zu teilen. Das Tool verfügt über eine Vielzahl von Team-Collaboration-Funktionen, die es Autoren, Designern und anderen Vermarktern leicht machen, zusammenzukommen, um die überzeugendsten Geschichten zu erstellen.

Nachfolgend finden Sie eine Momentaufnahme der Funktionsweise der Plattform:

So wählen Sie Ihre Tools für die Unternehmenskommunikation aus

Wir verstehen: Die Wahl zwischen Tools kann schwierig sein.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie auf der Suche nach einer Unternehmenslösung sind.

Lassen Sie uns zum Abschluss noch ein paar wichtige Details durchgehen, die Ihnen dabei helfen, schneller eine Entscheidung zu treffen.

Denken Sie an Ihr Budget

Kinderspiel, oder? Die meisten SaaS-Tools erfordern ausgehandelte Preise für größere Teams. Versuchen Sie trotzdem, Lösungen auszuwählen, die angemessen skalierbar sind und keine nutzungsbasierten Preise beinhalten.

Das Onboarding sollte ein Kinderspiel sein

Idealerweise sollten Sie in der Lage sein, Unternehmenskommunikationstools so schnell wie möglich in Ihrem Team einzuführen und einzuführen. Viele Tools unternehmen große Anstrengungen, um Teams beim Onboarding zu schulen und zu stärken. Einige werden im Grunde Ihre Hand während des Prozesses halten, um es weniger entmutigend zu machen.

Asana bietet beispielsweise eine Menge Ressourcen, Leitfäden und Videos, um Teams den Einstieg zu erleichtern.

Zweifle nicht an der Sicherheit

Sicherheitsaspekte für jede Software und Ihre geschäftlichen Kommunikationstools sind nicht anders. Potenzielle Datenschutzverletzungen oder Datenverlust sind keine Option, wenn Sie mit sensiblen Unternehmensmaterialien arbeiten.

Beispielsweise haben viele Unternehmen während der Pandemie standardmäßig auf Zoom gesetzt. Die anhaltenden Datenschutzbedenken zeigen jedoch, wie die Auswahl eines Tools vor dem Einkaufen später zu Kopfschmerzen führen kann.

Überprüfen Sie die Integrationen mit Ihrer aktuellen Software

Wie bereits erwähnt, ist alles, was Sie tun können, um Tools und Kommunikation zu konsolidieren, von Vorteil. Die meisten wichtigen Kommunikationstools sind miteinander verbunden, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig Benachrichtigungs-Spam zu reduzieren.

Nachfolgend finden Sie eine Momentaufnahme von zwei der beliebtesten Integrationen von Sprout für interne und externe Kommunikation.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikationstools eine Erfolgsbilanz aufweisen

Lesen Sie im Zweifelsfall die Bewertungen! Obwohl nichts dagegen einzuwenden ist, brandneue Tools zu testen, empfehlen wir, sich an eine „erprobtere“ Plattform für die Kommunikation zu halten.

Bewertungsseiten wie G2 können aufzeigen, welche Apps langjährige Nutzer und die zufriedensten Kunden haben. Einblicke von Käufern können ebenfalls bestimmte Funktionen oder Bedenken aufschlüsseln, die für Ihr Team relevant sein könnten.

Welche Tools der Unternehmenskommunikation nutzen Sie?

Wenn Sie möchten, dass Ihre Teams effektiver kommunizieren, beginnen Sie mit Ihrem Tech-Stack.

Jede Kombination der oben genannten Tools ist ein solider Ausgangspunkt für den Aufbau eines stärker vernetzten und ausgerichteten Unternehmens. Dies erleichtert nicht nur das Leben Ihrer Mitarbeiter, sondern befähigt auch Ihr Team, die richtige Botschaft an Ihre Kunden zu senden.

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, lesen Sie unbedingt unseren Leitfaden zur Verbesserung Ihrer Fähigkeiten in der Unternehmenskommunikation, um genau das zu tun.