Kosten-Nutzen-Analyse für Projekte: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Beim Management eines Projekts müssen viele wichtige Entscheidungen getroffen werden. Projektmanager sind bestrebt, die Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig die höchste Kapitalrendite und andere Vorteile für ihr Unternehmen oder ihre Organisation zu erzielen. Eine Kosten-Nutzen-Analyse (CBA) ist genau das, was sie brauchen, um ihnen dabei zu helfen.

In einem Projekt gibt es immer etwas, das ausgeführt werden muss, und jede Aufgabe ist mit Kosten und erwartetem Nutzen verbunden. Aufgrund der hohen Einsätze treffen gute Projektmanager Entscheidungen nicht nur nach Bauchgefühl. Sie ziehen es vor, das Risiko nach besten Kräften zu minimieren und handeln nur, wenn mehr Gewissheit als Ungewissheit besteht.

Aber wie können Sie das in einer Welt mit unzähligen Variablen und sich ständig verändernden Wirtschaftsbedingungen erreichen? Die Antwort: Konsultieren Sie harte Daten, die mit Projektmanagement-Software, Reporting-Tools, Diagrammen und Tabellenkalkulationen gesammelt wurden. Sie können diese Daten dann verwenden, um Ihre Entscheidungen mit einem Prozess namens Kosten-Nutzen-Analyse (CBA) zu bewerten. Der intelligente Einsatz von Kosten-Nutzen-Analysen hilft Ihnen, kosteneffektive Entscheidungen zu treffen und die Gewinne sowohl für Ihr Projekt als auch für Ihre Organisation zu maximieren.

Bevor wir erklären, wie man eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführt, wollen wir kurz definieren, was es ist.

Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse?

Eine Kosten-Nutzen-Analyse (CBA) ist ein Verfahren, mit dem Kosten und Nutzen von Entscheidungen abgeschätzt werden, um die kostengünstigste Alternative zu finden. Eine CBA ist eine vielseitige Methode, die häufig für Geschäfts-, Projekt- und öffentliche Entscheidungen verwendet wird. Eine effektive CBA bewertet die folgenden Kosten und Vorteile:

Kosten

• Direkte Kosten
• Indirekte Kosten
• Immaterielle Kosten
• Opportunitätskosten
• Kosten möglicher Risiken

Vorteile

• Direkte
• Indirekt
• Totale Vorteile
• Nettoleistungen

Wir werden diese Kosten und Vorteile in unserem Beispiel für eine Kosten-Nutzen-Analyse weiter unten erläutern.

Den Überblick über all diese Zahlen zu behalten, wird mit einer Projektmanagement-Software erleichtert. Zum Beispiel hat ProjectManager eine Blattansicht, die genau wie ein Gantt ist, aber ohne eine visuelle Zeitleiste. Sie können von der Gantt- zur Tabellenansicht hin und her wechseln, wenn Sie Ihre Kosten nur in einer Tabelle anzeigen möchten. Sie können beliebig viele Spalten hinzufügen und das Blatt filtern, um nur die relevanten Daten zu erfassen. Den Überblick über Ihre Kosten und Nutzen zu behalten, ist das, was ein erfolgreiches Projekt ausmacht. Verwenden Sie unser Tool, um die Kontrolle zu erhalten, die Sie benötigen, indem Sie diese kostenlose Testversion nutzen.

Kosten-Nutzen-Analyse im Projektmanagement

Im Projektmanagement wird eine Kosten-Nutzen-Analyse verwendet, um die Kosten im Vergleich zu den Vorteilen in Ihrem Projektvorschlag und Geschäftsfall zu bewerten. Es beginnt mit einer Liste, wie so viele Prozesse.

Es gibt eine Liste aller Projektausgaben und die erwarteten Vorteile nach erfolgreicher Durchführung des Projekts. Daraus können Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis (CBR), den Return on Investment (ROI), die interne Rendite (IRR), den Nettobarwert (NPV) und die Amortisationszeit (PBP) berechnen.

Siehe auch: Kostenlose Vorlage für Kosten-Nutzen-Analysen für Excel

Ob der Nutzen die Kosten überwiegt oder nicht, entscheidet darüber, ob Maßnahmen gerechtfertigt sind oder nicht. Wenn die Kosten 50 Prozent des Nutzens betragen und die Amortisationszeit nicht mehr als ein Jahr beträgt, lohnt es sich in den meisten Fällen, Maßnahmen zu ergreifen.

Der Zweck der Kosten-Nutzen-Analyse

Der Zweck der Kosten-Nutzen-Analyse im Projektmanagement besteht darin, einen systemischen Ansatz zu haben, um die Vor- und Nachteile verschiedener Wege durch ein Projekt herauszufinden, einschließlich Transaktionen, Aufgaben, Geschäftsanforderungen und Investitionen. Die Kosten-Nutzen-Analyse bietet Ihnen Optionen und den besten Ansatz, um Ihr Ziel zu erreichen und gleichzeitig Investitionen zu sparen.

Es gibt zwei Hauptzwecke bei der Verwendung von CBA:

1. Um festzustellen, ob der Business Case des Projekts solide, vertretbar und durchführbar ist, indem Sie herausfinden, ob seine Vorteile die Kosten überwiegen.
2. Um eine Basis für den Vergleich von Projekten zu bieten, indem festgestellt wird, welcher Projektnutzen größer ist als seine Kosten.

So führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch

Laut Economist gibt es CBA schon seit langem. 1772 schrieb Benjamin Franklin über seine Verwendung. Aber das Konzept der CBA, wie wir es kennen, stammt von Jules Dupuit, einem französischen Ingenieur, der den Prozess 1848 in einem Artikel skizzierte.

Seitdem hat sich der CBA-Prozess stark weiterentwickelt. Gehen wir diese Checkliste durch, um zu lernen, wie man eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführt:

1. Was sind die Ziele und Zielsetzungen des Projekts?

Erstellen Sie einen Business Case für Ihr Projekt und geben Sie seine Ziele und Zielsetzungen an.

2. Was sind die Alternativen?

Bevor Sie wissen können, ob das Projekt richtig ist, müssen Sie es mit ähnlichen früheren Projekten vergleichen, um zu sehen, was der beste Weg nach vorne ist. Sie können ihre Erfolgsmetriken wie Return on Investment, interne Rendite, Amortisationszeit und Nutzen-Kosten-Verhältnis schnell überprüfen.

3. Wer sind die Stakeholder?

Listen Sie alle Projektbeteiligten auf. Sie sind diejenigen, die von Kosten und Nutzen betroffen sind. Beschreiben Sie, welche davon Entscheidungsträger sind.

4. Wie messen Sie Kosten und Nutzen?

Sie müssen sich für die Metriken entscheiden, die Sie verwenden, um alle Kosten und Vorteile zu messen. Einige von ihnen haben einen Dollarwert, während andere andere Metriken benötigen. Und wie werden Sie über diese Kennzahlen berichten?

Der Prozess kann mit Projektmanagement-Software erheblich verbessert werden. ProjectManager verfügt über One-Click-Berichte, mit denen Sie acht verschiedene Projektberichte erstellen können. Erhalten Sie Daten zum Projektstatus, Abweichungen und mehr. Berichte können einfach als PDF-Dateien geteilt oder für Stakeholder ausgedruckt werden. Filtern Sie beliebige Berichte, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie gerade benötigen.

5. Wie sehen Kosten und Nutzen aus?

Sehen Sie sich die Kosten und Vorteile des Projekts an, weisen Sie ihnen einen monetären Wert zu und bilden Sie sie über einen relevanten Zeitraum ab. Es ist wichtig zu verstehen, dass CBA den monetären Wert der gegenwärtigen und zukünftigen Kosten und Vorteile schätzt.

6. Was ist die gemeinsame Währung?

Wie im letzten Schritt erwähnt, können Sie den aktuellen Geldwert von Kosten und Nutzen nicht mit zukünftigen Raten vergleichen. Aus diesem Grund müssen Sie den Zeitwert des Geldes, den Diskontsatz und den Barwert der Cashflows berechnen.

In einigen Fällen ist der Nutzen eines Projekts jedoch nicht in Geldwert messbar. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, sollten Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen.

7. Was ist der Diskontsatz?

Der Abzinsungssatz wird verwendet, um den Barwert der zukünftigen Cashflows zu berechnen, die in Ihr Projekt ein- oder ausfließen.

8. Wie hoch ist der Nettobarwert des Projekts?

Der Barwert eines Projekts ist eine Messung des Gewinns, der berechnet wird, indem die Barwerte der Geldabflüsse von den Barwerten der Geldzuflüsse über einen bestimmten Zeitraum subtrahiert werden.

9. Was ist die Sensitivitätsanalyse?

Eine Sensitivitätsanalyse ist eine Wahrscheinlichkeitsmethode, die im Management und in der Wirtschaft verwendet wird, um festzustellen, wie sich Unsicherheit auf Ihre Entscheidungen, Kosten und Gewinne auswirkt.
In einem Projektmanagement-CBA wird die Sensitivitätsanalyse verwendet, um das Nutzen-Kosten-Verhältnis wahrscheinlicher Szenarien zu bestimmen. Sie können Excel oder eine spezialisiertere Software verwenden, um Sensitivitätsanalysen durchzuführen.

10. Was tun Sie, wenn Ihre CBA abgeschlossen ist?

Der letzte Schritt nach dem Sammeln all dieser Daten besteht darin, die von der CBA empfohlene Wahl zu treffen, die diejenige mit dem höchsten Nutzen-Kosten-Verhältnis ist.

Beispiel einer Kosten-Nutzen-Analyse

Lassen Sie uns diese Theorie nun in die Praxis umsetzen. Für unser Beispiel einer Kosten-Nutzen-Analyse führen wir eine Bewertung eines Projekts durch, dessen Hauptziel die Lieferung eines Produkts ist.

Kosten

• Direkte Kosten: Dies sind alle Kosten, die direkt mit der Herstellung des Produkts zusammenhängen. Wie Materialien, Ausrüstung, Arbeit usw.
• Indirekte Kosten: Andere Ausgaben, die nicht direkt mit dem Produkt zusammenhängen, wie Miete, Nebenkosten oder Transportkosten.
• Immaterielle Kosten: Alle anderen Kosten, die nicht quantifiziert werden können, wie z. B. der Markenschaden, wenn der Markt nicht positiv auf das Produkt reagiert.
• Opportunitätskosten: Der Verlust von Chancen, der entsteht, wenn eine Entscheidung statt einer anderen getroffen wird. Beispielsweise könnten Sie sich entschieden haben, ein Produkt herzustellen, das rentabler hätte sein können als das, für das Sie sich entschieden haben.
• Kosten potenzieller Risiken: Jedes Projekt ist anfällig für eine Vielzahl von Risiken. Sie sollten immer bedenken, dass Sie irgendwann unerwartete Kosten haben könnten.

Vorteile

• Direkter Nutzen: Der messbare Nutzen in Geldwert, den Sie aus dem Projekt ziehen. In diesem Fall der mit Ihrem Produkt erzielte Umsatz, Umsatz und Gewinn.
• Indirekte Vorteile: Vorteile, die Sie wahrnehmen, aber nicht unbedingt messen können, wie z. B. eine erhöhte Markenbekanntheit.

Nachdem Sie nun die Kosten und Vorteile Ihres Projekts kennen, ist es an der Zeit, ihnen einen Geldwert zuzuordnen. In diesem Fall können wir das nur mit unseren direkten und indirekten Kosten und unserem direkten Nutzen tun. Sie sollten jedoch andere Metriken wie Key Performance Indicators denen zuordnen, die nicht mit einem Dollarbetrag gemessen werden können.

Sobald Sie den Dollarwert Ihrer Kosten und Vorteile anhand von Daten aus früheren Projekten geschätzt haben, müssen Sie diese vergleichen, um zu sehen, ob die Kosten die Vorteile überwiegen.

Um jedoch eine zuverlässigere CBA zu erstellen, benötigen Sie eine Sensitivitätsanalyse, um verschiedene Szenarien zu bewerten und wie sich diese auf Ihr Kosten-Nutzen-Verhältnis auswirken. Probieren Sie beispielsweise verschiedene Anforderungsniveaus auf Ihrer linearen Programmiergleichung aus.

Es ist wichtig, dass Sie bedenken, dass je nach Zeitrahmen Ihres Projekts Cashflows zu unterschiedlichen Zeiten ein- und ausgehen können. Aus diesem Grund müssen Sie den Zeitwert des Geldes, den Abzinsungssatz und den Kapitalwert berücksichtigen, wenn Sie die Kosten-Nutzen-Cashflows vergleichen.

Erfassen Sie alle Kosten und Vorteile mit einer Projektmanagement-Software. Aber im Gegensatz zu vielen Apps mit minderwertigen To-Do-Listen hat ProjectManager eine dynamische Listenansicht. Es fügt Priorität, benutzerdefinierte Tags hinzu und Sie können Teammitglieder zuweisen, die jedes Element besitzen. Unser Cloud-basiertes Tool verfolgt auch automatisch in Echtzeit den Fertigstellungsgrad für jeden Artikel. Alle Daten, die Sie in unserer Listenansicht sammeln, sind auch im gesamten Tool sichtbar. Verwenden Sie die gewünschte Ansicht, sie werden alle live aktualisiert und stehen Ihnen zur Arbeit bereit.

Wie genau ist die Kosten-Nutzen-Analyse?

Wie genau ist CBA? Die kurze Antwort lautet: Es ist so genau wie die Daten, die Sie in den Prozess eingeben. Je genauer Ihre Schätzungen sind, desto genauer sind Ihre Ergebnisse.

Einige Ungenauigkeiten werden durch Folgendes verursacht:

• Sich zu stark auf Daten vergangener Projekte zu verlassen, insbesondere wenn sich diese Projekte in Funktion, Größe usw. von dem unterscheiden, an dem Sie gerade arbeiten
• Verwenden Sie subjektive Eindrücke, wenn Sie Ihre Bewertung abgeben
• Die unsachgemäße Verwendung von Heuristiken (Problemlösung mit einer praktischen Methode, die nicht garantiert ist), um die Kosten für immaterielle Werte zu ermitteln
• Bestätigungsverzerrung oder nur die Verwendung von Daten, die das belegen, was Sie finden möchten

Gibt es Einschränkungen bei der Kosten-Nutzen-Analyse?

Die Kosten-Nutzen-Analyse eignet sich am besten für kleinere bis mittelgroße Projekte, deren Fertigstellung nicht zu lange dauert. In diesen Fällen kann die Analyse Entscheidungsträgern helfen, das Nutzen-Kosten-Verhältnis ihrer Projekte zu optimieren.

Große Projekte, die über einen langen Zeitraum laufen, können jedoch hinsichtlich der KNA problematisch sein. Es gibt externe Faktoren wie Inflation, Zinssätze usw., die die Genauigkeit der Analyse beeinflussen. In diesen Fällen kann die Berechnung des Kapitalwerts, des Zeitwerts des Geldes, der Abzinsungssätze und anderer Kennzahlen für die meisten Projektmanager kompliziert sein.

Es gibt andere Methoden, die CBA bei der Bewertung größerer Projekte ergänzen, wie z. B. NPV und IRR. Insgesamt ist die Verwendung von CBA jedoch ein entscheidender Schritt bei der Entscheidung, ob ein Projekt es wert ist, weiterverfolgt zu werden.

Vorlagen zur Unterstützung Ihrer Kosten-Nutzen-Analyse

Während Sie an der Berechnung der Kosten-Nutzen-Analyse Ihres Projekts arbeiten, können Sie Hilfe von einigen der kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen erhalten, die wir auf unserer Website anbieten. Wir haben Dutzende von kostenlosen Vorlagen, die jede Phase des Projektlebenszyklus unterstützen. Verwenden Sie diese drei für die Kosten-Nutzen-Analyse.

RACI-Matrix

Einer der Schritte bei der Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse (wie oben beschrieben) beinhaltet die Identifizierung der Stakeholder in Ihrem Projekt. Sie müssen diese Stakeholder auflisten, aber unsere kostenlose RACI-Matrixvorlage geht noch einen Schritt weiter, indem sie aufzeigt, wer was wissen muss. RACI ist ein Akronym für verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert. Indem Sie diese Vorlage ausfüllen, organisieren Sie Ihr Team und Ihre Stakeholder und halten alle auf dem gleichen Stand.

Projektbudget

Sie können keine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, ohne zuerst alle Ihre Ausgaben zu skizzieren. Hier kommt unsere kostenlose Projektbudgetvorlage ins Spiel. Sie hilft Ihnen, alle Ausgaben im Zusammenhang mit Ihrem Projekt zu erfassen, darunter Arbeitskosten, Beraterhonorare, Rohstoffpreise, Softwarelizenzen und Reisen. Es gibt sogar Platz für andere Posten wie Telefongebühren, Mietfläche, Büroausstattung, Verwaltung und sogar Versicherungen. Ein gründliches Budget sorgt für eine genauere Kostenanalyse.

Projektrisikoregister

Sie haben Ihre Stakeholder identifiziert und Ihr Budget umrissen, aber es gibt immer das Unbekannte, mit dem Sie sich auseinandersetzen müssen. Das dürfen Sie nicht dem Zufall überlassen: Sie müssen Risiken managen, deshalb ist unser kostenloses Projektrisikoregister so wichtig. Verwenden Sie es, um die mit dem Projekt verbundenen Risiken zu skizzieren. Es gibt Stellen, an denen die Beschreibung des Risikos, seine Auswirkungen, die Höhe des Risikos und die dafür verantwortlichen Personen aufgeführt werden können. Indem Sie ein gutes Risikoregister führen, können Sie die Variablen in Ihrem Projekt kontrollieren und eine bessere Kosten-Nutzen-Analyse erstellen.

Machen Sie jedes Projekt rentabel mit ProjectManager

Egal, wie hoch Ihre Kapitalrendite auf dem Papier auch sein mag, ein Großteil dieses Wertes kann bei einer schlechten Ausführung Ihres Projekts verpuffen. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die über die Tools verfügt, die Sie benötigen, um das Potenzial Ihres Projekts auszuschöpfen. Zuerst brauchen Sie einen luftdichten Plan.

Planung

Unsere Online-Gantt-Diagramme verfügen über Funktionen zum Planen Ihrer Projekte und zum Organisieren Ihrer Aufgaben, damit sie zu einem erfolgreichen Endergebnis führen. Wenn sich die Dinge ändern, und das werden sie, ist das Gantt einfach zu bearbeiten, sodass Sie schnell schwenken können.

Resourcenmanagement

Ein weiterer Haken, der ein Projekt aufhalten kann, sind Ihre Ressourcen. ProjectManager verfügt über Ressourcenmanagement-Tools, die Ihre Materialien, Verbrauchsmaterialien und Ihre wertvollste Ressource verfolgen: das Projektteam. Wenn sie überarbeitet sind, sinkt die Moral und die Produktion leidet.

Die Workload-Seite im ProjectManager ist farblich gekennzeichnet, um anzuzeigen, wer woran arbeitet, und bietet Ihnen die Tools, die Sie neu zuweisen können, um die Workload ausgeglichen und das Team produktiv zu halten.

Echtzeit-Kostenverfolgung

Der sicherste Weg, ein Projekt zu töten, besteht darin, Geld zu verschwenden. Mit ProjectManager können Sie von Anfang an ein Budget für Ihr Projekt festlegen. Diese Zahl wird dann in Berichten und in den Diagrammen und Grafiken des Echtzeit-Dashboards wiedergegeben, sodass Sie immer wissen, wie sich die Kosten auf Ihr Projekt auswirken. ProjectManager verfügt über die Funktionen, die Sie benötigen, um Ihr Projekt rentabel zu machen.

Die Kosten-Nutzen-Analyse ist ein datengesteuerter Prozess und erfordert eine Projektmanagement-Software, die robust genug ist, um die Informationen zu verarbeiten und zu verteilen. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware mit Tools wie einem Echtzeit-Dashboard, das Ihre Ergebnisse in leicht verständlichen Grafiken und Diagrammen sammeln, filtern und teilen kann. Probieren Sie es noch heute mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.