Was ist eine Kostenbasis im Projektmanagement? Eine Kurzanleitung

Die meisten Projekte haben Stakeholder, die eine Rendite auf ihre Investition erwarten. Dazu muss das Projekt seine Deadline einhalten und innerhalb des Budgets bleiben. Um ein Projektbudget zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Kostenbasis erstellen, damit Sie die geplanten Ausgaben mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen können.

Anhand dieser Kostenbasis können Sie Kostenschätzungen für jede Aufgabe Ihres Projekts erstellen und sehen, ob Sie das Ziel erreichen oder zu viel ausgeben. Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um dieses grundlegende Konzept des Kostenmanagements vollständig zu verstehen und wie Sie es verwenden können, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Was ist eine Kostenbasis im Projektmanagement?

Eine Kostenbasis ist das Budget, das für das Projekt genehmigt wurde, aufgeschlüsselt in eine Liste von Gehältern, Materialien, Ausrüstung und mehr. Es ist die Summe der Kostenschätzungen für alle Aufgaben in Ihrem Projektplan. Sobald Sie eine Kostenbasis haben, müssen Sie eine Verwaltungsreserve hinzufügen, bei der es sich um einen Teil des Projektbudgets handelt, der als Notfallreserve für die Managementkontrolle und unerwartete Kosten verwendet wird. Diese beiden Elemente bilden Ihr Projektbudget.

Das Erstellen eines Budgets ist der erste Schritt bei der Verfolgung Ihrer Ausgaben. Wie jede Projektmanagement-Baseline wird eine Kostenbaseline verwendet, um die tatsächlichen Ausgaben mit den geschätzten Kosten zu vergleichen.

Idealerweise sollten die Kostenschätzungen und die tatsächlichen Projektkosten übereinstimmen oder, noch besser, die tatsächlichen Kosten sollten niedriger sein als die Kostenbasis. Wenn die tatsächlichen Kosten höher sind, haben Sie zu viel ausgegeben. Dies weist darauf hin, dass Ihr Projekt aufgrund von Budgetüberschreitungen zu scheitern droht.

Sie möchten die Baseline zwischen der Projektplanungsphase und dem Beginn der Projektausführung festlegen. Die Budgetbasis sollte nicht angetastet werden, es sei denn, es gibt eine wesentliche Änderung des Projektumfangs, der Ressourcen oder der Kostenschätzungen; B. Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder Verlust wichtiger Ressourcen. Der Budgetbasisplan kann nur durch eine Änderungsanforderung geändert werden.

Die Verwendung von Projektmanagement-Software hilft Ihnen, die Kosten in Ihrem Projekt zu verfolgen. ProjectManager ist eine preisgekrönte Kostenmanagementsoftware, mit der Sie einen Projektbasisplan festlegen und Ihre tatsächlichen Kosten mit Ihren Kostenschätzungen vergleichen können. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!

Was ist in einer Projektkostenbasis enthalten?

Eine Kostenbasis ist der genehmigte Ausgabenplan über den Lebenszyklus des Projekts. Es umfasst alle Projektaktivitäten, Aufgaben und zugehörigen Ressourcen, die für ein Projekt benötigt werden.

Dazu gehören alle Rücklagen für unvorhergesehene Fälle, die für potenzielle Probleme vorgesehen sind, die Sie in einer Risikoanalyse identifizieren. Diese Probleme können das Projekt in Verzug bringen, die Qualität der Ergebnisse beeinträchtigen und natürlich dazu führen, dass Sie das Budget überschreiten.

Warum sind sie wichtig?

Das Festlegen einer Kostenbasis ist wichtig, da es wichtig ist, Ihr Projektbudget einzuhalten. Das Überschreiten des Budgets ist ein sicheres Zeichen dafür, dass Ihr Projekt in die falsche Richtung geht. Verfehlen Sie das Ziel mit dem Budget, und Sie werden einige unzufriedene Stakeholder haben.

Die Kostenbaseline ist ein Endergebnis, aber auch eine Möglichkeit, Kostenabweichungen, Kostenleistung und den geplanten Aufwand im Vergleich zum tatsächlichen Aufwand zu bewerten. Ohne eine Baseline haben Sie nichts, woran Sie Ihre Ausgaben messen und die Kosten kontrollieren können. Wenige Dinge sind bei der Verwaltung eines Projekts wichtiger als das Kostenmanagement.

So erstellen Sie eine Kostenbasis

Die Erstellung einer Kostenbasis beginnt mit der Schätzung der gesamten Projektkosten. Dazu gehören die Aufgaben und die Ressourcen, die zu ihrer Erfüllung benötigt werden. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist Aufgabe für Aufgabe. Schätzen Sie die Kosten für Arbeit, Material usw. und addieren Sie alles zusammen. Dies ist das ursprünglich geschätzte Budget für das Projekt.

Denken Sie daran, dass die wahren Kosten einer Aufgabe während der Planungsphase des Projekts möglicherweise nicht klar sind. Sie könnten feststellen, dass Materialkosten gestiegen sind oder andere unvorhergesehene Mehrkosten entstehen. Möglicherweise benötigen Sie auch mehr Zeit, um Ihr Projekt abzuschließen, was sich ebenfalls auf die Kosten auswirkt.

Deshalb ist es wichtig, im Budget eine Reserve für unvorhergesehene Ausgaben zu haben, um Projektrisiken zu begegnen. Sobald dies alles eingerichtet ist, möchten Sie Ihr Projekt mit einer Projektmanagement-Software verwalten. Auf diese Weise können Sie eine Projektbasis festlegen und die Projektabweichung während der Arbeit automatisch berechnen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektbudget und einer Kostenbasis?

Die Verwirrung ist verständlich, da es sich bei beiden um Kostenmanagement-Tools handelt, aber eine Kostenbasis nicht dasselbe ist wie ein Projektbudget. Stattdessen ist die Kostenbasis der erste Schritt zur Erstellung eines Projektbudgets. Zuerst müssen Sie alle Kostenschätzungen für jede Projektaufgabe sammeln und eine Managementreserve für unerwartete Ausgaben hinzufügen. Sobald Sie diese haben, können Sie ein Projektbudget erstellen, das alle Mittel enthält, die für die Durchführung Ihres Projekts erforderlich sind.

Wenn Ihr Projekt beginnt, wird das Projektbudget verwendet, um die Projektkosten zu genehmigen und die Ausgaben zu verfolgen, während die Kostenbasis verwendet wird, um die tatsächlichen Kosten des Projekts mit den Kostenschätzungen zu vergleichen, die zuerst in der Kostenbasis erfasst wurden.

Die Kostenbaseline wird auch als Metrik zur Messung der Kostenleistung verwendet. Ihr Budget ist die beste Schätzung für die erwarteten Kosten des Projekts. Daher können Sie die Kostenbasis als Budgetbasis bezeichnen, da es sich um ein Lineal handelt, mit dem Sie die Kostenleistung messen.

Eine Kostenbasis wird verwendet, um das Budget zu messen, während die Erstellung des Budgets selbst Teil des Projektplanungsprozesses ist. Die Budgetierung erfolgt zu Beginn, während die Kosten-Baselines ein Kostenmanagement-Tool sind, um den Fortschritt während der Ausführung zu messen.

So legt ProjectManager Ihre Budgetbasis fest

Das Erstellen einer Kostenbasis ist eine der effektivsten Methoden, um die Kostenleistung Ihres Projekts zu messen. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware, die Ihre Projektdaten in Echtzeit erfasst und Ihnen die Informationen liefert, die Sie benötigen, um fundierte Kostenmanagemententscheidungen zu treffen und Ihr Projekt wie geplant am Laufen zu halten.

Planen Sie auf Gantt-Diagrammen

Bevor Sie eine Kostenbasis festlegen können, müssen Sie einen Projektplan erstellen. Mit dem Online-Gantt-Diagramm von ProjectManager können Sie Ihre Arbeit auf einer visuellen Zeitachse darstellen, Abhängigkeiten verknüpfen und Meilensteine ​​setzen. Sobald Sie fertig sind, können Sie nach dem kritischen Pfad filtern und eine Zeitplanbasis festlegen, um Ihren Fortschritt zu messen. All dies ist im Gantt-Diagramm ersichtlich, das mit dem gesamten Projektteam geteilt werden kann.

Verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit auf Dashboards

Für eine allgemeine Ansicht des Projekts können Sie das Echtzeit-Dashboard von ProjectManager verwenden. Das Dashboard ist eingerichtet und bereit, Projektkosten, Projektabweichungen (und vieles mehr!) zu messen, die alle automatisch in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt werden.

Erstellen Sie sofort Abweichungsberichte

Stakeholder möchten wissen, dass Sie Ihr Budget einhalten. ProjectManager verfügt über One-Click-Berichte, die den Projekt- und Portfoliostatus anzeigen. Es gibt auch einen Projektabweichungsbericht. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die Informationen anzuzeigen, die Sie sehen möchten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Ihre Aufgaben, Teams und Projekte organisiert, damit Sie Ihr Budget und Ihren Zeitplan einhalten können. Die kollaborative Plattform von ProjectManager verbindet Teams und gibt Managern die Transparenz, die sie benötigen, um alle auf Kurs zu halten. Schließen Sie sich Zehntausenden von Teams von der NASA bis zu Ralph Lauren an, die ProjectManager verwenden, um pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus.