So erstellen Sie einen Kostenmanagementplan

Sie wissen, wie es geht – Sie sind ein paar Monate von einer Frist entfernt, und Ihr Team ist noch lange nicht in der Nähe, das Projekt abzuschließen. Ihnen gehen schnell das Budget und die Zeit aus, und Sie beginnen zu stressen. Sollten Sie es den Stakeholdern mitteilen oder noch etwas warten?

Damit sind Sie zumindest nicht alleine, denn diese Situation tritt bei mehr als 45 Prozent aller IT-Großprojekte auf. Für viele ist dies sowohl ein Nachteil für den Zeitplan eines Projekts als auch für das Endprodukt, da 56 Prozent der Projekte weniger Wert liefern als erwartet. Huch. Wie können Sie verhindern, dass dies geschieht? Ein Kostenmanagementplan kann helfen.

Was ist ein Kostenmanagementplan?

Ein Kostenmanagementplan ist eine Methode zur strategischen Planung und Ausführung eines Projektbudgets. Dies geschieht natürlich, um Ihr Projekt termin- und budgetgerecht abzuschließen. Ohne einen ordnungsgemäßen Kostenmanagementplan werden diese beiden Dinge jedoch ins Stocken geraten – was Sie und Ihr Unternehmen immens kosten wird.

Darüber hinaus hängt der Projekterfolg vom Kostenmanagement ab, da die Kosten der wichtigste bestimmende Faktor für den Erfolg oder Misserfolg des gesamten Unternehmens sind.

Da ein Kostenmanagementplan so wichtig ist, müssen Sie eine Projektmanagementsoftware verwenden, um Ihre Kosten zu verfolgen. ProjectManager ist eine cloudbasierte Arbeits- und Projektsoftware, die Ihre Projektkosten in Echtzeit verfolgen kann. Erstellen Sie Ihren Plan auf unserem preisgekrönten Gantt-Diagramm und verfolgen Sie ihn dann mit einem Live-Dashboard, das keine Einrichtung erfordert. Mit ProjectManager wissen Sie immer, ob Sie den Kostenmanagementplan einhalten, also fangen Sie noch heute kostenlos an!

So erstellen Sie einen Kostenmanagementplan

Kostenmanagement ist manchmal auch unter seinen spezifischeren Teilaufgabennamen bekannt, wie Ausgabenmanagement, Kostentransparenz und Kostenrechnung. Es besteht typischerweise aus vier Schritten: Ressourcenplanung, Kostenschätzung, Budgetierung und Kostenkontrolle. Es wird dringend empfohlen, dass Sie eine Projektplanungssoftware verwenden, um Sie bei der Erstellung eines Kostenmanagementplans zu unterstützen, da viele Aufgaben, Kosten und Ressourcen zu verfolgen sind.

1. Ressourcenplanung

Beginnend mit dem Ressourcenplan verwenden Projektmanager normalerweise einen Projektstrukturplan, um das Projekt und seine Ergebnisse in einer Hierarchie vom Wichtigsten zum Unwichtigsten darzustellen. Dieses Stück hilft Projektmanagern zu verstehen, wohin der Großteil der Kosten fließen wird und welche Komponenten des Projekts die geringsten Ausgaben erfordern.

2. Kostenschätzung

Die zweite Phase, die Kostenschätzung, ist ein iterativer Prozess – das heißt, er ist so konzipiert, dass er sich mit Änderungen des Projekts ändert. In dieser Phase werden viele verschiedene Schätztechniken verwendet, die durch konzeptionelle Ziele, historisches Wissen, Expertenurteile, determinative Techniken oder eine komponentenweise Basis bestimmt werden.

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Historisch gesehen haben sich determinative Techniken als die genauesten erwiesen. Dieser Prozess ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn jedes letzte Projektdetail festgelegt wurde – einschließlich des Umfangs und der zu erbringenden Leistungen. Für Projekte, denen es an Kleingedrucktem mangelt, sind in dieser Phase weniger genaue Kostenschätzungstechniken immer noch wertvoll.

3. Budgetierung

Nun, die Phase der Kostenschätzung mag sich so angefühlt haben, als hätten Sie Ihr Budget bereits festgelegt, aber in Wirklichkeit haben Sie nur die Blaupausen für Ihr Budget erstellt. Ihr Projektbudget wird durch diese Maßnahme etwas präziser und lässt das Projekt wirklich gelingen.

Budgets werden nach der Schätzungsphase erstellt und genehmigt und in Abhängigkeit vom Projektfortschritt in der Regel in einer Reihe von Phasen für das Projekt freigegeben. Dies hilft dem Projekt, seine Meilensteine ​​in jeder Budgetphase zu erreichen, anstatt zu versuchen, ein Gesamtprojektbudget zu erreichen.

4. Kostenkontrolle

Die Kostenkontrolle ist einfach – Sie messen die Wertentwicklung Ihres Projekts anhand Ihrer Gesamtkosten und Ihres Zeitplans. Dies wird dazu beitragen, einen Benchmark während des gesamten Projektprozesses bereitzustellen.

Zunächst werden Ihre Anforderungen während der Projektplanungsphase frühzeitig festgelegt. Dann werden sie als Methode verwendet, um Gründe für Kostenänderungen in Frage zu stellen. Dies wird helfen, den Kurs zu korrigieren, sollte ein Kostenanstieg außerhalb des budgetierten Bereichs liegen, und verhindern, dass das Projekt außer Kontrolle gerät.

Letztendlich hilft Ihnen Ihr Kostenmanagementplan dabei, sowohl die Projektkosten zu planen als auch Ihre Projektkosten während des gesamten Lebenszyklus des Projekts zu verwalten. Während Ihr Projekt läuft, werden Ihre Projektausgaben während des gesamten Projekts sorgfältig dokumentiert, damit Ihr Projekt innerhalb des Budgets bleiben kann.

Begriffe und Formeln des Kostenmanagementplans, definiert

Bei der Erstellung Ihres Kostenmanagementplans müssen Sie viele verschiedene Berechnungen durchführen, viele Formeln üben und Ihre Berechnungen dreifach überprüfen, wenn Sie fertig sind. Davon abgesehen haben diese Aktionen viele spezifische Namen. Lassen Sie uns sie definieren.

• Work Breakdown Structure: Ähnlich wie die Wasserfallmethode oder ein einfaches hierarchisches Flussdiagramm ist dies eine produktorientierte Anordnung der Arbeit, Aufgaben und Aktivitäten, die von den Teammitgliedern zu erledigen sind.
• Kostenbasis: Diese wird erstellt, indem Ihre Kosten im Vergleich zum allgemeinen Zeitraum geschätzt werden, in dem Ihr Projekt stattfinden wird. Ihre Kostenbasis ist letztendlich das, was Sie verwenden, um Ihre Leistung zu vergleichen, die normalerweise in einer S-Kurve dargestellt wird.
• Kontrollschwelle: So wie Sie Ihre Baseline festlegen, ist Ihre Kostenschwelle die höchste oder niedrigste Ausgabe, die Ihr Projekt ausgeben darf. Alles darüber oder darunter gilt im Sinne des Kostenmanagements als nicht akzeptabel.
• Genauigkeitsgrad: Diese Maßeinheit gibt an, wie stark Ihre Kostenschätzungen abgerundet oder aufgerundet werden. Ihr Grad an Genauigkeit wird zusätzlich durch den Umfang und die Gesamtgröße Ihres Projekts definiert.
• Earned-Value-Messung: Die Earned-Value-Gleichung hilft Projektmanagern, den bereits geleisteten Arbeitsaufwand für das Projekt besser und möglichst genau zu messen.
• Drei-Punkte-Schätzung: Mit dieser Formel erhalten Sie drei Zahlen. Die erste wäre Ihre beste Schätzung (BG) zum Arbeitsaufwand, den eine Aktivität erfordern würde, wenn sie 100 Mal ausgeführt würde. Die zweite wäre Ihre pessimistische (P) Schätzung , die angibt, wie lange das Projekt dauern und wie viel es kosten würde, wenn alle negativen Risiken eintreten würden. Und Ihre dritte ist Ihre optimistische (O) Schätzung, wenn alle positiven Risiken eingetreten sind.
• Bottom-up-Schätzung: Bei dieser Formel werden die kleineren Schätzungen Ihres Projekts verwendet und diese dann zu einer Gesamtsumme zusammengefasst, um Ihre Gesamtkostenschätzung für das Projekt zu ermitteln.
• Analoge Schätzung: Diese Schätzung wird berechnet, indem alle Kostenschätzungen vergangener Projekte verglichen und mit der Zeit und den Kosten Ihres aktuellen Projekts verglichen werden. Dies geschieht normalerweise, wenn nur wenige Projektdetails verfügbar sind.
• Parametrische Schätzung: Diese Schätzung wird berechnet, indem jeder Aufgabe Kosten zugeordnet werden und diese Kosten der Projektzeitachse zugeordnet werden. So viele Aufgaben es gibt, hilft Ihnen, Ihren Gesamtkostenvoranschlag zu finden. Dies kann im ProjectManager mithilfe unseres Online-Gantt-Diagramms erfolgen. Hier können Sie jeder Aufgabe Kosten zuweisen, und wenn das Projekt abgeschlossen ist, werden die Gesamtkosten automatisch berechnet und mit dem Budget verglichen.

So verfolgen Sie Ergebnisse für Ihren Kostenmanagementplan

Die Hälfte Ihres Kostenmanagementplans besteht darin, Ihre Kosten während des gesamten Projektlebenszyklus zu verwalten.

Verwenden Sie bei der Überwachung der Kosten Ihres Projekts Ihre Benchmarks, da sie der Schlüssel zur Entschlüsselung sind, ob Ihr Projekt auf Kurs ist, hinter dem Budget zurückbleibt oder es überschreitet. Aus diesem Grund möchten Sie in der Lage sein, Ihren geplanten Fortschritt mit Ihrem realisierten Fortschritt zu vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie immer noch auf dem richtigen Weg sind. Viele Menschen nutzen ihren Projektmanagement-Workflow (sei es über die Wasserfallmethode, ein Gantt-Diagramm oder ein Kanban-Tool), um diese Kennzahl zu messen.

3 Dinge, die Sie bei der Erstellung eines Kostenmanagementplans vermeiden sollten

Zu wissen, was man nicht tun sollte, ist genauso wichtig wie zu wissen, was man nicht tun sollte, wenn man einen Kostenmanagementplan erstellt. Ein Kostenmanagementplan ist kompliziert und es können Fehler gemacht werden. Je bewusster Sie sich dieser Fehltritte bewusst sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie sie begehen. Hier sind ein paar, nach denen Sie Ausschau halten sollten.

1. Schlechte Stakeholder-Kommunikation: Berichte sind das wichtigste Mittel, mit dem Projektmanager den Projekt-Stakeholdern wichtige Kostenstatistiken mitteilen. Stakeholder haben ein begründetes Interesse am Erfolg des Projekts und sind daher sehr daran interessiert, wie es voranschreitet.
2. Verwenden Sie keinen Projektstrukturplan: Wenn Sie nicht jeden Schritt abbilden, der zum Erreichen des endgültigen Ergebnisses Ihres Projekts erforderlich ist, wirkt sich dies auf Ihr Budget und damit auf Ihren Kostenmanagementplan aus.
3. Nur Tabellenkalkulationen verwenden: Tabellenkalkulationen sind leistungsfähig und leisten so viel Gutes. Aber sie sind nicht das, was Sie für die Verwaltung eines Kostenmanagementplans benötigen. Bei der Eingabe von Daten können leicht Fehler gemacht werden, sie können schnell übermäßig komplex werden, und es gibt nur begrenzte Berichts- und visuelle Möglichkeiten.

Kostenlose Vorlagen zur Unterstützung der Kostenmanagementplanung

Es ist produktiver, Ihren Kostenmanagementplan mit Projektmanagementsoftware zu verwalten, aber wenn Sie nicht bereit sind, in digitale Tools zu investieren, gibt es Vorlagen, die als Workaround dienen können. ProjectManager verfügt über Dutzende kostenloser Vorlagen, von denen sich viele hervorragend für das Kostenmanagement eignen. Wir haben drei der besten kostenlosen Vorlagen für die Kostenmanagementplanung ausgewählt, die Sie unten herunterladen können.

Projektbudget-Vorlage

Ein Kostenmanagementplan beginnt mit einem Projektbudget, das alle mit Ihrem Projekt verbundenen Kosten prognostiziert und Ihnen hilft, diese Kosten während der Ausführung des Projekts zu überwachen. Unsere kostenlose Projektbudgetvorlage für Excel führt Sie durch den Budgetprozess, von der Erfassung der Arbeits- und Materialkosten bis hin zu anderen Einzelposten wie Reisen, Ausrüstung und festen Gegenständen. Es gibt sogar einen Ort, an dem Sie Ihre geplanten und tatsächlichen Budgetkosten verfolgen können.

Projekt-Dashboard-Vorlage

Wenn Sie Ihren Kostenmanagementplan während der Implementierung im Auge behalten, halten Sie diesen Plan ein. Während Echtzeit-Software genauer ist und weniger Arbeit erfordert, können Sie Daten in unsere kostenlose Projekt-Dashboard-Vorlage für Excel eingeben und mit leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen sehen, wie Ihre Kosten sind. Auf diese Weise können Sie erkennen, wenn die Kosten Ihre geplanten Kosten überschreiten, und entsprechend anpassen, um innerhalb Ihres Budgets zu bleiben.

Aktionsplan-Vorlage

Um Ihren Kostenmanagementplan auszuführen, müssen Sie Teammitgliedern eine Reihe von Aufgaben zuweisen. Unsere kostenlose Aktionsplanvorlage für Excel skizziert diese Schritte, um Ihre Strategie in die Realität umzusetzen. Sie finden Platz, um Ihre Aufgaben aufzulisten und in welcher Phase des Projekts Sie sie ausführen werden, ihre Priorität, die zugewiesene Person, Dauer, Start- und Fälligkeitsdaten, erforderliche Ressourcen und sogar den Status der geleisteten Arbeit.

Wie ProjectManager bei Kostenmanagementplänen hilft

Unabhängig davon, ob Ihr nächstes Projekt groß oder klein ist, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Kostenschätzung so genau wie möglich und langfristig einfach zu verwalten ist.

Mit ProjectManager haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projektberichte so anzupassen, dass Sie nur die Daten erhalten, die Sie benötigen, und Sie können den tatsächlichen Projektfortschritt für Teammitglieder und ihre Aufgaben sehen.

Und egal, ob Sie determinative Techniken, historische Daten, analoge Schätzungen oder Drei-Punkte-Schätzungen verwenden, um Ihre Projektkostenschätzungen zu messen, Sie haben ein Tool, das Ihre Projektdaten einbinden und Ihre Schätzungen für Sie berechnen kann. Darüber hinaus können Sie sich mit unseren Echtzeit-Dashboards die geschätzten Benchmarks Ihres Projekts anzeigen lassen, sodass Sie auf Knopfdruck sehen können, ob Sie dem Zeitplan voraus oder hinter ihm liegen.

Die Schätzung Ihrer Kosten und das Erhalten einer genauen Ablesung vor dem Projektstart ist eine der wichtigsten Komponenten, um den Projekterfolg sicherzustellen. Aus diesem Grund ist ProjectManager bestrebt, Teams die Software bereitzustellen, die sie benötigen, um Kostenschätzungen zu planen, einen Managementplan anzuwenden und unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenzuarbeiten. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose 30-Tage-Testversion von ProjectManager an.