9 gängige Gründe, warum Mitarbeiter Zeit und Geld mit E-Mails kosten (und wie man sie behebt)

Der durchschnittliche Berufstätige verbringt 6 Stunden am Tag damit, E-Mails zu lesen und zu schreiben.

Und doch hat die überwiegende Mehrheit der Unternehmen keine Ahnung, was in dieser Zeit in diesen Posteingängen vor sich geht.

Es ist ein kompletter blinder Fleck.

Woher wissen Sie, ob Ihre Mitarbeiter diese Zeit produktiv verbringen?

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie das schwarze Loch der E-Mail-Aktivität in Ihrer Organisation beleuchten, die E-Mail-Aktivität Ihrer Organisation visualisieren, Probleme identifizieren und diese Probleme beheben können.

Bereit? Tauchen wir ein.

Wie Mitarbeiter Zeit mit E-Mails verschwenden

Werfen wir nun einen Blick auf einige der spezifischen Arten, wie Mitarbeiter Zeit mit E-Mails verschwenden.

Diese Elemente zielen selektiv auf bestimmte Gewohnheiten, Taktiken und Ansätze ab, die Ihrer Organisation am wahrscheinlichsten schaden:

1. Nicht rechtzeitig reagieren.

Fachleute erwarten schnelle E-Mail-Antwortzeiten, und das aus guten Gründen:

• Langsame Antworten können ein Team bei der Zusammenarbeit an einem Projekt innerhalb eines E-Mail-Threads behindern, da jeder auf ausreichende Informationen warten muss, um mit seinen spezifischen Aufgaben fortzufahren.
• Vertriebsmitarbeiter erhöhen die Konversionsraten massiv, je früher sie auf neue eingehende Leads reagieren. Jede Minute, die ohne eine Antwort verstreicht, senkt die Conversion-Rate erheblich. 35–50 % der Verkäufe gehen an den Anbieter, der zuerst antwortet, und die Lead-Conversion-Rate steigt um 700 %, wenn Sie innerhalb einer Stunde antworten.
• Kundendienstmitarbeiter können dafür sorgen, dass sich Kunden viel zufriedener fühlen, wenn ihre Supportanfragen schnell beantwortet werden, was die Kundenloyalität, Empfehlungen und Konversionsraten erhöht.

Fazit: Sie müssen wissen, wie schnell Ihre Mitarbeiter im Durchschnitt auf E-Mails reagieren, die sie erhalten. Für Vertriebs- und Kundendienstmitarbeiter ist es besonders wichtig zu wissen, wie schnell sie auf einen neuen Thread reagieren, da diese „ersten Antworten“ oft auf den ersten Eindruck des Empfängers hinweisen, es mit einem menschlichen Vertreter Ihres Unternehmens zu tun zu haben.

2. Faule Antworten.

Ihre Mitarbeiter könnten auch Zeit und Geld verschwenden, wenn sie träge auf E-Mails reagieren, die sie erhalten. Auch wenn sie nicht die Urheber eines E-Mail-Threads sind, sollten sie dennoch dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass dieser so effizient wie möglich ausgeführt und verwaltet wird.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie eine unangemessene Antwort Ihre Produktivität und/oder Rentabilität beeinträchtigen kann:

• Unzureichende Antworten. Lange E-Mails sind problematisch, aber auch kurze Antworten können Probleme verursachen. Wir alle kennen die Person im Büro, die anscheinend nur auf eine Frage pro E-Mail antworten kann, selbst wenn die E-Mail mehrere Fragen enthält, richtig? Dadurch werden mehr E-Mails als nötig erstellt, da unvermeidliche Nachverfolgungen erforderlich sind, um die erforderlichen Informationen zu extrahieren, ganz zu schweigen von der Frustration auf Seiten des Absenders. Das ist für alle Beteiligten nicht produktiv.
• Richtungsänderungen. Mitarbeiter können auch eine Unterbrechung verursachen, wenn sie mit einer Nachricht antworten, die nicht mit dem ursprünglichen Thema des Threads verknüpft ist. Wenn sie nicht relevante Fragen stellen, Informationen aus einem anderen Projekt einbringen oder anderweitig die Richtung ändern, wirft das alle im Thread aus der Bahn.

Fazit: Sie müssen die Antwortzeiten Ihrer Mitarbeiter kennen, um dauerhaft langsame Antworter zu identifizieren. Kombinieren Sie diese Informationen mit Mitarbeitern, die einen ungewöhnlich hohen Anteil an empfangenen E-Mails und langsame Antwortzeiten haben, und Sie haben wahrscheinlich einen faulen E-Mail-Versender identifiziert.

3. Unnötige E-Mails versenden.

Wir denken nicht viel darüber nach, wie sich unsere E-Mails auf andere Personen auswirken, und versenden sie oft wahllos. Wenn Ihre E-Mail jedoch keinen bestimmten Zweck hat oder überflüssige Informationen enthält, kann dies eine Zeitverschwendung sein.

Es braucht Zeit, eine E-Mail zu schreiben und zu versenden, und obendrein brauchen Ihre Empfänger Zeit, um sie zu lesen, zu sortieren und darauf zu antworten.

Wenn auch nur 10 Prozent der gesendeten E-Mails nicht notwendig sind, wird Ihr Team zusätzliche 10 Prozent seiner Kommunikationszeit und seines Geldes für nichts ausgeben.

Was macht also eine E-Mail „notwendig“? Letztendlich muss eine E-Mail 3 Bedingungen erfüllen:

1. Ein Gespräch vorantreiben. Unternehmens-E-Mails sollten der Konversation etwas Neues hinzufügen und neue Ideen, neue Informationen oder neue Perspektiven einführen.
2. Von beruflicher Bedeutung sein. Es versteht sich von selbst, dass alle versendeten E-Mails auch von beruflicher Bedeutung sein sollten. Sie sollten sich beispielsweise auf ein Projekt, eine Aufgabe, einen Mitarbeiter, einen Kunden oder eine andere Angelegenheit beziehen, die den Erfolg des Unternehmens betrifft. Offensichtlich gibt es hier einen gewissen Spielraum; ein freundliches Gespräch zu führen oder anzukündigen, dass es Cupcakes im Pausenraum gibt, sind keine nennenswerten Produktivitätseinbußen. Aber wenn nicht professionelle E-Mails zu einem Muster werden, können sie es werden.
3. Ändern oder verstärken Sie die Handlungen eines anderen. An E-Mails sind notwendigerweise zwei oder mehr Parteien beteiligt; Daher sollten die Informationen in diesen E-Mails in irgendeiner Weise die Handlungen einer anderen Person ändern oder verstärken. Beispielsweise sind neue Anweisungen, Erinnerungen oder Überprüfungen für andere Personen wichtig.

Wenn Ihre Mitarbeiter E-Mails versenden, die diese drei Bedingungen nicht erfüllen, verschwenden sie Zeit.

Fazit: Sie müssen wissen, wer E-Mails sendet, wer die Empfänger sind und ob sie eine Initiative vorangetrieben oder blockiert haben.

4. Wichtige E-Mails werden nicht gesendet.

In gewisser Weise entgegengesetzt, aber genauso schlimm, ist die Tendenz eines Mitarbeiters, notwendige E-Mails nicht zu senden. Beispielsweise müssen sie möglicherweise neue Projektspezifikationen an die anderen Mitglieder ihres Teams senden, oder es wird von ihnen erwartet, dass sie auf eine Frage zu ihrem Fortschritt bei einem Projekt antworten.

Auf den ersten Blick erscheint dies kontraintuitiv; Wenn ein Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Lesen und Verfassen von E-Mails verbringt, verbringt er mehr Zeit mit seiner eigenen Arbeit. Sie müssen jedoch die Zeit, die sie auf andere Weise verschwenden, einbeziehen.

Wenn beispielsweise ein Team nicht mit den neuesten Spezifikationen zu einem Projekt aktualisiert wird, könnte es weiterarbeiten, ohne wichtige Richtungsänderungen zu bemerken. Wenn ein Mitarbeiter den Erhalt einer Nachricht nicht bestätigt, kann dies zu einer Fehlkommunikation führen oder den ursprünglichen Absender dazu auffordern, Check-Ins, Erinnerungen oder Follow-ups zu senden.

Der Haken dabei ist, dass nicht gesendete E-Mails schwerer zu erkennen und zu erkennen sind. Wenn Sie eine frustrierende E-Mail erhalten, die Informationen wiederholt, werden Sie es fast sofort bemerken. Wenn Sie eine E-Mail nicht erhalten, die Sie wahrscheinlich haben sollten, werden Sie es erst lange nach dem Erhalt erfahren.

Glücklicherweise können Sie sekundäre Indikatoren verwenden, um herauszufinden, welche Mitarbeiter diese schlechte Angewohnheit am wahrscheinlichsten haben; Wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter viel weniger E-Mails sendet als seine engen Kollegen, kann er die Kommunikation des gesamten Teams behindern.

Fazit: Sie müssen das Volumen der E-Mails kennen, die von jedem Ihrer Mitarbeiter gesendet und empfangen werden. Mitarbeiter, die ein deutlich geringeres Volumen als der Rest senden, könnten Ihr Team behindern.

5. Senden von E-Mails an zu viele (oder falsche) Empfänger.

Ein weiteres potenzielles Problem ist eines, das für sich allein stehen oder andere bekannte Probleme verkomplizieren kann: das Senden von E-Mails an zu viele Empfänger.

Hier gibt es ein paar Probleme:

• Falsche oder unnötige Leser. Das Hauptproblem dabei ist, dass derjenige, der die E-Mail erhält und sie nicht lesen muss, seine Zeit damit vergeudet, sie zu lesen. Sie können sich durch Absätze wühlen, bevor sie feststellen, dass die E-Mail keine Aktionselemente enthält, die sie übernehmen können. Schlimmer noch, sie glauben möglicherweise fälschlicherweise, dass sie handeln müssen, obwohl sie es nicht tun, und verbringen Zeit mit Arbeiten, die sie gar nicht erst erledigen mussten.
• Multiplikation der Aufmerksamkeit. Denken Sie als Nächstes daran, dass die Gesamtzeit (und damit das Geld), die eine E-Mail benötigt, mit der Anzahl der Personen multipliziert wird, die sie lesen. Jede Person in der Kette erhöht die Kosten der E-Mail, daher ist es in Ihrem besten Interesse, die Dinge sauber zu halten.
• Erhöhte Thread-Komplexität. Das Öffnen der Tür für mehr Empfänger öffnet auch die Tür für mehr Antworten. In vielen Fällen bedeutet dies, dass der Thread erheblich länger, unorganisiert und komplexer wird, insbesondere wenn es sich um ein Thema handelt, das diskutiert werden muss. Wenn Sie wirklich mehrere Personen an einer Diskussion beteiligen müssen, ist ein Meeting einer E-Mail-Kette vorzuziehen, bei der Antworten leicht verloren gehen oder durcheinander geraten können.

Im Allgemeinen möchten Sie E-Mails nur an die Personen senden, die sie lesen müssen.

Es ist verlockend, vorsichtshalber mehr CC zu verwenden – schließlich dauert es nur einen Klick, und Sie können sich vor jemandem schützen, den Sie vergessen haben.

Aber wenn Ihre Mitarbeiter gewöhnlich mehr Leute einbeziehen, als sie sollten, verschwenden sie die Zeit aller in diesem Thread.

Fazit: Sie müssen wissen, welche E-Mail-Threads in Ihrer Organisation stattfinden, wer die Teilnehmer an diesen Threads sind und wie die Teilnahme an diesen Threads aussieht. An einem Thread beteiligte Personen, die nicht an der Konversation teilnehmen, wurden wahrscheinlich unnötigerweise hinzugefügt und verschwenden ihre Zeit damit, dem Thread zu folgen.

6. Senden von persönlichen E-Mails mit ihrem geschäftlichen E-Mail-Konto.

Mitarbeiter versenden häufig private E-Mails von ihren geschäftlichen E-Mail-Konten, und dies birgt große Probleme – und Risiken – für Unternehmen.

Mitarbeiter auf der Uhr fungieren als offizielle Vertreter ihres Unternehmens, sodass Mitteilungen, die von der falschen E-Mail-Adresse gesendet werden, als offizielle Mitteilungen angesehen werden können, wenn dies nicht beabsichtigt ist.

Darüber hinaus ist dies auch ein häufiger Weg, auf dem Computernetzwerke von Unternehmen mit Malware oder Viren infiziert werden; Mitarbeiter achten nicht darauf, mit wem sie E-Mails führen und von welchem ​​Computer oder E-Mail-Konto aus.

Fazit: Sie müssen wissen, von welchen Quellen Ihre Mitarbeiter E-Mails erhalten und an welche E-Mails sie senden, damit Sie nicht arbeitsbezogene Kontakte identifizieren können.

7. Schwer verständliche E-Mails schreiben.

Es gibt ein bestimmtes E-Mail-Format und eine bestimmte Struktur, die Fachleute erwarten. Es gibt auch eine allgemein akzeptierte E-Mail-Etikette.

Wenn Ihre Mitarbeiter normalerweise gegen dieses Format und diese Struktur verstoßen oder wenn sie nicht verständlich schreiben, wird jeder, der die E-Mail liest, mehr Zeit damit verbringen, es herauszufinden.

Es gibt einige wichtige potenzielle Probleme, auf die Sie hier achten sollten:

• Mehrdeutigkeit. Jede Art von Mehrdeutigkeit kann die Verständlichkeit einer E-Mail beeinträchtigen. Wenn zum Beispiel eine Liste mit To-dos an eine Gruppe ohne bestimmte Verantwortliche für jeden Punkt gesendet wird, wissen die Leute nicht, was sie tun sollen. Wenn nicht klar ist, was als nächstes zu tun ist und von wem, wird oft niemand reagieren oder die Verantwortung übernehmen. Die Delegation von Verantwortung ist entscheidend.
• Semantik. Auch die Formulierung und Struktur der Sätze Ihrer Mitarbeiter kann zu Verwirrung führen. Wenn ein Wort weggelassen oder Wörter nicht richtig verwendet werden, dauert es länger, bis die Leser den Kern der Botschaft verstehen.
• Zweck. Manchmal ist eine E-Mail oberflächlich gut lesbar, aber in Bezug auf den Zweck schwer zu verstehen. Wenn Ihr Publikum die Aktionselemente oder Takeaways nicht sofort versteht, ist die E-Mail fehlgeschlagen, was zu Zeitverschwendung führt.

Sie können Tools wie Grammarly und Essay Writer verwenden, um beim Korrekturlesen von E-Mails zu helfen, um sicherzustellen, dass sie vor dem Senden klar sind.

Fazit: Da „Verständlichkeit“ eine subjektive Variable ist, müssen Sie genau beobachten, ob sich diese in den Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter entwickelt. Ein Indikator dafür könnte eine ungewöhnlich hohe Anzahl empfangener E-Mails sein, verbunden mit einer ungewöhnlich niedrigen Wortzahl pro E-Mail.

8. Versäumnis, Textformatierung zu verwenden, wenn dies erforderlich ist.

Wenn die E-Mails Ihrer Mitarbeiter nicht scanbar sind, also ihre Bedeutung nicht auf einen relativ schnellen Blick erfasst werden kann, wird diese Effizienz beeinträchtigt.

Je wichtiger eine E-Mail für langfristige Anwendungen ist, desto wichtiger ist ihre Scanbarkeit.

Scanbare E-Mails sind wichtig für:

• Erste Eindrücke, damit sich die Leser ein allgemeines Konzept Ihrer E-Mail machen können, bevor sie sich mit Einzelheiten befassen.
• Hervorhebungen, damit Sie die wichtigsten Punkte Ihrer E-Mail auf intuitive Weise hervorheben können.
• Zukunftsreflexion, damit die Leser das Gespräch oder den Thread mit minimalem Zeitaufwand rekapitulieren können.

Auch hier reicht ein minimaler Zeitaufwand aus. Ihre Mitarbeiter können E-Mails besser durchsuchbar machen, mit Funktionen wie:

• Überschriften und Unterüberschriften, die Abschnitte oder bestimmte Kontaktpunkte einleiten.
• Wirkungsvolle Betreffzeilen, die den Sinn der E-Mail prägnant erklären.
• Bullet Points und Listen, die Informationen leichter verdaulich und optisch ansprechender machen.
• Fett und kursiv, um bestimmte Punkte hervorzuheben.

Fazit: Dies ist eine weitere subjektive Qualität, die Sie im Laufe der Zeit überwachen müssen, also verlieren Sie sie nicht aus den Augen.

9. Zu viele E-Mails von bestimmten Kontakten erhalten.

Dies ist ein Problem, das sich nicht unbedingt aus den Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter ergibt. Wenn ihre Position es erfordert, dass sie Kontakten außerhalb des Unternehmens, wie Kunden, Lieferanten oder Partnern, E-Mails senden, besteht die Möglichkeit, dass bestimmte Kontakte einen unverhältnismäßig großen Teil ihrer Zeit in Anspruch nehmen.

Wenn Sie zum Beispiel einen besonders bedürftigen Kunden haben, der fast ständig Fragen stellt und Folgemaßnahmen verlangt, könnte dies Ihren Mitarbeiter von seiner anderen Arbeit ablenken.

Wenn Sie EmailAnalytics verwenden, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, ist dies eine wichtige Kennzahl, die Sie im Auge behalten sollten. Wenn es scheint, dass sie zu viele E-Mails von einem bestimmten Kontakt senden oder empfangen, könnte dies der Ausgangspunkt für eine Konversation sein.

Fazit: Sie müssen wissen, von welchen Quellen Ihre Mitarbeiter E-Mails erhalten und wie viele E-Mails von jeder Quelle empfangen werden, damit Sie unnötige E-Mails identifizieren können, die die Zeit der Mitarbeiter beanspruchen.

Wie man es repariert

Nachdem Sie nun einige der Hauptursachen für E-Mail-Probleme kennen, wollen wir besprechen, wie diese Probleme behoben werden können.

Es läuft wirklich auf eine einfache Regel hinaus, die Sie wahrscheinlich schon oft gehört haben:

Was gemessen wird, wird verbessert.

EmailAnalytics soll Ihnen dabei helfen. Es visualisiert die E-Mail-Aktivitäten Ihres Teams.

Und wir wissen, dass Sie beschäftigt sind, also nehmen wir Ihnen keine Arbeit ab, um die Einblicke zu erhalten, die Sie benötigen. Wir liefern Ihnen tägliche, wöchentliche und monatliche E-Mail-Berichtszusammenfassungen der Metriken Ihres Teams, damit Sie den blinden Fleck beleuchten können, der die aktuelle E-Mail-Aktivität Ihres Teams darstellt.

Der E-Mail-Bericht meines Teams für die letzte Woche, per E-Mail direkt an meinen Posteingang gesendet.

Innerhalb des Dashboards können Sie sich eine Aufschlüsselung der E-Mail-Aktivitäten aller Mitarbeiter ansehen:

Sie können auch die E-Mail-Aktivität nach Labels anzeigen, um festzustellen, wie effektiv Ihre Mitarbeiter E-Mails sortieren und organisieren:

Möchten Sie wissen, an welchen Wochentagen Ihre Mitarbeiter am meisten beschäftigt sind? Auch dazu gibt es eine Grafik:

Müssen Sie wissen, zu welchen Tageszeiten ein bestimmter Mitarbeiter am härtesten arbeitet und wann die Produktivität nachlässt? So sieht diese Grafik aus:

Möchten Sie die Produktivität der letzten Wochen messen, um einen Gesamtüberblick über ihre Arbeitsbelastung zu erhalten? Hier ist diese Grafik:

Wenn Sie viele Mitarbeiter zu überwachen haben und sie basierend auf Leistung, Rolle oder irgendetwas anderem, das Ihnen einfällt, in Gruppen aufteilen möchten, können Sie dies auch tun, indem Sie „Teams“ im Dashboard erstellen:

Sie können auch leicht überwachen, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Mitarbeiter auf erhaltene E-Mails antworten.

Nahezu jede Organisation verliert naturgemäß Zeit und Geld durch schlechte E-Mail-Gewohnheiten. Die Frage ist: Was werden Sie als Führungskraft dagegen tun?

Wie wäre es, wenn Sie Ihrem Team etwas Verantwortung hinzufügen?

Wenn Sie bereit sind, die E-Mail-Aktivität Ihres Teams zu messen, damit Sie sie gemeinsam verbessern können, melden Sie sich hier für eine kostenlose 14-tägige Testversion an!