6 Schritte zu einem leistungsstarken E-Mail-Designsystem, das Ihr Team lieben wird

E-Mail-Marketer – und insbesondere die Designer, die Kampagnen erstellen – suchen ständig nach Möglichkeiten, den Produktionsprozess zu verbessern. Egal, ob es um automatisierte Vorschau- und Qualitätssicherungstools (QA) geht oder um schnellere Möglichkeiten zum Codieren von E-Mails zu suchen, Effizienz ist das A und O.

Kombiniert mit dem Bedürfnis nach Geschwindigkeit ist die Notwendigkeit zu skalieren. Insbesondere mit dem Ausbruch von COVID-19 und Menschen, die von zu Hause aus arbeiten und einkaufen, senden Unternehmen mehr E-Mails denn je. 54 % haben das E-Mail-Volumen seit vor der Pandemie erhöht, so unsere 2020 State of Email, Herbstausgabe. Und Teams haben Mühe, mit der steigenden Nachfrage Schritt zu halten, innovativ zu sein und hohe Qualitätsstandards zu halten.

Ein Tool, das wir zunehmend hilfreich fanden – und das andere mit großem Erfolg anwenden – ist ein E-Mail-Design-System. Designsysteme werden im Allgemeinen aus zwei Gründen erstellt: Effizienz und Konsistenz. Aber was sind E-Mail-Designsysteme und wie können sie verwendet werden, um die Leistung Ihres Teams zu verbessern?

Was ist ein E-Mail-Designsystem?

Ein E-Mail-Design-System ist eine Sammlung wiederverwendbarer Komponenten und Standards, die Teams verwenden, um ihre Arbeit zu leiten und markenkonforme, fehlerfreie E-Mails schneller und konsistenter zu erstellen.

Die Komponenten in einem E-Mail-Designsystem bestehen normalerweise aus:

• Markenfarben und Assets wie Logos, Symbole und Bilder
• E-Mail-Module (wie Snippets und Partials), die zum Erstellen von E-Mails verwendet werden
• Vollständige E-Mail-Vorlagen, die kampagnenübergreifend wiederverwendet werden können

Die Standards schreiben häufig die Verwendung dieser Komponenten vor und können Folgendes umfassen:

• Kick-off-Meetings und laufende Schulungen zur Nutzung von Designsystemen
• HTML-Kommentare zur Verwendung in Modulen und Vorlagen
• Dokumentation wie die Logik hinter Design- und Implementierungsentscheidungen

Kombiniert bilden die beiden Elemente ein System, das Teams in die Lage versetzen kann, ihre E-Mail-Marketing-Produktion selbst angesichts von Herausforderungen wie einer anhaltenden globalen Pandemie zu skalieren.

In unserem Webinar How Design Systems Empower Email Teams Everywhere haben E-Mail-Experten ihre persönlichen Erfahrungen und Erkenntnisse geteilt.

„Das Designsystem bei Stack Overflow ermöglicht es jedem von uns, dazu beizutragen und es zu nutzen, auch wenn es nicht unser Vollzeitjob ist.“ Ted Goas, Principal Product Designer (ehemals bei Stack Overflow)

So erstellen Sie Ihr eigenes E-Mail-Designsystem

Es gibt eine Menge, die in ein E-Mail-Designsystem einfließen kann, von Grafiken und Marken-Assets bis hin zum eigentlichen Code und Kopien, die in E-Mails enthalten sind. Aber die meisten erfolgreichen Designsysteme werden mit einer gut getesteten Reihe von Schritten erstellt. So können Sie Ihr eigenes E-Mail-Design-System erstellen.

1. Verpflichten Sie sich zum Aufbau eines Designsystems

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, ob Sie ein E-Mail-Designsystem benötigen, und sich dann als Team zu verpflichten, eines zu erstellen. Stellen Sie sich ein paar Fragen:

• Dauert es lange, E-Mail-Kampagnen zu erstellen?
• Machen wir während des QA-Prozesses oder nach dem Drücken von Senden häufig Fehler?
• Gibt es viele Leute, die beim E-Mail-Marketing, Design und Entwicklung helfen?
• Fühlen wir uns durch unseren aktuellen E-Mail-Produktionsprozess behindert?

Wenn Sie mit Ja geantwortet haben, ist es sinnvoll, ein eigenes E-Mail-Designsystem zu erstellen. Besprechen Sie die Herausforderungen, denen sich Ihr Team gegenübersieht, mit den Stakeholdern, skizzieren Sie die vielen Vorteile eines Konstruktionssystems, um Zustimmung zu erhalten, und planen Sie dann die Zeit und die Ressourcen ein, um die Arbeit zu erledigen.

„Designsysteme halten Unternehmen markenkonform und befähigen kleine und große Teams, nahtlos zu bauen.“ Crystal Ledesma, Engineering Manager, Design Systems bei Zillow

2. Überprüfen Sie Ihr bestehendes E-Mail-Marketing-Programm

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre vorhandenen E-Mails – sowohl Marketing- als auch Transaktions-E-Mails – zu überprüfen und zu ermitteln, was in Ihr E-Mail-Designsystem aufgenommen werden muss.

Ähnlich wie Sie eine E-Mail in eine modulare Vorlage aufteilen würden, besteht der Zweck Ihres Audits darin, herauszufinden, welche Komponenten in allen E-Mails gemeinsam sind (oder einzigartig sind und berücksichtigt werden müssen), damit Sie wissen, was Sie tatsächlich erstellen müssen und die Standards, die Sie für die Verwendung dieser Komponenten schreiben müssen.

Tabellenkalkulationen sind sehr nützlich für die Durchführung von Audits. Öffnen Sie eine und dokumentieren Sie jede gesendete E-Mail, verschiedene Arten von Inhalten, Bildern, Schaltflächen, Kopfzeilen, Fußzeilen, Haftungsausschlüssen usw.

Und stellen Sie sicher, dass Sie nach Möglichkeit Beispiel-Screenshots oder Links zu Live-E-Mails einfügen. Diese dienen als guter Bezugspunkt, wenn es darum geht, Ihre Komponenten tatsächlich zu bauen.

3. Designentscheidungen besprechen und dokumentieren

Als nächstes kommt der lustige Teil: Miteinander darüber zu sprechen, wie Sie Ihr Designsystem implementieren.

Halten Sie Besprechungen ab, arbeiten Sie in kollaborativen Designtools wie Figma zusammen oder beginnen Sie mit der Eingabe eines gemeinsam genutzten Dokuments, um wichtige Entscheidungen darüber zu treffen, was in das Designsystem aufgenommen und wie es implementiert werden soll.

Der wichtige Teil hier besteht darin, den Prozess und die Gründe für Entscheidungen zu dokumentieren, damit jeder weiß, was, warum und wie hinter Ihrem Designsystem steht.

4. Bauen Sie Ihr Designsystem und Ihre Anleitung auf

Sobald ein allgemeiner Konsens besteht, müssen Sie die eigentlichen Komponenten Ihres E-Mail-Designsystems aufbauen und organisieren. Der organisatorische Teil ist besonders wichtig, da er Ihrem Team hilft, die richtigen Module zu finden, die verwendet werden sollen, was die Einführung problemlos macht.

Dies haben wir auf unserer Seite mit unserer Designbibliothek in Litmus getan, mit der Sie Markenfarben, Module und vollständige Vorlagen speichern können, die Ihr Team beim Erstellen neuer Kampagnen verwenden kann. Sie können Ihre Module auch kategorisieren, indem Sie sie nach Modultyp (zB Kopfzeilen oder Schaltflächen), E-Mail-Typ (zB Newsletter oder Veranstaltung) oder was auch immer Ihren Bedürfnissen entspricht, kategorisieren.

Und mit Ihrem E-Mail-Design-System in Litmus können Sie QA-Tests automatisieren, um sicherzustellen, dass alles perfekt ist, und dann jeden – auch Nicht-Programmierer – befähigen, schnell E-Mails mit dem visuellen Drag-and-Drop-Editor zu erstellen.

Zusätzlich zum Speicherort der Komponenten müssen Sie jedoch die andere Hälfte Ihres Konstruktionssystems dokumentieren – die Nutzungsstandards. Für uns geschieht dies größtenteils in Confluence, aber jede Art von Dokumenten, die geteilt werden, einfach zu aktualisieren und schnell referenziert werden können. Wir haben gesehen, wie Teams alles von PDFs und Foliensätzen bis hin zu vollständigen Websites verwenden, um ihre Designsysteme zu dokumentieren. Wir sind große Fans des E-Mail-Design-Leitfadens von Mutual of Omaha, wenn Sie sich inspirieren lassen möchten.

5. Holen Sie andere ins Boot

Nach der Erstellung und Dokumentation müssen Sie die Leute an Bord holen und das E-Mail-Designsystem tatsächlich verwenden. Kick-off-Meetings und Teamschulungen sind eine großartige Möglichkeit, um die Mitarbeiter über das Designsystem und dessen zukünftige Verwendung auf dem Laufenden zu halten. Allzu oft hören Teams jedoch nach einem anfänglichen Trainingsschub auf und die Nutzung des E-Mail-Designsystems verpufft.

„Wenn Sie möchten, dass die Leute Ihr Designsystem verwenden, geben Sie den Leuten Zeit, sich nass zu machen, machen Sie es zugänglich und ermutigen Sie die Leute, Fragen zu stellen.“ Ted Goas, Hauptproduktdesigner

Verpflichten Sie sich zu fortlaufenden Schulungen und Aktualisierungen Ihres Konstruktionssystems – sei es durch persönliche (oder virtuelle) Meetings, routinemäßig aktualisierte Dokumente, vierteljährliche Veröffentlichungen oder sogar einen internen Newsletter – damit Ihr Team weiß, warum und wie Sie das Design weiter verwenden können System.

„Verlassen Sie sich auf persönliches Onboarding, bauen Sie teamübergreifende Beziehungen auf und halten Sie Ressourcen auf dem neuesten Stand.“ Crystal Ledesma, Engineering Manager, Design Systems bei Zillow

6. Spülen und wiederholen

Der letzte Schritt bei der Implementierung Ihres eigenen E-Mail-Designsystems ist einer, der nie endet!

Designsysteme sollen nicht statisch sein.

Die besten wachsen und entwickeln sich im Laufe der Zeit, genau wie die Unternehmen und die Menschen, denen sie dienen. Richten Sie regelmäßige Zeitblöcke ein, um gemeinsam Ihre Designsystemkomponenten und -standards zu überprüfen. Und vergessen Sie nicht, Ihre allgemeinen Geschäftsziele, Marketinginitiativen und Produkt- oder Service-Updates zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Designsystem das tut, was es soll: Ihrem Team helfen, in einer sich ständig verändernden Landschaft erfolgreich zu sein.

Erstellen Sie Ihr Designsystem und Ihre E-Mails an einem Ort

Benötigen Sie einen Ort, um Ihr eigenes E-Mail-Designsystem zu starten? Wir sind teilweise (Wortspiel beabsichtigt) für die Designbibliothek in Lackmus. Die Designbibliothek ist ein zentraler Ort zum Speichern, Organisieren und QA-Testen Ihrer Markenressourcen, Module und Vorlagen für einfachere Aktualisierungen. Greifen Sie dann schnell auf Ihre Komponenten zu und erstellen Sie mit ihnen im Visual Editor E-Mails. Probieren Sie Lackmus noch heute aus!

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