So schreiben Sie eine Rechnungs-E-Mail [Kostenlose Vorlage]

Zu wissen, wie man eine Rechnungs-E-Mail schreibt, ist ein entscheidender Faktor, um pünktlich bezahlt zu werden. Ihre Hauptziele sind, dem Empfänger klar, prägnant und höflich mitzuteilen, was Sie wollen. In der Regel als Anhang versendet, benötigen Sie eine standardisierte E-Mail-Rechnungsvorlage, die als kurzes Anschreiben dient und Ihre Effizienz optimiert.

Hier bei Twilio SendGrid haben wir E- Mail-Schreiben 101 Best Practices und kostenlose Vorlagen , um Zeit und Kopfschmerzen bei Ihren wesentlichen täglichen Aufgaben zu sparen. Lesen Sie weiter, um insbesondere Tipps zu Rechnungs-E-Mails sowie eine kostenlose Rechnungs-E-Mail-Vorlage zu erhalten, die Sie sofort verwenden können. Wir haben auch Bonus-E-Mail-Vorlagen für Rechnungserinnerungen und überfällige Rechnungen hinzugefügt.

Tipps zum Schreiben einer Rechnungs-E-Mail

Mit unserer E-Mail-Vorlage für Rechnungen brauchen Sie keine Schreibtipps mehr. Füllen Sie einfach die Lücken aus, um sie zu personalisieren und die perfekte versandfertige E-Mail zu erstellen! Der Vollständigkeit halber werden wir hier jedoch einige Punkte anführen, um zu verdeutlichen, warum wir uns für diese spezielle Rechnungs- und Quittungsvorlage entschieden haben.

Vermeiden Sie Überraschungen durch transparente Preisgestaltung und regelmäßige Korrespondenz

Selbst mit der perfekten Vorlage können Reaktionen auf Ihre Rechnungs-E-Mail negativ sein. Sie können Verzögerungen und Unzufriedenheit Ihrer Kunden vermeiden, indem Sie sich zu Transparenz in Ihrer Preisstruktur verpflichten und Abweichungen in den Erwartungen im Voraus kommunizieren. Bei größeren Änderungen des erwarteten Gesamtbetrags müssen Sie eine vorläufige E-Mail senden, in der Sie beschreiben, warum die anstehende Rechnung von dem zuvor vereinbarten Betrag abweicht.

Besser noch, wenn Sie Hindernisse für die planmäßige Erfüllung Ihres Vertragsendes sehen, unterbrechen Sie Ihre Aktivität und besprechen Sie Optionen mit dem Kunden, um Überraschungen bei Budgetüberschreitungen zu vermeiden.

Halten Sie Ihre E-Mail einfach, aber freundlich

Während das Ziel Ihrer E-Mail darin besteht, bezahlt zu werden, ist jede Art von regelmäßiger Korrespondenz mit einem Kunden eine Gelegenheit, eine Beziehung zu festigen. Sie müssen nicht über Ihre Wochenendpläne sprechen oder Ihren Kunden fragen, was es heute Abend zum Abendessen gibt. Sie möchten jedoch die E-Mail mit dem Namen des Kunden personalisieren, Ihre Dankbarkeit für das Geschäft ausdrücken und ausreichende Informationen bereitstellen, damit sich Ihr Kunde mit der Transaktion wohlfühlt. Sie werden feststellen, dass unsere Vorlage eine einfache Sprache verwendet und diese Punkte in so wenigen Sätzen wie möglich ausdrückt.

Planen Sie für Eventualitäten

Das Verfolgen von Zahlungen ist für viele Menschen, die Rechnungs-E-Mails versenden, eine unglückliche Realität. Selbst ehrliche Menschen sind beschäftigt, vergesslich und jonglieren vielleicht mit mehreren finanziellen Verpflichtungen. Ganz zu schweigen davon, dass E-Mails in einem Spam-Ordner landen oder im falschen Posteingang landen können. Sie können erwägen, Rechnungen einen Monat vor dem Fälligkeitsdatum zu senden, mit einer freundlichen Erinnerung, die 1 oder 2 Wochen im Voraus gesendet wird, wenn Sie die Zahlung für die Rechnung nicht sofort erhalten haben.

Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise eine Vorlage für überfällige Rechnungen oder 2 erstellen, um sich auf die Zeit vorzubereiten, in der ein Kunde nicht umgehend zahlt. E-Mails mit überfälligen Rechnungen sind in der Regel etwas formeller und strenger, während die Höflichkeit gewahrt bleibt.

Warum eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage verwenden?

Das Versenden einer geschäftlichen E-Mail sollte nicht länger als 5 Minuten dauern. Wenn es länger dauert oder Sie viele Rechnungen versenden, gibt es keinen Ersatz für eine schnelle, einfache Rechnungseingangsvorlage, die diese Zeit auf 30 Sekunden oder weniger verkürzt.

Freiberufler und Kleinunternehmer haben oft Schwierigkeiten, pünktlich bezahlt zu werden. Während es zahlreiche Gründe für Verzögerungen gibt, erregt eine leicht verständliche E-Mail-Rechnungsvorlage im Allgemeinen mehr Aufmerksamkeit, klärt die Zahlungsbedingungen und lindert einen Großteil dieses Ärgers.

E-Mail-Vorlage für Rechnungen

Idealerweise erstellen Sie Ihre eigentliche Rechnung als herunterladbares PDF, das es Ihren Kunden leicht macht, sie auszudrucken, zu speichern und in ihre Buchhaltungssoftware hochzuladen. Die folgende E-Mail-Vorlage zum Senden von Rechnungen kann für Ihr Unternehmen angepasst und in die Betreffzeile und den Text der E-Mail eingefügt werden.

Standard-E-Mail-Vorlage für Rechnungen

Betreffzeile: Rechnung Nr. [NUMMER] für [PRODUKT/SERVICE] fällig am [DATUM]

Hallo [NAME DES KUNDEN],

Ich hoffe dir geht es gut. Siehe beigefügte Rechnung Nr. [NUMMER] für [PRODUKT/SERVICE], fällig am [DATUM]. Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.

Mit freundlichen Grüßen,

[IHR NAME & E-MAIL-SIGNATUR]

BONUS – E-Mail-Erinnerungsvorlage für Folgerechnungen

Betreffzeile: Rechnung Nr. [NUMMER] für [PRODUKT/SERVICE] ist bald am [DATUM] fällig

Hallo [NAME DES KUNDEN],

Ich hoffe dir geht es gut. wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die beigefügte Rechnung Nr. [NUMMER] für [PRODUKT/SERVICE] im [ZEITRAHMEN] am [DATUM] fällig ist. Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben.

Vielen Dank für Ihr Geschäft,

[IHR NAME & E-MAIL-SIGNATUR]

BONUS – E-Mail-Vorlage Nr. 1 für überfällige Rechnungen

Betreffzeile: Überfällige Rechnung Nr. [NUMMER] für [PRODUKT/SERVICE] fällig am [DATUM]

Sehr geehrter [KUNDENNAME],

Ich hoffe dir geht es gut. Wir haben noch keine Zahlung für Rechnung Nr. [NUMMER] für [PRODUKT/SERVICE] erhalten, die vor [NUMMER] Tagen am [DATUM] fällig war. Bitte teilen Sie uns mit, wann wir mit der Zahlung rechnen können, und wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben.

Mit freundlichen Grüßen,

[IHR NAME & E-MAIL-UNTERSCHRIFT, EINSCHLIESSLICH EINER TELEFONNUMMER]

BONUS – E-Mail-Vorlage Nr. 2 für überfällige Rechnungen

Betreffzeile: Rechnung Nr. [NUMMER] für [PRODUKT/SERVICE] **ÜBERFÄLLIG**

Sehr geehrter [KUNDENNAME],

Im Anhang ist eine Rechnung für das [PRODUKT/DIENSTLEISTUNG] bereitgestellt am [SERVICE/RECEIPT DATE], die am [FÄLLIGKEITSDATUM] fällig war.

Bitte beachten Sie, dass eine Verspätungsgebühr von [BETRAG] anfällt und der fällige Gesamtbetrag jetzt [TOTAL] beträgt.

Zahlungen sind über PayPal, Venmo, Apple Pay oder über [WEB PORTAL LINK] möglich.

Wenn Sie es vorziehen, können Sie einen Scheck, der auf [IHR NAME ODER UNTERNEHMEN] ausgestellt ist, an folgende Adresse senden:

[GESCHÄFTSADRESSE].

Bitte teilen Sie mir mit, wann mit der Zahlung zu rechnen ist und falls es weitere Fragen oder Bedenken gibt.

Danke,

[IHR NAME & E-MAIL-UNTERSCHRIFT, EINSCHLIESSLICH EINER TELEFONNUMMER]

So senden Sie eine Rechnung per E-Mail

Sobald Sie Ihre Vorlage haben, können Sie Ihre Rechnung ganz einfach per E-Mail senden:

• Hinzufügen einer standardisierten Betreffzeile, damit der Kunde sie leicht erkennen und finden kann
• Einfügen der Vorlage in den Text der E-Mail
• Offene Felder der Vorlage anpassen
• Hängen Sie die ausstehende Rechnung an, indem Sie auf das Büroklammersymbol klicken und die Datei suchen
• Korrekturlesen der E-Mail, um sicherzustellen, dass Sie keine Felder ausgelassen haben
• Senden Sie jetzt oder planen Sie eine Zeit über Ihre Anwendungsprogrammierschnittstelle (API)

Wir empfehlen dringend, eine API wie Twilio SendGrid als Teil Ihres Prozesses zu verwenden, da Sie eine Vorlage entwerfen, Variationen testen, E-Mails automatisch planen und Antworten verfolgen können. Wenn Sie selbstständig tätig sind, finden Sie auf unserer Website eine große Auswahl an Ressourcen, einschließlich kostenloser E-Mail-Vorlagen für Kaufbelege , die viel Zeit und Ärger für vielbeschäftigte Freiberufler und Geschäftsinhaber sparen.

Senden Sie Ihre Geschäftsrechnungs-E-Mails mit Twilio SendGrid

Twilio SendGrid bietet eine einfache, intuitive Plattform zum Erstellen von Vorlagen und zum Versenden von Rechnungs-E-Mails. Wir bieten Ihnen die Grundlage für den Aufbau erfolgreicher E-Mail-Kampagnen in großem Maßstab, einschließlich des Erstellens, Testens und Verfolgens von Rechnungen für mehrere Kunden.

Indem Sie Ihren Prozess weiter automatisieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsrechnungs-E-Mails den entsprechenden Standards entsprechen und fehlerfrei zugestellt werden, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, den Mehrwert für Ihr Unternehmen zu steigern. Besuchen Sie unsere E-Mail-API-Seite, um mehr zu erfahren!