So schreiben Sie Unternehmens-E-Mail-Newsletter, die die Leute lesen werden

E-Mail ist die wichtigste Kommunikationsquelle am Arbeitsplatz. Wir korrespondieren täglich mit Kollegen, Management, Kunden und Kunden, aber manchmal ist dies eine Aktivität, die Ihnen viel Zeit rauben kann. Hier sind einige Tipps zum Erstellen besserer Unternehmens-E-Mails, die diesen Schreib- und Antwortprozess beschleunigen.

E-Mail ist die Hauptkommunikationsquelle am Arbeitsplatz und Unternehmens-E-Mails sind immer noch ein wichtiger Bestandteil des E-Mail-Marketings, auch wenn wir Newslettern und Werbe-E-Mails normalerweise mehr Aufmerksamkeit widmen. Wir korrespondieren täglich mit Kollegen, Management, Kunden und Auftraggebern. Manchmal können sich die Empfänger nicht einigen oder verbringen zu viel Zeit mit Briefen. Wir haben 12 Regeln zusammengestellt, die Ihnen und Ihrem Kunden helfen, Zeit zu sparen und Arbeitsprobleme schneller zu lösen.

Schreiben Sie eine klare und spezifische Betreffzeile

Die Betreffzeile funktioniert ähnlich wie eine Überschrift, sodass Sie die gesuchte Korrespondenz in Ihrem Posteingang leicht finden können. Stellen Sie sicher, dass Sie es einschließen, um die Arbeit mit E-Mails zu vereinfachen. Die Formulierung des Themas sollte informativ sein. Für den Empfänger ist nicht klar, was angeboten wird, wenn der Brief mit „Zusammenarbeit“, „Fotos“, „Es“ betitelt ist. Es gibt eine Betreffzeile, die aber nutzlos ist. Fügen Sie Besonderheiten hinzu: „Wir bieten eine Platzierung in unserem Magazin“ oder „Fotos für den Reiseteil“.

Wenn sich der Betreff während der Korrespondenz geändert hat, ändern Sie ihn im Brief nicht. Nehmen wir an, Sie haben ein Gespräch über die Erstellung einer Website für eine Zahnarztpraxis begonnen, aber auf dem Weg dorthin haben Sie einen neuen Auftrag erhalten: eine Website für ein Kinderzentrum. Mischen Sie keine Projekte in einer E-Mail und ändern Sie das Thema nicht, wenn Sie eine neue Frage erhalten. Beginnen Sie eine neue Briefkette für dieses Gespräch. Content-Autoren von Essay Map empfehlen immer, eine Regel zu befolgen: Für jede große Frage sollte es eine separate Korrespondenz geben.

Personifizieren

Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, verwenden Sie bei der Anrede seinen Vornamen . Außerdem ist unklar, an wen der Brief adressiert ist, und er wirkt unhöflich. Wenn es mehrere Empfänger gibt, listen Sie alle namentlich auf, von denen Sie eine Antwort oder Aktion erwarten. Eine Person mag denken, dass ein Brief nicht auf ihn zutrifft, wenn er an alle gerichtet ist. Durch die namentliche Ansprache beseitigen wir dieses Problem.

Sprich auf den Punkt

Der Arbeitsbrief ist ein kurzes Genre. Überlegen Sie, wie lange es dauern würde, bis der Empfänger den Kern des Briefes durch lange Argumente und vage Randbemerkungen durchwühlt. Es ist nicht notwendig zu schreiben, was sein kann und was das Herz beruhigt, wenn es die Lösung der Frage nicht beeinflusst. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit und die anderer – kommen Sie direkt auf den Punkt.

Geben Sie das genaue Datum der Frist an.

Vermeiden Sie in der Betreffzeile oder im Nachrichtentext das Wort „dringend“ . Dieses Konzept ist erweiterbar: Für den einen kann es eine Stunde sein, für den anderen – eine Woche. Geben Sie Zeit und Datum genau an, wenn Sie auf eine Antwort oder ein Ergebnis warten.

Formatieren Sie den Text

Unformatierter Text ist schwer zu lesen. Teilen Sie ihn daher in kleine Absätze auf und beachten Sie die wichtigsten Formatierungsregeln, um die Lesbarkeit zu verbessern. Nach jedem Absatz ein Leerzeichen einrücken, dann zwei Leerzeichen nach der Begrüßung und vor der Unterschrift. Erklären Sie jeden Link, den Sie in Ihre E-Mail einfügen: zu welchem ​​Dokument er führt und warum der Empfänger darauf klicken sollte. Versuchen Sie, Fett, Kursiv und Farbe nicht zu oft zu verwenden. Lassen Sie den Text ruhig aussehen.

Schreiben Sie neutral und feinfühlig

Es ist einfach, mit einem Brief negative Emotionen zu wecken. Da der Empfänger den Text unterschiedlich interpretieren kann, schreiben Sie möglichst neutral, um Verwechslungen zu vermeiden. Seien Sie immer höflich und respektvoll. Wenn Sie sich nicht gut kennen, stellen Sie keine persönlichen Fragen, stören Sie nicht den Raum eines anderen, machen Sie keine Witze oder bringen Sie nicht arbeitsbezogene Themen zur Sprache.

Speichern Sie Ihren Chatverlauf

Behalten Sie im Text die gesamte vorherige Nachrichtenkette bei . In einem Meer von Informationen kann man leicht den Überblick verlieren, was man mit dem Absender zu tun hatte. die Korrespondenzhistorie hilft Ihnen, sich zu erinnern. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter, die viele E-Mails mit Problemen und Anfragen erhalten.

Buchstaben unterschreiben

Ihre geschäftliche Korrespondenz sollte einen neutralen Namen haben, z. B. NameNachname@Arbeitgeber. Geben Sie in der Unterschrift den Vor- und Nachnamen, die Berufsbezeichnung und den Firmennamen an. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu: Telefonkontakt, Messenger, soziale Netzwerke – und einen Link zur Unternehmenswebsite in Ihrer Fußzeile . Verwenden Sie neutrale „Grüße“ oder „Beste Grüße“. Schreiben Sie keine Dankesworte auf halbe Seite in die automatische Signatur, platzieren Sie keine Anzeigen, platzieren Sie keine Links zum Sammeln von Unterschriften und ähnliche Projekte.

Alle Links und Dateien auf einmal hinzufügen

Es kommt vor, dass erst nach dem Senden einer E-Mail festgestellt wird, dass eine wichtige Datei nicht angehängt ist oder der richtige Link nicht angegeben ist. Viele Leute schicken Anhänge und Ergänzungen in einem separaten Brief – „hier ist das Dokument, das ich vergessen habe zu senden“. Und die Korrespondenz ist aufgeteilt: in der einen Geschichte – die Diskussion, in der anderen – die nötigen Unterlagen. Es ist nicht bekannt, auf welchen Brief der Empfänger antworten wird, wahrscheinlich der Brief ohne Korrespondenzhistorie. Daher ist es besser, die vorherige zu duplizieren und eine Datei hinzuzufügen. In der Nachricht sollten Sie den Empfänger bitten, den Brief ohne die Datei zu löschen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Senden Sie außerdem alle Anhänge zusammen. Oder wenn es zu viele sind, senden Sie einen Link zum Filehosting-Dienst

antworte schnell

Einsender erwarten keine sofortige Antwort auf E-Mails, aber fast die Hälfte der 2 Millionen Befragten antwortet innerhalb einer Stunde auf E-Mails. Schreiben Sie so schnell wie möglich zurück. Wenn dies zu Ihrem direkten Verantwortungsbereich gehört – zum Beispiel im Support oder als Projektkoordinator – versuchen Sie, innerhalb von 15-30 Minuten zu antworten.

Wenn Sie für Ihre Hauptaufgabe keine E-Mails bearbeiten, nehmen Sie sich zwei Mal am Tag Zeit, um die E-Mails und Antworten zu sortieren. Zum Beispiel um 11 Uhr und am Ende des Tages um 17 Uhr. So verpassen Sie keine wichtigen Nachrichten und halten Ordnung in Ihrem Postfach. Keine Sorge: Bei dringenden Fragen werden Sie auf anderem Wege kontaktiert – per Messenger oder Telefon.

Briefe während der Arbeitszeit versenden

Drei Gründe, dieser Regel zu folgen:

1. Eine akustische Benachrichtigung kann den Adressaten wecken.
2. Manche Leute finden es inakzeptabel, nach der Arbeitszeit, auch am Wochenende, zu korrespondieren.
3. Ihr Brief kann unter anderem einfach verloren gehen.

Verzögertes Senden einrichten . Gmail verfügt beispielsweise über die Funktion „Senden planen“. Wenn Sie einen Brief am Samstagmorgen schreiben, planen Sie den Brief für Montag um 10 Uhr ein . Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass der Empfänger es nicht verpasst. Wenn die E-Mail zu diesem Zeitpunkt irrelevant geworden ist, gehen Sie zu Gesendet und brechen Sie den Versand ab.

Senden Sie die Worte „Danke“ und „Gerne“ nicht in einer separaten E-Mail

Es braucht Zeit, einen Brief zu öffnen und zu lesen. Senden Sie nur „Danke“, „Gern geschehen“ und ähnliche Nachrichten lenken Sie Ihren Gesprächspartner nur ab. Bedanken Sie sich besser, wenn Sie das nächste Mal zusätzliche Dokumente senden oder neue Fragen beantworten. Auf diese Weise wären Nutzen und Dankbarkeit in einem Brief.

Achte immer auf deinen Ton und deine Mimik. Schreiben Sie keine Dinge, die eine andere Person beleidigen oder das Image des Arbeitgebers negativ beeinflussen könnten.

Es gibt viele Regeln, aber man muss sie nicht alle auswendig lernen. Hauptsache man respektiert seinen Gegner, seine Meinung und Zeit und freut sich über das gemeinsame Geschäft.