E-Mail-Kommunikation während COVID-19: Tipps und Beispiele

Aktualisiert am 01.06.2021

COVID-19 hat jeden in irgendeiner Form betroffen, aber bestimmte Branchen und lokale Unternehmen haben eine größere Belastung in Bezug auf die Kundenkommunikation getragen. Neben der Fluggesellschaft und der Reisebranche haben viele lokale Unternehmen ihre eigenen COVID-19-E-Mail-Updates verschickt, da die Bewohner zweifeln, ob ihr Lieblingscafé wiedereröffnet wurde oder ob sie eine Reservierung vornehmen müssen, bevor sie dorthin gehen Fitnessstudio.

Einige Unternehmen haben spezielle Teams und Anbieter, die sich das ganze Jahr über auf die Krisenkommunikation in solchen Situationen vorbereiten. Aber viele kleinere Unternehmen und Marken tun dies nicht. Unsere kürzlich durchgeführte E-Mail-Benchmark- und Engagement-Studie hat ergeben, dass Menschen im Durchschnitt E-Mails von rund 50 Marken und Unternehmen abonnieren und erhalten . Während Unternehmen beginnen, wieder zu öffnen, Öffnungszeiten anzupassen und neue Protokolle festzulegen, senden viele Unternehmen E-Mails darüber, welche Schritte sie unternehmen, um das Risiko von COVID-19 zu verringern und die Sicherheit ihrer Kunden zu gewährleisten, während sie Schritte zurück zur Normalität unternehmen.

Dieser Beitrag enthält einige Best-Practice-Tipps, wenn Sie Ihr eigenes COVID-19-E-Mail-Update senden möchten und nach einer Anleitung suchen.

Müssen Sie zuerst eine COVID-19-E-Mail senden?

Nur weil Sie sehen, dass all diese COVID-19-E-Mails in Ihrem Posteingang auftauchen, bedeutet das nicht, dass Sie Ihre eigenen senden müssen. Auf keinen Fall sollten Sie E-Mails über COVID-19 versenden, nur um aus der Raserei Kapital zu schlagen. Senden Sie diese E-Mails nur, wenn Sie dazu einen legitimen geschäftlichen Grund haben.

Einige Anwendungsfälle, die eine zusätzliche Krisenkommunikation erfordern würden, umfassen:

• Aktualisierungen oder Stornierungen von Firmenveranstaltungen
• Ladenöffnungsaktualisierungen, Schließungen oder Wiedereröffnungen
• Informationen darüber, wie Sie aus der Ferne auf die Dienste eines Unternehmens zugreifen können
• Aktualisierungen von Unternehmen mit hohem Passantenverkehr, bei denen Personen möglicherweise in engen Kontakt miteinander kommen

Bitte beachten Sie: Dies ist keine vollständige Liste, wann Sie eine COVID-19-E-Mail senden müssen, aber hoffentlich hilft Ihnen dies bei der Entscheidung, was die nächsten Schritte für Ihr Unternehmen sein sollten. Wenn Sie mit einem E-Mail-Experten sprechen möchten, kontaktieren Sie uns hier.

Absender und Betreffzeile: Machen Sie sich klar, was drin ist

Jetzt ist nicht die Zeit, mit der Änderung Ihres Absendernamens herumzuspielen. Wir empfehlen, dass Absender keine persönlichen Namen verwenden, da dies den Empfänger verwirren könnte. Sie erkennen den Absender möglicherweise nicht und übersehen die E-Mail. In Situationen wie dieser ist Klarheit die oberste Priorität, und konsequent zu sein wird Ihnen helfen, eine klare Botschaft zu erreichen.

Wir empfehlen klare, prägnante Betreffzeilen. In Werbe-E-Mails kann eine faszinierende Wendung eine effektive Möglichkeit sein, Empfänger dazu zu verleiten, Ihre E-Mails zu öffnen. Halten Sie sich jedoch für die COVID-19-E-Mail an einfache Betreffzeilen wie „Unsere Antwort auf COVID-19“. Wenn Ihr Empfänger Ihr Unternehmen nutzt oder besucht, möchte er wahrscheinlich mehr wissen und diese E-Mail öffnen.

Passen Sie Ihre Markenstimme und Ihren Ton an

Vielleicht ist Ihre Markenstimme normalerweise super frech und freigeistig. Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt, den Ton anzupassen und sich auf die Fakten und Entwicklungen zu konzentrieren, die unter Ihrer Kontrolle stehen. Aber korrigieren Sie nicht so sehr und schreiben Sie nicht in einem so feierlichen oder düsteren Ton, dass Sie den Stress des Empfängers erhöhen.

Wenn Sie den Haupttext Ihrer COVID-19-E-Mail schreiben, verbinden Sie sich mit Ihrem Empfänger, indem Sie seine Angst anerkennen, aber bewahren Sie während der gesamten E-Mail einen ruhigen, objektiven Ton.

Ihr Leser wird die Veränderung angesichts der Situation verstehen und Ihre Marke wird tatsächlich viel menschlicher erscheinen.

Konzentrieren Sie sich auf das Handeln

Ihre Empfänger werden am meisten an den Maßnahmen interessiert sein, die Sie ergreifen, um das Risiko und die Verbreitung von COVID-19 zu verringern. Erwägen Sie, diese Aktionen in einer Liste mit Aufzählungszeichen bereitzustellen, damit der Leser Ihre Maßnahmen effizient überfliegen kann. Haben Sie zusätzliche Reinigungskräfte eingestellt, um Ihr Fitnessstudio jede Woche gründlich zu reinigen? Das will Ihr Empfänger wissen.

Die Chase Bank hat kürzlich eine COVID-19-E-Mail mit nützlichen Ressourcen und Tipps für den Fernzugriff auf die Bank verschickt:

Erwägen Sie, Ihre E-Mail aufzuteilen, was Sie als Unternehmen tun und was Ihre Kunden tun können, um zu helfen. A Precious Child ist eine gemeinnützige Organisation in der Denver Metro, die sanft gebrauchte Kleidung und Zubehör für berechtigte Familien bereitstellt. Sie skizzierten ihre vorbeugenden Maßnahmen sowie ihre Forderungen an die Freiwilligen in leicht lesbaren Stichpunkten:

Während jeder Art von Krise gibt es in Nachrichtenagenturen, Twitter-Konten und mehr normalerweise ein Meer von Meinungen und Stimmen. Nutzen Sie Ihre COVID-19-E-Mail nicht als Gelegenheit, diesen Lärm zu verstärken.

Vermeiden Sie es, eine redaktionelle Haltung zu einer Krise einzunehmen, es sei denn, Sie arbeiten für eine Agentur, die sich darauf spezialisiert hat.

Ihre Empfänger werden das mitbekommen, und es besteht eine gute Chance, dass sie Ihrer Meinung nicht zustimmen. Dadurch riskieren Sie Ihren Markenruf erst nach der Krise.

Konzentrieren Sie sich auf die Fakten, die Sie haben, und welche Maßnahmen Sie aufgrund dieser Fakten ergreifen.

COVID-Unternehmensaktualisierungen und Wiedereröffnungsbeispiele

Da immer mehr COVID-Anforderungen aufgehoben werden, liegt es an den Unternehmen, ihren Kunden klare Mitteilungen darüber zu machen, wie sie die COVID-Protokolle befolgen und welche Anpassungen sie an Kapazität, Öffnungszeiten oder Angeboten vornehmen.

Die oben genannten Tipps mit Fokus auf Klarheit und Aktion gelten weiterhin. Hier sind einige Beispiele von Unternehmen, die klar kommuniziert haben, wie sich die aufgehobenen Beschränkungen auf ihre Kunden auswirken werden.

Starten Sie Ihre Mitgliedschaft neu

ClassPass ermöglichte es Kunden, ihre Pläne im Laufe des Jahres 2020 zu pausieren, während COVID in vollem Umfang in Kraft war. Aber als sich die Beschränkungen im ganzen Land zu lockern begannen, verschickte ClassPass eine E-Mail, in der die Schritte beschrieben wurden, um wieder fit zu werden. Die E-Mail listet wiedereröffnete Fitnessunternehmen in der Region auf, gibt deutlich an, wann die Mitgliedschaft des Kunden fortgesetzt wird, und enthält eine Liste wichtiger Aktualisierungen in Bezug auf Guthaben, Sicherheit und Sauberkeit und wie Sie Ihren Plan anpassen können.

Wenn Sie planen, Ihre Dienste wieder aufzunehmen, erläutern Sie Ihren Kunden klar, wie sie mit Ihrem Unternehmen beginnen können, oder beenden Sie ihre Mitgliedschaft, wenn sie nicht mehr interessiert sind. Verwenden Sie fett gedruckten Text wie die E-Mail von ClassPass, um die wichtigsten Informationen hervorzuheben.

Gesundheitsversorgung: COVID-Impf-E-Mail und -SMS

Wir wären nachlässig, wenn wir keine Impfstoff-Update-E-Mail hinzufügen würden, eine Mitteilung, die Gesundheitsdienstleister auf der ganzen Welt mit ihren Patienten geteilt haben, um sicherzustellen, dass sie informiert sind und wissen, wie sie sich für den Erhalt ihres COVID-Impfstoffs anmelden können.

Diese E-Mail von Kaiser Permanente hat keine Floskeln – sie kommt direkt auf den Punkt, beginnend mit der Betreffzeile „Neue CDC-Maskenrichtlinien“. Anschließend wird detailliert beschrieben, wie Sie sich für Ihren Impftermin anmelden können und wie Kaiser plant, die Maskenrichtlinien anzugehen, wobei CTAs für jeden Abschnitt hervorgehoben werden. Die E-Mail ist einfach, aber effektiv.

Viele Gesundheitsdienstleister und Unternehmen haben sich auch auf SMS (besser bekannt als Textnachrichten) verlassen, um schnell mit Patienten über bevorstehende Termine und verfügbare Impfstoffe zu kommunizieren.

Zum Beispiel verließ sich Dr. B auf SMS, um Patienten zu benachrichtigen, wenn Impfstoffe verfügbar wurden. SMS ermöglichte es Dr. B, Patienten zu erreichen und so schnell wie möglich Antworten von ihnen zu erhalten.

E-Mail eignet sich zwar hervorragend für die Kommunikation von Unternehmensaktualisierungen und Wiedereröffnungsverfahren, aber wenn Sie Ihre Kunden sofort kontaktieren müssen, dann ist SMS ein hervorragendes Werkzeug, das Sie in Ihrem Kommunikationsarsenal haben sollten.

COVID-E-Mail zur Wiedereröffnung des Geschäfts

Wie viele Unternehmen in den Jahren 2020-21 musste das Jalan Facial Spa vorübergehend schließen. Sobald das Geschäft zur Wiedereröffnung bereit war, schickten sie eine hervorragende E-Mail, in der sie ihre Reinigungsverfahren, COVID-Protokolle und Kapazitätsbeschränkungen darlegten. Versuchen Sie, fettgedruckte CTAs wie Jalans E-Mail zu verwenden, um die Leser anzuleiten, mehr über Ihre Wiedereröffnungs- und COVID-19-Sicherheitsrichtlinien zu erfahren.

Seien Sie bereit, sich anzupassen

Wie bei jeder sich schnell ändernden Situation können die heutigen Entwicklungen schnell überholt sein. Seien Sie bereit, auf alle anderen Entwicklungen oder Aktualisierungen zu COVID-19 zu reagieren, damit Ihre Mitarbeiter und Kunden sicher und gesund bleiben.

Hoffentlich helfen Ihnen diese Tipps dabei, sich in den Entwicklungen von COVID-19 zurechtzufinden und in dieser Zeit eine effektive E-Mail-Kommunikation bereitzustellen. Die genauesten und aktuellsten Informationen zur Verbreitung von COVID-19 finden Sie im Center for Disease Control (CDC) und im COVID-19 Dashboard der Weltgesundheitsorganisation (WHO).