So erstellen Sie einen Projektausführungsplan (PEP) – kostenlose Vorlage enthalten

Eine gute Idee zu haben, ist nur der Anfang: Um sie zu verwirklichen, braucht man einen Projektausführungsplan (PEP). Ein Projektausführungsplan ist ein Dokument für die Ausführung von Projekten, das Ihnen hilft, Strategien zu entwickeln, Projektmanagementprozesse zu entwickeln und das Ganze in die Tat umzusetzen.

Die Erstellung eines Projektdurchführungsplans ist Teil der Planungsphase und ermöglicht Ihnen die Umsetzung Ihrer Idee. Wo eine Idee ehrgeizig sein kann, ist der Projektdurchführungsprozess gründlich und praktisch, einschließlich aller Schlüsselaktivitäten. Unnötig hinzuzufügen, dass es sich um ein wesentliches Dokument für das Projektmanagement handelt.

Was ist ein Projektausführungsplan (PEP)?

Ein Projektausführungsplan ist ein Dokument, mit dem definiert wird, wie Sie ein Projekt ausführen. Das sollte aus dem Namen ersichtlich sein, aber es befasst sich auch mit der Projektplanung, -überwachung und -kontrolle, die erforderlich sind, um die Projektergebnisse zu erbringen.

Das Dokument skizziert alle Teile der Projektdurchführung und zeigt, wie man sie verwaltet. Dies muss entweder den Anforderungen des Projekts oder dem Vertrag zwischen den beteiligten Parteien entsprechen. Der PEP notiert auch die Projektziele, zusammen mit dem Zeitplan und den Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.

Allein aus diesen grundlegenden Elementen geht hervor, wie wichtig der Projektausführungsplan ist. Aber natürlich steckt viel mehr dahinter.

Nachdem Sie den Projektausführungsplan erstellt haben, müssen Sie diese Meilensteine, Abhängigkeiten und Aufgaben noch erfüllen. Wenn Sie wirklich pünktlich bleiben wollen, sollten Sie eine Projektmanagement-Software verwenden.

ProjectManager ist eine cloudbasierte Projekt- und Arbeitsmanagementsoftware, die Aufgaben mit interaktiven Gantt-Diagrammen für die Ausführungsplanung organisiert. Sie können Meilensteine ​​auf der Zeitleiste platzieren, Abhängigkeiten verknüpfen und nach dem kritischen Pfad filtern. Legen Sie dann eine Baseline fest und Sie können die Projektabweichung bei der Ausführung Ihrer Aufgaben nachverfolgen. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Elemente eines Projektausführungsplans

Projektausführungspläne kombinieren die notwendigen Elemente für einen endgültigen und umsetzbaren Fahrplan für die Projektimplementierung. Das kann die Auflistung der Projektbeteiligten und die Definition aller Projektaufgaben umfassen. Hier sind die sechs Grundelemente eines Projektausführungsplans:

1. Projektumfang

Der Projektumfang ist eine umfassende Übersicht über die Ziele und eine detaillierte Liste aller am Projekt beteiligten Elemente. Definieren Sie den Projektumfang, indem Sie ermitteln, was erledigt werden muss. Tun Sie dies in bestimmten Begriffen. Dies gibt den Projektbeteiligten einen Überblick über den Zweck und die Ziele des Projekts.

Einige der Details, die Sie in Ihren Projektumfang aufnehmen möchten, sind:

• Ein Statement of Work, um die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams zu definieren
• Eine Liste der Beschränkungen und Grenzen der verfügbaren Ressourcen
• Alle potenziellen Ergebnisse, nicht nur das letzte
• Eine Liste relevanter Berichte, Produkte, Dienstleistungen oder neuer Softwareentwicklungen
• An welchen Stakeholder oder Kunden diese geliefert werden
• Einige Kriterien zur Erfolgsmessung für das Projektteam

2. Qualitätsstandards

Sie kennen die Ergebnisse, jetzt ist es an der Zeit, die Qualität zu definieren, die Sie von ihnen erwarten. Ein klares Verständnis der Qualitätserwartungen ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt. Zunächst sollten Sie definieren, was Qualität ist, und sicherstellen, dass Ihr gesamtes Team dieser Definition zustimmt.

Außerdem halten erreichbare Ziele Ihr Team motiviert. Wenn sich ihre Arbeit unerreichbar anfühlt, wird dies wahrscheinlich die Moral untergraben. Um das Engagement des Teams aufrechtzuerhalten, bitten Sie häufig um Feedback, was ein erreichbares Ziel ist, und wenden Sie dies auf Ihren PEP an.

3. Zielaussagen

Eine Zielaussage beschreibt, was das Team während des Projekts umzusetzen und abzuschließen plant. Einige Beispiele für eine Zielaussage könnten erwartete Ergebnisse, Meilensteine ​​und der Lebenszyklus großer Arbeitsaufgaben sein.

Die Zielaussage kann auch den Zweck des Projekts wiederholen. Es kann den Nutzen aufzeigen, den das Projekt der Organisation, den Stakeholdern oder den Kunden bringen soll. Es kann auch die Identifizierung von Risiken und Herausforderungen mit Einzelheiten darüber geben, wie das Team darauf reagieren wird.

4. Ressourcenzuweisung für den Projektausführungsplan

Sie benötigen außerdem eine Liste aller Ressourcen, die Sie zum Abschließen des Projekts benötigen. Die Ressourcen – im Gegensatz zu Umfang, Qualitätsspezifikationen und Zielen – sind das, was Ihr Team braucht, um den Plan in die Tat umzusetzen. Hier definieren Sie auch das Projektbudget, da Ressourcen kostspielig sind.

Eine Ressource in einem Projekt kann Kapital, Personen oder Materialien sein. Tatsächlich ist es alles, was benötigt wird, um die Aufgaben in Ihrem Projektausführungsplan auszuführen. Es ist erforderlich, dass Ressourcen vorhanden sind, um die Kapazität Ihres Teams zu erfüllen, um Ihr Projekt pünktlich und innerhalb der Qualitätserwartungen abzuschließen.

5. Projektzeitplan

Während Sie bereits einen Zeitplan und Meilensteine ​​erstellt haben, ist im PEP ein vollständiger Zeitplan erforderlich. Das bedeutet, dass Sie einen Projektstrukturplan verwenden, um Fristen für Ihre Aufgaben aufzulisten, zu priorisieren und zu erstellen. Diese Aufgaben können Sie dann Teammitgliedern zuweisen.

Änderungen in der Versorgung mit benötigten Rohstoffen können sich auf einen Zeitplan auswirken, und daher muss die Erwartung von Verzögerungen mit Stakeholdern und Teams verwaltet werden. Der Projektmanager muss möglicherweise Anpassungen an der dreifachen Einschränkung von Zeit, Kosten und Umfang vornehmen, um auf Änderungen im Angebot zu reagieren und den Zeitplan einzuhalten.

6. Organisatorische Komponenten

Schließlich muss der PEP die operativen Aspekte des Projekts berücksichtigen. Das bedeutet, die wichtigsten Mitarbeiter und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten aufzulisten und diese Liste dann zu verteilen, damit jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist.

In diesem Sinne müssen Sie festlegen, wer befugt ist, welche Entscheidungen zu treffen. Dies wird dem Team helfen, besser zusammenzuarbeiten, da es weiß, an wen es sich wenden kann, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss. Diese Autoritätspersonen stehen auch für Fragen und Anliegen zur Verfügung.

Sie sollten alle im Projekt verwendeten Methoden für die Berichterstattung und Kommunikation im PEP skizzieren. Dazu gehört auch, wie Sie den Fortschritt und die Leistung Ihres Projekts überwachen und nachverfolgen. Auch, wie Ihr Team zusammenarbeitet und mit anderen Teams, wenn sie mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten.

So erstellen Sie einen Projektausführungsplan

1. Kickoff-Meeting

Bei einem Kickoff-Meeting können Sie die Strategie, den Prozess und die Maßnahmen dem Team und den Stakeholdern mitteilen. Sie können alle Fragen stellen und sicherstellen, dass jeder das Projekt versteht und sich dafür einsetzt. Dies ist kein tägliches Standup-Meeting, sondern ein umfassender Überblick über die Projektumsetzung. Sie sollten den Projektplan zu diesem Zeitpunkt teilen, damit alle auf derselben Seite sind. Projektplanungssoftware kann diesen Schritt erleichtern, indem sie alle einbindet und den Plan schnell teilt und Aufgaben zuweist.

2. Überwachung und Kontrolle des Projektausführungsplans

Das Projekt wird wie gewohnt durch die Ausführungs-, Überwachungs- und Kontrollphasen gehen. Hier kann Ihnen eine Projektmanagement-Software dabei helfen, den Zeitplan, das Budget und den Umfang Ihres Projekts einzuhalten. Sie sollten auch nach Risiken in Ihrem Risikomanagementplan Ausschau halten und die Arbeitsbelastung Ihres Teams im Gleichgewicht halten. Stakeholder können Ihnen dabei helfen, Risiken zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Anschließend sollten Sie Ihre Daten analysieren, um sicherzustellen, dass Sie Fortschritte, Leistungskennzahlen (KPIs) und Leistungsmeilensteine ​​einhalten.

3. Echtzeitdaten

Sie benötigen eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, um zu wissen, ob Sie pünktlich sind und nicht zu viel ausgeben. Ein Echtzeit-Tool ist für die Überwachung eines Projekts unerlässlich, aber es ist auch großartig, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Manager können verwalten und Teams können kommunizieren, egal ob sie Seite an Seite oder über den Globus verteilt arbeiten. Die Verwendung von Echtzeit-Software bedeutet, dass jeder mit den aktuellsten Daten arbeitet und Manager aufschlussreichere Entscheidungen treffen können.

4. Abmeldung

Die pünktliche und budgetgerechte Übergabe von Ergebnissen kann sich wie das Ende eines Projekts anfühlen, ist es aber nicht. Es gibt noch Papierkram, den Sie erledigen müssen. Das ist keine Fleißarbeit – es ist ein wichtiger Teil des Projektlebenszyklus. Sie müssen Genehmigungen von Ihren Stakeholdern einholen, um sicherzustellen, dass das Produkt oder die Dienstleistung ihre Qualitätserwartungen erfüllt. Sie müssen alle Lieferanten oder Auftragnehmer bezahlen und dann Ihr Team freigeben. Und das Feiern nicht vergessen! Das macht nicht nur Spaß und ist verdient, sondern erhält auch die Moral Ihrer Teams.

Kostenlose Vorlage für einen Projektausführungsplan

ProjectManager bietet eine kostenlose Implementierungsplanvorlage für Excel, die Ihnen helfen kann, Ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Diese kostenlose Implementierungsvorlage hilft Ihnen, Ihre Idee durch eine Strategie, einen Prozess und in die Tat umzusetzen, ohne etwas Entscheidendes zu verpassen. Es ist ein hilfreiches Beispiel für einen Projektausführungsplan.

Erstellen Sie Ihren Projektausführungsplan auf unserer kostenlosen Implementierungsvorlage, um Ihre Projektarbeit zu verbessern. Es bietet Platz für alles, was Sie verwalten müssen.

Jede Aktion ist eine Aufgabe und Aufgaben sind auf einer Zeitleiste organisiert. Hier haben sie Daten für einen geplanten Start und ein geplantes Ende für jeden. Die Zeitleiste hat auch einen Platz für geplante Stunden. Es gibt auch eine Spalte, in der Sie notieren können, ob die Aufgabe vor oder hinter dem Zeitplan liegt, was Ihnen hilft, Ihren Fortschritt zu verfolgen.

Der letzte Teil der Vorlage ist für Ressourcen. Projektmanager können festlegen, welche Abteilung was erledigt und welche Materialien sie zur Ausführung ihrer Aufgaben benötigen. Es gibt auch einen Ort, an dem Sie die Kosten der Aufgabe schätzen können. All dies zusammen ergibt einen Fahrplan für Ihre Projektausführung. Jetzt liegt es an Ihnen, es zu überwachen und zu steuern.

Verwenden Sie ProjectManager, um Ihren Projektausführungsplan zu erstellen

Eine Vorlage ist ein großartiges Werkzeug, aber es ist ein statisches. Wenn Sie feststellen, dass Vorlagen Sie verlangsamen und nicht genau genug sind, sollten Sie zu ProjectManager wechseln, der einen Großteil der Arbeit automatisiert und Ihnen Transparenz in Echtzeit bietet, um Ihr Projekt besser zu einem erfolgreichen Ende zu führen.

Mehrere Projektansichten für jedes Team

Egal, ob Sie im Marketing, in der IT, bei professionellen Dienstleistungen oder in einer anderen Branche arbeiten, Sie werden viele verschiedene Teams haben, die zusammenarbeiten. ProjectManager verfügt über mehrere Projektansichten, um jedem die gewünschten Tools zur Verfügung zu stellen. Das Kanban-Board ist beispielsweise eine visuelle Workflow-Funktion, mit der Teams ihren Rückstand verwalten und gemeinsam Sprints planen können. Es gibt Managern auch Einblick in ihre Arbeit, sodass sie Ressourcen nach Bedarf zuweisen können, um Hindernisse zu vermeiden und die Teams voll auszulasten.

Verwalten Sie die Ressourcen Ihres Teams ganz einfach

Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Team ausgelastet ist. Während Sie ihre Aufgaben in einer der zahlreichen Projektansichten wie der Listenansicht, dem Arbeitsblatt oder dem Kalender anzeigen können, verfügt ProjectManager über Tools zur Ressourcenverwaltung, um ihre Arbeitsbelastung schnell und einfach auszugleichen. Das Arbeitsbelastungsdiagramm ist farbcodiert, sodass Sie die Arbeitsbelastung auf einen Blick sehen und die Arbeit dann direkt von dieser Seite aus neu zuweisen können.

Verfolgen Sie Änderungen auf Live-Dashboards

Change Management bedeutet zu wissen, wann Änderungen eintreten. Das bedeutet Echtzeit-Überwachung mit dem Live-Dashboard von ProjectManager. Es sammelt automatisch Projektdaten und berechnet die Zahlen, um Ihre Metriken zu Zeit, Kosten und mehr in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen anzuzeigen. Verwenden Sie für weitere Details One-Click-Berichte zu Projektstatus, Portfoliostatus, Projektabweichung, Arbeitszeittabellen und vielem mehr. Diese Berichte können gefiltert werden, um das anzuzeigen, was Sie möchten, und einfach geteilt werden, um Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.

ProjectManager kann Ihren Ausführungsplan erstellen, ihn mit dem Projektteam teilen und ihn während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts überwachen und steuern. Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Benachrichtigungen in Echtzeit, um immer über den Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben und mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeitsverwaltungssoftware für hybride Teams, unabhängig davon, wo sie arbeiten, in welcher Abteilung sie tätig sind oder welche Fähigkeiten sie haben. Schließen Sie sich den über 35.000 Fachleuten an, die unser Tool bereits nutzen, um ihre Projekte erfolgreich durchzuführen. Starten Sie jetzt kostenlos mit ProjectManager.