Effektive RFP-Antwort: So erstellen Sie eine Antwort auf eine Angebotsanfrage, die neue Kunden sichert

Eine Angebotsanfrage ist ein aussagekräftiges Druckdokument, das alle wichtigen und relevanten Informationen zu einem Projekt enthält, das Sie abschließen müssen.

Was noch besser ist, wir haben ausführlich darüber geschrieben, wie eine detaillierte Ausschreibung erstellt wird, und alle Fragen zum Schreiben und zu den Inhalten beantwortet. Dieser Leitfaden bietet Einblicke in das, was ein RFP ist, seine Bedeutung und wo es in der Geschäfts-, Marketing- und Designwelt passt.

In diesem Artikel wechseln wir jedoch den Gang und sagen Agenturen, wie sie die perfekte RFP-Antwort schreiben, die ihnen hilft, mehr Kunden zu gewinnen.

Aber zuerst ist hier etwas zu bedenken:

Ihre RFP-Antwort muss nicht so gut sein wie die RFP des Kunden. Es muss viel besser sein .

Und das sollte für dich Sinn machen. Ein Unternehmen, das entscheidet, welchen Auftragnehmer es beauftragen soll, muss aus zahlreichen Anfragen nach Angebotsantworten den besten auswählen.

Indem Sie ein wirkungsvolles Angebot erstellen, das den Wert Ihres Unternehmens und die Kampagnen oder Arbeit, die Sie für den Kunden durchführen könnten, darstellt, erleichtern Sie bereits das Leben des Kunden, was das ultimative Ziel beim Outsourcing eines Projekts ist.

Die guten Nachrichten? Sie können das Schreiben effektiverer RFP-Antworten verbessern und mehr Kunden gewinnen, indem Sie diesem praktischen Leitfaden folgen.

So funktioniert der RFP-Gebots- und Auswahlprozess

Um zu verstehen, wie Sie die beste Antwort auf eine Ausschreibung erstellen, müssen Sie zunächst den gesamten Prozess verstehen.

Bevor Sie sich überhaupt engagieren, erstellt ein Unternehmen eine Angebotsanfrage, in der das Projekt, das Budget, die ideale Vision und die Informationen, die es in den Antworten sehen möchte, skizziert und dann an verschiedene Anbieter und Auftragnehmer gesendet werden. Mit etwas Glück gehören Sie zu den Empfängern.

Agenturen, die an einer Mitarbeit am Projekt interessiert sind, erstellen dann ein personalisiertes Angebot, das speziell auf den potenziellen Kunden, das Projekt und die angeforderten Informationen zugeschnitten ist, und reichen diese Antwort fristgerecht ein.

Die Unternehmen werden dann die Vorschläge prüfen, die Kandidaten eingrenzen, die besten Vorschläge in die engere Wahl ziehen und mit möglichen Agenturen in Kontakt treten, um zu sehen, ob sie für das vorliegende Projekt gut geeignet sind. Dies ist auch die Zeit, in der die in die engere Wahl gezogenen Antwortsender zusätzliche Fragen stellen können, um ihre vorgeschlagene Strategie zu verfeinern.

Wenn Sie es bis zu diesem Stadium geschafft haben, denken Sie an die Fragen, die Sie Ihren potenziellen Kunden stellen, da dies immer noch ein entscheidender Aspekt des Auswahlprozesses ist. Wie bei jedem Vorstellungsgespräch beurteilen Unternehmen Sie anhand Ihrer Fragen – und Sie möchten nicht unvorbereitet an den Tisch kommen. Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie Ihr Können und Ihre fachliche Wahrnehmung weiter unter Beweis stellen.

Bereiten Sie sich also wie auf ein normales Vorstellungsgespräch vor. Umreißen Sie mehrere spezifische und allgemeine Fragen, die das Unternehmen verwenden wird, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wer Sie sind und wozu Sie fähig sind UND Ihnen dabei helfen, den Umfang des Projekts und das, wonach es sucht, zu verstehen.

Nach der Besprechung des Projekts und des Vorschlags wird der in die engere Wahl gezogene Kandidat wahrscheinlich aufgefordert, seinen Vorschlag zu überprüfen und eine endgültige Version zu senden, auf der das Unternehmen den seiner Meinung nach besten Bieter auswählt.

Wie lange dauert die Auswahl des RFP-Vorschlags?

Der Auswahlprozess kann von Tagen über Wochen bis hin zu Monaten dauern. Leider haben Unternehmen keine festgelegte Zeit, um einen endgültigen Vorschlag auszuwählen. Daher kann das Warten auf die Ergebnisse eine mühsame Aufgabe sein.

Man kann mit Sicherheit sagen, dass kleinere, agile Unternehmen mit einem Problem, das eine schnelle Lösung benötigt, schneller ihren RFP-Gewinner auswählen können.

Große Konzerne und Unternehmen sind jedoch viel schwieriger zu lokalisieren. Das macht aber Sinn, denn in der Regel müssen viele Menschen eine gemeinsame Entscheidung treffen und jede Entscheidung muss von mehreren Fachleuten auf unterschiedlichen Ebenen abgehakt werden.

Die meisten Angebotsanfragen enthalten allgemeine Fälligkeitstermine für Einreichungen und können auch die Daten enthalten, bis zu denen sich der Kunde melden wird, um das Gespräch fortzusetzen, wenn er dies wünscht. Diese Informationen können Ihnen helfen, einen allgemeinen Zeitplan zu erstellen.

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Jede RFP-Antwort sollte Folgendes beinhalten...

1. Deckblatt

Das ist ganz einfach – Ihre Anfrage zur Angebotsantwort sollte mit einem gut gestalteten Deckblatt beginnen. Wir sind schließlich visuelle Kreaturen. Außerdem werden Unternehmen mit diesen Antworten überschwemmt... und Sie möchten, dass Ihre Antworten auffallen.

Fügen Sie ihr Logo sowie Ihr eigenes ein, um die Idee zu wecken, dass diese Antwort speziell für sie erstellt wurde. Nutzen Sie ein ansprechendes Design, Layout und Farbschema, um das Unternehmen anzusprechen und sich von der Konkurrenz abzuheben.

Stellen Sie abschließend sicher, dass die Informationen relevant sind und Sie sich korrekt auf das Unternehmen beziehen. Beachten Sie die eindeutige Großschreibung oder Leerzeichen in kreativen Firmennamen.

2. Inhaltsverzeichnis

Dieser Abschnitt ist ziemlich selbsterklärend. Ein klares Inhaltsverzeichnis erleichtert es Unternehmen, bestimmte Teile Ihres Angebots wie Erfahrung, Taktik und Preis zu überprüfen.

Sie müssen nicht durch alle Dokumentseiten scrollen, um zu finden, wonach sie suchen. Indem Sie diesen Schmerzpunkt beseitigen, werden Sie die Gesamterfahrung mit Ihrer Agentur angenehm gestalten, eine große emotionale Verbindung zu Ihnen herstellen und Ihr Angebot in ihren Köpfen hervorheben.

3. Zusammenfassung

Hier können Sie die Anforderungen eines Kunden zusammenfassen. Wenn Sie kurze, präzise Antworten verwenden, zeigen Sie, dass Sie wirklich verstehen, was sie brauchen und es ihnen anbieten können, ohne zu viel Zeit zu verschwenden.

Denken Sie daran, dass die Executive Summary eine kurze Erinnerung an die Projektparameter ist, nicht die hochgeladene Ausschreibung.

Zeigen Sie, dass Sie genau verstehen, was das Unternehmen in einem Angebot UND einem Projekt will.

Fühlen Sie sich frei, die Markenidentität des Kunden zu berühren oder sein Logo für eine zusätzliche Detailebene erneut einzufügen.

4. Agenturübersicht

Nehmen Sie drei oder vier Folien, um über Ihre Agentur zu sprechen. Auf diese Weise kann sich der potenzielle Kunde ein besseres Bild von Ihrem Team, Ihrer Expertise und Ihrer Unternehmenskultur machen, ohne das Angebot zu dominieren.

In Ihrer Agenturübersicht können Sie auch besprechen, warum Sie gut passen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die folgenden Elemente enthalten:

• Sprechen Sie darüber, wer Sie sind.
• Erwähne, was dich unterscheidet.
• Bieten Sie Einblicke und Beispiele für Ihre Arbeit, einschließlich Auszeichnungen, Portfolio-Links und mehr.
• Skizzieren Sie die Teamstruktur.
• Geben Sie ihnen einen Vorgeschmack auf das Fachgebiet Ihrer Agentur, das auf ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt ist. Sie müssen zeigen, dass Sie jede Rolle ausgefüllt haben.

5. Kundenübersicht

Es überrascht nicht, dass ein potenzieller Kunde sein Unternehmen bereits sehr gut kennt. Also, wiederholen Sie ihnen nicht nur ihre „Über uns“-Seite.

Sie sollten jedoch einen Abschnitt mit einer Kundenübersicht einfügen, um zu beweisen, dass Sie ihr Geschäftsmodell verstehen und ihre Probleme und Schwächen identifizieren können, die verbessert werden könnten.

Die Folie(n) sollten enthalten:

• Analyse des Geschäftsmodells des Kunden.
• Die Zielgruppe des Kunden.
• Ihre wichtigsten Unterschiede auf dem Markt und ihr Alleinstellungsmerkmal.

Achten Sie besonders darauf, die demografische Gruppe zu definieren, um zu zeigen, dass Sie verstehen, wen sie ansprechen. Unternehmen möchten sehen, ob Sie ihre Marke vollständig verstehen.

6. Projektideen

Der wichtigste Teil des Angebots ist die spezifische Strategie, die Sie sich zur Lösung des Problems des Kunden vorstellen.

Potenzielle Kunden suchen nach umsetzbaren kreativen Kampagnenideen , die in der Forschung verwurzelt sind.

Das Stichwort lautet dort "in der Forschung verwurzelt". Stellen Sie also nicht nur einige Grundlagenforschung oder einfache Definitionen zusammen und nennen Sie es eine Strategie – das sind Informationen, die sie entweder selbst finden oder bereits kennen.

Unternehmen, die einen Agenturpartner suchen, wollen das Wie. Wie werden Sie den Traffic steigern, Verbraucher zum Konvertieren ermutigen oder eine reibungslosere E-Commerce-Plattform schaffen? Entwerfen Sie nachgemachte Kreative, liefern Sie echte Ideen und beweisen Sie, dass Sie mehr können, als Analysen und Forschungsdatenbanken zu nutzen.

Tatsächlich werden Kunden den Großteil ihrer Einstellungsentscheidungen auf die Ideen stützen, die Sie einbringen können. Ihre Strategien werden Sie auf den Erfolg vorbereiten, aber Ihr Einfallsreichtum hat die Kraft, Kunden zu begeistern und Sie eine Liga über Ihren Mitbewerbern zu setzen.

7. Fallstudien

Versprechen, Möglichkeiten und Schmeicheleien spielen eine wichtige Rolle, aber nichts sagt mehr über Ihre Agentur aus als kalte, harte Ergebnisse.

Fallstudien sind eine effektive Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten und Ihr Fachwissen zu präsentieren. Daten lügen nicht, und mit sorgfältig vorbereiteten Fallstudien können Sie zeigen, wie Sie in der Vergangenheit dazu beigetragen haben, andere Unternehmen und Strategien zu transformieren.

Der B2B-Content-Marketing-Bericht von BrightTALK besagt, dass mehr als 55 Prozent der B2B-Chefs der Meinung sind, dass Fallstudien effektiv dazu beitragen, Konversionsraten und Verkäufe zu steigern.

Fallstudien zeigen, wie Sie Probleme lösen und Herausforderungen meistern.

Wenn Sie ein B2C-Unternehmen sind, sollten Sie eine Marke schaffen, die mit den Erfahrungen und Emotionen der Kunden spielt.

Aber B2B-Geschäftsmodelle drehen sich um Ergebnisse, und es gibt keinen besseren Weg, sie darzustellen als eine Fallstudie.

Stellen Sie in beiden Fällen sicher, dass Sie alle Details angeben, einschließlich der verwendeten Creatives und der verwendeten Taktiken.

8. Zeitpläne & Meilensteine

Je besser Sie Ihre Aktivitäten segmentieren und Ihren Weg zum Erreichen des Kundenziels erläutern, desto erfolgreicher wird Ihre RFP-Angebotsantwort sein. Achten Sie darauf, diese präzise zu formulieren, denn Sie wollen nicht zu viel versprechen und nicht unterliefern.

Fügen Sie einen klaren Zeitplan hinzu – woraus wird die Leistung bestehen und wann werden Sie sie einreichen?

Kunden, die RFPs versenden, wissen, dass einige Aufgaben Zeit brauchen, aber sie vergeben das Projekt auch an eine Agentur, die über die Werkzeuge, Ressourcen und das Personal verfügt, um es rechtzeitig abzuschließen.

Seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre Fähigkeiten. Je mehr Sie der Fantasie überlassen, desto mehr Fragen kann ein Unternehmen haben und desto schwieriger wird es, A) das Projekt zu landen und B) Ihre Fristen und Fristen tatsächlich einzuhalten, wenn Sie dies tun.

9. Projektpreis

Die Ermittlung Ihrer voraussichtlichen Gebühren kann der schwierigste Teil Ihres Vorschlags sein. Agenturen müssen einen Preis festlegen, bei dem es sich lohnt, ein Projekt zu übernehmen, ohne einen Kunden zu belasten, und müssen viele verschiedene Kosten berücksichtigen, die sich summieren können.

Sie müssen sich jedoch auch wettbewerbsfähig bepreisen. Unternehmen legen fast nie ihr gesamtes Abteilungsbudget offen, und Sie können leicht etwas zitieren, das weit über ihren Möglichkeiten liegt. Umgekehrt können Agenturen leicht zu niedrig quotieren.

Achten Sie besonders auf die Entwicklung Ihrer Kosten. Berechnen Sie es gut und fair. Verkaufen Sie sich nicht zu kurz, aber übertreiben Sie es nicht. Sie müssen kritisch und überlegt sein, um sicherzustellen, dass Sie eine Figur in ihrem Sweet Spot liefern.

10. Anhang

Der Anhang ist der perfekte Ort, um verschiedene Begriffe und Prozesse näher zu erläutern. Binden Sie lose Enden zusammen, sorgen Sie für weiteren Kontext und Klarheit, definieren Sie alle Begriffe, die Sie im gesamten Angebot verwendet haben, und schließen Sie Ihren Vorschlag mit einer kraftvollen und wirkungsvollen Note ab.

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So formulieren Sie unterschiedliche Antworten für unterschiedliche Vorschläge

Wir haben durchgegangen, was jede RFP-Antwort enthalten sollte. Als nächstes steht auf unserer Liste, wie Sie es für die Art des Projekts optimieren können. Obwohl sich die Vorschläge nicht allzu sehr unterscheiden werden, ist eine leichte Verschiebung zu beachten.

Marketing

Wenn Sie einem Kunden Ihre digitalen Marketingdienste anbieten, konzentrieren Sie sich auf harte Daten aus Ihren vorherigen Kampagnen. Was genau haben Sie für Ihre Kunden getan und wie haben Sie diese Ergebnisse erzielt?

Ausführliche Fallstudien können leicht erstellt werden, insbesondere mit Zugriff auf Ergebnisse von Social Media-Kampagnen, Google Analytics und anderen Tools. Nutzen Sie diese zu Ihrem Vorteil.

Web-Design

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Portfolio. Wenn Sie aufgefordert werden, eine RFP-Antwort für einen Webdesign-Auftrag zu senden, lassen Sie am besten die Links und Bilder sprechen – insbesondere wenn Sie Beispiele für Lösungen haben, die Sie für frühere Kunden erstellt haben, die dasselbe Ziel oder dieselbe Branche haben als RFP-Sender.

Wenn Sie eine Webdesign-RFP-Antwort senden, stellen Sie sicher, dass Sie in erster Linie die Bedürfnisse des Kunden verstehen. Webdesign-RFP-Antworten gehören zu den schwierigsten, da Kunden oft nicht sicher sind, was sie wollen.

Wenn sie es tun… nun, sagen wir einfach, wenn wir einen Dollar für jedes Mal hätten, wenn Kunden nach „etwas wie Apple“ fragten, wären wir reich.

Konzentrieren Sie sich auf die Ziele, die sie erreichen möchten, präsentieren Sie dann ähnliche Werke und entwickeln Sie potenzielle Ideen von dort aus.

Inhaltserstellung

Es ist ziemlich einfach, eine RFP-Antwort für Content-Strategisierungs- und Schreibjobs zu erstellen. Sie brauchen nicht wirklich visuelle Beispiele, obwohl, wie bereits erwähnt, Menschen visuell sind und gut auf eine gute Ästhetik reagieren.

Letztendlich sind Ihr Schreibstil und Ihre Fähigkeit, ihn an die Bedürfnisse Ihres Kunden anzupassen, der entscheidende Faktor für die Sicherung eines solchen Projekts.

Guter Inhalt muss die genaue Stimmung und Markenbotschaft eines Kunden vermitteln. Mit einem gut geschriebenen und maßgeschneiderten RFP sind Sie bereits auf dem besten Weg, Ihr Können unter Beweis zu stellen.

SEO & Website-Optimierung

Auch hier hängt stark von konkreten Ergebnissen ab. SEO und Website-Optimierung sind sehr datengetrieben. Präsentieren Sie diese Informationen, was Sie für den Kunden tun können und wie Sie Ihre Taktiken umsetzen möchten.

Viele Kunden verstehen nicht wirklich, wie SEO-Optimierung aus technischer Sicht funktioniert. Daher ist es wichtig, Taktiken und Ideen, die ihnen zum Erfolg führen, auf eine für sie leicht verständliche Weise darzustellen. Viel Spaß, aber stellen Sie sicher, dass Sie wertvolle Erkenntnisse liefern.

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Was ist ein blindes RFP?

Eine blinde oder unaufgeforderte RFP ist ein Fall, wenn ein Unternehmen Sie auffordert, ihm ein Angebot zu senden, Sie jedoch keine Verbindung zu diesem Unternehmen haben und nichts darüber wissen. In diesen Fällen sind Sie vielleicht verwirrt, warum sie Sie ausgewählt haben, und vielleicht hin und hergerissen, wie Sie reagieren sollen.

Das blinde RFP kann schwer zu landen sein. Es kann Tage dauern, bis Sie eine Antwort erstellen, und Sie können den Client immer noch nicht erreichen.

Einige Fachleute behaupten, dass sie nicht einmal darauf reagieren, und das hat einen guten Grund. Sobald ein Unternehmen sein RFP erstellt hat, kann es es problemlos an zahlreiche potenzielle Anbieter gleichzeitig senden, was unpersönlich und transaktional ist. Und Agenturen sind nicht auf Erfolg eingestellt, weil sie eine Marke nicht wirklich kennen oder was sie brauchen.

Blinde RFPs werden normalerweise von Unternehmen verteilt, die nur nach dem niedrigsten Bieter suchen, was eine bekanntermaßen schwierige Art von Kunden ist, mit der man zusammenarbeiten kann.

Einige Unternehmen nutzen diese niedrigeren Gebote, um Bieterkriege zwischen Wettbewerbern zu beginnen. Selbst nachdem Sie den Kunden gewonnen haben, schätzen oder interessieren ihn diese möglicherweise nicht für die Qualität Ihrer Arbeit.

Sie könnten auch Ihre Arbeit nehmen und Sie hoch und trocken zurücklassen. Wenn Sie Zeit und Mühe investieren, um Strategien für ein bestimmtes Unternehmen zu analysieren und Einblicke zu geben, haben diese die Möglichkeit, diese zu beanspruchen, ohne Ihnen den Job zu vergeben.

Darüber hinaus werden RFPs manchmal nur zu dem Zweck gesendet, Informationen über Branchenpreise zu sammeln. Schattig, wir wissen! Letztendlich werden die Kunden, die sich während des RFP-Prozesses die Zeit nehmen, eine Beziehung aufzubauen, wahrscheinlich bessere professionelle Partner sein.

So erstellen Sie die effektivste RFP-Antwort

Die effektivsten RFP-Antworten eröffnen Möglichkeiten für die zukünftige Zusammenarbeit und befähigen Sie, die kleinsten Details des Projekts zu definieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie eine erfolgreiche RFP-Angebotsantwort erstellen können.

Fügen Sie einige Preise hinzu Wiggle Room

Auch Kunden brauchen manchmal einen Gewinn. Anstatt Ihren besten und niedrigsten Preis anzugeben, lassen Sie etwas Verhandlungsspielraum. Es ist besser, sie glauben zu lassen, dass sie dich dazu bringen können, ein wenig nachzugeben, als kompromisslos zu sein.

Gib ihnen nicht alle Details

Dieser ist schwer. Sie gewinnen einen Kunden (oder auch nicht) basierend auf Ihrem strategischen Plan und Preis. Sie möchten sie beeindrucken, aber Sie möchten ihnen nicht alle Antworten geben, damit sie alles selbst machen können.

Zeigen Sie Ergebnisse mit Fallstudien und erstellen Sie Beispielkampagnen und Creatives, aber behalten Sie ein paar Details für sich.

Beantworten Sie Fragen und geben Sie Einblicke

Der beste Weg, die Konkurrenz zu übertreffen, besteht darin, dem Kunden Antworten auf die Fragen zu geben, von denen er nicht einmal wusste, dass er sie hatte. Dies stärkt Ihre Autorität und zeigt, dass Sie wirklich alle Aspekte ihrer Organisation, ihrer Geschäftsziele und des Gesamtbildes verstehen.

Identifizieren Sie mögliche Probleme

Erstellen Sie dann Notfallpläne. Achten Sie besonders auf Lieferprobleme, unrealistische Erwartungen und Artikel, die zusätzliches Outsourcing erfordern.

Verweisen Sie auf die Informationen des Kunden in seinem RFP. Wenn Sie Inkonsistenzen oder unklare Zuordnungen feststellen, fügen Sie diese der Liste der Fragen hinzu, die Sie während der RFP-Fragen und Antworten einreichen.

Erstellen Sie eine Vorlage

Sie müssen eine gut geschriebene und recherchierte Vorlage erstellen, mit der Sie den RFP-Antwortprozess automatisieren können. Sie müssen nicht immer wieder neue Antworten für die Teile schreiben, die sich nicht ändern, aber Sie müssen sicherstellen, dass Raum für Wachstum und Flexibilität vorhanden ist.

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Was Sie bei einer Anfrage zur Angebotsantwort nicht tun sollten

Machen Sie kleine Fehler

Nehmen Sie sich Zeit, um genau die richtige Angebotsantwort zu erstellen. Überstürzen Sie es nicht – jede RFP-Antwort sollte personalisiert und maßgeschneidert sein, um Aufträge zu gewinnen.

Achte auf details. Verwenden Sie den richtigen Namen, achten Sie auf eine konsistente Groß- und Kleinschreibung, stellen Sie sicher, dass keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorhanden sind, und formatieren Sie das Dokument richtig. Nehmen Sie sich im Wesentlichen nur die Zeit, um sicherzustellen, dass alles gut aussieht, damit Sie keine unordentliche professionelle Arbeitsmoral abgeben.

Den Kunden beleidigen

Kunden, die RFPs senden, sind nicht dumm, daher müssen Sie die grundlegenden Begriffe und Elemente nicht erklären. Es wird von Ihrer Seite unprofessionell aussehen, wenn Sie dies tun.

Wenn Sie Erläuterungen oder Definitionen hinzufügen möchten, verschwenden Sie keine Zeit mit den eigentlichen Folien. Fügen Sie diese Informationen stattdessen einfach dem Anhang hinzu.

Verallgemeinern

Stellen Sie sicher, dass Ihre Antworten treffend, prägnant und wichtig sind. Streben Sie nach einer kurzen, einfachen und süßen Kopie. Langweilen Sie potenzielle Kunden nicht, bevor Sie sie faszinieren können.

Jede Agentur wird versuchen, die Aufmerksamkeit eines Kunden zu erregen, indem sie behauptet, die Beste für den Job zu sein, aber es ist Ihre Aufgabe, zu beweisen, dass Sie der Beste sind. Wissen, Expertise und ein klarer Aktionsplan sind die einzigen Dinge, die Sie von Ihren Mitbewerbern unterscheiden.

Vergiss die Kommunikation

Stellen Sie sicher, dass Sie sich für einen Ansprechpartner entscheiden, der das Versenden des Vorschlags übernimmt und alle weiteren Kommunikationen, Anrufe und Besprechungen erleichtert. Dies minimiert Verwirrung und stellt sicher, dass Ihr Angebot während des Transports nicht verloren geht.

Wie können Sie mit dem Empfang von Angebotsanfragen beginnen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, RFPs zu landen.

Der erste (und bequemste) Schritt besteht darin, bereits in die engere Wahl zu kommen. So finden Sie die RFPs! Dies hängt jedoch oft von einer bereits bestehenden Markenidentität und einem guten Ruf ab, den viele neue Agenturen möglicherweise noch nicht haben.

Sie können auch nischenspezifische RFP-Aggregatoren finden und sich ihren Listen anschließen, wie z. B. Onvia.

Außerdem befindet sich die am meisten ungenutzte Quelle von RFPs in der Regierung. Wussten Sie, dass, obwohl die Regierung jährlich mehr als 11 Millionen Verträge abschließt, weniger als 5 Prozent der US-Unternehmen Geschäfte mit der US-Regierung tätigen?

Täglich werden mehr als 95 Prozent der Bundesaufträge an KMU vergeben.

Tatsächlich gibt es neue Möglichkeiten im Wert von ca. 1 Milliarde US-Dollar, für die Sie sich mit einer gut ausgearbeiteten RFP-Antwort bewerben können. Öffentliche Ausschreibungen finden Sie auf FindRFP und GovernmentBids.

Schließlich können Sie RFPs erhalten, indem Sie sich vernetzen und neue potenzielle Kunden treffen. Je mehr Unternehmen Ihren Namen und Ihre Fähigkeiten kennen und wissen, dass Sie auf der Suche nach einer neuen Arbeit sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie Ihnen eine Angebotsanfrage senden.

Was sind die Vorteile einer guten RFP-Antwort?

Der Hauptvorteil für Sie ist natürlich ein Zustrom an Arbeit, den jede Agentur begehrt. Aber abgesehen von diesem übergreifenden Vorteil können Sie viel von herausragenden Fähigkeiten beim Verfassen von Vorschlägen lernen.

Zusätzliches zukünftiges Beschäftigungspotenzial

Abgesehen davon, dass Sie den Kunden kurzfristig für ein Projekt gewinnen, kann Ihnen ein RFP-Gewinn, wenn alles gut geht, in Zukunft viel Arbeit bringen. Unternehmen testen Auftragnehmer oft, indem sie ihnen zunächst kleinere Jobs anbieten, um mögliche Verluste zu reduzieren, wenn sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind.

Daher ist es eine großartige Möglichkeit, ein Projekt abzusichern und es gut auszuführen, um Wiederholungsgeschäfte und vielleicht sogar einen lebenslangen Kunden zu sichern. Stellen Sie sich das so vor: Es ist viel einfacher, einen bestehenden Vertrag zu erweitern, als neue Angebote zu versenden und zusätzliche Angebote zu prüfen.

Ein großartiges RFP bringt Ihren Fuß in die Tür und eröffnet eine Welt voller Möglichkeiten für die Zukunft.

Verbesserte Verhandlungsfähigkeiten

Verhandlungsgeschick ist eine der wertvollsten Fähigkeiten, die man bei der Diskussion einer möglichen Geschäftsbeziehung haben sollte. Und je mehr Sie es tun, desto besser werden Sie.

Es gibt keinen besseren Weg, um mehr darüber zu erfahren, wie Kunden in einer bestimmten Nische oder Branche denken, als durch ein paar RFP-Verhandlungen. Auch wenn Sie anfangs nicht erfolgreich sind, sammeln Sie Wissen und Erfahrung für später.

Erstellen eines optimierten Prozesses

Wenn Sie ein paar Antworten erstellen, wird der Prozess mit der Zeit einfacher. Zum Beispiel kann Ihre erste RFP-Antwort Tage dauern, aber die fünfte wird nur einen Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen.

Obwohl Sie die Recherche und die Informationssuche, die Sie durchführen, nicht wirklich rationalisieren können, wissen Sie, wo Sie beim nächsten Mal suchen müssen.

Kontinuierliche Erfahrung und kontinuierliches Lernen

Sie können nicht jede Ausschreibung gewinnen, aber Sie können von jedem lernen. Sie können die Unternehmen sogar um ihr ehrliches Feedback bitten, damit Sie in Zukunft an Ihrer Antwort arbeiten können.

Dann lernen Sie langsam aber sicher zu erkennen, was für potenzielle Kunden wichtig ist und worauf Sie sich bei der Erstellung Ihrer nächsten RFP-Antwort konzentrieren sollten.

Kuratieren Sie Ihr Angebot

Während Sie die RFP-Antworten ausfüllen, werden Sie feststellen, wie Sie Ihren Wert am besten präsentieren können.

Vielleicht müssen Sie Ihr Gesamtangebot ändern und für Kunden attraktiver gestalten. Das bedeutet nicht unbedingt, dass Sie Ihr Geschäftsmodell ändern müssen, sondern nur Ihre Präsentation.

Sobald Sie sich auf den Weg gemacht haben, lernen Sie, Vorschläge zu erstellen, die Ihre Fähigkeiten und Ihr Wissen demonstrieren, was ein wichtiger Schritt ist, um ein Angebot zu gewinnen.

Die Erstellung der perfekten RFP-Antwort kann Sie auf den zukünftigen Erfolg vorbereiten

Eine Anfrage zur Angebotsantwort ist ein kompliziertes Dokument, das Ihnen und Ihrem Unternehmen große Vorteile bringen kann – solange Sie die erforderliche Zeit, Recherche und Mühe aufwenden.

Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie auf Anhieb Erfolg haben oder jeden Vorschlag abschließen werden. Aber es ist ein Anfang.

Um das effektivste Angebot zu schreiben, lesen Sie die Angebotsanfrage sorgfältig durch und erstellen Sie dann eine schillernde und komplizierte Antwort, die sich von den Mitbewerbern abhebt.

Befolgen Sie bei der Angebotserstellung die obigen Tipps, nehmen Sie sich Zeit und haben Sie Geduld. Es ist ein Marathon, kein Sprint. Außerdem kann ein nüchterner Kopf bestimmte Probleme oder Fehler in Ihrer RFP-Antwort hervorheben, die Sie beheben können, bevor es zu spät ist.

Aber eines ist sicher – je mehr Sie bieten und RFP-Antworten versenden, desto besser werden Sie darin, ein erfolgreiches Dokument zu erstellen.

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