So verwalten Sie ein Projektbudget mit einer Projektbudgetierungssoftware

Ob Sie ein Zahlenmensch sind oder nicht, als Projektmanager ist die Verantwortung für ein Budget normalerweise ein wichtiger Teil Ihrer beruflichen Verantwortung. Das Erstellen und Verwalten eines Projektbudgets kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber es kann einfach sein, wenn Sie die richtige Projektbudgetierungssoftware verwenden.

Projekte können verschiedene Arten von Kosten haben, die alle nachverfolgt werden müssen, um sicherzustellen, dass alles innerhalb des Budgets liegt. All diese beweglichen Teile und schwankenden Kosten können mit einer Online-Projektmanagement-Software wie ProjectManager besser nachverfolgt werden.

Wir bieten Ihnen Tools, die die Projektbudgetierung und das Kostenmanagement vereinfachen und es Ihnen ermöglichen, eine Basislinie festzulegen, Arbeitssätze zu verfolgen und neue Kosten auf Aufgabenebene hinzuzufügen. Mit diesen Funktionen können Sie Elemente einfach aktualisieren und hinzufügen, wenn sie während des Projekts auftreten.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, mit der Sie Projektkosten in Echtzeit planen und nachverfolgen können. Mit unserem Echtzeit-Dashboard verfügen Sie über die Tools, um ein genaues Budget zu erstellen und eine Basislinie für die Überwachung von Projektkosten und Ressourcenraten festzulegen. Erhalten Sie mehr Kontrolle, Daten und Transparenz für Ihr Projekt und Budget. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager. Bevor wir nun lernen, wie man Projektbudgetierungssoftware verwendet, wollen wir ein Projektbudget definieren.

Was ist ein Projektbudget?

Ein Projektbudget ist, wie Projektmanager die Kosten für den Abschluss eines Projekts schätzen. Dies umfasst jede Phase im Projekt und jede der vielen Aufgaben, aus denen diese Projektphasen bestehen. Die Genauigkeit der Budgetprognose ist entscheidend für den Erfolg und stellt sicher, dass Ihr Projekt genehmigt und bei Bedarf finanziert wird.

Ein weiterer Aspekt des Projektbudgets ist die Überwachung der Kosten, während Sie Ihre Aufgaben ausführen. Ohne einen klaren Überblick über Ihre Ausgaben können die Kosten leicht aus dem Ruder laufen. Dies ist ein komplizierter Prozess, der jedoch durch den Einsatz von Projektbudgetierungssoftware verbessert wird.

Dieses Tool muss jedoch Echtzeitdaten anzeigen, um die Kosten zu verfolgen, während sie anfallen, um Projektmanagern Zeit zu geben, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um Ihr Budget einzuhalten. Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um uns die Bedeutung der Verwendung von Projektbudgetierungssoftware anzusehen.

Warum sollten Sie Projektbudgetierungssoftware verwenden?

Projektbudgetierungssoftware ist ein unverzichtbares Werkzeug, um ein genaues Budget zu erstellen und die Kosten während des gesamten Lebenszyklus des Projekts zu verfolgen. Es ermöglicht Ihnen, Budgets zu planen und zu kontrollieren, indem Sie die Ausgaben verfolgen. Daher unterstützen sie Projektmanager durch den gesamten Budgetierungsprozess.

Nicht nur das, die Verwendung von Projektbudgetierungssoftware gibt Stakeholdern, Führungskräften und Managern Zugriff auf das Budget und wie es im Laufe des Projekts ausgegeben wird. Sie können Ihr Projekt mit Tabellenkalkulationen budgetieren, aber es handelt sich um umständliche und statische Dokumente, die schwer zu aktualisieren sind.

Die meisten Softwareprogramme zur Projektbudgetierung sind online und werden aktualisiert, wenn Ihr Team seinen Status aktualisiert. Dies stellt Managern Echtzeitdaten zur Verfügung, die es ihnen ermöglichen, aufschlussreichere Entscheidungen zu treffen, während sie das Projektbudget verwalten. Wenn Sie ein Projektbudget erstellen und verwalten, leben und sterben Sie von der Genauigkeit Ihrer Zahlen. Projektbudget-Software hält Sie auf dem Laufenden, was Sie ausgeben, um Ihr Projekt einzubringen, ohne das Budget zu überschreiten.

So erstellen Sie ein Projektbudget in 3 Schritten

Der Schlüssel zum Erstellen eines Projektbudgets besteht darin, alle Einzelposten leicht nachzuverfolgen. Wenn Sie einen unkomplizierten Prozess für Projektausgaben anwenden können, können Sie die Ausgaben für ein Projekt genau und zeitnah überwachen.

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um ein Projektbudget zu erstellen, das Sie auf Erfolgskurs bringt.

Ausgaben identifizieren

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Budgets besteht darin, die Ausgaben zu identifizieren. Sie müssen alles auflisten, was für einen Projektabschluss erforderlich ist. Dazu gehören Löhne für Arbeit, Ausrüstung, Materialien und mehr. Sie sollten Ihren Projektplan gründlich prüfen und die Ausgaben selbst ermitteln, um zu beginnen.

Dann können Ihre Teammitglieder Ihnen möglicherweise helfen, bestimmte Ausgaben zu erkennen, die Sie nicht sofort erkannt haben. Bitten Sie sie daher, bei der Erstellung eines Budgets Ihre Ausgabenliste durchzusehen. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie absolut alle Ausgaben auflisten. Je mehr Sie identifizieren, desto weniger werden Sie später im Projekt von unvorhergesehenen Ausgaben überrascht.

Schätzen Sie alle Kosten

Schätzen Sie jetzt jeden Punkt auf Ihrer Liste. Wenn sich Ihre Liste im ProjectManager befindet, können Sie Ihren Kostenvoranschlag sofort zum Einzelposten hinzufügen. Es gibt eine Reihe von Strategien, die Sie verwenden können, um Ihre Schätzungen vorzunehmen. Die gängigsten Schätztechniken sind:

Bottom-up-Schätzung: Beginnen Sie mit den Komponenten jeder Aufgabe und addieren Sie sie dann
Expertenurteil: Bitten Sie Experten in Ihrem Team, die Kosten einer Aufgabe zu berechnen
Analoges Schätzen: Beurteilen Sie anhand von Erfahrungen aus der Vergangenheit, wie viel die Projektaufgaben dieses Mal kosten werden.

Addieren Sie alle Schätzungen. Dadurch erhalten Sie das geplante Gesamtbudget für das Projekt, das die Kosten für jede Aufgabe abdeckt. Unsere Kalkulationsvorlage kann Ihnen dabei helfen.

Fügen Sie die Extras hinzu

Extras? Welche Extras? Nun, die Kosten für jede einzelne Aufgabe werden leider nicht ausreichen. Vielleicht möchten Sie noch hinzufügen:

• Management-Reserven: Dies ist ein Geldtopf, der nach Ermessen des Managements verwendet werden kann.
• Eventualkosten: Eventualkosten sind nützlich, um unvorhergesehene Kosten aufgrund einer schlechten Schätzung zu decken. Es ist gängige Praxis, eine Sicherheitsreserve von 10 % hinzuzufügen, falls sich die Schätzungen als ungenau erweisen.
• Risikoreaktionsbudget: Wenn Ihr Unternehmen im Umgang mit Projektrisiken ausgereift ist, können Sie das Risikoreaktionsbudget möglicherweise getrennt von Ihrem Hauptbudget einbeziehen. Das Risikoreaktionsbudget umfasst Mittel zur Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominderung.

So verwalten Sie ein Projektbudget mit ProjectManager

Nachdem Sie nun ein Projektbudget erstellt und Ausgaben identifiziert haben, können Sie diese Informationen in ProjectManager eingeben, falls Sie dies noch nicht getan haben. Um Ihr Projektbudget einzugeben, klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Info“ und geben Sie eine Zahl in das Feld ein.

ProjectManager bietet verschiedene Möglichkeiten, um Projektausgaben hinzuzufügen. Zuerst können Sie auf die Registerkarte Ausgaben gehen und feste Ausgaben hinzufügen, die keine Stundensätze oder Schwankungen haben. Sie können beispielsweise die Kosten für das für Ihr Projekt erforderliche Material eingeben. Sie können dies zunächst als geplante Kosten hinzufügen und später eine weitere Ausgabe als „tatsächliche Kosten“ hinzufügen. Dies hilft Ihnen, geplante und tatsächliche Kosten in Ihrem Dashboard zu verfolgen, während sich das Projekt entwickelt.

Eine weitere Möglichkeit, Ausgaben in das Projekt einzugeben, ist über unsere Ressourcenmanagement-Tools. Weisen Sie Ihren Ressourcen oder Arbeitskräften Stundensätze zu, weisen Sie ihnen dann Aufgaben zu, und während sie arbeiten, werden ihre Arbeitskosten automatisch dem Projekt hinzugefügt. Sie können Ausgaben auch auf Aufgabenebene hinzufügen. Angenommen, es kommt eine unerwartete Aufgabe, die nicht in Ihrem ursprünglichen Plan enthalten war. Das ist in Ordnung, weil Sie Ihr Notfallgeld verwenden können, um es abzudecken. Fügen Sie Ihrer neuen Aufgabe in Ihrem Projektplan einfach einen Kostenbetrag hinzu, und diese neuen Kosten werden in Ihrem Dashboard und Ihren Berichten angezeigt.

Überwachen Sie die Ausgaben im gesamten Projekt

Sobald Sie die Ausgaben identifiziert und erfasst haben, müssen Sie die tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zu den Schätzungen überwachen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Projektausgaben ständig mit den Beträgen aktualisieren müssen, die Sie tatsächlich für die Aufgaben ausgeben.

Da Sie alle Ihre geplanten Ausgaben in das System eingegeben haben, können Sie unsere Echtzeit-Dashboards verwenden, um die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den geplanten Kosten zu verfolgen. Unsere Projekt-Dashboards bieten einen klaren Einblick in die laufenden Kosten des Projekts und verfügen über leicht lesbare, farbenfrohe Balkendiagramme für eine schnelle Analyse Ihres Budgets. Diese sofortige Ansicht kann bei der Verwaltung eines Projektbudgets von entscheidender Bedeutung sein, insbesondere bei einem knappen Budget.

Berichte über Ausgaben bis auf Aufgabenebene

Ohne die richtigen Tools kann die Projektberichterstattung mühsam sein. Und bis Sie den Bericht schließlich erstellen, haben sich die Zahlen geändert und Ihr Bericht ist bereits veraltet. Projektmanager kann helfen. Unsere Software kann sofort detaillierte Berichte erstellen, die Sie mit relevanten Personen im gesamten Unternehmen in dem von ihnen bevorzugten Format teilen können.

Es gibt eine Reihe von Berichten, die Sie erstellen können, aber der Ausgabenbericht ist der wichtigste für die Verwaltung Ihres Budgets. Mit einem Spesenbericht erhalten Sie eine detaillierte Analyse des Gesamtbudgets, der tatsächlichen Ausgaben und der geplanten Ausgaben bis hinunter auf die Aufgabenebene.

Überarbeiten Sie Ihre anfänglichen Schätzungen

Schließlich sollten Sie zu diesen Berichten zurückkehren und sicherstellen, dass sie mit Ihrem Projektplan übereinstimmen. Wenn sie nicht mit Ihrem Zeitrahmen übereinstimmen, müssen Sie Ihre Ausgaben noch einmal überprüfen und überprüfen, ob Sie alles berücksichtigt und nichts ausgelassen haben.

Das bringt uns zu unserem letzten Schritt: Überarbeiten. Möglicherweise müssen Sie die Schätzungen, die Sie zuvor gemacht haben, revidieren. Halten Sie sie nicht fest, wenn das Projekt etwas anderes vorschreibt. Durch die Überarbeitung in Echtzeit stellen Sie sicher, dass das Budget nicht nur Zahlen in einer Tabelle sind, sondern eine genaue Kostenprognose für das Projekt.

ProjectManager bietet alles, was Sie für die Budgetverwaltung benötigen

Wenn Sie bedenken, dass Sie Ihr Budget mit Echtzeit-Dashboards verfolgen, wiederkehrende Ausgaben wie Arbeitskosten eingeben und über jeden Aspekt des Projekts berichten können, ist klar, dass ProjectManager alles hat, was Sie brauchen, um Projektausgaben zu erstellen und zu verwalten. Schließen Sie Ihr nächstes Projekt unter Budget mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion unserer PM-Software ab.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeits- und Projektmanagementsoftware, die Projekte plant, überwacht und darüber Berichte erstellt. Holen Sie sich Echtzeitdaten, um Budgets besser zu verwalten. Teilen Sie Berichte mit Stakeholdern, um sie auf dem Laufenden zu halten und ihre Erwartungen zu verwalten. Schließen Sie sich den Teams von NASA, Siemens und Nestles an, die ihre Projektbudgets bereits erfolgreich mit unserem Tool verwalten. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.