E-Mail-Segmentierung für gemeinnützige Organisationen

Ich habe im Rahmen meiner Karriere in den Bereichen Marketing, Kommunikation und Journalismus fast ein Jahrzehnt lang mit gemeinnützigen Organisationen zusammengearbeitet. Und erfolgreiche Entwicklungsdirektoren und Führungskräfte in fast jeder Wohltätigkeitsorganisation, die ich kenne, priorisieren Beziehungen.

Das liegt daran, dass Beziehungen die Verbindungen zwischen Menschen sind, die gemeinnützigen Organisationen helfen, bemerkenswerte Spenden und unerschütterliche Unterstützung für ihre Missionen zu sammeln. Aus diesem Grund gehen wir mit potenziellen Kunden zum Mittagessen aus, veranstalten spezielle Veranstaltungen für Vorstandsmitglieder und unterbrechen unsere Arbeit, wenn große Spender im Büro vorbeischauen.

Sie möchten, dass die Menschen wissen, dass Sie sich interessieren und dieselben Werte und Mission teilen wie sie.

Aber es gibt nur so viele Mittagessen in der Woche. Sie müssen auch digitales Marketing integrieren, um Ihre Unterstützer zu erreichen. Direkte E-Mail ist eine der effektivsten Methoden, wenn sie richtig gemacht wird.

„Dear YOUR NAME HERE“ ist nicht gut genug. Sie können keine Beziehungen ohne achtsame Personalisierung aufbauen.

Damit sich Ihre Unterstützer wie besondere Mitglieder der Community Ihrer Wohltätigkeitsorganisation fühlen, müssen Sie eine Marketingpraxis integrieren, die als E-Mail-Segmentierung bekannt ist. Diese Verfeinerung Ihrer Direkt-E-Mail-Kampagne kann das Engagement Ihrer E-Mail-Empfänger mehr als verdoppeln und ist nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken.

Mit der E-Mail-Segmentierung für gemeinnützige Organisationen ist es möglich, Ihre Liste in verschiedene Gruppen oder Segmente zu unterteilen. Sie können Ihre Nachrichten an jede Gruppe anpassen und jeder Person einen klaren Grund geben, Ihre E-Mail zu öffnen und mit einem Klick zu antworten.

Bereit, mehr zu erfahren? Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die Best Practices für die Segmentierung von Nonprofit-Listen schnell zu verstehen – damit Sie wieder etwas in Ihrer Community bewirken können.

Was ist ein E-Mail-„Segment“?

In der Immobilienwelt spricht man immer von „Lage, Lage, Lage“. Im Marketing und beim Aufbau von Kundenbeziehungen heißt es „Publikum, Publikum, Publikum“. Mit anderen Worten, Sie müssen die richtige Botschaft erstellen und die relevantesten Bilder verwenden, um eine Verbindung zu bestimmten demografischen Gruppen herzustellen.

E-Mail-Segmente sind also im Grunde kleine Zielgruppen, die von Ihrer gesamten E-Mail-Liste getrennt sind, um Ihre Inhalte genau auf sie zuzuschneiden. Beispielsweise reagiert eine Gruppe von Senioren, die in einer Seniorengemeinschaft leben, ganz anders auf eine bestimmte Aufforderung als eine Handvoll alleinstehender Millennials, die in der Innenstadt leben.

E-Mail-Segmente werden jedoch nicht nur nach Alter oder Standort getrennt. Sie können Ihre E-Mail-Liste auf benutzerdefinierte Weise in verschiedene Gruppen aufteilen, die für Ihre Organisation am besten geeignet sind.

Warum sollten gemeinnützige Organisationen die Segmentierung von E-Mail-Listen verwenden?

Wenn es um die Effektivität der Segmentierung von E-Mail-Listen geht, spielt es keine Rolle, ob Ihre Organisation gemeinnützig oder gewinnorientiert ist – jedes Unternehmen sollte seine E-Mail-Listen segmentieren. Hier sind zwei Hauptgründe:

1. Mehr Leute werden Ihre E-Mails öffnen.

Wenn Sie das Backend Ihres Direkt-E-Mail-Dienstanbieters noch nie analysiert haben, werden Sie möglicherweise einen Schock erleben. Wenn Sie die durchschnittliche Öffnungsrate von 20,57 % für gemeinnützige Organisationen erreichen oder übertreffen, sind Sie großartig! Aber das bedeutet, dass 80 % möglicherweise das fehlt, was Sie teilen möchten. Die E-Mail-Segmentierung hilft Ihnen, diese Statistik zu verbessern.

2. Mehr Menschen werden sich mit Ihrer Botschaft beschäftigen.

Beziehungen sind Einbahnstraßen. Sie möchten, dass die Leute klicken, E-Mails senden, lesen, herunterladen, anrufen oder – am wichtigsten – spenden. Wenn Sie Ihre E-Mail-Liste in verschiedene Gruppen aufteilen, wissen die Leute, dass Sie direkt mit ihnen sprechen, und werden mit größerer Wahrscheinlichkeit antworten.

So kommunizieren Sie mit Ihren Segmenten

Inzwischen fallen Ihnen vielleicht bereits Möglichkeiten ein, Ihre E-Mail-Liste zu segmentieren. Hier sind einige meiner Jahre in gemeinnützigen Organisationen, mit Vorschlägen, wie man am besten mit jedem kommuniziert:

Vorstandsmitglieder

Dies sind Ihre besten Entwicklungskontakte mit finanzkräftigen Freunden, die bereit sind, Ihre Mission zu unterstützen. Beschränken Sie die Kommunikation auf Artikel und Fotos zum Wohlfühlen, Einladungen zu besonderen Veranstaltungen, E-Newsletter und wichtige wichtige Informationen, die sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen. Denken Sie daran: Sie haben nur begrenzt Zeit, daher ist es wichtig, schnell auf den Punkt zu kommen.

Spender

Wenn jemand vor ein paar Jahren an einer besonderen „Friend Maker“-Veranstaltung teilgenommen hat – ob er bei der stillen Auktion bietet oder nicht –, ist er ein Spender. Überprüfen Sie den Jahresbericht der Organisation auf eine Liste der Spender und stellen Sie sicher, dass sie ihr eigenes Segment haben.

Freiwillige

Diese großzügigen, fürsorglichen Personen sind das Herz jeder gemeinnützigen Organisation. Zeigen Sie, dass Sie ihr Interesse und ihr Engagement schätzen, indem Sie sie über die Vorgänge in Ihrer Organisation auf dem Laufenden halten.

Sie können ihnen nicht nur alle Updates senden, die Vorstandsmitglieder erhalten, sondern Sie können auch Umfragen hinzufügen oder sie über administrative Anforderungen informieren, die Ihrer Agentur helfen können, stärker zu werden. Sie sind bereit zu helfen, also geben Sie ihnen Gelegenheiten dazu.

Empfänger von Diensten

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass jeder, der von Ihrer gemeinnützigen Organisation profitiert, auf der gleichen Ebene steht, wenn es darum geht, Ihre Mission in der gesamten Community zu vertreten. Ob Eltern in einem außerschulischen Programm oder Landbesitzer in der Nähe für Umweltinitiativen, die Menschen, die von Ihrer guten Arbeit profitieren, könnten einige Ihrer wertvollsten Fürsprecher werden.

Mitarbeiter

Vergessen Sie nicht die Mitarbeiter, die jeden Tag in Ihrem Unternehmen arbeiten. Einige gemeinnützige Organisationen sind groß oder abgelegen genug, dass sich die Kommunikation zwischen den Behörden als schwierig erweisen kann. Diejenigen, die an den internen Arbeiten beteiligt sind, müssen sich inspiriert und motiviert fühlen, die Arbeit fortzusetzen, und Sie möchten mit ihnen ganz anders sprechen als mit allen anderen.

So beginnen Sie mit dem Segmentieren von Listen

Manchmal ist es aufgrund der Struktur Ihrer gemeinnützigen Organisation offensichtlich. Ich habe zum Beispiel einmal als Kommunikationsdirektorin für ein außerschulisches Programm gearbeitet. Wir hatten fünf Standorte mit Beiräten für jeden Standort. Es war einfach, E-Mail-Segmente basierend auf der Geografie zu erstellen. Andere Möglichkeiten zum Segmentieren von Listen sind:

Nutzen Sie Ihr vorhandenes Wissen

Sie können Listen von Vorstandsmitgliedern oder Freiwilligen mit Ihrer E-Mail-Liste abgleichen. Sie können eine Liste lokaler Unternehmen in einer bestimmten Stadt durch eine Mitgliedschaft in der Handelskammer erstellen. Sie sollten auch Zugriff auf ein Mitarbeiterverzeichnis haben. Sie werden überrascht sein, wie weit institutionelles Wissen Sie bringen kann.

Recherchieren Sie vergangenes Verhalten

Wenn Sie leer ausgehen, können Sie möglicherweise Spendensoftware oder sogar interne Tabellenkalkulationen zur Spendenverfolgung verwenden, um Mitglieder verschiedener Segmente zu erkennen. Wenn jemand in der Vergangenheit gespendet oder sich freiwillig gemeldet hat, können Sie diese Informationen verwenden, um ihn in das richtige Segment einzuordnen.

Eine Untersuchung führen

Ich habe im Laufe der Jahre für viele gemeinnützige Organisationen gearbeitet, ehrenamtlich gearbeitet und gespendet, daher weiß ich, dass Organisation und Aufzeichnungen nicht immer Priorität haben. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Kontaktliste auflösen können, können Sie sie direkt fragen!

Sie müssen sich nicht entschuldigen: Eine einfache E-Mail-Umfrage, die sie auf Ihre Bemühungen aufmerksam macht, ihnen die wichtigsten und unterhaltsamsten Nachrichten zu liefern, reicht aus.

Holen Sie sich eine Technikstunde

Wenn Sie sich hinter den Kulissen immer noch ein wenig Sorgen um Ihre technischen Fähigkeiten machen, ist Constant Contact für Sie da. In unserem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Liste segmentieren.

E-Mail-Segmentierung spart Zeit

Sobald Sie das Backend herausgefunden haben, werden Sie feststellen, dass dieser Prozess Ihnen dabei helfen wird, Ihr Messaging langfristig zu verfeinern. Sie können Ihre Spendenbemühungen steigern und Ihre Unterstützer binden, während Sie gleichzeitig Zeit sparen, die Sie für die Erstellung allgemeiner, nicht zielgerichteter Nachrichten aufgewendet hätten.