Die 15 besten Softwaretools für die Mitarbeiterplanung (kostenlos und kostenpflichtig)

Da sich die Welt weiter in Richtung Digital verlagert, sind neue Tools entstanden, die jeden Aspekt des Geschäfts erleichtern, von der Buchhaltung über die Werbung bis hin zur Mitarbeiterplanung.

Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, haben Sie sich wahrscheinlich gefragt, ob es einen einfacheren Weg gibt, Ihre Mitarbeiter einzuplanen. Während die Verwendung von Stift und Papier oder Tabellenkalkulationen definitiv funktioniert, gibt es heutzutage viel effizientere Wege, die in Betracht gezogen werden müssen.

Hier stellen wir einige Ihrer Optionen für Softwaretools zur Mitarbeiterplanung vor. Wir behandeln 15 der besten Tools auf dem Markt und was sie einzigartig macht. Am Ende dieses Leitfadens sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, welches Tool für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.

Merkmale der besten Softwaretools für die Mitarbeiterplanung

Bevor wir uns mit den Details jedes einzelnen Tools befassen, wollen wir uns einen breiteren Überblick darüber verschaffen, worauf Sie bei einem Mitarbeiterplanungstool achten sollten. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, wie jedes Tool in die größere Marktlandschaft passt.

• Benutzeroberfläche: Niemand möchte auf eine hässliche Benutzeroberfläche starren – sie senkt die Arbeitsmoral und macht alles viel weniger angenehm. Außerdem sind einige Benutzeroberflächen so schwierig zu navigieren, dass sie die Produktivität beeinträchtigen können. Stellen Sie sicher, dass die Benutzeroberfläche für die von Ihnen gewählte Software angenehm und intuitiv ist.
• Preis: Leider ist Geld nicht unbegrenzt und Unternehmen müssen immer innerhalb ihres Budgets arbeiten. Während einige der High-End-Optionen ansprechend erscheinen mögen, stellen Sie sicher, dass Sie es nicht übertreiben und Geld ausgeben, wo Sie es nicht brauchen.
• Planungsfunktionen : Die heutigen Planungstools bieten eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, wie z. B. Schichttauschanfragen, Drag-and-Drop-Planer und automatisierte Planung. Sehen Sie sich jedes der Angebote sorgfältig an und notieren Sie sich, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind.
• Analysetools : Einige Planungstools bieten detaillierte Arbeitskostenanalysefunktionen, mit denen Sie Ihren ROI maximieren und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter verbessern können. Nicht alle Tools beinhalten dies.
• HR- und Gehaltsabrechnungstools: Einige der Tools, die wir behandeln, sind HR- und Gehaltsabrechnungssuiten, die Planungsfunktionen enthalten. Für viele Unternehmen kann dies zu viel des Guten sein, also denken Sie beim Lesen dieses Leitfadens an Ihre Bedürfnisse.

Die 15 besten Softwaretools für die Mitarbeiterplanung

Nachdem Sie nun ein grundlegendes Verständnis dafür haben, was Mitarbeiterplanungstools bieten können, werfen wir einen Blick auf einige der besten Optionen, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind.

1. ZoomShift

Website: zoomshift.com

Preise: Beginnt bei $2 pro aktivem Teammitglied/Monat

ZoomShift ist ein robustes Tool, das die Teamkommunikation, Zeiterfassung und Terminplanung erleichtert. Arbeitgeber können Schichten zum Kalender hinzufügen, der in Echtzeit aktualisiert wird, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder immer auf dem gleichen Stand sind.

Darüber hinaus ermöglicht die mobile ZoomShift-App Arbeitgebern und Arbeitnehmern, alle Funktionen der Software unterwegs zu nutzen und Änderungen von überall aus vorzunehmen. Mit ZoomShift können Arbeitgeber automatisch Schichterinnerungen per SMS, E-Mail und Push-Benachrichtigungen versenden, um die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter zu verbessern und Fehler zu reduzieren.

ZoomShift macht es Mitarbeitern auch leicht, neue Schichten anzufordern, um Urlaub zu bitten und Schichten mit anderen Mitarbeitern zu tauschen. Die Schichttauschfunktion hilft Mitarbeitern, mit ihren Kollegen zu kommunizieren, um Schichten zu besetzen, wenn ein Teammitglied eine andere Verpflichtung hat. Manager können die Genehmigung für den Schichtwechsel verlangen oder die Mitarbeiter völlig autonom arbeiten lassen.

Darüber hinaus trägt die GPS-Stempeluhrfunktion dazu bei, dass Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einstempeln. Manager können wählen, ob sie über ungültige Stempelungen benachrichtigt werden möchten, damit sie jederzeit den Überblick über ihr Team behalten.

2. Stellvertreter

Website: deputy.com

Preise: Beginnt bei 2,50 $ pro Benutzer/Monat

Die Kombination aus eingehender Analyse und einzigartigen Planungsfunktionen von Deputy macht es zu einem Top-Player in diesem Bereich. Eine der Hauptfunktionen von Deputy ist die Möglichkeit, Zeitpläne aus Tabellenkalkulationen und Personalinformationen aus anderen Tools wie Gusto, Oracle NetSuite OneWorld und Quickbooks zu importieren.

Darüber hinaus bietet Deputy nützliche Tools zur Kostenanalyse, die Arbeitgebern bei der Entscheidung helfen, welcher Mitarbeiter für eine bestimmte Schicht die kosteneffizienteste Wahl ist. Es enthält auch ein Stressprofil, das Managern hilft, bei der Erstellung von Zeitplänen auf überarbeitete Mitarbeiter zu achten. Dies kann die Häufigkeit des gefürchteten „Schließens“ (wenn ein Mitarbeiter eine Nacht schließen und dann am nächsten Morgen öffnen soll) reduzieren, was sich negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken kann.

3. Wenn ich arbeite

Website: wheniwork.com

Preise: Beginnt bei 0 $ pro Benutzer/Monat

When I Work ist eine mobilfreundliche Plattform mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die hilft, den Mitarbeiterplanungsprozess zu verbessern. Es kann zwar keine Mitarbeiterdaten wie Deputy importieren, ermöglicht es den Mitarbeitern jedoch, ihre Informationen selbst einzugeben, was die Einrichtungszeiten verkürzen kann.

When I Work legt einen Großteil des Planungsprozesses in die Hände der Mitarbeiter. Mitarbeiter können beispielsweise ihre Arbeitszeiten auswählen und Schichten mit anderen Kollegen tauschen, je nach Einstellung mit oder ohne Zustimmung des Vorgesetzten.

Wie Deputy bietet es Arbeitskostenanalysen, um die Effizienz aus ROI-Perspektive zu maximieren. Sie können auch die API von When I Work verwenden, um eine Verbindung zu einem POS (Point of Sale) oder einer Gehaltsabrechnungssoftware herzustellen.

4. Google-Tabellen

Website: google.com/sheets/about

Preis: Kostenlos

Google Sheets wurde nicht speziell für die Mitarbeiterplanung entwickelt, aber es verdient einen Platz in dieser Liste, da es völlig kostenlos und sehr flexibel ist und die meisten Manager und Mitarbeiter bereits einige Erfahrung damit haben werden.

Google Sheets ist einfach ein Tabellenkalkulationsprogramm. Im Gegensatz zu Excel ist es jedoch cloudbasiert, sodass Änderungen in Echtzeit aktualisiert werden. Das bedeutet, dass Sie keine Probleme mit Mitarbeitern haben, die sich ältere Versionen des Dienstplans ansehen und Schichten verpassen oder zu den falschen erscheinen.

Insgesamt kann Google Sheets eine angemessene Lösung für Teams mit nur wenigen Mitarbeitern sein, die es sich nicht leisten können, zusätzliches Geld für ein Planungstool auszugeben. Es ist nicht für die Planung konzipiert, aber es erledigt die Arbeit im Handumdrehen.

5. Google-Dokumente

Website: google.com/docs/about

Preis: Kostenlos

Wie Google Sheets bietet Docs eine kostenlose, cloudbasierte Möglichkeit, Mitarbeiter einzuplanen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Docs ein Textverarbeitungsprogramm und keine Tabellenkalkulation ist. Infolgedessen haben Sie nicht die zusätzliche Flexibilität, Code zu schreiben, um seine Funktionalität zu erweitern.

Google Docs wird auch in Echtzeit aktualisiert, sodass alle auf derselben Seite bleiben können. Es ist im Wesentlichen nur ein Schritt weiter als die Papier- und Bleistiftplanung und bietet nicht allzu viele Vorteile.

6. Google-Kalender

Website: kalender.google.com/calendar

Preise: Kostenlos

Quelle

Wie Docs and Sheets ist Calendar ein kostenloses Programm, mit dem Sie Mitarbeiter mithilfe eines Kalenders planen können. Im Vergleich zu den beiden anderen Google-Produkten kann Calendar jedoch auch E-Mail-Benachrichtigungen senden, um Mitarbeiter über Schichten zu informieren.

Insgesamt ist es etwas besser für die Planung geeignet (es ist schließlich ein Kalender), aber es bietet nicht alle nützlichen Funktionen, die ein dediziertes Planungstool bieten kann. Dennoch ist es für den sehr niedrigen Preis von kostenlos eine Option, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden, wenn Sie ein knappes Budget haben.

7. Plantag

Website: planday.com

Preise: Beginnt bei $2 pro Benutzer/Monat

Planday ist ein Cloud-basiertes Planungstool, das eine Zeitschaltuhr, einen Schichtplaner, einen Schichtarbeitskalender und einen Arbeitsplan bietet. Eine der nützlichsten Funktionen von Planday ist die planmäßige Finanzberichterstattung.

Auf diese Weise können Arbeitgeber die Lohnkosten, die geleisteten Arbeitsstunden und den Prozentsatz der Einnahmen, die in Gehältern gezahlt werden, direkt aus der Zeitplanansicht einsehen. Planday ermöglicht es Arbeitgebern auch, Compliance-Einstellungen zu erstellen, die Warnungen senden, wenn ein Zeitplan gegen Compliance-Regeln verstößt.

8. Schalttafel

Website: shiftboard.com

Preis: Unbekannt

Eine der besten Eigenschaften von Shiftboard ist seine Benutzeroberfläche – das meiste davon ist unglaublich sauber und gut organisiert, was die Verwendung des Tools zu einer angenehmen Erfahrung macht. Die Kalenderansicht ist jedoch etwas beengt und unordentlich, sodass Administratoren möglicherweise nicht so gute Erfahrungen mit Shiftboard haben wie Mitarbeiter.

Wie Deputy kann Shiftboard Mitarbeiterdaten aus Excel importieren, was das Onboarding beschleunigt. Es hat auch einen Unterabschnitt für ausstehende Bewerbungen, was die Einstellung neuer Mitarbeiter erleichtern kann.

9. Chat-Apps (WhatsApp, Messenger)

Webseite: Verschiedenes

Preise: Kostenlos

Chat-Apps wie WhatsApp, Messenger und Telegram sind nicht für die Terminplanung konzipiert, aber viele Unternehmen nutzen sie erfolgreich für diesen Zweck. Sie sind nicht die besten Tools für den Job, aber sie können verwendet werden, um Mitarbeiter kostenlos einzuplanen.

Obwohl das nicht vorhandene Preisschild definitiv attraktiv ist, können Sie am Ende durch menschliches Versagen Geld verlieren. Chat-Apps können Zeitpläne nicht wie andere Tools in Echtzeit aktualisieren, sodass Sie sich darauf verlassen müssen, dass Mitarbeiter und Manager Zeitpläne manuell verfolgen und Mitarbeiter entsprechend aktualisieren. Wenn Sie ein kleines Team haben, kann dies gut funktionieren, aber für größere Unternehmen kann es ein logistischer Albtraum sein.

10. Asanas

Website: asana.com

Preise: Beginnt bei $0/Monat

Asana ist ein weiteres Tool, das, obwohl es nicht für die Mitarbeiterplanung konzipiert ist, dafür sehr gut geeignet ist.

Im Kern ist Asana ein Projektmanagement-Tool. Um es für die Mitarbeiterplanung zu verwenden, können Sie Aufgaben einrichten, die Schichten entsprechen, und ihnen verschiedene Mitarbeiter zuweisen. Asana kann dann E-Mails versenden, um Mitarbeiter auf bevorstehende Schichten aufmerksam zu machen, und Mitarbeiter können Aufgaben kommentieren, um miteinander zu kommunizieren.

Teams, die bereits Asana oder eine ähnliche Software verwenden, sollten diese Option in Betracht ziehen. Asana bietet jedoch keine zusätzlichen Funktionen für Schichtwechsel, Arbeitskostenanalyse oder irgendetwas anderes, das in direktem Zusammenhang mit der Mitarbeiterplanung steht.

11. Menschheit

Website: humanity.com

Preise: Beginnt bei 3 $ pro Benutzer/Monat mit einem Minimum von 80 $/Monat

Humanity ist eine der besten Optionen für Unternehmen, die bereits HR- oder POS-Tools in ihrem Tagesgeschäft einsetzen. Es lässt sich in viele branchenübliche Tools integrieren und bietet auch eine API, sodass erfahrene Benutzer ihre eigenen Integrationen vornehmen können.

Das Tool ermöglicht es Arbeitgebern, Mitarbeiter einzuplanen, einzuarbeiten und zu aktualisieren. Zwei einzigartige Merkmale der Plattform sind die Verkaufsprognosen und die automatisierte Planung. Humanity zieht Daten aus der POS-Software, um zu analysieren, wie viele Mitarbeiter arbeiten müssen, um den Umsatz zu maximieren.

Um Zeitpläne zu automatisieren, geben Arbeitgeber Schichtdaten und -anforderungen ein, und Humanity gleicht sie mit Verkaufsprognosen ab, um einen optimierten Zeitplan zu erstellen. Arbeitgeber, die an dieser Funktion interessiert sind, müssen jedoch eine zusätzliche Gebühr entrichten.

12. Schlinge

Website: getsling.com

Preise: Kostenlos

Sling ist ein führendes Tool zur Mitarbeiterplanung, dem Unternehmen wie Amazon, Subway und The UPS Store vertrauen. Das vielleicht Beeindruckendste an Sling ist, dass die Hauptfunktionen des Tools kostenlos verfügbar sind.

In der Tat haben Arbeitgeber für den niedrigen Preis von 0 $ pro Monat Zugang zu Schichtplanung, Schichtanfragen, Schichtangeboten, Schichtalarmen, Urlaubsanträgen und vielen anderen Funktionen für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern.

Fortgeschrittenere Funktionen wie Geofencing, Überstundenverfolgung, Google Kalender-Synchronisierung und Schichtwechsel sind jedoch nur bei kostenpflichtigen Plänen verfügbar. Insgesamt ist Sling eine gute Möglichkeit, das Wasser zu testen, bevor Sie eine beträchtliche Geldinvestition in ein Planungstool tätigen.

13. Bereit für Kronos-Arbeitskräfte

Website: kronos.com/products/workforce-ready-suite

Preise: Beginnt bei $6 pro Mitarbeiter/Monat

Kronos Workforce Ready ist eine HR-Lösung. Während Kronos angibt, dass es für KMUs entwickelt wurde, spricht sein Funktionsumfang für einen Fokus auf größere Unternehmen und Konzerne. In der Tat werden sich viele Kleinunternehmer verloren fühlen, wenn sie durch die umfangreichen Funktionen waten.

Während Kronos eine allumfassende HR-Plattform bietet, bietet es auch ein Planungstool als Teil der Suite oder als eigenständiges Tool. Eine der besten Funktionen sind die Zeitplaneinstellungen, mit denen Sie mehrere Zeitpläne mit unterschiedlichen Regeln (Mittagspausen, maximale Anzahl von Schichten usw.) ausführen können, ohne sich gegenseitig zu stören.

Leider enthält Kronos keine Chat-Funktion, um die Mitarbeiterkommunikation zu erleichtern.

14. APS-Online

Website: apspayroll.com

Preise: 3 USD pro Mitarbeiter/Monat nur für die Planung

APS OnLine ist eine HR-, Gehaltsabrechnungs- und Terminplanungssoftware, die sich an Unternehmen mit 100 bis 3.000 Mitarbeitern richtet. Viele kleine Unternehmen finden es übertrieben (insbesondere angesichts des hohen Preises von 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat), aber wenn Sie eine Lösung benötigen, die alle drei Aufgaben erledigt, ist dies eine Option, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter genau im Auge behalten möchten, können Sie mit der Anwesenheits-Setup-Funktion von APS erweiterte Einstellungen für das Ein- und Ausstempeln konfigurieren. Sie können sich beispielsweise dafür entscheiden, eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn ein Mitarbeiter fünf Minuten zu spät kommt. Allerdings ist die Ästhetik der Plattform eher düster und grau, was sie bei den Mitarbeitern nicht zum Hit machen wird.

15. HotSchedules

Website: four.com

Preise: Beginnt bei 49 $/Monat für einen Standort und bis zu 30 Benutzer

Im Gegensatz zu einigen anderen Tools, die wir uns angesehen haben, konzentriert sich HotSchedules ausschließlich auf die Mitarbeiterplanung, was es zu einer großartigen Wahl für Unternehmen macht, die Planungstools ohne jede Menge Gehaltsabrechnungs- und HR-Funktionen benötigen.

Es eignet sich besonders gut für Teams, die sich auf ihre Mobiltelefone statt auf Desktops verlassen. Dies macht es zur perfekten Wahl für Restaurants, Einzelhandelsgeschäfte und andere Unternehmen, in denen Mitarbeiter auf den Beinen sind. Tatsächlich gibt es eine Reihe von Zusatzsoftware, die speziell auf Restaurants und Gastgewerbeunternehmen zugeschnitten ist.

Außerdem ist HotSchedules eine der wenigen Plattformen, die Echtzeit-Updates zu Kosten und anderen Metriken bereitstellt. Die Desktop-Benutzeroberfläche ist jedoch etwas glanzlos.

Das Endergebnis

Bei so vielen Werkzeugen zur Mitarbeiterplanung haben Arbeitgeber keine Entschuldigung, weiterhin ineffiziente und veraltete Planungsmethoden zu verwenden. Im besten Fall sind sie ein zusätzlicher Aufwand, und im schlimmsten Fall verlieren sie Geld.

Diese Liste sollte Ihnen einen soliden Ausgangspunkt für Ihre Suche bieten. Während die Recherche nach so vielen Optionen entmutigend erscheinen kann, werden sich die Ergebnisse Ihrer Bemühungen lohnen.