So definieren Sie einen Workflow-Prozess

Sie fragen sich, wie Sie dieses Projekt realisieren werden? Zunächst müssen Sie einen Workflow-Prozess definieren. Lesen Sie weiter unten, um zu erfahren, wie.

Was ist ein Workflow-Prozess?

Workflow ist der Prozess des Definierens, Ausführens und Automatisierens von Geschäftsprozessen, bei dem Aufgaben, Informationen und Dokumente von einer Person an eine andere weitergegeben werden, um gemäß einer Reihe von Regeln für das Geschäftsprozessmanagement zu handeln. Es beinhaltet die Arbeit einer oder mehrerer Personen und wandelt Materialien, Informationen oder Dienstleistungen um.

Projektmanagement-Software ermöglicht eine nahtlose Workflow-Automatisierung. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagementsoftware mit benutzerdefinierten Workflows und Aufgabengenehmigungen, um die Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Qualität zu erhalten. Legen Sie für jeden Prozess so viele Auslöser fest, wie Sie benötigen, und koordinieren Sie Aktionen, um Status, Priorität, Beauftragten und mehr zu ändern. Durch die Verwendung von Aufgabengenehmigungen wählen Sie aus, wer befugt ist, diese Änderungen vorzunehmen, um den Prozess zu steuern. Fangen Sie noch heute kostenlos an.

Workflow-Prozess vs. Geschäftsprozess

Workflow-Prozesse und Geschäftsprozesse sind verwandt, aber nicht ein und dasselbe. Ein Workflow-Prozess ist die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, der vollständig automatisiert oder einfach Teil des automatisierten Prozesses sein kann. Der Prozess kann Dokumente, Informationen oder Aufgaben umfassen, die gemäß einer Reihe von Verfahrensregeln den Prozess durchlaufen.

Ein Geschäftsprozess ist jedoch eine Reihe von einem oder mehreren verknüpften Verfahren oder Aktivitäten, die Ihnen zusammen dabei helfen, ein Geschäftsziel oder ein Richtlinienziel zu erreichen. Dies geschieht normalerweise im Kontext einer Organisationsstruktur, die Rollen und Beziehungen definiert. Sie können es sich als einen Prozess vorstellen, der auf einen anderen Prozess anwendbar ist.

Kurz gesagt, ein Geschäftsprozess bezieht sich auf eine Aktivität, die manuell oder automatisiert sein kann und ein Geschäftsziel verwirklicht. Ein Workflow-Prozess ist ein Geschäftsprozess, der entweder vollständig oder teilweise automatisiert ist. Es stellt einen Ansatz und eine Technologie zur Automatisierung von Aufgaben im Geschäftskontext dar. Ein Geschäftsprozess ist allgemeiner und umfasst normalerweise einen komplizierten Ablauf automatisierter und manueller Aufgaben.

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Beginnen Sie mit dem Ende im Hinterkopf

Wenn Sie zum ersten Mal über einen Workflow nachdenken, sollten Sie das Ende im Auge behalten. Das bedeutet, dass Sie auf das Endziel blicken und dann rückwärts arbeiten sollten, damit Sie den richtigen Weg finden, um dorthin zu gelangen. Dies hilft Ihnen, Ihren Workflow-Prozess zu bestimmen.

Aus dieser Perspektive sollten Sie sich einige Fragen stellen, z. B.: Welche Prozesse, Arbeitsabläufe und Systeme sind erforderlich, um den Endpunkt des Projekts zu erreichen, und welche Best Practices sollten angewendet werden? Sie möchten eine Checkliste erstellen und Fragen stellen. Notieren Sie sich, mit wem Sie zusammenarbeiten, und entscheiden Sie, welches Führungsteam das gesamte Unterfangen vorantreiben wird.

So definieren Sie Ihren Workflow

Das Definieren eines Workflows für Ihr Projekt ist der Eckpfeiler des Arbeitsmanagements. Hier sind drei Tipps, um es richtig zu machen:

1. Erstellen Sie ein realistisches Arbeitsablaufdiagramm und beziehen Sie die Personen mit ein, die die Arbeit erledigen.
2. Holen Sie sich Zustimmung vom Team, lassen Sie es abzeichnen und übernehmen Sie dann den Plan für das Projekt.
3. Ordnen Sie den Workflow-Prozess einer Werkzeugfunktionalität zu, sodass der Prozess die Werkzeugauswahl steuert und nicht umgekehrt.

Es gibt viele Vorteile, wenn Sie diesem Kurs folgen. Es verbessert Ihre Produktivität, reduziert Fehler während der Arbeit am Projekt, hilft Stress abzubauen und hält Sie konsistent.

Workflow-Prozessautomatisierung

Sobald Sie Ihren Workflow definiert haben, möchten Sie ihn effizienter gestalten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Workflow-Automatisierung. Es hilft, den internen Arbeitsablauf zu rationalisieren, indem ein Großteil der manuellen Dateneingabe und Bearbeitung von Anfragen entfällt.

Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen auch, den Status von Aufgaben zu verfolgen, z. B. ob sie abgeschlossen, ausstehend oder in Bearbeitung sind. Wenn Ihre Software wie ProjectManager cloudbasiert ist, werden diese Statusaktualisierungen in Echtzeit aufgezeichnet, was zu weiteren Effizienzsteigerungen führt.

Software mit Automatisierungsfunktionen kann Teams auch dabei helfen, bei der Sache zu bleiben. Wenn der Status verspätet ist oder eine Frist bevorsteht, kann eine automatische Benachrichtigung per E-Mail an das für diese Aufgabe verantwortliche Teammitglied gesendet werden. Ebenso wichtig ist, dass das Team benachrichtigt wird, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, was dazu beiträgt, den Übergang von einer Aufgabe zur nächsten zu erleichtern.

Kostenlose Vorlagen zur Unterstützung des Workflow-Prozesses

Der Workflow-Prozess beinhaltet Automatisierung, und damit dies funktioniert, benötigen Sie Software. Aber noch ist nicht jeder bereit für dieses Upgrade. Wenn Sie immer noch unschlüssig sind, haben wir kostenlose Projektmanagement-Vorlagen, die Ihnen bei Ihrem Workflow-Prozess helfen können. Hier sind einige der Dutzende, die ProjectManager kostenlos auf unserer Website anbietet.

RACI-Matrix-Vorlage

Bevor Sie einen Workflow-Prozess erstellen können, müssen Sie verstehen, wer in Ihrem Team was tut. Diese Teamorganisation erfolgt mit Hilfe unserer kostenlosen RACI-Matrixvorlage für Excel. Sie können die kostenlose Vorlage verwenden, um Teammitglieder in Kategorien zu sammeln, die dem Akronym entsprechen: verantwortlich, verantwortlich, konsultiert und informiert.

Arbeitsauftragsvorlage

Wenn an Ihrem Workflow-Prozess Personen außerhalb Ihrer Organisation beteiligt sind, benötigen Sie unsere kostenlose Arbeitsauftragsvorlage für Excel. Es umfasst Arbeit, Werkzeuge und Materialien, die für die Fertigstellung der Arbeit benötigt werden, mit Anweisungen, was getan werden muss, wie viel es kosten wird, die Frist für die Fertigstellung der Arbeit und wer welche Aufgaben erhält.

Vorlage für einen agilen Sprintplan

Teams arbeiten möglicherweise nicht so, wie es Manager planen, weshalb Sie ihre Sprache sprechen müssen. Wenn Sie in einer agilen Umgebung arbeiten, verwenden Sie unsere kostenlose Vorlage für einen agilen Sprintplan. Es verleiht Ihrem Team mit seinen kurzen, iterativen Sprints, die nur ein paar Wochen dauern, die inhärente Flexibilität Ihres Teams.

Wie ProjectManager den Workflow-Prozess verbessert

ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, die einen Großteil der manuellen Arbeit automatisiert, um Ihren Arbeitsablauf produktiver zu gestalten. Unsere Software warnt die zugewiesenen Teammitglieder, wenn sich Fristen nähern, und stellt sicher, dass jeder den Zeitplan kennt und das Projekt auf Kurs hält.

Erstellen Sie Workflows auf Kanban-Boards

Wir haben Funktionen, die den Arbeitsablauf effizienter machen, wie z. B. Kanban-Tafeln, die den Arbeitsablauf visualisieren. Wie bei einem traditionellen Kanban-Board können Sie drei Spalten haben: To Do, Doing und Done. Unter jeder dieser Karten befinden sich die einzelnen Aufgaben, die Teammitgliedern zugewiesen werden können. Diese Karten können zum einfachen Filtern mit Tags versehen werden, und Kommentare und Dokumente können für eine bessere Zusammenarbeit hinzugefügt werden.

Karten können erweitert werden, um noch mehr Details über die Aufgabe anzuzeigen. Die erweiterte Ansicht zeigt die geleisteten Arbeitsstunden, Sie können eine To-Do-Liste erstellen und vieles mehr. Wenn Sie ein anderes Teammitglied hinzuziehen möchten, das der Aufgabe nicht zugewiesen ist, markieren Sie es einfach und es wird per E-Mail benachrichtigt.

Verfolgen Sie den Fortschritt auf Dashboards

Der Workflow muss analysiert werden, um ihn zu optimieren, ein weiterer Bereich, in dem ProjectManager helfen kann. Mit unserem Projekt-Dashboard können Sie den Fortschritt Ihres Projekts in Echtzeit verfolgen. Es verfolgt alle Ihre Aufgaben in einer Ansicht und zeigt Ihnen den abgeschlossenen Prozentsatz an. Sie können auch den Arbeitsablauf Ihres Teams anzeigen und dessen Fortschritt überwachen.

ProjectManager verfügt über die Tools, um dies und vieles mehr zu tun, wenn Sie Ihr Projekt planen, verfolgen und darüber berichten. Sehen Sie, wie es Ihnen bei Ihrem Arbeitsablauf und mehr helfen kann, indem Sie noch heute diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.

Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr über den Workflow-Prozess zu erfahren

ProjectManager hat Tutorial-Videos, um unsere große Bibliothek mit Blog-Beiträgen zu allen Aspekten des Projektmanagements zu erweitern. In diesem kurzen Schulungsvideo definiert Jennifer Bridges, PMP, was ein Workflow-Prozess ist.

Hier ist ein Screenshot für Ihre Referenz!

Danke fürs zuschauen!

Transkription:

Heute sprechen wir darüber, wie man einen Workflow-Prozess definiert. Nun, wenn Sie eine neue Initiative oder ein neues Projekt verwalten, müssen Sie oft einen neuen Prozess definieren, um die Arbeit zu erledigen.

Nun, das ist manchmal leichter gesagt als getan. Wenn Sie sich eine neue Initiative oder ein neues Projekt ansehen, sind mehrere Akteure beteiligt, so dass Sie möglicherweise einen Projektmanager oder mehrere Projektmanager haben, Sie haben verschiedene Teammitglieder, oft haben Sie Designer, Partner, Kunden, Auftragnehmer und sogar Lieferanten.

Und damit sind einige der Herausforderungen, die auftreten, dass Sie sich mit Legacy-Prozessen befassen, vielleicht mit Dingen, die in der Vergangenheit gemacht wurden, also halten die Leute manchmal an der Art und Weise fest, wie sie früher war. Und dann hatten Sie unterschiedliche Prozesse, also haben sie, besonders wenn es sich um Dritte oder vielleicht Lieferanten handelt, ihre eigenen Prozesse.

Daher ist es schwierig, alle dazu zu bringen, in derselben Sprache zu sprechen oder Dinge auf dieselbe Weise zu tun. Und manchmal haben einige dieser Spieler überhaupt keine Prozesse, und dann haben einige Leute ihre Prozesse nach dem Tool gestaltet, was es manchmal schwierig macht, die Ergebnisse zu erhalten.

Wenn wir also einen Workflow-Prozess entwerfen, wollen wir mit dem Ende im Hinterkopf beginnen. Was bedeutet das? Wir werfen einen Blick darauf, wie wir jetzt arbeiten und wie wir in Zukunft arbeiten wollen. Und so müssen wir uns anschauen, was müssen wir neu oder anders machen?

Einige der Dinge, die wir uns ansehen möchten, sind die Definition, wie die Prozesse, Arbeitsabläufe und Systeme aussehen, Best Practices, Checklisten, welche Fragen wir stellen müssen, welche Partner wir an Bord haben müssen und was unsere tun Führungsteam aussehen muss. Aber heute, in der heutigen Whiteboard-Sitzung, möchte ich mich auf den Workflow konzentrieren.

Beginnen wir also damit, uns anzusehen, was ein Workflow wirklich ist. Es ist die Definition, Ausführung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, bei denen Aufgaben, Informationen und Dokumente gemäß einer Reihe von Verfahrensregeln von einer Person zur anderen weitergegeben werden. Und die Arbeit kann von einer oder mehreren Personen erledigt werden und wandelt Materialien, Informationen oder Dienstleistungen um. Grundsätzlich schauen wir uns an, wie funktioniert der Workflow?

Reden wir also darüber, wie wir einen definieren. Das ist also ein sehr hohes Niveau, aber die drei Hauptschritte bestehen zunächst einmal darin, ein Workflow-Diagramm zu erstellen. Es ist also buchstäblich ein Diagramm, wie diese Arbeit von einer Person zur anderen oder von einer Gruppe zur anderen weitergegeben wird. Und natürlich können Sie sich vorstellen, dass das sehr detailliert werden kann. Aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, die Leute einzubeziehen, die die Arbeit machen, damit es realistisch ist.

Und zweitens, sobald Sie das Diagramm fertiggestellt haben, möchten Sie es mit dem gesamten Team besprechen und sicherstellen, dass es Zustimmung gibt, dass es keine Lücken gibt und dass es realistisch ist. Sie möchten, dass alle den Prozess absegnen und ihn übernehmen und im gesamten Projekt oder in der Initiative implementieren.

Passen Sie dann beim dritten den Workflow-Prozess an die Tool-Funktionalität an. Hier wollen wir den Prozess das Tool antreiben lassen. Aber manchmal sagen die Leute: „Nun, das ist nicht in der realen Welt“, weil dieses Tool oft von einem Unternehmen ausgewählt oder bereits verwendet wird. Aber dabei wollen wir den gesunden Menschenverstand einsetzen.

Wir wollen auch … Sie sehen, wie wichtig Projektmanagement-Tools sind. Und damit wollen wir mit den Tools so viel wie möglich automatisieren. Deshalb können die Leute, die die Arbeit machen, das tun, was sie am besten können, und das ist die Arbeit. Und dann … also, was sind die Vorteile von all dem? Es verbessert wirklich die Produktivität, reduziert Fehler, beseitigt Stress und hält die Dinge innerhalb der Initiative oder des Projekts konsistent.

Wenn Sie also ein Tool benötigen, das Ihnen bei Ihrem Workflow-Prozess helfen kann, dann melden Sie sich jetzt bei ProjectManager für unsere Software an.