So verbessern Sie Ihre E-Mail-Antwortzeit

Nichts ist wertvoller, als einem Kunden in Schwierigkeiten eine schnelle Antwort zu senden. Das Senden einer schnellen Antwort hat viele Vorteile.

Ein Kunde, der eine sofortige Antwort erhält, ist mit Ihrem Service zufrieden. Wenn sie eine Entscheidung bezüglich der Auswahl eines Produkts oder einer Dienstleistung treffen müssen, können sie sich schneller entscheiden. Wenn sie mit einem Problem konfrontiert sind und ihnen schnell geholfen wird, werden sie den After-Sales-Kundendienst des Unternehmens loben. Darüber hinaus bedeutet eine schnelle Antwortrate auf E-Mails, dass der Name Ihres Unternehmens in den Köpfen der Benutzer frisch bleibt.

Lassen Sie uns besprechen, wie Sie Ihre E-Mail-Antwortrate verbessern können.

Richten Sie automatische E-Mail-Antworten auf allgemeine Fragen ein

Wenn ein potenzieller Kunde beispielsweise fragt, wie lange die Produktlieferung dauern wird, kann ihm eine Standardantwort bezüglich der Lieferzeiten gesendet werden. Passen Sie beim Erstellen der automatisierten Antwort die E-Mail-Nachricht mit den Details des Kunden an.

In diesem Fall sollte die Sendungsverfolgungsnummer der Bestellung in der E-Mail enthalten sein. In ähnlicher Weise verbessert das Hinzufügen der Adresse des Kunden in der E-Mail die Benutzerzufriedenheit.

Verwenden Sie E-Mail-Tools, die mit künstlicher Intelligenz funktionieren

Künstliche intelligente Tools nutzen die Verarbeitung natürlicher Sprache, um eine Stimmungsanalyse durchzuführen.Durch das Auslesen des Inhalts der E-Mail kann das Tool den Ton des Kunden einordnen.Wenn der Absender unzufrieden ist, kann ihm eine entsprechende Antwort gesendet werden. Wenn der Kunde beispielsweise eine E-Mail mit dem Hinweis auf schlechten Service sendet, kann ihm eine entschuldigende Antwort oder vielleicht ein kostenloses Geschenk gesendet werden.

Kundendienstmitarbeiter können sich normalerweise viel Zeit nehmen, um über die richtige Reaktion nachzudenken, besonders wenn der Kunde schlechte Laune hat. Andererseits können KI-Tools eine sofortige Antwort senden, indem sie nach der am besten geeigneten Antwort aus der Datenbank suchen.

Zusätzlich zur Analyseder Absicht der Nachrichtkönnen E-Mails anhand ihres Inhalts und ihrer Betreffzeile kategorisiert werden. Durch die Verwaltung von E-Mails mit AI kann eine automatische Kennzeichnung erfolgen. So lassen sie sich leichter sortieren und an die zuständigen Stellen weiterleiten.

Tools helfen bei der Erstellung von Workflows. Ein Workflow kann beispielsweise E-Mails nach Betrefftypen weiterleiten. Jeder Kundendienstmitarbeiter kann einem bestimmten E-Mail-Betreff zugewiesen werden. Allerdings droht dadurch eintönige Arbeit für die Mitarbeiter.

Machen Sie die Verantwortung jedes Teammitglieds deutlich

Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern E-Mails zu. Es sollte keine Verwirrung darüber geben, wer die E-Mails beantwortet. E-Mails bleiben unbeantwortet, wenn Teammitglieder glauben, dass jemand anderes auf eine Kunden-E-Mail antwortet.

Stellen Sie für den laufenden Kundensupport Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen ein. Es sollte jederzeit ein Vertreter zugewiesen werden, der Ihre Anfrage beantwortet. Um schneller zu reagieren, sollten Vertreter vorgefertigte Vorlagen verwenden und diese nach Bedarf ändern.

Stellen Sie Mitarbeiter ein, die sich der Bereitstellung von Support per E-Mail verschrieben haben. Wenn der Vertreter für die Bereitstellung von Support durch Anrufe und E-Mails verantwortlich ist, wird seine Aufmerksamkeit abgelenkt. Wenn Sie keine automatisierten Tools verwenden, isteine schnelle Antwortrate möglich, wenn sich ein Teammitglied auf E-Mails konzentriert.

Verwenden Sie ein Rechtschreibprüfungstool

Beim Versenden professioneller E-Mails ist es wichtig, die richtige Grammatik und Rechtschreibung zu verwenden. Auch wenn die Sprachkenntnisse von Vertretern außergewöhnlich sind, Menschen machen Fehler. Eine Erweiterung eines Grammatik-Tools stellt sicher, dass es keine grammatikalischen Fehler gibt. Mithilfe eines Tools ist die E-Mail in kürzerer Zeit versandbereit.

Sie möchten keine Fehler machen, wie z. B. „Versand“ statt „Versand“ oder „Bestellung“ statt „Bestellung“ zu schreiben. Mit anderen Worten,das Tool hilft beim Senden schneller E-Mail-Antworten und stellt gleichzeitig sicher, dass der Ton und die Sprache konsistent und professionell sind.

Stellen Sie Mitarbeiter mit großartigen analytischen Fähigkeiten ein

Kunden versenden E-Mails in allen Größen. Kundenbetreuer haben möglicherweise keine Zeit, lange E-Mails durchzugehen. Schnelles Lesen oder Überfliegen ist eine wertvolle Fähigkeit.

Eine schnelle Antwortrate hängt davon ab, wie effizient der Kundendienstmitarbeiter das Problem analysiert und eine Antwort sendet .Natürlich hängt die Antwortgeschwindigkeit auch davon ab, wie schnell der Vertreter tippen kann. Der Vertreter wird ein Experte, wenn er mehr Erfahrung im Job sammelt.

Eine Faustregel lautet, nicht die gesamte Aufgabe der Beantwortung von E-Mails an einen neuen Mitarbeiter zu übergeben. Der Anfänger wird wahrscheinlich viele Fragen haben. Das Bestätigen von Antworten von Managern oder anderen Teammitgliedern nimmt Zeit in Anspruch, was wiederum die Antwortrate verlangsamt. Ein Anfänger sollte immer mit einem erfahrenen Kundenbetreuer zusammenarbeiten.

Erstellen Sie eine umfangreiche Wissensdatenbank

Es ist unwahrscheinlich, dass sich der Kundendienstmitarbeiter Lösungen für alle Fragen auswendig merkt – insbesondere, wenn er Teil eines technischen Unternehmens ist. Wissensdatenbankartikel sollten leicht zugänglich sein.

Das Team, das Artikel und Dokumentation erstellt, muss sich detaillierte Namen einfallen lassen. Ein Beispiel für eine solche Namenskonvention ist „Versandrichtlinie – lokale Kunden – aktualisierte Version“.

Idealerweise sollte es eine Suchleiste geben, in der nach Schlüsselwörtern gesucht werden kann. Kundenvertreter können sofort nach dem relevantesten Artikel suchen, der die Lösung für die Anfrage des Kunden enthält.

Die Bedeutung der Reaktionszeit beim SEO-Linkaufbau

Für das Suchmaschinenoptimierungsteam (SEO), das sich an Websites mit Gastbeiträgen wendet, kann eine schnelle Antwort ihre Bemühungen zum Linkaufbau erheblich verbessern. Eine schnelle Antwortquote bedeutet:

• Der Prozess des Erhaltens von Links ist schneller – führt zu einer schnelleren Zusammenarbeit mit dem Inhaltsteam, um einen Artikel zu entwerfen und ihn zu veröffentlichen.
• Wenn der Webmaster nicht an einer Zusammenarbeit interessiert ist, ist es besser, abgelehnt zu werden, als geghostet zu werden.

Eine schnelle Antwortrate hält die Linkbuilder motiviert, mehr Menschen zu erreichen.

Stellen Sie sich vor, wie entmutigend es sein wird, wenn Sie Zeit damit verbringen, eine Liste mit potenziellen Kunden zu erstellen, individuelle E-Mails für jeden von ihnen zu verfassen und trotzdem von keinem von ihnen eine Antwort erhalten.

Das Senden gezielter Inhalte hilft bei der Verbesserung der SEO-Bemühungen auf folgende Weise:

1. Ein Kunde sendet Ihnen eine E-Mail, in der er sich nach einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung erkundigt.
2. Sie reagieren darauf, indem Sie einen relevanten Blog- oder Helpdesk-Artikel von der Website senden.
3. Ihre Website erhält mehr Traffic (da der Inhalt zielgerichtet ist, bleibt der Benutzer wahrscheinlich länger auf der Webseite und die Absprungrate ist niedrig).
4. Google denkt, dass die Webseite der Absicht des Nutzers entspricht und verschiebt die Webseite auf den Suchergebnisseiten weiter nach oben.

Wie helfen E-Mails bei SEO?

In diesem Artikel wurde beschrieben, wie Sie schnelle Antworten per E-Mail senden. Die Frage ist, wirkt sich das in irgendeiner Weise auf SEO aus? Teilen wir die Antwort in zwei Kategorien ein.

Versenden von E-Mails an potenzielle Kunden

E-Mail-Marketing ist ein sehr wichtiger Kanal zur Kundengewinnung. Wenn jemand noch nie von Ihrem Unternehmen gehört oder den Namen Ihres Unternehmens vergessen hat, kann er Sie sofort in Suchmaschinen finden.

Lesen Sie: Wie kann E-Mail-Marketing Ihre SEO-Ergebnisse mithilfe von Videos verbessern?

Wenn Ihre Website oder Anwendung in Bezug auf SEO gut abgeschnitten hat, wird Ihre Marke in den Ergebnissen ganz oben stehen. Auf diese Weise erhöht sich der Traffic auf Ihrer Website oder Anwendung und führt direkt zu einer erhöhten Conversion-Rate. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass SEO kein eigenständiger Service ist, sondern hilft, den Verkehr auch über andere Kanäle zu lenken.

Versenden von E-Mails an Bestandskunden

Als Unternehmen haben Sie die E-Mail-Adressen bestehender Kunden. Wenn sich jemand für Ihren Newsletter angemeldet hat, kann er regelmäßig über Rabatte, Sonderaktionen, informative Inhalte, neue Produkte oder Dienstleistungen informiert werden.

Gezielter Traffic hat auch eine höhere Conversion-Wahrscheinlichkeit.

Wenn Ihnen ein bestehender Kunde ein bestimmtes Problem sendet, können ihm Links zu Inhalten auf der Website gesendet werden, die sich auf sein Problem beziehen.

Für große Unternehmen können Newsletter auch in verschiedene Themen kategorisiert werden. Potenzielle und bestehende Kunden können sich für Nischenthemen anmelden, an denen sie interessiert sind. Auf diese Weise erhält Ihre Markenwebsite nützliche Zugriffe, die bei den SEO-Bemühungen hilfreich sind .

Das Ziel von SEO ist es, einen Service zu schaffen, der den Bedürfnissen der Kunden entspricht.Auch wenn die Benutzerzufriedenheit nicht direkt mit SEO verbunden ist, führt ein erstklassiger Kundenservice zu Mundpropaganda. Die Leute werden nach Ihrem Markennamen suchen und länger auf der Webseite bleiben, was an sich schon ein Gewinn ist.