Was ist eine Kostenstruktur (CBS) im Projektmanagement?

Die Herstellung eines Produkts oder der Bau eines Gebäudes ist ein komplizierter Prozess, der es wiederum schwierig macht, den Preis für dieses Produkt zu bestimmen. Es gibt viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, und Projektmanager verwenden eine Kostenaufschlüsselungsstruktur, um die Kosten dieses Produkts zu ermitteln.

Die Verwendung einer Kostenaufschlüsselung ist wichtig, um eine fundierte Kostenaufschlüsselungsanalyse zu entwickeln und das Produkt zu verkaufen oder das Projekt mit Gewinn abzuliefern. Dazu ist es erforderlich, zu verstehen, was eine Kostenaufschlüsselungsanalyse ist, was in einer Kostenaufschlüsselungsstruktur enthalten ist und wie man sie erstellt.

Was ist eine Kostenaufschlüsselungsanalyse?

Bei der Kostenaufschlüsselungsanalyse wird ermittelt, was den Preis eines Produkts, einer Dienstleistung oder einer endgültigen Projektleistung bestimmt. Manche bezeichnen es als Soll-Kosten-Analyse. Wie auch immer es heißt, der Prozess findet alle Elemente, aus denen sich das endgültige Ergebnis zusammensetzt, und bestimmt daraus, was es kosten sollte.

Dieses betriebswirtschaftliche Tool ermöglicht es Unternehmen, den Preis ihres Produkts oder ihrer Dienstleistung anhand der Kostenfaktoren oder der Komponenten, aus denen sich das Endprodukt zusammensetzt, zu kennzeichnen. Dieser Prozess ist Teil einer umfassenderen Kostensenkungsstrategie und bietet Unternehmen die Möglichkeit, lebensfähig und profitabel zu bleiben.

Der Preis für das Produkt oder die Dienstleistung wird dann mithilfe einer Kostenaufschlüsselungsanalyse ermittelt, um herauszufinden, wie viel das Produkt oder die Dienstleistung kostet, und dann die Gewinnspanne addiert. Diese werden weiter in direkte und indirekte Kosten unterteilt. Unternehmen können Letzteres nicht beeinflussen, können aber einen gewissen Einfluss auf Ersteres haben, was Arbeitskräfte, Rohstoffe und Unteraufträge umfasst.

Sobald eine Kostenaufschlüsselungsanalyse abgeschlossen ist, ist es wichtig, dass Sie sich bei der Ausführung Ihres Projekts an diese Berechnung halten, um die von Ihnen ermittelte Rentabilität zu erzielen. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit leistungsstarken Gantt-Diagrammen, mit denen Sie Ihre Ressourcen und Kosten verwalten und verfolgen können, damit Sie Ihr Budget einhalten können. Sobald Sie eine Basislinie festgelegt haben, wird Ihr Plan erfasst und mit Ihrem tatsächlichen Fortschritt verglichen. Dadurch können Sie Projektabweichungen in Echtzeit verfolgen. Bei Unstimmigkeiten können Sie schnell reagieren und den Überblick behalten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Was ist eine Kostenaufschlüsselungsstruktur?

Um eine Kostenaufschlüsselungsanalyse durchzuführen, benötigen Sie eine Kostenaufschlüsselungsstruktur (CBS), bei der es sich um eine hierarchische Darstellung der Kosten in Ihrem Projekt handelt. Der Kostenstrukturplan basiert auf einem Projektstrukturplan (WBS), der ebenfalls ein hierarchisches Diagramm ist, aber Projektergebnisse und -aufgaben abbildet, indem die Kosten dieser Ergebnisse und Aufgaben ermittelt werden.

Eine Kostenaufschlüsselungsstruktur ist ein wichtiges Instrument bei der Verwaltung der finanziellen Aspekte eines Projekts und hilft nicht nur bei der Erstellung einer Projektschätzung, sondern auch bei der Schaffung messbarer Kostenkontrollen. Projektmanager nutzen dieses Tool, um den Lebenszyklus des Projekts, insbesondere die finanziellen Aspekte, zu verwalten.

Seltsamerweise sind Kostenaufschlüsselungsstrukturen oft nicht im Projektmanagement und in der Planung enthalten, während der WBS ein grundlegender Bestandteil der Projektplanung ist. Aber beide ergänzen sich und sollten zusammen verwendet werden, um alle Projektleistungen und -kosten zu ermitteln. Mithilfe eines CBS können Projektmanager Änderungsaufträge, Überarbeitungen und Übertragungen, Eventualverbindlichkeiten, Abweichungen und mehr verfolgen.

Welche Kosten könnten in einer Kostenaufschlüsselung enthalten sein?

Im Allgemeinen gibt es vier Arten von Kosten, die für die Erstellung einer umfassenden Kostenaufschlüsselungsstruktur unerlässlich sind: Arbeits-, Material-, Ausrüstungs- und Gemeinkosten. Lassen Sie uns jeden einzelnen untersuchen und warum er für CBS wichtig ist.

Arbeitskosten

Arbeitskosten sind das Geld, das für die Personen ausgegeben wird, die das Projekt ausführen. Hierbei handelt es sich um direkte Kosten, da es sich um Kosten handelt, die direkt mit der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung verknüpft werden können. Die Arbeitskosten werden in Kategorien wie Service oder Fertigung unterteilt. Anschließend wird jeder Arbeitskategorie ein Satz sowie die geleisteten Arbeitsstunden zugeordnet. Arbeitskosten sind leicht zu ermitteln und daher der erste Schwerpunkt der Kostensenkung.

Materialkosten

Alle vom Unternehmen eingekauften Materialien fallen unter die Materialkosten. Zu den Materialkosten zählen beispielsweise Rohstoffe, Teile und Komponenten sowie Fertigungsmaterialien. Aber nicht nur Sachgüter fallen unter die Materialkosten; Darüber hinaus sind Kosten für Versicherung und Fracht enthalten. Trennen Sie bei der Buchhaltung die direkten von den indirekten Materialkosten, indem Sie davon ausgehen, dass direkte Materialien ein einziges Kostenziel haben, während indirekte Materialien mehrere Kostenziele haben.

Ausrüstungskosten

Während einige die Ausrüstungskosten mit den Materialkosten verrechnen, ist es besser, sie als separate Einzelposten zu trennen, während Sie an Ihrer Kostenaufschlüsselungsstruktur arbeiten. Ja, Teile und Komponenten gelten als Materialkosten, aber die tatsächlich von Ihnen verwendete Ausrüstung fällt in diese Kostenkategorie. Wenn Sie möchten, können Sie die Teile und Komponenten, die in direktem Zusammenhang mit der Ausrüstung stehen, herausziehen und hier auflisten. Die Teile und Komponenten, die bei der Herstellung Ihrer Produkte verwendet werden, bleiben unter „Materialien“.

Gemeinkosten

Gemeinkosten gelten als versteckte Kosten, da es sich um laufende Ausgaben handelt, die nicht direkt einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet werden können. Auch wenn sie möglicherweise nicht zum Gewinn beitragen, sind sie Teil der größeren Projektaktivitäten. Gemeinkosten sind die Kosten, die Teil des Geschäftsbetriebs oder der Organisation sind, wie z. B. Büroflächen, Versorgungsleistungen, Sozialleistungen, Steuern usw.

Kostenstrukturplan vs. Projektstrukturplan

Wir haben den Unterschied zwischen einem Kostenstrukturplan und einem Projektstrukturplan bereits angesprochen, es handelt sich jedoch um einen wichtigen Unterschied, der näher erläutert werden muss. Der Kostenstrukturplan stellt eindeutig die Kosten aller Teile des Projektstrukturplans dar.

Der Projektstrukturplan definiert die Projektergebnisse und zerlegt dabei die Arbeit, die vom Projektteam erledigt werden muss. Der Projektstrukturplan wird vom Projektteam erstellt, der Kostenstrukturplan liegt jedoch im Zuständigkeitsbereich der Finanz- oder Handelsabteilung einer Organisation.

Wie bereits erwähnt, werden die Kostenstruktur und die Projektstruktur gemeinsam verwendet, die Projektstruktur ist jedoch projektspezifisch und eine Kostenstruktur kann für ein Portfolio von Projekten verwendet werden.

Kostenaufschlüsselungsstruktur vs. Ressourcenaufschlüsselungsstruktur

Wir haben eine Kostenstrukturstruktur erklärt, aber wie ist sie im Vergleich zu einer Ressourcenstrukturstruktur (RBS)? Zum einen ist eine Ressourcenstruktur eine Liste von Ressourcen und nicht von Kosten. Es identifiziert alle Ressourcen, die zur Ausführung des Projekts benötigt werden.

Eine Ressourcengliederungsstruktur definiert jede Ressource anhand ihrer Funktion und ihres Typs. Dazu gehören auch die Personen, die das Projekt ausführen. Tatsächlich sind Ressourcen in der Regel alles, was in einem Projekt Geld kostet.

Daher besteht eine gemeinsame Verbindung zwischen der Kostenaufschlüsselungsstruktur und der Ressourcenaufschlüsselungsstruktur, da die RBS Ressourcen wie Personen (Arbeitskräfte), Managementwerkzeuge (Ausrüstung), Materialien und mehr sammelt.

So erstellen Sie eine Kostenaufschlüsselungsstruktur

Es sollte klar sein, dass eine Kostenstruktur ein wichtiger Bestandteil Ihres Projektplanungs- und Terminierungsprozesses ist. Die Arbeit ist nicht allzu schwierig und Sie erledigen einen Großteil davon bereits mit anderen Gliederungsstrukturen, die Teil normaler Projektmanagementtechniken sind. Befolgen Sie diese Schritte, um eine Kostenaufschlüsselungsstruktur zu erstellen.

1. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (PSP)

Wie bereits erwähnt, ist der Projektstrukturplan Teil der Erstellung eines Kostenstrukturplans. Wahrscheinlich erstellen Sie bereits eines, um Ihre zu liefernden Leistungen und die Aufgaben zu identifizieren, die zu deren Erledigung erforderlich sind. Nutzen Sie den Projektstrukturplan, um das gesamte Projekt in einem Diagramm anzuzeigen. Alles, was Sie tun müssen, wird beschrieben. Bestimmen Sie also, welche dieser Teile zu den Kosten des Projekts beitragen.

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2. Identifizieren Sie die Kosten für jede Projektaufgabe

Nachdem Sie die Projektaktivitäten skizziert haben, müssen Sie abschätzen, wie viel sie kosten werden. Sie können diese Kosten in Arbeitskosten oder direkte Kosten sowie in Material, Ausrüstung, Gemeinkosten usw. aufteilen. Um eine möglichst genaue Schätzung zu erhalten, sollten Sie Kostenschätzungstechniken verwenden. Sobald Sie die Kosten für alle diese Elemente genau geschätzt haben, erhalten Sie die endgültigen Kosten für Ihr Projekt.

3. Definieren Sie einen Notfallspielraum

Egal wie vorsichtig Sie sind, Schätzungen sind genau das, Schätzungen. Sie müssen einen Puffer bilden, wenn Ihre Schätzungen abweichen, und Änderungen einkalkulieren, die sich auf die Projektkosten auswirken könnten. Das nennt man einen Notfallspielraum. Berücksichtigen Sie Ihre Gemeinkosten, direkten und indirekten Kosten sowie Verwaltungskosten und sorgen Sie für genügend Spielraum, um das Projekt ohne negative Auswirkungen auf Ihr Budget durchzuführen.

Beispiel für eine Kostenaufschlüsselungsstruktur

Schauen wir uns eine konkretere Kostenaufschlüsselungsstruktur an, indem wir sie auf ein Beispiel anwenden. Angenommen, wir bauen eine Hundehütte für einen Freund, der uns für die Arbeit bezahlen würde. Als Erstes müssten wir einen Bauplan mit der fertigen Hundehütte oben und dem Zusammenbau von Bauholz unter Verwendung von Nägeln, Hämmern, Leim und anderen Materialien erstellen.

Sobald wir diese Artikel aufgelistet haben, können wir mit der Kostenschätzung beginnen. Wir gehen davon aus, dass das Holz 20 US-Dollar kostet, die Nägel und der Kleber weitere 5 US-Dollar und die Ausrüstung, die wir haben, also in unsere Arbeit einfließt. Von der Beschaffung der Materialien bis zur Fertigstellung des Projekts sollte es zwei Stunden dauern. Unsere Arbeitszeit beträgt 25 $ pro Stunde. Wir werden zusätzlich 5 $ für unsere Eventualmarge hinzufügen. Das ergibt einen Gesamtgewinn von 80 $ plus einen Gewinn von 20 $, was einer Gesamtsumme von 100 $ entspricht.

ProjectManager hilft bei der Kostenverfolgung

Natürlich werden Ihre Projekte erheblich anders und komplizierter sein als das obige Kostenaufschlüsselungsbeispiel. Deshalb benötigen Sie eine Projektmanagement-Software. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Ihnen hilft, Ihre Projektkosten in Echtzeit zu verwalten und zu verfolgen. Unsere robusten Gantt-Diagramme helfen Ihnen bei der Planung und Planung Ihrer Ressourcen mit einer Arbeitsstruktur, die sich automatisch anpasst, wenn Sie Aufgaben und Sammelaufgaben erstellen.

Erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Projektkosten

Sobald Sie die gesamte Arbeit mit einer Kostenaufschlüsselungsstruktur erledigt haben, möchten Sie sicherstellen, dass diese Kosten dem Plan entsprechen. Der einzige Weg, dies zu erreichen, ist die Überwachung und Steuerung Ihres Projekts. Sie können jederzeit zu unserem Echtzeit-Dashboard wechseln, um einen umfassenden Überblick über den Fortschritt und die Leistung des Projekts zu erhalten. Unsere Software erfasst die Daten automatisch und zeigt Kennzahlen wie Kosten, Arbeitsaufwand und mehr in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an. Im Gegensatz zu einfacher Software gibt es keine zeitaufwändige Einrichtung. Es ist bereit, wenn Sie es brauchen.

Generieren Sie anpassbare Berichte für weitere Details

Wenn Sie mehr Informationen benötigen, als Sie über das Live-Dashboard erhalten können, nutzen Sie unsere Berichtsfunktionen. Sie können per Tastendruck einen Bericht zum Projektstatus oder Portfoliostatus erstellen, wenn Sie mehr als ein Projekt verwalten. Außerdem gibt es Berichte zu Stundenzetteln, Aufgaben und mehr. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie sehen möchten. Anschließend können sie problemlos in verschiedenen Formaten mit Stakeholdern geteilt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Sie können Ihre Kosten nicht nur überwachen, sondern auch verwalten. Unsere Software bietet Ihnen Aufgabenmanagement-, Ressourcenmanagement- und Risikomanagementfunktionen, die Ihnen helfen, Ihre Kosten zu kontrollieren und ein erfolgreiches Projekt durchzuführen.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die es Teams ermöglicht, Projekte in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Unsere Tools zur Ressourcen- und Kostenverfolgung erleichtern es Ihnen, Ihr Budget einzuhalten und ein Projekt pünktlich abzuliefern. Werden Sie Teil von Teams so unterschiedlicher Unternehmen wie Avis, Nestle und Siemens, die unsere Software nutzen, um erfolgreich zu sein. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.