E-Mail-Schreiben 101: Wie man 2021 bessere E-Mails schreibt (14+ Wege)

Erstklassige E-Mails zu schreiben ist leichter gesagt als getan. Im Gegensatz zu einem Blogbeitrag oder einer leeren Leinwand haben Sie nur wenige Felder und so viele Charaktere, mit denen Sie spielen können, um ein fesselndes Meisterwerk zu schaffen.

Wenn Sie es richtig machen, wird Ihre E-Mail bemerkt, geöffnet und angeklickt. Wenn Sie es falsch machen, werden Ihre E-Mails letztendlich ignoriert.

Das Schreiben von E-Mails ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Es ist eine Kunst, weil es Kreativität, Technik und insgesamt gutes Geschichtenerzählen erfordert. Und es ist eine Wissenschaft, denn es gibt Formeln und Best Practices, denen Sie folgen können, um Kundenbedürfnisse zu treffen und das Engagement zu steigern.

Es ist auch eine Fähigkeit – kein angeborenes Talent. Herausragende E-Mails schreiben zu lernen, erfordert Zeit, Übung und ein wenig Know-how.

Egal, ob Sie eine berufliche E-Mail an Ihren Chef, Kollegen oder Kunden oder eine geschäftliche E-Mail an eine Liste mit über 100.000 Empfängern schreiben, es gibt universelle Best Practices, um Ihre Nachrichten effektiver zu gestalten – und diese funktionieren auch für andere Formen der Geschäftskommunikation zu.

Lassen Sie uns zunächst den Punkt verdeutlichen, dass das Schreiben von E-Mails wichtig ist (wie sehr) – dann werden wir uns mit Best Practices für das Schreiben besserer E-Mails befassen.

Warum E-Mail-Schreiben wichtig ist (und Daten, um es zu sichern)

Qualitativ hochwertiges E-Mail-Schreiben ist wichtig, aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort – sehen Sie, was die Daten zu sagen haben:

• E-Mail-Überlastung ist real
• Einprägsame Inhalte führen zum Handeln
• Die Leser schauen immer zu
• Benutzer bilden sich schnell eine starke Meinung

E-Mail-Überlastung ist real

Benutzer haben im Jahr 2020 durchschnittlich 306 Milliarden E-Mails pro Tag gesendet – das bedeutet, dass die 4 Milliarden E-Mail-Benutzer der Welt jeden Tag durchschnittlich 77 E-Mails erhalten haben.

Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, konkurriert diese Nachricht mit mehr als 70 anderen E-Mails. Benutzer öffnen und lesen nicht jeden Tag mehr als 70 E-Mails – sie wählen die interessantesten aus und der Rest wird gelöscht oder bleibt ungeöffnet.

Eine gut geschriebene Betreffzeile und ein Preheader-Text führen zu einer höheren Öffnungsrate. Dann liegt es an Ihren E-Mail-Inhalten, Klicks zu erzielen und Conversions zu fördern.

Einprägsame Inhalte führen zum Handeln

Die Befragten in unserem Global Messaging Engagement Report 2020 gaben an, dass einprägsame/lustige Inhalte das zweitwichtigste und klickbeeinflussendste Element einer E-Mail sind (nach Rabatten/Angeboten).

Personalisierung war ebenso wichtig wie Layouts und Branding, aber gut geschriebene Inhalte übertrumpften den Rest, wenn es darum ging, Aktionen zu beeinflussen.

Die Leser schauen immer zu

Web-Leser haben eine unheimliche Fähigkeit, Grammatik- und Tippfehler zu erkennen. Ernsthaft. Sie sind manchmal besser als ein Vollzeit-Redaktionsteam.

Tatsächlich achten 74 % der Web-Leser auf die Qualität von Grammatik und Rechtschreibung auf Ihrer Website, und 59 % geben an, dass sie sich nicht mit Unternehmen befassen, die offensichtliche Tippfehler und Fehler online machen.

„Die Tatsache, dass ein so hoher Prozentsatz einem Unternehmen mit schlechter Rechtschreibung oder Grammatik nicht vertrauen würde, zeigt nur, wie wichtig es ist, dass Unternehmen jede Gelegenheit optimal nutzen“, sagt Richard Michie, Marketing- und Technologiedirektor bei Global Lingo.

„Sie haben nur wenig Zeit, um bei einem potenziellen Kunden Eindruck zu hinterlassen, und wenn Ihre Website oder Anzeige [oder E-Mail] mit grammatikalischen Fehlern übersät ist, wird Sie das nicht in ein günstiges Licht rücken“, fuhr Michie fort.

Benutzer bilden sich schnell eine starke Meinung

Nutzer verbringen durchschnittlich nur 5,59 Sekunden damit , sich die geschriebenen Inhalte einer Website anzusehen, bevor sie sich eine Meinung bilden und Maßnahmen ergreifen. Erwarten Sie, dass Ihre E-Mail noch weniger Zeit benötigt.

Wenn Ihr Empfänger den Inhalt scannt und er nicht überzeugen kann, wird er zu etwas übergehen, das es tut. Jeder Absatz, Satz und jedes Wort muss beabsichtigt sein. Mit weniger als 6 Sekunden Zeit können Sie es sich nur leisten, nur das Beste zu liefern.

So schreiben Sie bessere E-Mails: 14+ Best Practices

1. Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Betreffzeilen wie ein Chef schreiben

Alles beginnt mit der Betreffzeile Ihrer E-Mail. Es spielt keine Rolle, wie großartig Ihre Inhalte, Rabatte oder Werbemittel sind – wenn die Betreffzeile nicht unwiderstehlich genug ist, um die Leser zum Klicken zu zwingen, wird sie niemand jemals sehen.

Halten Sie es kurz: Ungefähr 4 Wörter.

Unsere früheren E-Mail-Daten haben gezeigt, dass Empfänger kurze und prägnante Betreffzeilen bevorzugen. Fühlen Sie sich frei, mit längeren zu experimentieren, aber etwa 4 Wörter sind ein guter Anfang.

Fügen Sie Ihrer Betreffzeile Intrigen oder einen Call-to-Action (CTA) hinzu. Lassen Sie Ihren Empfänger Ihre Nachricht öffnen, um zu sehen, was drin ist .

Gehen Sie jedoch vorsichtig mit den Ausrufezeichen um. Insgesamt sehen wir ein geringeres Engagement , wenn Marken Ausrufezeichen in Betreffzeilen verwenden (20 % eindeutige Öffnungsrate vs. 25 % ohne).

Und sagen Sie nicht das Offensichtliche. In Ihrer Betreffzeile haben Sie nur eine begrenzte Anzahl von Charakteren, mit denen Sie spielen können, also verschwenden Sie keinen wertvollen Platz, indem Sie jemanden daran erinnern, dass es einen Black Friday, Cyber ​​Monday oder Memorial Day gibt – sie wissen, warum es einen Sale gibt. Unsere Daten zeigen, dass Betreffzeilen, die einen Einkaufsurlaub erwähnen, tendenziell schlechter abschneiden als solche, die dies nicht tun.

Brauchen Sie Inspiration? Schauen Sie sich 39 E-Mail-Betreffzeilen an, die unseren Posteingang erschüttert haben !

2. Vergessen Sie Ihren Vorschautext nicht

Vorschautext (auch bekannt als Preheader-Text) ist die Kopie unmittelbar rechts neben Ihrer Betreffzeile. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird es von E-Mail-Dienstanbietern (ESPs) normalerweise automatisch mit Text oder HTML vom Anfang Ihrer E-Mail ausgefüllt, was häufig so lautet: „Um diese E-Mail als Webseite anzuzeigen, klicken Sie hier.“

Dies ist eine erstklassige Immobilie (nach Ihrer Betreffzeile an zweiter Stelle), also verschwenden Sie sie nicht! Wenn Ihr Empfänger in Sekundenbruchteilen entscheidet, Ihre E-Mail zu öffnen oder zur nächsten zu springen, ist dies der Text, der ihn möglicherweise in den Bereich „geöffnet“ drängt.

Halten Sie diesen Text kurz und binden Sie ihn an Ihre Betreffzeile. Sehen Sie sich zum Beispiel diesen Vorschautext von Ladders an: „Was würden Sie tun, wenn Sie einen Pinguin im Gefrierschrank finden würden?“ Das ist geradezu faszinierend genug, um mich dazu zu bringen, darauf zu klicken und die Antwort herauszufinden.

3. Wählen Sie den richtigen E-Mail-Absender

Von wem die E-Mail stammt, ist entscheidend. Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass sich Verbraucher weltweit einig sind, dass der Absender der einflussreichste Faktor bei der Entscheidung ist, eine E-Mail zu öffnen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail-Adresse und einen Namen wählen, die Ihre Empfänger wiedererkennen. Wenn sie Sie nicht erkennen, wird die Nachricht wahrscheinlich im Spam-Ordner landen.

4. Schreiben Sie ein Intro, das es in sich hat

Fesseln Sie Ihren Leser von Anfang an mit einem kraftvollen ersten Satz! Folgen Sie dann einer aussagekräftigen Betreffzeile mit einer soliden E-Mail-Kopie, die den Empfänger durch den Rest der E-Mail führt.

Liefern Sie Ihre Betreffzeile und sehen Sie sich die Textversprechen so schnell wie möglich an. Wenn Sie beispielsweise in der Betreffzeile für 50 % Rabatt geworben haben, lassen Sie Ihre Leser nicht durch die E-Mail suchen, um dieses Angebot zu finden – machen Sie es klar und deutlich.

5. Konzentrieren Sie sich auf „above the fold“.

Sie haben höchstens 8 Sekunden Zeit, um Ihr Publikum zu fesseln und zu halten – jede Schriftrolle zählt. Gestalten Sie Ihre E-Mails so, dass Ihre „above the fold“-Inhalte genug liefern (ohne alles preiszugeben), um Ihren Leser zum Weiterscrollen zu verleiten.

Das ist leichter gesagt als getan – deshalb haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Entwerfen von „above the fold“-Inhalten für ein überaus gutes Engagement geschrieben .

6. Es dreht sich alles um den Rabatt

Obwohl wir glauben möchten, dass Empfänger E-Mails aufgrund von Inhaltsstrategie, Markentreue und elegantem E-Mail-Design öffnen, ist dies normalerweise einfach nicht der Fall. E-Mail-Empfänger wollen Deals.

Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass Angebote und Rabatte die Klick-beeinflussenden (und einprägsamsten) Aspekte einer E-Mail sind. Insbesondere hohe Rabatte (40 % oder mehr) sind legitimer und klickwürdiger.

Beim Marketing dreht sich alles um Geben und Nehmen – und Sie müssen kräftige Rabatte einbehalten, damit Ihre Kunden Ihnen ihr Geld geben.

7. Senden Sie nur, wenn Sie etwas zu sagen haben

Ihre Worte und E-Mails sollten Ihren Kunden einen Mehrwert bieten.

„E-Mail-Zustellbarkeit erfüllt sich weitgehend von selbst“, sagt Dale Langley, Twilio SendGrid Deliverability Consulting Lead. „Wenn Sie Inhalte senden, die Ihre Zielgruppe erhalten möchte und die sie interessant finden, lernen die Algorithmen, dass Ihre E-Mail an den Posteingang gesendet werden soll.“

„Wenn Sie E-Mails senden, die nicht angefordert wurden und keinen Wert liefern, reagieren Ihre Empfänger passiv oder negativ, und die Algorithmen, die die Filterung steuern, lernen, Ihre E-Mail im Junk-Ordner zu platzieren. Natürlich gibt es noch andere Einflussfaktoren, die zum E-Mail-Erfolg beitragen, aber letztendlich wird es erfolgreich sein, wenn Sie E-Mails versenden, die die Leute lieben“, fuhr Langley fort.

Erfahren Sie in unserem neuesten Leitfaden zur Zustellbarkeit mehr darüber, wie Sie Ihre wichtigen E-Mails in die Posteingänge Ihrer Kunden bringen .

8. Trimmen Sie die Hecke

Hedging ist, wenn Sie Qualifizierer verwenden, um zu untergraben, was Sie sagen, um höflicher oder weniger abrupt zu sein. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit „Ich denke, wir sollten …“ oder „Es wäre schön, wenn wir …“ beginnen, sind das Fälle von Absicherung.

Diese einfachen Sätze mögen wie sichere Wege erscheinen, um Ihre Gedanken auszudrücken, lassen Sie aber tatsächlich unsicher und unsicher aussehen. Entfernen Sie sie aus Ihrem E-Mail-Schreiben, damit Ihre E-Mail direkt zum Hauptpunkt springen kann.

9. Arbeiten Sie an Ihrer E-Mail-Signatur

Ihre E-Mail-Signatur ist ein wichtiges Stück Immobilien, insbesondere bei formellen E-Mails oder professionellen Geschäfts-E-Mails. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre zu verfeinern, um den perfekten Elevator Pitch zu liefern.

Ihre E-Mail-Signatur kann mehr als eine Anrede oder einfache Abmeldung sein – sie kann Ihren Empfängern auch mehr Informationen geben und sie zum Handeln anregen.

Denken Sie an die Zeit, die Sie in die Gestaltung Ihrer Visitenkarten gesteckt haben. Sie wollten sicherstellen, dass Sie das perfekte Bild, die perfekten Kontaktinformationen und den CTA gefunden haben – machen Sie dasselbe mit Ihrer E-Mail-Signatur.

Hier ist zum Beispiel meine professionelle E-Mail-Signatur:

Wenn Sie möchten, können Sie Social-Media-Links zu Ihren LinkedIn-, Twitter- oder Facebook-Profilen hinzufügen.

10. Halten Sie es einfach

Verkomplizieren Sie Ihre E-Mails nicht mit mehreren CTAs oder großen Worten.

Schreiben Sie Ihre E-Mails auf einem Leseniveau der dritten Klasse.

Daten von Boomerang ergaben , dass E-Mails auf Leseniveau der dritten Klasse eine 36 % höhere Antwortrate erhalten als E-Mails auf Leseniveau des Colleges und eine 17 % höhere Rate als E-Mails auf Leseniveau der High School.

Vereinfachen Sie, wenn möglich, Ihre E-Mails, entfernen Sie Fachjargon, verwenden Sie Aufzählungszeichen und reduzieren Sie den Flaum – das verbessert Ihre Rücklaufquote.

11. Haben Sie keine Angst, emotional zu werden

Manchmal versuchen wir, unsere E-Mails auf professionelle, fast roboterhafte Weise zu schreiben. Dies scheint jedoch nicht zu den Antwortraten beizutragen. Daten von Boomerang ergaben, dass E-Mails mit Emotionen (sowohl positiv als auch negativ) 10–15 % mehr Antworten erhielten als E-Mails mit neutralem Ton.

12. Experimentieren Sie mit Emojis

Emojis können ein bisschen polarisieren, aber das bedeutet nicht, dass Sie sie nicht verwenden sollten. Unsere Forschung hat ergeben, dass jüngere Generationen im Allgemeinen gut empfänglich für gelegentliche Emojis sind, während ältere Generationen etwas zögerlicher sind.

Experimentieren Sie und sehen Sie, wie Ihr Publikum reagiert. Wenn Sie feststellen, dass Betreffzeilen mit Emojis tendenziell höhere Öffnungsraten erzielen, versuchen Sie, sie häufiger zu verwenden.

13. Schreiben Sie leistungsstarke CTAs

Bei all dem, was in eine E-Mail einfließt, werden CTAs oft zu einem nachträglichen Einfall. Dies sind jedoch die kritischsten Elemente Ihrer E-Mail – in diesem Fall zwingen Sie Ihr Publikum, tatsächlich etwas mit Ihrer E-Mail-Nachricht zu tun.

Ob Sie möchten, dass Ihre Empfänger einen Anruf tätigen, eine Liste abonnieren, eine Telefonnummer eingeben oder sich für eine Veranstaltung anmelden – machen Sie deutlich, was Ihr Leser mit der E-Mail machen soll.

Polieren Sie Ihre CTAs bis zur Perfektion auf, um zum Handeln anzuregen. Benötigen Sie Hilfe beim Schreiben effektiverer E-Mail-CTAs? Werfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden zum E-Mail-A/B-Testen und Optimieren Ihres Call-to-Action .

14. Immer wieder Korrektur lesen

Wenn Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail fertig sind, führen Sie sie durch eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung, um die häufigsten Fehler zu finden. Dann lesen Sie es noch einmal durch. Geben Sie es anschließend an einen Kollegen oder Freund weiter.

Nachdem Sie Ihre E-Mail ein paar Mal unter die Lupe genommen haben, lassen Sie sie einen richtigen E-Mail-Test durchlaufen. Das E- Mail -Testtool von Twilio SendGrid geht über die Überprüfung der englischen Grammatik hinaus, um Bild- und Formatwiedergabe, URL-Spam-Tests und Link-Validierung zu finden. Es stellt sicher, dass Ihre Empfänger Ihre E-Mails so erhalten, wie Sie sie gestaltet haben.

Fangen Sie an, erstklassige E-Mails zu schreiben

Setzen Sie diese Tipps in die Praxis um, und Sie sind auf dem besten Weg, jedes Mal beim ersten Mal hervorragende E-Mails zu schreiben.

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Lesen Sie unseren E- Mail-Marketing-Erste-Schritte-Leitfaden , um alles zu erfahren, von der Pflege von Leads über Rückgewinnungskampagnen bis hin zum Aufbau Ihrer E-Mail-Liste.

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