5 effektive Strategien für Event-Erinnerungs-E-Mails

Eventplanung ist nichts für schwache Nerven. Der stressigste Teil ist auch der wichtigste: die Leute dazu zu bringen, auftauchen zu wollen (persönlich oder digital). Um diese RSVPs ins Rollen zu bringen, benötigen Sie eine schöne und faszinierende E-Mail-Kampagne.

Ein wichtiger Teil dieser Kampagne ist die E-Mail zur Erinnerung an die Veranstaltung , die das Interesse der Registranten aufrechterhält, wichtige Veranstaltungsinformationen bereitstellt und dazu beiträgt, eine letzte Runde von RSVPs einzubringen.

Im heutigen Beitrag dreht sich alles um unsere Top 5 E-Mail-Design-Tipps , mit denen Sie Ihre Event-Erinnerungs-E-Mail singen können !

Was in jede Event-Erinnerungs-E-Mail aufgenommen werden sollte

Als Folgemaßnahme zu Ihrer ursprünglichen Einladung muss die Erinnerungs-E-Mail nicht so detailliert sein wie Ihre ursprüngliche Einladung, aber hier sind einige wichtige Details, die Sie angeben sollten:

• WAS : Erinnern Sie Registranten oder potenzielle Registranten an die Veranstaltung. Fügen Sie diese Informationen hinzu: den Veranstaltungstitel, einen Slogan und den/die Namen der Referenten, falls relevant.
• WANN : Geben Sie immer Datum und Uhrzeit sowie die Zeitzone an, insbesondere bei Webereignissen!
• WO : Geben Sie eine Adresse für persönliche Veranstaltungen zusammen mit relevanten Verkehrsinformationen an.
• ANMELDEN ODER TEILEN : Wenn Ihre Erinnerungs-E-Mail Zuschauer anstößt, die sich noch nicht verpflichtet haben, stellen Sie sicher, dass die Anmeldung weiterhin einfach ist. (Hinweis: Denken Sie an optimierten CTA-Button). Wenn Sie Personen kontaktieren, die bereits eine Antwort erhalten haben, machen Sie es ihnen leicht, sie mit Freunden zu teilen.
• SO ERHALTEN SIE WEITERE INFORMATIONEN : Erinnerungs-E-Mails sind kurz, stellen Sie also sicher, dass Sie auf eine Zielseite mit weiteren Details verlinken.
• WIE KANN MAN AUF FRAGEN ANTWORTEN : Was ist, wenn jemand eine Antwort ändern, einen Freund einladen möchte oder Fragen zum Veranstaltungsort hat? Stellen Sie sicher, dass Sie Kontaktinformationen oder einen Link zu einer FAQ-Seite angeben.

1. Halten Sie die Nachricht prägnant

Diese freundliche Erinnerungs-E-Mail von der Generalversammlung ist ein perfektes Beispiel dafür, wie Einfachheit die Kommunikation verbessern kann. Die Nachricht ist verblüffend einfach, enthält aber alle Informationen, die ein Registrant benötigt.

Das Tolle an dieser E-Mail ist, dass es sich wahrscheinlich um eine vorgefertigte Vorlage handelt. Der extra große Kopfzeilentext, die Illustration und die Fußzeileninformationen können alle von einer Erinnerung zur nächsten wiederverwendet werden .

Aktualisieren Sie einfach die Ereigniszeit und den Ort und die E-Mail ist fertig. Eine Vorlage wie diese zur Verfügung zu haben, ist definitiv eine clevere Möglichkeit, Ihren Workflow zu optimieren.

Punchbowl, die digitale Einladungsseite, hat auch ihr Erinnerungs-E-Mail-System mit Vorlagen versehen. Wie bei der Generalversammlung wird die Lesbarkeit der E-Mail durch ein schlichtes, weißes Layout , sparsam eingesetzten Live-Text und die Aufnahme der wichtigsten Informationen unterstützt.

Betrachten Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail für Teilnehmer, die bereits angemeldet und bereit sind, als freundlichen Anstoß. Sie müssen der E-Mail keine lange Ereignisbeschreibung hinzufügen. Machen Sie es den Lesern einfach, für weitere Informationen zu klicken.

2. Haben Sie noch freie Plätze? Anreize für Last-Minute-Freundeinladungen schaffen

CourseHorse kuratiert lokale Veranstaltungen und macht sie leicht zu finden und zu registrieren. Zusätzlich zu einer Erinnerungs-E-Mail, die einige Tage vor Kursbeginn gesendet wird, sendet CourseHorse auch eine Incentive-E-Mail, um offene Plätze zu besetzen . Hier ist ein Beispiel:

Ein kluges Konzept, nicht wahr? Und das Design der E-Mail hilft bei der Umsetzung: Der Header macht deutlich, worum es in der Nachricht geht, die wichtigsten Informationen werden in separaten Zeilen aufgeführt und ein fettgedruckter CTA-Button erleichtert die Reaktion auf das Incentive.

Wir empfehlen nur ein paar Designverbesserungen : Korrigieren Sie das verschwommene Bild in der Kopfzeile (eine einfache Lösung) und geben Sie dem Archivbild durch einfache Anpassungen ein wenig Liebe. Vom Konzept her ist dies jedoch eine ausgezeichnete Taktik, wenn Sie diese leeren Plätze in letzter Minute besetzen müssen!

3. Halten Sie wichtige Informationen oben über einem Bild

Eine effektive Ereigniserinnerung macht es unmöglich, wichtige Informationen zu übersehen, daher sollten Details wie Ereignisname, Datum und Ort immer im HTML-Text aufgelistet werden (damit sie immer erscheinen) und in separaten Zeilen angezeigt werden (nicht im Hauptteil eines Absatzes verloren gehen). ).

Im folgenden Beispiel hat die Social Media Week genau das getan. Das Besondere an der Erinnerungs-E-Mail ist jedoch, dass die Details über einem Hintergrundbild präsentiert wurden . Die Taktik ermöglichte es SMW, wichtige Details „above the fold“ statt unter einem Bild anzuzeigen.

Marken verwenden die ganze Zeit Text-Overlays mit Bildern, aber was hier entscheidend ist, ist, dass das Design von SMW Live-Text über einem Bild zusammen mit einer kugelsicheren CTA-Schaltfläche enthält. Auf diese Weise werden auch dann Details angezeigt , wenn ein Reader die Bildanzeige deaktiviert hat oder das Bild nicht geladen wird. Wir sehen diese Technik nicht so oft in E-Mails, aber sie ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihre Nachricht zu optimieren.

4. Fügen Sie eine Karte für persönliche Veranstaltungen hinzu

Das Letzte, was Sie bei einer persönlichen Veranstaltung wünschen, ist Verwirrung unter den Teilnehmern über den Weg dorthin . Wenn Ihr Standort etwas skurril ist – wie z. B. Zeit damit zu verbringen, durch die Sicherheitskontrolle zu gehen, auf einen Aufzug zu warten oder um den Block herum zu parken – fügen Sie dies in Ihre Event-Erinnerungs-E-Mail ein. Eine grundlegende, aber wichtige Möglichkeit, den Teilnehmern die Anreise zu einer Veranstaltung zu erleichtern? Legen Sie einfach eine Karte bei. Der Event-Experte Eventbrite fügt allen seinen Erinnerungs-E-Mails Karten hinzu, wie diese hier:

Eventbrite enthält auch Add-to-Calendar-Funktionen, die Registranten dabei helfen , die Veranstaltung in ihren Kalender aufzunehmen – und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie sich daran erinnern.

5. Optimieren Sie Ihre Betreffzeile

Ah, die gute alte Betreffzeile. E-Mail-Marketer quälen sich mit dem Schreiben und der Auswahl des perfekten. Kein Wunder: Rund 35 % der Abonnenten entscheiden allein aufgrund der Betreffzeile , ob sie Ihre E-Mail öffnen möchten oder nicht .

Die gute Nachricht: Registranten für eine Veranstaltung öffnen möglicherweise eher Ihre Event-Erinnerungs-E-Mail, da sie sich bereits angemeldet haben. Dennoch ist es wichtig, dass Ihre E-Mail mit einer soliden Betreffzeile hervorsticht, um sicherzustellen, dass Ihre Erinnerungs-E-Mail ihren Zweck erfüllt. Hier ist eine Auswahl von Betreffzeilen für Erinnerungs-E-Mails:

• Eine Klasse steht bevor!
• Erinnerung zur Einführung in den Projektmanagement-Workshop
• Erinnerung an den Frauenmarsch in NYC
• Event-Erinnerung: Ein Abend mit Ray LaMontagne
• Erinnerung: Seths Geburtstagssafari!
• Erinnerung – Sie sind eingeladen! Party mit Lori Weitzner buchen
• [HEUTE] Live-Podcast: Die UnSpammy Awards 2016
• [Letzte Chance!] Sichern Sie sich Ihren Platz beim Launch a Design Career Summit
• Zur Erinnerung: Einsendeschluss für Veranstaltungen ist der 2. Dezember für #SMWNYC im Jahr 2017

Bemerken Sie die Trends? Hier sind unsere Mitbringsel :

• Fügen Sie das Wort REMINDER in die Betreffzeile ein. Es ist transparent und klar.
• Benennen Sie die Veranstaltung – und ggf. den Namen des vorgestellten Gasts.
• Bringen Sie die Betreffzeile zum Vorschein, indem Sie den Text in Klammern setzen und/oder alle Großbuchstaben verwenden.

Abschluss

Das Entwerfen einer großartigen Event-Erinnerungs-E-Mail muss nicht kompliziert sein! Je klarer und prägnanter Sie sein können, desto besser. Und wenn Sie eine Vorlage erstellen, kann das Senden einer Terminerinnerungs-E-Mail ganz einfach sein.

Entwerfen Sie es in wenigen Minuten im Drag-and-Drop-BEE-Editor von MailUp. Es sind keine HTML-Kenntnisse erforderlich und Ihre E-Mail reagiert auf Mobilgeräte. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an!